Inventera, justera och gruppera lager

Minst en gång per räkenskapsår måste du utföra en inventering (d.v.s. räkna alla artiklar i lagret) för att se om det antal som är registrerat i databasen är samma som det antal som verkligen finns i lagret. När det faktiska antalet är känt, måste det bokföras i redovisningen som en del av lagervärderingen för periodslutet.

Även om du inventerar alla artiklarna i lagret minst en gång per år kan du ha bestämt dig för att inventera vissa artiklar oftare, kanske för att de är mer värdefulla eller för att de har en hög omsättningshastighet och utgör en stor del av verksamheten. Du kan tilldela särskilda inventeringsperioder till objekten för detta ändamål. Mer information finns i avsnittet ”Så här utför du cyklisk inventering”.

Om du behöver justera det registrerade lagerantalet, kan du i samband med inventeringen använda en artikeljournal för att ändra inventeringstransaktionerna direkt utan att bokföra affärstransaktioner. Du kan också justera för en enskild artikel på artikelkortet.

Om du måste ändra attribut i artikeltransaktionsposter kan du använda artikelgrupperingsjournalen. Vanliga attribut när du omgrupperar är dimensioner och försäljningskampanjkoder, men du utför även ”systemöverföringar” genom att omgruppera lagerplats- och lagerställekoder. Särskilda åtgärder gäller när du vill omgruppera serie- eller partinummer och deras utgångsdatum. Mer information finns i Arbeta med serienummer och partinummer.

Anteckning

I avancerad lagerkonfiguration registreras artiklar på lagerplatser som lagertransaktioner, inte som artikeltransaktioner. Därför utför du inventering, justering och gruppera i särskilda distributionslagerjournaler som stöder lagerplatser. Därefter kan använda du särskilda funktionerna för att synkronisera de nya eller ändrade lagertransaktionerna med de associerade artikeltransaktionerna och ändringarna i kvantiteter och värden. Detta beskrivs i nedanstående procedurer vid behov.

Så här utför du en inventering

Minst en gång per räkenskapsår, kanske oftare, måste du utföra en inventering (d.v.s. räkna alla faktiska artiklar för hand) för att se om det antal som är registrerat i programmet är samma som det antal som verkligen finns i lagret. Om det finns avvikelser måste du bokföra dem på artikelkontona innan du gör lagervärderingen.

Förutom den fysiska redovisningen innefattar hela processen även följande tre uppgifter:

  • Beräkna förväntat lager.
  • Skriv ut rapporten som ska användas, när du vill beräkna.
  • Fyll i och bokför det verkliga inventerade lagret.

Du kan utföra inventeringsjournalen på något av följande sätt beroende på lagerstyrningsinställningar: Mer information finns i Ställa in Lagerstyrning.

  • Om lagerstället inte använder dirigerad artikelinförsel och plockning (grundläggande distributionslagerkonfiguration), använder du Inventeringsjournal på menyn Lager. Tillvägagångssättet är ungefär det samma som när du utför en vanlig inventering.
  • Om lagerstället är inställt på dirigerad artikelinförsel och plockning (avancerad distributionslagerkonfiguration) använder du först det Dist.lager inventeringsjournal fönstret, och sedan använder du det Artikeljournal fönstret för att köra Beräkna dist.lager justering funktionen.

Beräkna förväntat lager i grundläggande distributionslagerkonfiguration.

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Inventeringsjournaler och välj sedan relaterad länk.
  2. Välj åtgärden Beräkna lager.
  3. I fönstret Beräkna lagersaldo anger du de villkor som ska användas för att skapa journalraderna, till exempel om du ska inkludera artiklar som har noll registrerade lagersaldon.
  4. Ange filter om du endast vill beräkna lagret till vissa artiklar, lagerplatser eller dimensioner.
  5. Välj OK.

Anteckning

Artikeltransaktionerna behandlas enligt den information som du har angett, och rader skapas i inventeringsjournalen. Observera att fältet Antal inventerat fylls i automatiskt med samma antal som fältet antal (beräknat). Med den här funktionen behöver du inte ange det inventerade faktiska lagersaldot för artiklar som är samma som det beräknade antalet. Om den inventerade kvantiteten skiljer sig från den som har angetts i fältet antal. (Beräknat), måste du skriva över den med de beräknade faktiska kvantiteterna.

Beräkna förväntat lager i avancerad distributionslagerkonfiguration.

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Artikeljournal och välj sedan relaterad länk.

  2. Välj åtgärden Beräkna dist.lagerjustering.

  3. Fyll i fönstret för begäran av batch-jobbet med numren på de artiklar som du vill räkna och ditt lagerställe.

  4. Välj OK knappen och bokför eventuella justeringar.

    Om du inte gör detta innan du utför inventeringen summeras det resultat som du bokför i inventeringsjournalen, och som artikeltransaktioner i den andra delen av processen med övriga distributionslagerjusteringar för de artiklar som har räknats.

  5. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Dist.lagerinventeringsjournal och välj sedan relaterad länk.

  6. Välj åtgärden Beräkna lager. Beställningsfönstret för batch-jobbet Dist.lager beräkna lager öppnas.

  7. Ställ in filtren för att begränsa de artiklar som ska räknas i journalen och klicka sedan på knappen OK.

    En rad skapas för varje lagerplats som uppfyller filterkraven. Du kan fortfarande ta bort vissa av raderna, men om du vill bokföra resultatet som en inventering måste du räkna artikeln på alla lagerplatser där den finns.

    Om du endast har tid att räkna artikeln på vissa lagerplatser kan det uppstå avvikelser. Registrera dem och bokför dem senare i artikeljournalen med hjälp av Beräkna dist.lagerjustering funktionen.

  8. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Dist.lager inventeringslista och välj sedan relaterad länk.

  9. Öppna sidan för rapportbegäran och skriv ut de listor som du vill att de anställda ska registrera de artikelantal på som de räknar på respektive lagerplats.

  10. När inventeringen är klar anger du kvantiteterna i fältet Antal inventerat i inventeringsjournalen.

    Anteckning

    I inventeringsjournalen fylls fältet Lagersaldo (beräknat) automatiskt i baserat på lagerplatsposterna och dessa kvantiteter kopieras till fältet Antal inventerat på respektive rad. Om den inventerade kvantiteten skiljer sig från den som har angetts i fältet Lagersaldo (beräknat) måste du ange den kvantitet som har räknats manuellt.

  11. Välj Registrera när du har angett alla inventerade kvantiteter.

    När du registrerar journalen skapas två distributionslagertransaktioner i distributionslagerregistret för varje rad som har räknats och registrerats:

    • Om de beräknade och de fysiska kvantiteterna skiljer sig åt registreras en positiv eller negativ kvantitet för lagerplatsen, och en balanserande kvantitet bokförs på lagerställets justeringslagerplats.
    • Om den beräknade kvantiteten stämmer med den fysiska kvantiteten registreras en nolltransaktion för både lagerplatsen och justeringslagerplatsen. Transaktionerna är det som visar att en inventering av lagret har utförts på registreringsdatumet och att det inte fanns några avvikelser för artikeln.

När du registrerar inventeringen bokför du inte artikeltransaktioner, inventeringstransaktioner eller värdetransaktioner, utan posterna finns där för eventuell avstämning. Om du vill veta exakt vad som sker i distributionslagret, och du har inventerat alla lagerplatser där artiklar finns registrerade, bör du i stället omedelbart bokföra resultatet som en inventering. Mer information finns i avsnittet ”om du vill ange och bokföra det verkliga inventerade lagret i avancerad distributionslagerkonfiguration”.

Skriv ut rapporten som ska användas, när du vill beräkna.

  1. I fönstret Inventeringsjournal som innehåller det beräknade förväntade lagret, väljer du åtgärden Skriv ut.
  2. I fönstret Inventeringslista anger du om rapporten ska visas i beräknade kvantiteter och om rapporten ska ange lagerartiklar per serie-/partinummer.
  3. Ange filter om du endast vill skriva ut rapporten för vissa artiklar, lagerplatser eller dimensioner.
  4. Välj knappen Skriv ut.

Lagerpersonalen kan nu fortsätta med att beräkna lager och registrera eventuella avvikelser på den utskrivna rapporten.

Om du vill ange och bokföra det verkliga inventerade lagret i grundläggande konfigurationer

  1. På varje rad i fönstret Inventeringsjournal där det faktiska lagersaldot enligt inventeringen skiljer sig från det beräknade antalet, anger du det faktiska lagersaldot i fältet Antal inventerat.

    Projektspecifika fält uppdateras därefter.

    Anteckning

    Om det faktiska lagersaldot avviker från det beräknade på grund av att artiklar har bokförts under fel lagerställekod, ska du inte ange skillnaden i inventeringsjournalen. Använda grupperingsjournalen eller en överföringsorder för att i stället dirigera om artiklarna till rätt lagerställe. Mer information finns i Artikelgrupperingsjournal eller Skapa överföringsorder.

  2. Om du vill justera det beräknade antalet till det faktiska kvantiteterna väljer du åtgärden Bokför.

    Både artikeltransaktioner och inventeringstransaktioner skapas. Öppna artikelkortet för att visa de resulterande inventeringstransaktionerna.

  3. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Artiklar och välj sedan relaterad länk.

  4. Om du vill verifiera inventeringen öppnar du artikelkortet i fråga och väljer sedan åtgärden Fysiska inventeringstransaktioner.

Om du vill ange och bokföra det verkliga inventerade lagret i avancerade lagerkonfigurationer

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Artikeljournal och välj sedan relaterad länk.

  2. Välj åtgärden Beräkna dist.lagerjustering.

  3. Välj samma artiklar som du precis har inventerat, i cyklisk inventering av det fysiska lagerstället, och alla andra artiklar, som kräver justering, och väljer sedan den OK på knappen.

    Fönstret Inventeringsjournal öppnas och Raderna skapas för dessa artiklar. Observera att det sammanlagda antal, som du har räknat och registrerat bara per lagerplats, är nu redo att konsolideras och synkroniseras som artikeltransaktioner.

  4. Bokför journalen utan att ändra några kvantiteter.

Kvantiteterna i artikeltransaktionerna och kvantiteterna i distributionslagret (distributionslagertransaktionerna) är nu åter igen samma för dessa artiklar och det senaste inventeringsdatumet för artikeln eller lagerställeenheten har uppdaterats.

Så här: Utför Cyklisk inventering

Även om du inventerar alla artiklarna i lagret minst en gång per år kan du ha bestämt dig för att inventera vissa artiklar oftare, kanske för att de är mer värdefulla eller för att de har en hög omsättningshastighet och utgör en stor del av verksamheten. Du kan tilldela särskilda inventeringsperioder till objekten för detta ändamål.

Du kan utföra cyklisk inventering på något av följande sätt beroende på lagerstyrningsinställningar: Mer information finns i Ställa in Lagerstyrning.

  • Om lagerstället inte använder dirigerad artikelinförsel och plockning (grundläggande distributionslagerkonfiguration), använder du Inventeringsjournal på menyn Lager. Tillvägagångssättet är ungefär det samma som när du utför en vanlig inventering.
  • Om lagerstället är inställt på dirigerad artikelinförsel och plockning (avancerad distributionslagerkonfiguration) använder du först det Dist.lager inventeringsjournal fönstret, och sedan använder du det Artikeljournal fönstret för att köra Beräkna dist.lager justering funktionen.

Så här ställer du in cykliska inventeringsperioder

En inventering utförs vanligtvis regelbundet, t.ex. varje månad, kvartal eller år. Du kan välja vilken cykliska inventeringsperiod som är nödvändiga.

Du ställer in de cykliska inventeringsperioder som du vill använda och därefter fördelar du en till varje artikel. När du utför en inventering och använder Beräkna cyklisk inventeringsperiod i inventeringsjournalen, skapas rader för artiklarna automatiskt.

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Inventering cykliska inv.perioder och välj sedan relaterad länk.
  2. Fyll i fälten om det behövs. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.

Så här tilldelar du en cyklisk inventeringsperiod till en artikel

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Artiklar och välj sedan relaterad länk.
  2. Markera artikeln som du vill tilldela en cyklisk inventeringsperiod.
  3. I fältet Inventering cyklisk inv.period kod väljer du lämplig cyklisk inventeringsperiod.
  4. Välj ja för att ändra koden och för att beräkna den första cykliska inventeringsperioden för artikeln. Nästa gång som du väljer att beräkna cyklisk inventeringsperiod i inventeringsjournalen visas artikeln som en rad i fönstret Inventering artikelval. Du kan nu börja räkna artikeln med regelbundna intervall.

Så här initialiserar du en inventering baserat på den cykliska inventeringsperioder i grundläggande konfigurationer

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Inventeringsjournal och välj sedan relaterad länk.

  2. Välj åtgärden Beräkna cyklisk inventeringsperiod.

    Fönstret Inventering artikelval öppnas. Det visar de artiklar som du har fastställt cykliska inventeringsperioder för som ska inventeras enligt motsvarande cykliska inventeringsperioder.

  3. Utför inventeringen. Mer information finns i avsnittet "Så här utför du en inventering av lagret".

Så här initialiserar du en inventering baserat på den cykliska inventeringsperioder i avancerade konfigurationer

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Dist.lagerinventeringsjournal och välj sedan relaterad länk.

  2. Välj åtgärden Beräkna cyklisk inventeringsperiod.

    Fönstret Inventering artikelval öppnas. Det visar de artiklar som du har fastställt cykliska inventeringsperioder för som ska inventeras enligt motsvarande cykliska inventeringsperioder.

  3. Utför inventeringen. Mer information finns i avsnittet "Så här utför du en inventering av lagret".

    Anteckning

    Du måste inventera artikeln på alla lagerplatser som innehåller den aktuella artikeln. Om du tar bort vissa lagerplatsrader som har hämtats för inventering i Dist.lager inventeringslista fönstret, kommer du inte att räkna alla artiklarna i lagret. Om sådana ofullständiga resultat senare bokförs i Inventeringsjournal, kommer beloppen som bokförs, är inkorrekta.

Justera lagret för en artikel

När du har skapat en fysisk inventering av en artikel i ditt lagerområde kan du använda funktionen Justera lager för att registrera den faktiska lagerkvantiteten.

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Artiklar och välj sedan relaterad länk.
  2. Välj den artikel som du vill justera lagret för och välj sedan åtgärden Justera lager.
  3. Ange lagerkvantiteten som du vill registrera för artikeln i fältet Nytt lager.
  4. Välj OK.

Nu har artikelns lager justerats. Den nya kvantiteten visas i fältet Aktuellt lager i fönstret Justera lager och i fältet Lager i fönstret Artikelkort.

Du kan också använda funktionen Justera lager som ett enkelt sätt att placera inköpta artiklar i lagret om du inte använder inköpsfakturor eller order för att registrera dina inköp. Mer information finns i Registrera inköp.

Anteckning

När du har justerat lagret, måste du uppdatera det med det aktuella, beräknade värdet. Mer information finns i Omvärdera lager.

Så här justerar du lagerkvantiteten på flera objekt i grundläggande konfigurationer

I fönstret Artikeljournal kan du bokföra artikeltransaktionen direkt för att justera lager i anslutnig till inköp, försäljning och positiva och negativa lagerjusteringar utan att använda dokument.

Om du ofta använder artikeljournalen för att bokföra samma eller likartade journalrader, kan du till exempel i anslutning med materialförbrukning använda fönstret Standardartikeljournal om du vill göra detta återkommande arbete enklare. Mer information finns i avsnittet "standardjournaler" i Arbeta med redovisningsjournaler.

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Artikeljournaler och välj sedan relaterad länk.
  2. Fyll i fälten om det behövs. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.
  3. Välj åtgärden Bokför för att justera lagret.

Anteckning

När du har justerat lagret, måste du uppdatera det med det aktuella, beräknade värdet. Mer information finns i Omvärdera lager.

Så här justerar du lagerplatskvantiteter i avancerad distributionslagerkonfiguration

Om ditt lagerställe använder dirigerad artikelinförsel och plockning använder du Dist.lager artikeljournal för att bokföra alla positiva och negativa justeringar av artikelkvantitet som du vet är verkliga tillskott, till exempel artiklar som tidigare har bokförts som saknade och som oväntat har dykt upp, eller verkliga förluster, till exempel då något har gått sönder.

När du använder artikeljournalen för distributionslagret får du ytterligare en justeringsnivå, som bidrar till att göra kvantitetsposterna ännu mer exakta, till skillnad från när du bokför justeringar i lagerartikeljournalen Distributionslagret därmed har alltid en fullständig post för hur många artiklar som finns och var de lagras, men alla justeringsregistreringar bokförs inte automatiskt som artikeltransaktioner. I registrering processen, debet eller kredit sker på den verkliga lagerplatsen med kvantitetsjusteringen och en mottransaktion skapas i en justeringslagerplats, en virtuell lagerplats med inga verkliga artiklar. Den här lagerplatsen definieras i Justering lagerplatskod på lagerställekortet.

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Dist.lager artikeljournaler och välj sedan relaterad länk.
  2. Fyll i informationen i huvudet.
  3. Fyll i fältet Artikelnr på raden.
  4. Ange den lagerplats där du placerar extra artiklar eller där du har upptäckt att artiklar har försvunnit.
  5. Fyll i den kvantitet som du anser vara en avvikelse i fältet Antal. Om du har hittat extra artiklar anger du ett positivt tal. Om artiklar saknas anger du ett negativt tal.
  6. Välj Registrera.

Enligt de intervall som har angetts i företagets principer måste du bokföra distributionslagrets justeringslagerplatsposter som artikeltransaktioner. Vissa företag bokför justeringar varje dag som artikeltransaktioner, medan andra anser att det räcker med att göra avstämningar mer sällan.

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Artikeljournal och välj sedan relaterad länk.
  2. Fyll i fälten för varje journalrad.
  3. Välj Beräkna dist.lager justering och fyll i de filter som är lämpliga i fönstret för begäran om batch-jobb. Justeringar beräknas endast för de transaktioner på justeringslagerplatsen som uppfyller filterkraven.
  4. På snabbfliken Alternativ fyller du fältet Verifikationsnr med ett nummer som du anger manuellt. Eftersom ingen nummerserie har lagts upp för batch-jobbet använder du det nummersystem som har lagts upp för distributionslagret, eller anger datumet följt av dina initialer.
  5. Välj knappen OK. Positiva och negativa justeringarna summeras för varje artikel, och rader skapas i artikeljournalen för de artiklar där summan antingen är positiv eller negativ.
  6. Bokför journalraderna för att ange kvantitetsavvikelserna i artikeltransaktionerna. Lagersaldot på lagerplatserna stämmer nu exakt med det som står i artikeltransaktionerna.

Gruppera om en artikels partinummer

Om du måste ändra attribut i artikeltransaktionsposter kan du använda artikelgrupperingsjournalen. Vanliga attribut när du omgrupperar är dimensioner och försäljningskampanjkoder, men du utför även ”systemöverföringar” genom att omgruppera lagerplats- och lagerställekoder.

Särskilda åtgärder gäller när du vill omgruppera serie- eller partinummer och deras utgångsdatum. Mer information finns i Arbeta med serienummer och partinummer.

Följande exempel baseras på en lagerställekod. Åtgärderna är liknande för andra typer av artikelattribut.

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Artikelgrupperingsjournaler och välj sedan relaterad länk.
  2. I fönstret Artikelgrupp.journal fyller du i fälten efter behov.
  3. I fältet Lagerställekod anger du artikelns aktuella lagerställekod.
  4. I fältet Ny lagerställekod anger du artikelns nya lagerställekod.
  5. Välj åtgärden Bokföra.

Information om överföring av artiklar med full kontroll över kvantiteter som levererats och tagits emot finns i Överföra lager mellan lagerställen.

Se även

Lager Lagerstyrningssystem
Försäljning
Inköp
Arbeta med Business Central