Använda Dynamics 365 Sales från Business Central

Artikel
10/05/2022

Om du använder Dynamics 365 Sales for Customer Engagement kan du utnyttja sömlös integrering i processen från kundämne till betalning genom att använda Business Central för underliggande verksamhet som bearbeta order, hantering av lager och hantera de ekonomiska transaktionerna.

Innan du kan använda integreringsfunktionerna måste din systemadministratör ställa in anslutningen och definiera användarna i Dynamics 365 Sales. Mer information finns i Integrera med Dynamics 365 Sales.

Anteckning

Här beskrivs hur du integrerar onlineversioner av Dynamics 365 Sales och Business Central. Information om lokal konfiguration finns i förbereda Dynamics 365 Sales för integrering lokalt.

Integrera program låter dig komma åt data i Sales från Business Central och i vissa fall vice versa. Du kan arbeta med och synkronisera data som är gemensamma för båda tjänsterna, till exempel kunder, kontakter och försäljningsinformation och hålla informationen uppdaterad i båda programmen.

Exempelvis kan en säljare i Dynamics 365 Sales använda prislistorna från Business Central när de skapar en säljorder. När de lägger till artikeln till försäljningsorderraden i Dynamics 365 Sales kan de se lagernivån (tillgängligheten) för artikeln från Business Central.

På samma sätt kan orderhandläggare i Business Central hantera försäljningsorder som överförs automatiskt eller manuellt från Dynamics 365 Sales. De kan till exempel skapa och bokföra försäljningsorderrader för artiklar eller resurser som förts in i Dynamics 365 Sales som produkter som ej är i register. Mer information finns i avsnittet Hantera speciella försäljningsorderdata.

Viktigt

Business Central integreras endast med Dynamics 365 Sales. Andra Dynamics 365-program som ändrar den standardinställda arbetsflödes- eller datamodellen i Dynamics 365 Sales, till exempel Project Service Automation, kan avbryta integreringen mellan Business Central och Dynamics 365 Sales.

Kopplingsposter

Guiden för assisterad konfiguration låter dig välja de data som ska överföras. Senare kan du också ange inställningar för synkronisering av vissa poster. Det kallas för koppling. Du kan till exempel koppla ett visst konto i Dynamics 365 Sales med en viss kund i Business Central. Det här avsnittet beskriver vad du ska ta hänsyn till när du kopplar poster.

Om du till exempel vill visa konton i Dynamics 365 Sales som kunder i Business Central måste du koppla dessa båda posttyper. Gör detta listsidan kunder i Business Central, använd åtgärden konfigurera koppling. Därefter anger du vilka Business Central-kunder som matchar vilka konton i Dynamics 365 Sales.

Du kan också skapa (och koppla) ett konto i Dynamics 365 Sales baserat på exempelvis en pundpost i Business Central med hjälp av Skapa konto i Dynamics 365 Sales – eller vice versa – med hjälp av Skapa kund i Business Central.

När du har skapat kopplingen mellan två poster kan du manuellt kan begära aktuell post, till exempel en kund, att skriva över omedelbart av kontodata från Sales (eller från Business Central) med hjälp av åtgärden synkronisera. Åtgärden Synkronisera nu som frågar om du vill skriva över Sales eller Business Central-postdata.

I vissa fall måste du koppla vissa uppsättningar data innan andra uppsättningar data, vilket visas i följande tabell.

Data	Vad du kan koppla först
Kunder och konton.	Koppla säljare med Dynamics 365 Sales-användare
Artiklar och resurser	Koppla måttenheter med Dynamics 365 Sales-enhetsgrupper
Artiklar och resurspriser	Koppla kundprisgrupper med Dynamics 365 Sales-priser

Anteckning

Om du använder priser eller om kunder använder utländska valutor, se till att du kopplar valutor till Sales-transaktionsvalutor.

Försäljningsorder i Dynamics 365 Sales beror på information som till exempel kunder, måttenheter, valutor, kundprisgrupper, artiklar och/eller resurser. För att integrera med försäljningsorder måste du koppla kunder, enheter, valutor, kundprisgrupper, artiklar och/eller resurser först.

Synkronisera poster helt

I slutet av den assisterade konfigurationsguiden kan du välja åtgärden Kör fullständig synkronisering för att börja synkronisera alla Business Central-transaktioner med alla relaterade transaktioner i Dynamics 365 Sales. På sidan Dynamics 365 Sales fullständig synk.granskning kan du välja åtgärden Starta. En full synkronisering kan ta en stund, men du kan fortsätta arbeta i Business Central medan synkroniseringen körs i bakgrunden.

Så här kontrollerar du status på enskilda projekt i en fullständig synkronisering på sidan Dynamics 365 Sales fullständig synk.granskning väljer du en post om du vill visa information. Uppdatera sidan om du vill uppdatera status under synkroniseringen.

Från sidan Konfigurera anslutning till Microsoft Dynamics 365 kan du få information om fullständig synkronisering när som helst. Här kan du också öppna sidan Registermappningar för integrering för att visa detaljerad information om tabeller i Business Central och i Sales som måste synkroniseras.

Hantering av försäljningsorderdata

Försäljningsorder som människor skickar i Dynamics 365 Sales överförs automatiskt till Business Central om du väljer kryssrutan Automatiskt skapa försäljningsorder på sidan Microsoft Dynamics 365 konfigurera anslutning. Alternativt kan du manuellt konvertera skickade försäljningsorder från Dynamics 365 Sales med hjälp av åtgärden skapa i Business Central på sidan försäljningsorder – Dynamics 365 for Sales. På sådana försäljningsorder överförs fältet Namn på den ursprungliga ordern och mappas till fältet Externa verifikationsnummer på försäljningsordern i Business Central.

Detta fungerar även om den ursprungliga försäljningsordern innehåller produkter som ej är i register vilket avser artiklar eller resurser som inte är registrerade hos någon app. I så fall måste du fylla i fälten Produkttyp ej i register och Produktnr ej i register fält på sidan Försäljningsinställningar så att försäljning av oregistrerade produkter mappas till ett angivet artikel- eller resursnummer.

Anteckning

Du kan inte mappa produkter som ej är i register till en artikel eller resurs i Business Central som är kopplad till en produkt i Dynamics 365 Sales. För att tillåta produkter som ej är i register rekommenderar vi att du skapar en artikel eller resurs speciellt för det syftet och inte kopplar den till någon produkt i Dynamics 365 Sales.

Om artikelbeskrivningen på den ursprungliga försäljningsordern är mycket omfattande, skapas en ytterligare försäljningsorderrad av typen Kommentar för att hålla hela texten på försäljningsordern i Business Central.

Uppdateringar av fält i försäljningsorderhuvud, till exempel fälten Senaste utleveransdatum eller Begärt leveransdatum, som har mappats i integreringsregistermappningen FÖRSÄLJNINGSORDER-ORDER synkroniseras med jämna mellanrum till Dynamics 365 Sales. Processer som att släppa en försäljningsorder och leverans och fakturering av en försäljningsorder bokförs på försäljningsorderns tidslinje i Dynamics 365 Sales. Mer information finns i introduktion till aktivitetsfeeder. Om du vill aktivera bokföring och aktiviteter för order i Dynamics 365 Sales se Ställ in Notes-kontrollen för att komma åt information om inlägg för en anpassad entitet i dokumentationen för Customer Engagement. Artikeln handlar om Customer Engagement (on-premises) men stegen är desamma för onlineversionen.

Anteckning

Periodisk synkronisering som baseras på integreringsregistermappningen FÖRSÄLJNINGSORDER-ORDER fungerar bara när integrering av försäljningsorder har aktiverats. Mer information finns i Anslutningsinställningar på sidan Sales anslutningsinställningar. Enbart försäljningsorder som skapats från försäljningsorder som har skickats i Dynamics 365 Sales synkroniseras. Mer information finns i Aktivera integrering av bearbetning av försäljningsorder.

Hantering av försäljningsoffertdata

Försäljningsofferter som aktiveras i Dynamics 365 Sales överförs till Business Central om du väljer kryssrutan Automatiskt bearbeta offerter på sidan Microsoft Dynamics 365 konfigurera anslutning. Alternativt kan du manuellt konvertera aktivera försäljningsofferter från Dynamics 365 Sales med hjälp av åtgärden Bearbeta i Business Central på sidan försäljningsofferter – Dynamics 365 Sales. På sådana försäljningsofferter överförs fältet Namn på den ursprungliga offerten och mappas till fältet Externa verifikationsnummer på försäljningsordern i Business Central. Även fältet gäller till på offerten har överförts och mappats till fältet offertens giltighetsdatum på försäljningsoffert i Business Central.

Försäljningsofferter gå igenom ändringar medan de är färdigställs. Både manuell och automatisk behandlingen av försäljningsofferter i Business Central ser du till att tidigare versioner av försäljningsofferterna arkiveras innan nya versioner av försäljningsofferter från Dynamics 365 Sales.

När du väljer Process i Business Central för en offert som har tillståndet Vunnen, skapas en försäljningsorder i Business Central endast om en motsvarande försäljningsorder skickas in i Dynamics 365 Sales. Annars släpps offerten endast i Business Central. Om en motsvarande försäljningsorder skickas in i Dynamics 365 Sales senare och en försäljningsorder skapas från den, uppdateras Offertnr på försäljningsordern och offerten arkiveras.

Hantera bokförda försäljningsfakturor, kundbetalningar och statistik

När försäljningsordern har uppfyllts skapas fakturor för den. När du fakturerar försäljningsorder kan du överföra bokförda försäljningsfakturor till Dynamics 365 Sales om du väljer kryssrutan Skapa faktura i Dynamics 365 Sales på sidan bokförd försäljningsfaktura. Bokförda fakturor överförs till Dynamics 365 Sales med statusen fakturerade.

När kundbetalning har inlevererats förförsäljnngsfakturan i Business Central, kommer status för försäljningsfakturor ändras till Betald ed fältet Statusorsak inställt på Delvis, om den är delvis eller fullständig om den är helt betald, när du kör åtgärden Uppdatera kontostatistik på kundsidan i Business Central. Funktionen Uppdatera kontostatistiken uppdaterar också värden som saldo och total försäljning i fälten Saldo och Total försäljning på faktaboxen Business Central Kontostatistik i Dynamics 365 Sales. Du kan också låta schemalagda projekt (kundstatistik och POSTEDSALESINV-INV) köra båda dessa processer automatiskt i bakgrunden.

Hantera försäljningspriser

Anteckning

I 2020 års utgivningscykel 2 släppte vi effektiviserade processer för att ställa in och hantera priser och rabatter. Om du är en ny kund som använder den versionen använder du den nya upplevelsen. Om du är en befintlig kund vilar din användning av den nya versionen på om administratören har aktiverat funktionsuppdateringen Ny försäljningsprisupplevelse i Funktionshantering. Mer information finns i Aktivera kommande funktioner i förväg.

Stegen för att slutföra processen skiljer sig åt beroende på om administratören har aktiverat den nya prissättningsupplevelsen.

Anteckning

Om synkroniseringen av standardpriserna inte fungerar för dig rekommenderar vi att du använder integreringens anpassningsfunktioner. Mer information finns i Anpassa en integrering med Microsoft Dataverse.

Aktuell upplevelse
Ny upplevelse

I den aktuella prissättningen synkroniserar Business Central försäljningspriser som:

Använd på alla kunder. Standardlistor för försäljningspris skapas utifrån priset i fältet A-pris på sidan Artikelkort för artiklarna.
Tillämpa på en specifik kundprisgrupp. Till exempel försäljningspriser för detaljhandels- eller grossistkunder. Så här synkroniserar du priser baserat på en kundprisgrupp:
1. Koppla artiklarna för vilka priser anges av kundprisgruppen.
2. På sidan Kundprisgrupper kopplar du kundprisgruppen genom att välja Relaterad, sedan Dynamics 365 Sales, Koppling och sedan Ange koppling. Kopplingarna skapar en aktiv prislista i Business Central med samma namn som kundprisgruppen i Dynamics 365 Sales och synkroniserar alla artiklar som kundprisgruppen anger priset för automatiskt.