Registrera inköp med inköpsfakturor och order

Artikel
03/21/2024

Du skapar en inköpsfaktura eller inköpsorder för att registrera kostnaden för inköp och för att spåra leverantörsskulder. Inköpsfakturor eller inköpsorder också för att uppdatera lagernivåer dynamiskt, så att du kan minimera lagerkostnader och ge bättre service. Inköpskostnaderna, inklusive serviceutgifter, och lagervärde som kommer från bokföring av inköpsfakturor eller order bidrar till vinstsiffror och övriga ekonomiska KPI:er i rollcentret.

Registrera inköp med inköpsfakturor

När du tar emot lagerartiklarna, eller när den inköpta tjänsten avslutas, bokför du inköpsfakturan för att uppdatera lager och finansiella transaktioner, samt för att aktivera betalning till leverantören utifrån betalningsvillkoren. Göra betalningar.

Varning

Bokför inte en inköpsfaktura för fysiska artiklar förrän du tar emot artiklarna och vet slutkostnaden för inköpet, inklusive eventuella extrakostnader. Annars kan lagervärdet och vinstsiffrorna ha oriktiga resultat.

Skapa och bokföra en inköpsfaktura

Följande steg beskriver hur du skapar en inköpsfaktura. Stegen för att skapa en inköpsorder är liknande. Den största skillnaden är att inköpsorder har några ytterligare fält och åtgärder för fysisk hantering av artiklar.

Välj anger du inköpsfakturor och väljer sedan relaterad länk.
Ange namnet på en befintlig leverantör i fältet Leverantörsnamn.

Andra fält på sidan Inköpsfaktura fylls nu i med standardinformation om den valda leverantören. Om leverantören inte är registrerad, gör så här:
1. Ange namnet på en ny leverantör i fältet leverantörsnamn.
2. Välj ja i dialogrutan om registrering av den nya leverantören.
3. Mer information om hur du fyller i leverantörskortet finns i Registrera nya leverantörer.
4. Välj OK för att gå tillbaka till sidan Inköpsfaktura, när du har slutfört leverantörskortet.
På sidan Inköpsfaktura fyller du i de återstående fälten efter behov. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.

Fortsätt nu med att fylla inköpsfakturaraderna med artiklar eller resurser som du har köpt från leverantören.

Anteckning

Om du har ställt in återkommande inköpsrader för leverantöre, till exempel en månatlig återanskaffningsorder, kan du infoga dessa rader på fakturan, genom att välja knappen Hämta återkommande inköpsrader.
Ange numret på en lagerförd artikel eller service på snabbfliken Rader Snabbfliken, i Artikelnr fältet.
Ange hur många artiklar som ska införskaffas i fältet Antal.

Fältet Radbelopp uppdateras och visar värdet i fältet Inköpspris multiplicerat med värdet i fältet Kvantitet.

Pris- och radbeloppen visas med eller utan omsättningsskatt beroende på vad du valde i fältet Priser inkl. moms på leverantörskortet.

Fälten för summor under raderna uppdateras automatiskt när du skapar eller ändrar rader för att visa de belopp som ska bokföras i redovisningen.
I fältet Fakturarabatt anger du ett belopp som ska dras från värdet som visas i fältet Totalt inkl. moms längst ned på fakturan.

Anteckning

Om du har ställt in fakturarabatter för leverantören, då infogas det angivna procentsatsvärdet automatiskt i fältet Procentuell fakturarabatt för leverantör om kriteriet uppfylls. Det relaterade beloppet infogas sedan i fältet Fakturarabatt .
Välj Bokför när du tar emot de beställda artiklarna eller tjänster.

Inköpet visas nu i lager, resurstransaktioner och ekonomiska transaktioner, och leverantörsbetalningen aktiveras. Inköpsfakturan tas bort från listan över inköpsfakturor och ersätts med ett nytt dokument i listan över bokförda inköpsfakturor. Mer information om vad som händer när du bokför inköpsdokument finns i bokföra inköp.

Anteckning

I sällsynta fall kan de bokförda beloppen avvika från vad som visas i fälten för summor. Det beror vanligtvis på att du avrundar beräkningar när det gäller moms.

Om du vill kontrollera vilka belopp som faktiskt bokförs, kan du använda sidan Statistik sidan som tar hänsyn till de avrundade beräkningarna. Om du väljer åtgärden Släpp kommer fälten för summor dessutom att uppdateras så att de omfattar de avrundade beräkningarna.

Bokförda fakturor

När fakturan har bokförts hittar du den i listan över bokförda fakturor. Både listan Bokförda försäljningsfakturor och listan Bokförda inköpsfakturor visar de bokförda fakturorna med de slutliga fakturanumren. I listan kan du slå upp varje bokförd faktura och du kan korrigera eller annullera en bokförd faktura.

För varje bokförd faktura kan du slå upp statistik, dimensioner och transaktioner som är resultatet av den bokförda fakturan. Du kan också skriva ut eller skicka den bokförda fakturan.

Det är enkelt att korrigera eller annullera en bokförd inköpsfaktura innan du betalar leverantören. Det är användbart om du vill rätta till ett skrivfel eller om du vill ändra inköpet tidigt i orderprocessen. Läs mer i Korrigera eller makulera obetalda inköpsfakturor. För att ångra ett köp av varor eller tjänster som anges på den bokförda inköpsfakturan som betalningen behandlas för måste du skapa en inköpskreditnota. Läs mer Behandla inköpsreturer eller annulleringar.

Öppna listan bokförda inköpsfakturor i Business Central.

Köpa artiklar som inte finns i lager

Raderna på en inköps faktura kan vara av typen resurs eller artikel. Artikelkort kan vidare klassificeras som av typen Lager, Tjänst eller Inte i lager, som anger om artikeln är en fysisk lagerenhet, en arbetstidsenhet (även tillämplig för resurser) eller en fysisk enhet som inte hålls i lager. Lär dig mer om att Registrera nya artiklar. Inköpsfakturaprocessen är samma för alla nämnda typer.

Anteckning

Med inköpsradtypen Resurs kan du också köpa externa resurser, till exempel i syfte att fakturera en leverantör för utfört arbete. Läs mer i Ställa in resurser.

Om du vill använda en inköpt resurs kan du komma att behöva ange resursens kapacitet och tilldela denna manuellt till ett projekt. När du köper en resurs skapas reskontratransaktion – reskontratransaktioner för resurs spåras emellertid inte för mängd och värde på samma sätt som för exempelvis artiklar. Om antals- och värdespårning krävs kan du använda andra radartikeltyper.

När inköpsorder ska användas

Du måste använda inköpsorder om din inköpsprocess kräver att du t. ex. kan registrera delleveranser av en orderkvantitet eftersom hela kvantiteten inte var tillgänglig hos leverantören. Om du levererar sålda artiklar direkt från din leverantör till kunden, som en direktleverans, måste du även använda inköpsorder. Mer information finns i skapa direktleveranser.

I alla andra aspekter fungerar inköpsorder på samma sätt som inköpsfakturor. Följande procedur är baserad på en inköpsfaktura. Momenten är liknande för en inköpsorder.

Inleverera artiklar med en inköpsorder

Följande steg beskriver hur du inlevererar artiklar med en inköpsorder.

Välj ikonen med anger du inköpsorder och väljer sedan relaterad länk.
Öppna en befintlig inköpsorder eller skapa en ny.
Ange hur många enheter som har inlevererats i fältet Inlevereras antal.

Anteckning

Om mottagen kvantitet överstiger den i inköpsordern, och om leverantören har godkänt överskridande inleveranser, kan du använda fältet Överskr. inleverans för att hantera överskottet. Mer information finns i avsnittet Så här tar du emot fler artiklar än vad som beställts.
Välj åtgärden Bokföra.

Värdet i fältet Inlevererat antal uppdateras i enlighet därmed. Om detta är en delinleverans och värdet är lägre än värdet i fältet antal.

Anteckning

Om du använder ett distributionslagerdokument kan du inte använda åtgärden Bokföra på inköpsordern för att bokföra inleveransen. Det beror på att en distributionslagerarbetare redan bokfört inköpsordermängden som inlevererad. Läs mer på Designdetaljer – Inkommande distributionslagerflöde.

Så här tar du emot fler artiklar än vad som beställts

När det kommer fler varor än vad som beställts vill du kanske ta emot dem i stället för att annullera inleveransen. Det kan t.ex. vara billigare att behålla överskottsartiklar på lagret än att returnera dem, eller så din leverantör erbjuda en rabatt för att behålla dem.

Så här lägger du upp överinleveranser

Skapa koder för överinleverans för att definiera en procentsats med vilken en inlevererad kvantitet kan överskrida den beställda kvantiteten. Ange procentsatsen i fältet Tolerans för överinleverans %. Du kan sedan tilldela koden på sidorna artikelkort eller leverantörskort för artiklar och leverantörer.

Välj anger du Koder för överinleverans och väljer sedan relaterad länk.
Fyll i fälten om det behövs. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.

Tilldela koden för överinleverans för en artikel

Välj anger du Artiklar och väljer sedan relaterad länk.
Öppna Artikelkort för artikeln.
I fältet överinleveranskod, välj koden som innehåller den procentandel du vill tillåta för överinleveranser.

Koden för överinleverans tilldelas till artikeln. Inköpsorder eller distributionslagerinleverans för artikeln tillåter att du tar emot mer än det beställda antalet inom toleransprocenten för överinleverans.

Anteckning

Du kan ställa in ett arbetsflöde för godkännande för att kräva att överinleveranser måste godkännas innan de kan hanteras. Markera kryssrutan Godkännande krävs på sidan Koder för överinleverans. Läs mer i skapa arbetsflöden.

Överleverans av en order

På inköpsrader och distributionslagerrader används Överinleveransmängd för att registrera överlevererade kvantiteter, vilket innebär antal som överstiger värdet i fältet Antal, den beställda mängden.

När du hanterar ett överinleverans kan du antingen öka värdet i fältet Ant. att inlevereras till den faktiska inlevererade kvantiteten. Fältet Överinleveranskvantitet uppdateras för att visa överskjutande antal. Du kan också ange överskjutande antal i fältet Överinleveranskvantitet. Fältet Ant. att inlevereras uppdateras för att visa beställt antal plus överskjutande antal. Följande procedur beskriver hur du fyller i fältet Ant. att inlevereras.

På en inköpsorder eller ett lagerinleveransdokument där inlevererad mängd överstiger den beställda anger du den faktiskt inlevererade mängden i fältet Ant. att inlevereras.

Om ökningen ligger inom den tolerans som anges av den tilldelade koden för överinleverans uppdateras fältet Överleveranskvantitet för att visa det antal med vilket värdet i fältet Antal överskrids.

Om ökningen överskrider toleransen är överinleverans inte tillåten. Undersök om en annan överinleveranskod tillåter det. Annars kan endast den beställda kvantiteten tas emot, och den överskjutande kvantiteten måste hanteras på annat sätt, till exempel genom att returnera den till leverantören.
Bokför inleveransen på samma sätt som andra inleveranser.

Anteckning

Business Central behandlar inte ekonomiska aspekter av överinleveranser automatiskt. Du måste hantera detta manuellt i samråd med leverantören, till exempel genom att leverantören skickar en ny eller uppdaterad faktura.

Externt dokumentnummer

I inköpsdokument och journaler kan du ange ett dokumentnummer som refererar till leverantörens nummersystem. Använd det här fältet för att registrera numret som leverantören har tilldelat ordern, fakturan eller kreditnotan. Sedan kan du använda numret om du av någon anledning behöver söka efter den bokförda posten med hjälp av detta nummer.

Fältet Ext. Dok.nr obligatoriskt på sidan Konfiguration av inköp och leverantörsreskontra anger om det är obligatoriskt att ange ett externt dokumentnummer i följande situationer:

I fältet Leverantörens fakturanr, fältet Leverantörens ordernr eller fältet Leverantörens kreditnotanr i ett inköpshuvud
I fältet Externt dokumentnr på en redovisningsjournalrad, där fältet Dokumenttyp är inställt på Faktura, Kreditnota eller Räntefaktura och fältet Kontotyp är inställt på Leverantör.

Om du markerar det här fältet kommer det inte att vara möjligt att bokföra en faktura, en kreditnota eller den typ av journalrad som beskrivits ovan utan ett externt dokumentnummer.

Det externa dokumentnumret inkluderas i de bokförda dokumenten där du kan söka på det aktuella numret. Du kan även söka med hjälp av det externa dokumentnumret när du navigerar i leverantörsreskontratransaktioner.

Olika sätt att hantera externa dokumentnummer är att använda fältet Din referens. Om du använder fältet Din referens inkluderas numret i bokförda dokument, och du kan söka efter det på samma sätt som för värden från fälten Externt dokumentnr. Fältet är dock inte tillgängligt på journalrader.

Bokföra inköp

I ett inköpsdokument kan du välja mellan följande bokföringsåtgärder:

Bokföra
Förhandsgranska bokföring
Bokför och skriv ut

Bokför batch-jobb

När ett inköpdokument bokförs uppdateras leverantörens konto, redovisningen, artikeltransaktionstransaktionerna samt resurstransaktionstransaktionerna.

För respektive inköpsdokument skapas en inköpstransaktion i tabellen Redovisningstransaktion. Dessutom skapas en transaktion på leverantörens konto i tabellen Lev.reskontratransaktion och en redovisningstransaktion på det relevanta kontot för leverantörsskulder. Dessutom kan bokföring av inköpet resultera i en momstransaktion och en redovisningstransaktion för rabattbeloppet. Om rabattransaktionen är bokförd eller ej beror på innehållet i fältet Rabattbokföring på sidan Inköpsinställningar.

För varje inköpsrad, som tillämpligt, skapas poster i:

Tabellen Artikeltransaktion om inköpsraden är av typen Artikel.
Tabellen Redovisningstransaktion om inköpsraderna är av typen Redovisningskonto.
Tabellen Resurstransaktion om inköpsraden är av typen Resurs.

Dessutom registreras inköpsdokument alltid i tabellerna Inleveranshuvud och Inköpsfakturahuvud.

Du kan alltid granska olika transaktioner som kommer att skapas i samband med bokföring. Välj Förhandsgranska bokföring för att validera dokument och granska förväntade transaktioner.

Viktigt

När du bokför en inköpsorder för artiklar kan du skapa både en inleverans och en faktura. Detta kan göras samtidigt eller oberoende av varandra. Du kan också skapa en delinleverans och en delfaktura genom att fylla i fältet Ant. att inlevereras och Ant. att fakturera på de enskilda inköpsorderraderna innan du bokför. Observera att du inte kan skapa en inköpsfaktura från en inköpsorder för produkter eller tjänster som inte har tagits emot. Innan du kan fakturera måste du således ha registrerat en inleverans alternativt välja att inleverera och fakturera samtidigt.

Du kan bokföra eller bokföra och skriva ut. Om du väljer Bokför och Skriv ut, skrivs en rapport ut när ordern bokförs. Du kan även välja åtgärden Bokför batch-jobb som ger dig möjlighet att bokföra fler fakturor samtidigt. Läs mer på Bokföra flera dokument på samma gång.

Visa reskontratransaktioner

När bokföringen är slutförd tas de bokförda inköpsraderna bort från ordern. Du får ett meddelande när bokföringen är slutförd. Du kan därefter se bokförda transaktioner på de sidor som innehåller bokförda transaktioner, inklusive sidorna Lev.reskontratransaktioner, Redovisningstransaktioner, Artikeltransaktioner, resurstransaktioner, Inköpsleveranser samt Bokförda inköpsfakturor.

I de flesta fall kan du öppna reskontratransaktioner från det berörda kortet eller dokumentet. Välj till exempel åtgärden Transaktioner på sidan Leverantörskort.

Redigera reskontratransaktioner

Du kan redigera vissa fält i bokförda inköpsdokument, till exempel fältet Betalningsreferens. Mer information finns i Redigera bokförda dokument. För mer kritiska fält som påverkar granskningsspåret måste du återföra eller ångra bokföring. Läs mer på Återföra journalbokningar och ångra inleveranser/utleveranser.

Se även

Begära offerter
Köpa artiklar för en försäljning
Förbereda direktutleveranser
Inköp
Ställa in inköp
Konfigurera resurser
Registrera nya leverantörer
Redigera bokförda dokument
Bokföra flera dokument på samma gång
Inköp
Bokför dokument och journaler
Korrigera eller annullera obetalda inköpsfakturor
Söka efter sidor och information med berätta
Arbeta med Business Central

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här

Registrera inköp med inköpsfakturor och order