Så här arbetar du med servicekontrakt och servicekontraktsofferter

Du kan skapa ett servicekontrakt manuellt eller utifrån en servicekontraktsoffert. Du kan använda en servicekontraktsoffert som förslag till ett servicekontrakt, där ditt företag lämnar en offert till kunden och får kundens godkännande innan du kan omvandla den till ett servicekontrakt. Det fungerar ungefär likadant om du vill skapa ett servicekontrakt eller en servicekontraktsoffert.

Så här skapar du ett servicekontrakt eller en servicekontraktsoffert

1. Välj den ange Servicekontrakt eller Servicekontraktsofferter och sedan väljer du relaterad länk.
2. Så här skapar du ett servicekontrakt eller en servicekontraktsoffert:
3. Fyll i fälten Nr. . En dialogruta öppnas där du får en fråga om du vill använda allmänna data från en kontraktsmall. Om du vill skapa ett sådant servicekontrakt eller en servicekontraktsoffert klickar du på Ja. Sidan Servicekontraktsmall öppnas.
4. Markera önskad mall och klicka sedan på OK för att skapa servicekontraktet eller servicekontraktsofferten.
5. I fältet Kundnr. väljer du kunden.
6. Om du inte vill att ett årligt differensbelopp ska fördelas automatiskt markerar du kryssrutan Tillåt ej balanserade belopp. Värdena i Årligt belopp och Beräknat årligt belopp kvittas inte automatiskt. Om du vill att detta ska göras automatiskt, med distribution av ett valfritt årligt differensbelopp som eventuellt härrör från en ändring i servicekontraktet, lämnar du kryssrutan Tillåt ej balanserade belopp tom.
7. Lägg till kontraktsrader i servicekontraktet eller servicekontraktsofferten.
8. Det är frivilligt att fylla i övriga fält.

Så här omvandlar du en servicekontraktsoffert till ett servicekontrakt

När en kund har accepterat en servicekontraktsoffert kan du omvandla den till ett servicekontrakt. Samtidigt kan du skapa en servicefaktura för kontraktets startperiod om kontraktets startdatum är före början av nästa faktureringsperiod.

När du har slutfört följande steg skapas ett servicekontrakt med statusen signerat. Om en servicefaktura skapas för kontraktets startperiod beräknas det fakturerade beloppet så här, beroende på om kontraktet är detaljerat eller inte.

För detaljerade kontrakt beräknas fakturabeloppet så här:

• Fakturerat belopp = summan av det fakturerade beloppet på varje kontraktsrad.
• Fakturerat belopp på varje kontraktsrad = ((offertvärde ÷ 12) × antalet månader under startperioden) + ((offertvärde ÷ antalet dagar under året) × antalet återstående dagar av startperioden).
• Om kontraktsraden utgår innan startperioden avslutas blir utgångsdatumet slutdatum till startperioden för raden.

För kontrakt som inte är detaljerade beräknas fakturabeloppet så här:

• Fakturerat belopp = (årsbelopp ÷ antalet dagar under året) × antalet dagar under startperioden.
• Om kontraktet utgår innan startperioden avslutas blir utgångsdatumet slutdatum för startperioden.

1. Välj den anger du Servicekontraktsofferter och väljer sedan relaterad länk.
2. Öppna den servicekontraktsoffert som du vill omvandla till ett servicekontrakt.
3. Välj åtgärden Skapa kontrakt.
4. Du kan skapa en faktura för kontraktets startperiod om kontraktets startdatum är före början av nästa faktureringsperiod. Välj Ja.

Servicefakturan bokförs till kontraktets servicekonto även om kontraktet är förutbetalt.

Så här skapar du servicekreditnotor för kontrakt:

Du kan använda servicekreditnotor för kontrakt då en kund avbeställer ett förutbetalt servicekontrakt eller tar bort en serviceartikel från ett förutbetalt kontrakt. Du kan också använda det för att korrigera en felaktig servicefaktura

1. Välj den anger du Servicekreditnotor och väljer sedan relaterad länk.

2. Skapa en ny servicekreditnota.

3. Fyll i fälten Nr. .

4. I fältet Kundnr. anger du numret på kunden i servicekontraktet.

   På snabbfliken Fakturering kan du se information som har kopierats från kortet Kund. Om du vill bokföra kreditnotan till en annan kund än den som angetts på snabbfliken Allmänt anger du den kundens nummer i fältet Faktureringskundnr . .

   Anteckning

   Du kan jämföra kreditnotan med det bokförda originaldokumentet på sidan Bokförda servicefakturor. Välj den anger du Bokförda servicefakturor och väljer sedan relaterad länk.

5. Fyll i fälten Bokföringsdatum och Dokumentdatum .

6. Ange information om artiklarna som har returnerats eller flyttats, eller ersättning som ska skickas, på kreditnoteraderna. Du kan även använda batch-jobbet Hämta förutbetalda kont.trans.

På sidan Servicekontrakt på snabbfliken Fakturadetaljer kan du markera kryssrutan Automatiska kreditnotor om du vill att en kreditnota automatiskt ska skapas när rader tas bort från ett servicekontrakt.

För att skapa en kreditnota manuellt när kontraktsrader tas bort från ett servicekontrakt väljer du åtgärden Kreditnota på sidan Servicekontrakt.

Uppdatera och utvärdera kontrakt

Ibland måste du ändra villkoren i ett kontrakt efter att det har skapats. I de flesta fall öppnar du önskat kontrakt på sidan Servicekontrakt och gör ändringarna som behövs.

Du kan ändra status för kontraktet, som från början ställts in som Låst, lägga till och ta bort kontraktsrader samt makulera ett kontrakt. Om du vill ta reda på om verksamheten går med vinst eller förlust kan du göra en snabb affärsanalys med hjälp av funktionen Kontrakt Trendscape.

Så här lägger du till en kontraktsrad i ett servicekontrakt eller en kontraktsoffert

När en kund köper en ny artikel och vill ha med den i ett befintligt servicekontrakt eller en kontraktsoffert, kan du registrera artikeln som serviceartikel och sedan lägga till den som en ny kontraktsrad i kontraktet eller kontraktsofferten.

1. Välj den anger du Servicekontrakt och väljer sedan relaterad länk.
2. Öppna önskat servicekontrakt eller servicekontraktsoffert där du vill lägga till en ny kontraktsrad.
3. Välj åtgärden Öppna kontrakt om du vill öppna och redigera servicekontraktet eller servicekontraktsofferten.
4. Gå till snabbfliken Fakturadetaljer och markera fältet Tillåt ej balanserade belopp om du vill ändra det årliga beloppet och distribuera differensen för det årliga beloppet manuellt på kontraktsraderna. Annars kan du avmarkera kryssrutan i fältet Tillåt ej balanserade belopp. Då distribueras differensen för det årliga beloppet automatiskt på kontraktsraderna efter att du ändrat det årliga beloppet.
5. På snabbfliken Rader lägger du till en serviceartikel eller artikel, eller en textbeskrivning på varje kontraktsrad. Du kan också lägga till kontraktsoffertrader. Observera att det går att skapa flera kontrakt per serviceartikel om du vill infoga dem i olika servicekontrakt eller kontraktsofferter samtidigt.
6. Kontrollera och korrigera siffrorna i Radrabatt %, Radrabattbelopp, Svarstid, Serviceperiod och andra fält om det behövs.

Så här tar du bort kontraktsrader

Du kanske måste ta bort kontraktsraderna från servicekontraktet när du tar bort motsvarande serviceartiklar från servicekontraktet. För det mesta tar du bort kontraktsrader som har utgått eller som motsvarar serviceartikeln som har delats upp.

1. Välj den anger du Servicekontrakt och väljer sedan relaterad länk.
2. Öppna det servicekontrakt som du vill ta bort kontraktsrader från.
3. Välj åtgärden Öppna kontrakt om du vill öppna och redigera servicekontraktet eller servicekontraktsofferten.
4. Välj den kontraktsrad som du vill ta bort. Fyll i fältet Kontrakt utgångsdatum med datumet då du vill ta bort raden. Det kan till exempel vara den dag då serviceartikeln delades upp.
5. Välj åtgärden ta bort kontraktsrader. Sidan Ta bort rader från kontrakt visas.
6. Fyll i standardfiltren: Kontraktnr, filtret Serviceartikelnr och filtret Kontraktstyp. Om det behövs kan du använda flera filter eller ändra befintliga filter.
7. Fyll i fälten på snabbfliken Alternativ och välj sedan åtgärden Ta bort rader.

Anteckning

Om kontraktet inte är detaljerat måste du uppdatera värdet i fältet Årligt belopp på snabbfliken Fakturadetaljer på sidan Servicekontrakt för att visa att serviceartikeln har tagits bort från kontraktet.

Om kontraktet är detaljerat och förutbetalt, och du har bokfört fakturor för det, kan du skapa en kreditnota för kontraktet. Välj åtgärden Skapa kreditnota. Detta är onödigt om kryssrutan i fältet Automatiskt kreditnotor på snabbfliken Fakturadetaljer är markerad. Här skapas en kreditnota skapas automatiskt när du tar bort en kontraktsrad.

Kostnaden för serviceraden och värde

På servicekontraktsraderna beräknas beloppen i Radkostnad och Radvärde enligt beskrivningen i följande tabell.

Alternativ för Radkostnad	Description
Serviceartikel	Kostnaden hämtas automatiskt från fältet Standardkontraktskostnad i tabellen Serviceartikel och kopieras till fältet Radkostnad. Följande formel används då radkostnaden beräknas: Förs.styckkostnad × Kontraktsvärde % ÷ 100
Artikel	Kostnaden hämtas automatiskt från fältet Styckkostnad i tabellen Artikel och fältet Kontraktsvärde % i tabellen Serviceinställningar. Följande formel används då radkostnaden beräknas: Styckkostnad × Kontraktsvärde % ÷ 100
Textbeskrivning	Värdet i fältet Radkostnad kommer att vara noll.

Alternativ för radvärde	Description
Serviceartikel	Priset hämtas automatiskt från fältet Standard kontraktsvärde i tabellen Serviceartikel och kopieras till fältet Radvärde.
Artikel	Värdet hämtas från fältet A-pris eller fältet Styckkostnad i tabellen Artikel beroende på värdet i fältet Kontraktsvärde beräkningsmetod i tabellen Serviceinställningar. Därefter multipliceras värdet med innehållet i fältet Kontraktsvärde % i tabellen Serviceinställningar och divideras med 100. Beloppet kopieras till fältet Radvärde. Beloppet kopieras till fältet Radvärde. OBS! Om fältet Kontraktsvärde beräkningsmetod är Ingen beräknas inte innehållet i fältet Radvärde är inte beräknade.
Textbeskrivning	Ffältet Radvärde är förinställt på noll.

Så här lägger du till kontraktsrabatter för servicekontraktsofferter

Du kan lägga till kontraktsrabatt på service för kontraktsofferter och servicekontrakt. Rabatterna kan gälla reservdelar till enskilda serviceartikelgrupper, resurstimmar för enskilda resursgrupper eller enskilda servicekostnader.

1. Välj den anger du Servicekontraktsofferter och väljer sedan relaterad länk.
2. Välj den offert som du vill lägga till rabatter för.
3. Välj åtgärden Servicerabatter. Sidan Kontrakt/service rabatter öppnas.
4. Välj Ny för att ange en ny kontraktsrabatt.
5. Fyll i fälten på den första raden. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning..

Dricks

Om du vill lägga till kontraktsrabatter direkt i ett servicekontrakt utför du en liknande procedur från sidan Servicekontraktlista.

Så här ändrar du ägare till servicekontrakt

Du kanske behöver ändra ägaren till servicekontraktet. Om en serviceartikel i ett servicekontrakt är registrerad i flera kontrakt som inte har makulerats och som ägs av samma kund, ändras ägaren automatiskt för alla servicekontrakt som innehåller denna serviceartikel och alla andra serviceartiklar som finns i dessa kontrakt.

Anteckning

Det här fallet gäller bara för kontrakt som inte har makulerats. Kontraktsoffertens status beaktas inte.

Viktigt

Serviceartiklar och kontrakt kan vara relaterade. Ändra ägare till ett servicekontrakt kan påverka dessa relationer.

Serviceartikel nr 8 ingår till exempel i flera kontrakt, SC00003 och SC00015. Kontrakt SC00015 innehåller också serviceartikel nr 15, som också ingår i kontrakt SC00080. I det här fallet ändras ägaren för alla tre kontrakt och serviceartiklarna.

1. Välj den anger du Servicekontrakt och väljer sedan relaterad länk. Öppna relevant servicekontrakt där du vill ändra ägare.
2. Välj åtgärden Öppna kontrakt om du vill öppna och redigera kontraktet.
3. Välj åtgärden Ändra kund. Sidan Ändra kund i kontrakt visas.
4. I fältet Kontraktnr. och Serviceartikelnr visas numren för de kontrakt och serviceartiklar som ägs av den valda kunden. Om kunden äger flera kontrakt med flera serviceartiklar, blir värdet av dessa fält Flera. Om du vill se listan över relaterade kontrakt eller serviceartiklar väljer du dessa fältvärden.
5. I fältet Nytt kundnr. väljer du den nya kunden.
6. I fältet ny leveranskod väljer du adressen.
7. Klicka på OK om du vill ändra kund- och/eller leveranskod för servicekontrakten.
8. Välj åtgärden Lås kontrakt om du vill låsa kontraktet och se till att ändringarna förs in i kontraken.

Så här uppdaterar du ett servicekontraktspris

Du kan uppdatera priserna i servicekontrakt genom att ange ett procenttal för prisuppdatering.

1. Välj den anger du Uppdatera servicekontraktspriser och väljer sedan relaterad länk.
2. Välj servicekontraktet.
3. Skriv datum i fältet Uppdatera till datum. I batch-jobbet uppdateras priserna i kontraktet med datum för nästa prisuppdatering, på eller före detta datum.
4. I fältet Prisuppd. % anger du det procenttal som du vill uppdatera priserna med.
5. I fältet Åtgärd väljer du Uppdatera kontraktpriser.

Så här bokför du förutbetalda kontraktstransaktioner

Om du arbetar med förutbetalda servicekontrakt måste du regelbundet bokföra förutbetalda transaktioner och därmed överföra de förutbetalda beloppen från kontona för förutbetalda kontrakt till vanliga kontraktskonton.

Innan du kan bokföra förutbetalda kontraktstransaktioner måste du ange en nummerserie i fältet Förutbet. bokf.dok. nr-serie på sidan Serviceinställningar.

1. Välj den ange Bokför förutbet. kont.trans. och välj sedan relaterad länk.
2. Ange ett datum i fältet Bokför tills datum. Batch-jobbet bokför förutbetalda kontraktstransaktioner med bokföringsdatum fram till det här datumet.
3. I fältet Bokföringsdatum anger du det datum som du vill använda som bokföringsdatum på den allmänna journalraden.
4. I fältet Åtgärd klickar du på Bokför förutbet. kont.trans.
5. Klicka på OK för att bokföra transaktionerna.

Ändra servicekontraktstatus

När servicekontraktet är signerat anges värdet i fältet Ändra status automatiskt till Låst. Om du vill ändra information i servicekontraktet eller i servicekontraktsofferten måste du först ändra statusen för kontraktet eller kontraktsofferten från Låst till Öppen. Tänk på att du inte kan skapa servicefakturor för ett servicekontrakt med ändringsstatusen Öppen. När kontraktet eller kontraktsofferten har modifierats måste du ändra tillbaka statusen till Låst för att åter kunna skapa servicefakturor och transaktioner för servicekontraktet, inklusive de ändringar som du har gjort i kontraktet/kontraktsofferten.

Anteckning

Fältet Ändra Status är inte kopplat till fältet Släppningsstatus i huvudet på serviceordern, som styr lagerhanteringen av serviceartiklar.

Så här makulerar du kontrakt

Du kanske måste makulera ett servicekontrakt i programmet när detta kontrakt har upphört eller har sagts upp av dig och/eller kunden.

Anteckning

Du kan inte öppna ett kontrakt efter att det har annullerats.

1. Välj den anger du Servicekontrakt och väljer sedan relaterad länk.

2. Öppna relevant servicekontrakt som du vill makulera.

3. Välj åtgärden Öppna kontrakt om du vill öppna och redigera servicekontraktet eller servicekontraktsofferten.

4. Välj önskad uppföljningskod i fältet Uppföljningskod för avbryt. Om du vill lägga till fler uppföljningskoder, väljer du åtgärden Avancerat.

   Om kryssrutan i fältet Använd kontrakt makulerat på sidan Serviceinställningar är markerad, måste du ange en uppföljningskod för makulerat när du makulerar kontrakt.

5. Markera Rättad i fältet Status .

6. Om det finns icke bokförda fakturor eller kreditnotor eller öppna förutbetalda transaktioner för kontraktet visas ett bekräftelsemeddelande. Klicka på Nej i meddelanderutan om du vill gå tillbaka till kontraktet och bokföra dokumenten, eller klicka på Ja om du vill fortsätta att makulera.

Så här arkiverar du servicekontrakt och kontraktsofferter

Du kan arkivera servicekontrakt och kontraktsofferter när som helst för att registrera och arkivera en kopia av kontraktet eller kontraktsofferten. Business Central-filernas servicekontrakt arkiveras automatiskt när du omvandlar kontraktsofferter till servicekontrakt eller makulerar kontrakt. Du kan arkivera ett kontrakt eller offert själv genom att välja åtgärden Arkivera kontrakt på sidorna avseende eller servicekontraktsofferter. Om du vill visa arkiverade kontrakt eller offerter söker du efter arkiverade kontrakt.

Se även

Skapa servicekontrakt
Servicehantering
Så här omvandlar du servicekontrakt som innehåller momsbelopp

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här