Skicka dokument och e-post

Du kan enkelt dela information och dokument, till exempel försäljnings- och inköpsorder och fakturor, via e-post direkt från Business Central utan att behöva öppna en e-postapp.

Du kan skicka nästan alla typer av dokument som bifogade PDF-filer. Du kan också skapa en rapportlayout som innehåller information från dokumentet i e-postmeddelandets brödtext, tillsammans med text som gör e-postmeddelandet mer användarvänligt, till exempel en standardhälsning. Mer information finns i Hantera rapporter och dokumentlayouter.

När du skickar fakturor kan du göra det enklare för kunder att göra betalningar via en betaltjänst, till exempel PayPal, genom att automatiskt lägga till information och en länk till tjänsten i e-postmeddelandet. Mer information finns i Aktivera kundbetalningar via betalningstjänster.

Om du vill aktivera e-post i Business Central startar du den assisterade inställningsguiden för Konfigurera e-post. Mer information finns i Konfigurera e-post.

Anteckning

Business Central stöder endast utgående e-postkommunikation. Du kan inte heller ta emot svar inom appen.

Så här skickar du dokument som e-post

Den här proceduren beskriver hur du kopplar en bokförd försäljningsfaktura till ett e-postmeddelande som en PDF-fil, samt med och med dokumentspecifik e-posttext. Stegen är liknande för de övriga dokument som stöds.

1. Välj anger du Bokförda försäljningsfakturor och väljer sedan relaterad länk.

2. Markera fakturan och välj åtgärden Skriv ut/Skicka och välj Skicka via e-post.

3. I fältet E-post väljer du Ja (fråga efter inställningar). Mer information finns i Skapa Dokumentutskicksprofiler.

   Om fältet E-post på sidan Skicka dokument till anges som Ja (fråga efter inställningar), öppnas sidan Skicka e-post med kontaktpersonen förifylld i fältet Till: och dokumentet bifogat som en PDF-fil. I fältet brödtext kan du antingen skriva in en text manuellt, eller också kan du fylla i fältet med en dokumentspecifik e-postbrödtext som du har ställt in.

4. Välj OK.

5. I fältet Till: anger du en giltig e-postadress. Standardvärdet är kundens e-postadress.

6. Ange ett beskrivande ämnestext i fältet Ämne. Standardvärdet är kundnamnet och fakturanumret.

7. I fältet Bilaga är den genererade fakturan bifogad som standard som en PDF-fil.

8. Ange ett kort meddelande till mottagaren i fältet Text.

   Om en dokumentspecifik e-postbrödtext anges på sidan Rapportval – Försäljning kommer fältet Brödtext att fyllas i automatiskt. Mer information finns i ställa in återanvändbara e-posttexter och layouter.

9. Välj knappen OK för att skicka e-postmeddelandet.

Anteckning

Om du inte vill ange e-postinställningar varje gång du e-postar ett dokument, kan du välja alternativet Ja (använd standardinställningar) i fältet E-post på sidan Skicka dokument till. I så fall kommer inte sidan Skicka e-post att öppnas. Se steg 4. Mer information finns i Skapa Dokumentutskicksprofiler.

Skriva och skicka ett e-postmeddelande

Du kan snabbt skapa e-postmeddelanden för kontakter, kunder, leverantörer, säljare/inköpare och bankkonton direkt från sidorna i dessa entiteter. Välj bara processer och skicka sedan e-post för att öppna e-postredigeraren. För bankkonton finns åtgärden skicka e-post under åtgärder.

Dricks

Om du ofta skickar e-postmeddelanden som är snarlika eller vill skicka en masskommunikation, t.ex. att annonsera en försäljningskampanj, kan du använda Word-mallar med e-post för att påskynda arbetet. Du kan skapa en mall för en entitet, till exempel kunder, leverantörer och kontakter, som ska generera innehållet i ett e-postmeddelande åt dig och till och med anpassa innehållet för mottagaren baserat på data i Business Central. Mer information finns i använda Word-mallar för masskommunikation.

Bifoga ett dokument till ett e-postmeddelande

Det finns flera sätt att bifoga dokument till e-post.

Om du är tilldelad ett e-postscenario som är relaterat till den entitet som du skickar e-post till, eller det dokument som du skickar, kan en bifogad fil läggas till automatiskt i meddelandet. Det beror på att en standardbilaga har tilldelats e-postscenariot. Du kan ta bort den bifogade filen om du inte vill skicka den med meddelandet. Mer information finns i Tilldela e-postscenarier till e-postkonton.

Om du vill bifoga en fil i e-postredigeraren använder du följande åtgärder:

• Välj Lägg till fil för att välja en fil.
• Välj Lägg till filer från standardurval om du vill lägga till en fil som är associerad med e-postscenariot manuellt.
• Välj Lägg till fil från källdokument om du vill välja en fil som är kopplad till det dokument som du arbetar med. Filerna är antingen kopplade till själva dokumentet eller en eller flera av dess linjer.

Dokument markerade som utskrivna ut när de skickas

Vissa dokument i Business Central har ett fält som anger hur många gånger dokumentet har skrivits ut. Numret i fältet uppdateras också om du skickar dokumentet med e-post, detta eftersom en PDF-fil genereras för det. Numret uppdateras även om du inte skickar e-postmeddelandet.

Skickade e-postmeddelanden och din utkorg för e-post

Business Central lagrar e-postmeddelanden som du skickar på sidan Skickade objekt. Det gör att du kan skicka e-post på nytt eller vidarebefordra dem till någon annan. Om du inte hittar något e-postmeddelande bland dina skickade objekt kan du söka efter det på sidan Utkorg för e-post.

Anteckning

Beroende på vilket tillägg företaget använder för e-post kan administratörer se en lista över alla meddelanden som har skickats, men inte innehållet i meddelandena

I Utkorgen för e-post finns de e-postmeddelanden som du har sparat som utkast samt e-postmeddelanden som inte skickades, till exempel om e-postadressen var ogiltig. För meddelanden som inte gick att skicka kan du välja Visa fel eller Undersök fel för att felsöka problemet.

Se även

Hantera rapport- och dokumentlayouter
Konfigurera e-post
Fakturera försäljning
Arbeta med Business Central

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här