Genomgång: Beräkna produkter i arbete för ett projekt

Artikel
04/11/2024

Med projekt kan du schemalägga förbrukningen av ditt företags resurser och hålla reda på de olika kostnader som är förknippade med förbrukningen av resurser i ett visst projekt. I projekt ingår förbrukningen av anställdas arbetstimmar, maskintimmar, lagerartiklar samt andra typer av förbrukning som du behöver hålla koll på i takt med att projektet fortskrider. Om ett projekt löper över en längre tid kan du behöva överföra de här kostnaderna till ett konto för produkter i arbete (PIA) på balansräkningen medan projektet färdigställs. Du kan sedan bokföra kostnaderna och försäljningsintäkterna i resultaträkningskonton när det är lämpligt.

Om den här genomgången

I den här genomgången tas följande aktiviteter upp:

Beräkna PIA.
Välja beräkningsmetod för PIA.
Undanta delar av ett projekt från PIA.
Bokföra PIA i redovisningen.
Återföra PIA.

Under varje steg i processen beräknas värdet på projekttransaktionerna som flyttas till redovisningen. Stegen för beräkning och bokföring är åtskilda för att du lättare ska kunna granska data och göra ändringar innan de bokförs i redovisningen. Du bör därför se till att all information är korrekt när du har kört batch-jobben för beräkning och innan du bokför.

Roller

I den här genomgången används projektteammedlemmen Tricia.

Förutsättningar

Innan du kan utföra aktiviteterna i den här genomgången måste du installera Business Central på datorn.

Situation

Den här genomgången fokuserar på CRONUS AB, ett design- och konsultföretag som ritar och bygger till exempel konferenshallar och kontor, med möbler, utrustning och lagerutrymmen. De flesta som arbetar på CRONUS är projektorienterade och Tricia, en projektmedlem, använder projekt för att få en översikt över alla pågående projekt, som CRONUS har inlett, och även de projekt som avslutats. Vissa av projekten kan vara mycket för långa och löpa över månader. Tricia kan använda en PIA för att registrera produkter i arbete och spåra kostnader i hela projektet.

Beräkna PIA

CRONUS har vunnit ett långvarigt projekt som nu har förlängts över flera redovisningsperioder. Tricia, en projektmedlem, beräknar produkter i arbete (PIA) för att kontrollera att företagets finansiella rapporter är rätt.

I den här proceduren kommer Tricia att välja en särskild grupp med aktiviteter som ska inkluderas i PIA-beräkningen. På sidan Projektaktivitetsrader kan Tricia ange dessa rader i kolumnen PIA totalt.

De tre alternativen beskrivs i tabellen nedan.

Fält	Description
<blank>	Ska lämnas tom om projektaktiviteten utgör en del av en projektaktivitetsgrupp.
Total	Definierar intervallet eller gruppen av aktiviteter som ingår i PIA- och resultatbeloppsberäkningen. Inom gruppen ska Typ av projektaktivitet som angetts som Bokföring ingå i PIA-totalen om inte fältet PIA-total angetts som Exklusive.
Exklusive	Gäller bara när Typ av projektaktivitet är Bokföring. Aktiviteten beaktas inte när PIA och resultatbelopp beräknas.

I följande genomgången använder Tricia kostnadsvärdemetoden, företagets standard, för att beräkna PIA. Tricia anger vilken del av projektet som ska inkluderas i PIA-beräkningen genom att tilldela PIA-slutsummorna till olika projektaktivitetsrader.

Så här beräknar du PIA

Välj ange Projekt och välj sedan relaterad länk.
I listan Projekt väljer du projektet Hjortfält och väljer sedan åtgärden redigera. Projektkortet öppnas i redigeringsläge.

PIA kan beräknas baserat på metoderna Kostnadsvärde, Förs.värde, Försäljningskostnader, Färdigställningsgrad eller Slutfört kontrakt. I det här exemplet använder CRONUS kostnadsvärdemetoden.
På snabbfliken Bokföring, väljer du fältet PIA-metod och sedan Kostnadsvärde.
Välj åtgärden Projektaktivitetsrader och ange följande värden i fältet PIA – Summa.

Värdena beskrivs i tabellen nedan.

Projektuppgiftsnr Fältet PIA, totalt

1130 Exklusive

1190 Summa

1210 Exklusive

1310 Exklusive
Välj åtgärden PIA och klicka på åtgärden beräkna PIA.
På sidan Projekt – Beräkna PIA väljer du ett projekt att beräkna PIA för. På snabbfliken Projekt väljer du Hjortfält i fältet Nr. .
I fältet Bokföringsdatum anger du ett datum som är senare än arbetsdatumet.
I fältet Verifikationsnr anger du 1. Detta skapar ett dokument som du kan gå tillbaka till senare för spårning.
Klicka på OK för att köra batchjobbet. Ett meddelande visas. Klicka på knappen OK för att fortsätta. Stäng sidan Projektaktivitetsrader.

Anteckning

Meddelandet om att det finns varningar är kopplat till PIA-beräkningen. Du ska granska varningarna i nästa procedur.
På sidan Projektkort expanderar du snabbfliken PIA och bokföring för att visa de beräknade värdena. Du kan också se PIA-bokföringsdatum och värden som har bokförts i redovisningen, om dessa finns.

Projektuppgiftsnr	Fältet PIA, totalt
1130	Exklusive
1190	Summa
1210	Exklusive
1310	Exklusive

Observera att värdet för Bokfört kostnadsbelopp är 215,60 i kolumnen Till bokföra. Detta visar den totala kostnaden för två av artiklarna i gruppen med projektaktiviteter 1110 – 1130. Den tredje artikeln har lagts Exklusive, och ingår därför inte i PIA-beräkningen.

Så här kan du granska PIA-varningar

Välj ikonen med anger du cockpit för PIA för projekt och väljer sedan relaterad länk.
Välj projektet Hjortfält och välj sedan åtgärden Visa varningar.
På sidan Projekt – PIA-varningar granskar du varningen som är kopplad till projektet.

Efter bokföringsperiodens slut måste Tricia beräkna PIA på nytt så att även slutfört arbete fram till dagens datum kommer med.

Så här beräknar du PIA på nytt

På sidan Projektkort väljer du åtgärden PIA-transaktioner för att visa PIA-beräkningen.

Sidan PIA-transaktioner för projekt visas PIA-transaktionerna från den senaste beräkningen av ett projekt, även om PIA ännu inte har bokförts i redovisningen.
Du kan följa stegen i processen som förklarar hur du beräknar PIA för att omberäkna PIA. Varje gång som PIA beräknas skapas en transaktion på sidan PIA-transaktioner för projekt.
Stäng sidan.

Anteckning

PIA och bokföring beräknas men bokförs inte i redovisningen. Om du vill bokföra värdet måste du köra batchjobbet Bokför PIA i redovisning när du har beräknat PIA och bokföring.

Bokföra PIA i redovisningen

Nu när Tricia har beräknat PIA för det här projektet kan hon bokföra det i redovisningen.

Så här bokför du PIA i redovisningen

I listan Projekt markerar du projektet Hjortfält.
Välj åtgärden PIA och klicka på åtgärden Bokför PIA i redovisning.
På sidan Projekt – Bokför PIA i redovisning, på snabbfliken Projekt, väljer du Hjortfält i Nr. .
På snabbfliken Alternativ, i fältet Dokumentnr för återföring, anger du 1.
Klicka på OK för att bokföra PIA i redovisningen.
Välj OK för att stänga bekräftelsesidan.

När du har fyllt i fältet kan du visa information om bokföring på sidan Pia-redovisningstransaktioner.
I listan Projekt väljer du projektet Hjortfält och väljer sedan åtgärden PIA-redovisningstransaktioner.

På sidan PIA-redov.transaktioner för projekt kan du verifiera att PIA har bokförts i redovisningen.
Stäng sidan.
Öppna sidan Projektkort för projektet Hjortfält.
Lägg märke till att kolumnen Bokförd, fältet Bokfört kostnadsbelopp i redov. nu fylls i på snabbfliken PIA och bokföring, vilket anger att PIA har bokförts i redovisningen.
Välj OK för att stänga kortet.

Återföra en PIA-bokning

Tricia anser att projektaktiviteter som är exkluderade från beräkning av PIA borde vara inkluderade i PIA. Tricia kan återföra de felaktiga transaktionerna utan att behöva bokföra nya PIA-transaktioner.

Så här återför du en PIA-transaktioner

I listan Projekt markerar du projektet Hjortfält.
Välj åtgärden PIA och klicka på åtgärden Bokför PIA i redovisning.
På sidan Projekt – Bokför PIA i redovisning, på snabbfliken Projekt, väljer du Hjortfält i Nr. .
På snabbfliken Alternativ, i fältet Dokumentnr för återföring, anger du 1.
Ange det ursprungliga bokföringsdatumet i fältet Bokföringsdatum för återföring. Detta bör vara samma datum som du använde för att beräkna PIA den första gången.
Markera kryssrutan Endast återföring. Detta återför tidigare bokförd PIA, men bokför ny PIA i redovisningen.
Välj OK för att köra batch-jobbet och välj sedan OK för att stänga bekräftelsesidan.
Öppna sidan Projektkort för Hjortfält.
Kontrollera att det inte finns några bokförda PIA-transaktioner på snabbfliken PIA och bokföring.
Stäng sidan.
I listan Projekt väljer du projektet Hjortfält, väljer åtgärden PIA och väljer åtgärden PIA redovisningstransaktioner. För PIA-transaktionerna är kryssrutan Återförd markerad.
Stäng sidan.
Öppna Projektaktivitetsrader för projektet, inkludera de delar av projektet som bör ingå i PIA-beräkningen och därefter räkna om och bokföra det nya värdet i redovisningen.

Anteckning

Anta att Tricia har beräknat och bokfört PIA för ett projekt med felaktiga datum. Genom att följa metoden som diskuterades tidigare kan Tricia återföra de felaktiga transaktionerna, korrigera datum och bokföra dessa på nytt i redovisningen.

Nästa steg

Den här genomgången har du lärt dig hur du beräknar PIA i Business Central. I större projekt kan det vara praktiskt att överföra kostnaderna till ett PIA-konto periodvis medan projektet färdigställs. Den här genomgången har visat hur man exkluderar aktivitetsrader från en beräkning. Detta visar också när du bör omberäkna. Slutligen, den här genomgången visar hur du bokför PIA i redovisningen. Ett exempel på hur du återför en PIA-bokföring till redovisningen inkluderas också.

Se även

Genomgång av affärsprocesser
Genomgång: Hantera projekt
Förstå PIA-metoder
Övervaka framsteg och resultat
Arbeta med Business Central

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här