Exportera till ett dynamiskt Excel-kalkylblad

Gäller för Dynamics 365 (online), version 9.x

Exportera data till ett Office Excel-kalkylblad så att användarna kan få den senaste Dynamics 365-informationen när de visar kalkylbladet. Anta att VD:n för företaget får den nödvändiga kritiska information utan att behöva navigera i Dynamics 365 utan bara behöver öppna Excel-länken på skrivbordet. Du kan exportera upp till 100 000 poster åt gången.

Förutsättningar

Om du vill visa och uppdatera dynamiska data måste Microsoft Dynamics 365 för Outlook vara installerat på samma dator som du använder för att visa Excel-data.

Viktigt

Regioninställningarna för operativsystemet (i Windows, Kontrollpanelen > Region) och Dynamics 365-organisation, språk och nationella inställningar (Inställningar > Administration > Systeminställningar > fliken Format > Aktuellt format) bör vara samma. Om inte kan Uppdatera från CRM för att uppdatera dynamiska data orsaka dataändringar.

Exportera data till ett dynamiskt Excel-kalkylblad

Du kan inte exportera data till ett dynamiskt kalkylblad Excel för alla Dynamics 365-posttyper. Om alternativet inte visas är det inte tillgängligt för den posten.

  1. Öppna en lista över poster i Dynamics 365-webbprogrammet eller i Microsoft Dynamics 365 för Outlook. I webbappen klickar du på pilen till höger om Exportera till Excel. I Appen Dynamics 365 för Outlook klickar du på Data > Exportera till Excel.

  2. Klicka på Dynamiskt kalkylblad.

  3. Under Vanliga uppgifter konfigurerar du kolumninställningarna och klickar på Exportera.

  4. Klicka på Spara och spara sedan xlsx-filen. Anteckna platsen där du sparade filen.

    Anteckning

    Om du ska redigera datafilen senare rekommenderar vi att du sparar filen innan du öppnar den. Annars kan det här felmeddelandet visas: Microsoft Excel kan inte öppna eller spara fler dokument eftersom det inte finns tillräckligt med ledigt minne eller diskutrymme.

    Så här åtgärdar du problemet:

    1. Öppna Excel och gå till Arkiv > Alternativ > Säkerhetscenter Inställningar för Säkerhetscenter... > Skyddad vy.
      2. Avmarkera alla tre objekt i Skyddad vy.
      3. Klicka sedan på OK > OK.

      Vi rekommenderar fortfarande starkt att du sparar och sedan öppnar datafilen i stället för att inaktivera skyddad vy, vilket kan medföra risker för datorn.

  5. Öppna Excel och öppna sedan den .xlsx-fil som du sparade i föregående steg.

  6. Om säkerhetsvarningen Externa dataanslutningar har inaktiverats visas klickar du på Aktivera innehåll.

  7. Om du vill uppdatera data i filen klickar du på Uppdatera från CRM på fliken Data.

    Anteckning

    Om du vill visa och uppdatera dynamiska data måste Microsoft Dynamics 365 för Outlook vara installerat. Om det redan har installerats och konfigurerats klickar du på Uppdatera från CRM för att logga in på Dynamics 365. Om du inte vill bli tillfrågad igen om du vill logga in klickar du på Spara min e-postadress och lösenord på inloggningssidan.

    Anteckning

    Om du har ett telefonnummer som börjar med + eller -, till exempel +1-123-456-7890, visas inte numret i nummerfältet korrekt när du uppdaterar det dynamiska kalkylbladet.
    Undvik problemet genom att använda blanksteg eller parenteser (), så här: +1 123-456-7890 eller +1 (123)-456-7890

Tips

  • Du kan skicka en dynamisk Excel-fil via e-post eller lagra den som en delad fil om mottagarna finns i samma domän som du. När mottagarna öppnar den dynamiska filen ser de data som de har behörighet att visa i Dynamics 365, vilket gör att de kanske ser andra data än du gör.

  • Vissa systemvyer, till exempel Konton: Inga kampanjaktiviteter de senaste tre månaderna, kan endast exporteras till ett statiskt Excel-kalkylblad.

  • I Dynamics 365 exporteras beloppsvärden till Excel som tal. När du är klar med exporten kan du läsa hjälpavsnittet Visa tal som valuta i ExcelHjälp om du vill formatera data som valuta.

  • De datum- och tidsvärden som du ser i Dynamics 365 visas som Endast datum när du exporterar filen till Excel, men cellen visar både datumet och tiden.

  • Om du ska göra ändringar och importera datafilen igen till Dynamics 365 bör du komma ihåg att skyddade, beräknade och sammansatta fält (till exempel fullständigt namn) är skrivskyddade och kan inte importeras till Dynamics 365. Du kan redigera dessa fält i Excel men när du importerar tillbaka informationen till Dynamics 365 så kommer fälten inte att uppdateras. Om du vill uppdatera dessa fält som en kontakts namn rekommenderar vi att du använder den vyn för att exportera dina data, uppdaterar dem i Excel och sedan importerar dem tillbaka till Dynamics 365 för ändringar.

Sekretesspolicy

Om du använder Microsoft Dynamics 365 (online) och exporterar data till ett statiskt kalkylblad skapas en lokal kopia av exporterade data som lagras på datorn. Data överförs från Dynamics 365 (online) till din dator över en säker anslutning och ingen anslutning upprätthålls mellan denna lokala kopian och Dynamics 365 (online).

När du exporterar till ett dynamiskt kalkylblad eller en pivottabell upprätthålls en länk mellan Excel-kalkylbladet och Dynamics 365 (online). Varje gång ett dynamiskt kalkylblad eller en pivottabell uppdateras autentiseras du med Dynamics 365 (online) genom dina inloggningsuppgifter. Du kan se de data du har behörighet att visa.

En administratör avgör om organisationens användare ska ha behörighet att exportera data till Excel via säkerhetsroller.

Se även

Exportera data till Excel
Analysera i Excel Online
Exportera till Excel-pivottabell
Redigera standardfiltret för en rapport
Skapa, redigera eller spara en avancerad sökning