Exportera data till ett statiskt Excel-kalkylblad

Gäller för Dynamics 365 (online), version 9.x

När du vill presentera Dynamics 365-information för en person som inte har tillgång till Dynamics 365 eller om du har data som inte ändras ofta, bör du exportera dina Dynamics 365-data till ett statiskt Office Excel-kalkylblad.

Du kan exportera upp till 100 000 poster åt gången. Som standard visar Dynamics 365 upp till 50 poster per sida. Välj sidpilarna längst ned i listan om du vill visa fler sidor.

Exportera data till ett statiskt Excel-kalkylblad

Du kanske kan välja att exportera data till ett statiskt Excel-kalkylblad i alla posttyper, men i vissa fall kan formatet vara äldre eller så kanske inte informationen filtreras efter vad du ser i Dynamics 365-vyn.

  1. Öppna en lista över poster i Dynamics 365-webbprogrammet eller i Microsoft Dynamics 365 för Outlook. Välj Exportera till Excel och välj sedan Statiskt kalkylblad (endast sida).

  2. Ett exporterat kalkylblad innehåller som standard de fält som visas i listan, med samma fältordning, sortering och fältbredd. Du kan ändra kolumnerna i vyn Avancerad sökning genom att välja Redigera kolumner. Mer information: Skapa, redigera eller spara en avancerad sökning

  3. Välj Spara och spara sedan . xlsm-fil. Anteckna platsen där du sparade filen.

    Anteckning

    Om du ska redigera datafilen senare rekommenderar vi att du sparar filen innan du öppnar den. Annars kan det här felmeddelandet visas: Excel kan inte öppna eller spara fler dokument eftersom det inte finns tillräckligt med ledigt minne eller diskutrymme.

    Så här åtgärdar du problemet:

    1. Öppna Excel och gå till Arkiv > Alternativ > Säkerhetscenter Inställningar för Säkerhetscenter... > Skyddad vy.
      2. Avmarkera alla tre objekt i Skyddad vy.
      3. Välj sedan OK > OK.

      Vi rekommenderar fortfarande starkt att du sparar och sedan öppnar datafilen i stället för att inaktivera skyddad vy, vilket kan medföra risker för datorn.

  4. Öppna Office Excel och öppna sedan . xlsm-filen som du sparade i föregående steg.

    Ett exporterat kalkylblad innehåller som standard de fält som visas i listan, med samma fältordning, sortering och fältbredd.

Tips

  • Du kan skicka ett exporterat statiskt kalkylblad med e-post till valfri mottagare eller spara det i en delad fil. Alla som öppnar filen ser innehållet oavsett om de är Dynamics 365-användare eller har privilegierna som krävs för att visa data i Dynamics 365 eller inte.

  • Du kan inte ändra kolumnerna för en systemvy, t.ex. Alla aktiva konton. Du måste anpassa vyn, vilket kräver att du har rollen Systemadministratör eller Systemanpassare, eller så använder du avancerad sökning för att skapa din egen vy baserat på den aktuella vyn.

  • I Dynamics 365 exporteras beloppsvärden till Excel som tal. När du är klar med exporten kan du läsa hjälpavsnittet Visa tal som valuta i Office Excel om du vill formatera data som valuta.

  • De datum- och tidsvärden som du ser i Dynamics 365 visas som Endast datum när du exporterar filen till Office Excel, men cellen visar både datumet och tiden.

  • Om du ska göra ändringar och importera datafilen igen till Dynamics 365 bör du komma ihåg att skyddade, beräknade och sammansatta fält (till exempel fullständigt namn) är skrivskyddade och kan inte importeras till Dynamics 365. Du kan redigera dessa fält i Excel men när du importerar tillbaka data till Dynamics 365 så kommer fälten inte att uppdateras. Om du vill uppdatera dessa fält som en kontakts namn rekommenderar vi att du använder den vyn för att exportera dina data, uppdaterar dem i Excel och sedan importerar dem tillbaka till Dynamics 365 för ändringar.

Webbgruppverktyg

Exportera till Excel är ett verktyg som XrmToolbox-communityn har utvecklats för Dynamics 365 Customer Engagement. Se ämnet utvecklingsverktyg för community-utvecklade verktyg.

Anteckning

Community-verktyg inte är en produkt från Microsoft Dynamics och ger inte stöd till community-verktyg. Om du har frågor om verktyget kontakta utgivaren. Mer information: XrmToolBox.

Sekretesspolicy

Om du använder Microsoft Dynamics 365 (online) och exporterar data till ett statiskt kalkylblad skapas en lokal kopia av exporterade data som lagras på datorn. Data överförs från Dynamics 365 (online) till din dator över en säker anslutning och ingen anslutning upprätthålls mellan denna lokala kopian och Dynamics 365 (online).

När du exporterar till ett dynamiskt kalkylblad eller en pivottabell upprätthålls en länk mellan Excel-kalkylbladet och Dynamics 365 (online). Varje gång ett dynamiskt kalkylblad eller en pivottabell uppdateras autentiseras du med Dynamics 365 (online) genom dina inloggningsuppgifter. Du kan se de data du har behörighet att visa.

En administratör avgör om organisationens användare ska ha behörighet att exportera data till Excel via säkerhetsroller.

Se även

Redigera standardfiltret för en rapport
Skapa, redigera eller spara en avancerad sökning