Användarguide för Dynamics 365-appen för Outlook

Gäller för Dynamics 365 for Customer Engagement-appar version 9.x

Viktigt

Den senaste versionen av Dynamics 365 App for Outlook fungerar endast med Dynamics 365 for Customer Engagement-appar version 9.0 eller senare. För en tidigare version som fungerar med tidigare versioner av Dynamics 365 for Customer Engagement, se Distribuera Appen Dynamics 365 för Outlook.

Använd Dynamics 365 App for Outlook för att utnyttja kraften i Customer Engagement när du använder Outlook på din stationära dator, webben eller i din telefon. När Dynamics 365 App for Outlook är installerat, beroende på vilken version som du har installerat, visas ett Customer Engagement-fönster bredvid ett valt Outlook-e-postmeddelande, eller när du skriver ett e-postmeddelande eller skapar ett möte eller en avtalad tid.

Till exempel när du öppnar ett e-postmeddelande visas information från Customer Engagement om e-postmottagaren. Eller med ett enda klick kan du länka ett Outlook-e-postmeddelande eller en avtalad tid till en viss Customer Engagement-post. När du länkar ett e-postmeddelande, eller en avtalad tid till en Customer Engagement-post, visas Outlook-posten som en aktivitet för den posten i Customer Engagement.

Kända problem och vanliga frågor

För kända problem med den här versionen av Dynamics 365 App for Outlook, se Dynamics 365 for Customer Engagement-appar – viktigt.

Mer information om vanliga frågor finns i Vanliga frågor om Dynamics 365 App for Outlook.

Förutsättningar

Din Customer Engagement-systemadministratör kan göra Dynamics 365 App for Outlook tillgängligt för din organisation, eller också kan du lägga till det själv, om:

  • Du besitter säkerhetsprivilegiet Använd Dynamics 365 App for Outlook.

  • Din organisation synkroniserar mailboxar med serversynkronisering.

    För mer information och information om enheter, webbläsare, och Outlook-versioner som stöds, se Tillämpa Dynamics 365 App for Outlook.

Lägg till appen i Outlook

När förutsättningarna är uppfyllda kan du lägga till appen direkt från Customer Engagement.

  1. Klicka på knappen Inställningar Knappen Inställningar för webbklienten för Dynamics 365 for Customer Engagement-appar och klicka sedan på Appar för Customer Engagement.

  2. På sidan Appar för Customer Engagement, under Dynamics 365 App for Outlook, klicka på Dynamics 365 App for Outlook.

    Anteckning

    Om du har problem med att installera appen, se avsnittet om felsökning i distribuera Dynamics 365-appen för Outlook.

Inaktivera eller ta bort Outlook-appen

  1. I Outlook, klickar du på Fil och klickar sedan på Hantera tillägg.

    Hantera Dynamics 365-appen för Outlook-tillägg

    Då öppnas Office 365-dialogrutan där du kan se alla dina Outlook-tillägg. Om du klickar på Customer Engagement-raden visas vilken Customer Engagement-instans appen är ansluten till.

  2. Gör något av följande:

    • Inaktivera appen, i den Customer Engagement rad, avmarkera de aktiverat kryssrutan.

    • Ta bort appen genom att välja raden Customer Engagement och klicka på minustecknet.

Terminologi

Term Definition
Ange ämne Spåra och länka e-post eller avtalad tid till en befintlig post i Dynamics 365 for Customer Engagement-appar.
Spårning Skapa en kopia av e-post eller avtalad tid i Dynamics 365 for Customer Engagement-appar

Använd appen för första gången

För att visa Customer Engagement-data när du har lagt till appen:

  1. Välj ett befintligt e-postmeddelande i din inkorg, eller skapa ett nytt e-postmeddelande eller en avtalad tid.

  2. Klicka på knappen Customer Engagement i menyfliksområdet.

    Programområde för Dynamics 365 App for Outlook

    -eller-

    I Outlook på webben, klicka på knappen Customer Engagement i e-postfönstret.

    Dynamics 365 for Customer Engagement-appar knapp

    Fönstret Customer Engagement visas på höger sida av skärmen och visar information om mottagarna.

Anteckningar:

Om mottagaren är en Customer Engagement-användare (i stället för en kontakt eller lead), anges detta ovanför deras namn:

I navet för Dynamics 365 for Customer Engagement-appanvändare

Om mottagaren inte känns igen av Customer Engagement, klicka på (+) och sedan Lägg till som kontakt eller Lägg till som lead. Se: Lägga till en e-postmottagare som en kontaktperson eller ett lead.

En snabbgenomgång av gränssnittet

Mycket har ändrats i appen för Dynamics 365 for Customer Engagement-appar version 9.0. Det här ser du när du först öppnar Dynamics 365 App for Outlook:

Fönstret Customer Engagement visas under menyraden och visar information om mottagaren.

Fönstret Dynamics 365 App for Outlook

Element Beskrivning
1 Dynamics 365 for Customer Engagement-apppost som e-postmeddelandet är länkat till.
2 Översiktlig information om mottagaren.
3 Översiktlig information om mottagarens konto.
4 Visar om e-postmeddelandet eller avtalade tiden är kopplade till ett konto och om det spåras.
5 Klicka för att ange eller ändra koppling och spårning. Du kan också välja att visa din e-post i Dynamics 365 for Customer Engagement-appar version 9.0.
6 Klicka för att lägga till en aktivitet.
7 och 8 Klicka och markera Ange ämne för att koppla till posten.

Fönstret Dynamics 365 App for Outlook

Element Beskrivning
1 Den senaste aktiviteten med mottagaren.
2 och 3 Senaste poster för mottagaren.
4 Klicka för att visa alternativ relaterade till listan med aktiviteter.
5 Klicka för att visa alternativ relaterade till aktiviteten. Alternativen beror på aktiviteten.
6 och 8 Klicka för att visa alternativ relaterade till listan med poster.
7 och 9 Klicka för att visa alternativ relaterade till posten.

Låt oss gå igenom enskilda element i menyfältet.

Element Beskrivning
Meny – start Välj Meny > Start > Instrumentpaneler för att komma till huvudsidan.
Välj Meny > Senaste om du vill visa favoriter och senast använda poster.
Meny – start Välj Start för att visa den ursprungliga vyn.
Meny – tillbaka Välj Tillbaka för att återvända till det senaste som du visade.
Meny – Snabbregistrering Välj Snabbregistrering för att skapa en ny post, till exempel ett konto eller en kontaktperson.
Se Skapa en ny post
Menyn – sök Välj sök för att söka alla Dynamics 365 for Customer Engagement-apposter.
Meny – Insikter Välj Insikter för att visa den mest viktiga och relevanta informationen i förhållande till vad du vill göra just nu.
Se få insyn i dina aktiviteter med Relationsassistent
Meny – dokument Välj dokument för att lägga till e-postmallar, dokumentation och kunskapsbasartiklar.
Se lägga till en e-postmall när du skapar ett e-postmeddelande och lägga till dokumentation eller en artikel i kunskapsbasen när du skapar ett e-postmeddelande

Upplevelse-app for Outlook som ett fästbart åtgärdsfönster

Om du kör Outlook 2016 för Windows (klicka för att köra version 7668.2000 eller senare) kommer App for Outlook att visas som ett fästbart, lodrätt åtgärdsfönster till höger om ett öppet meddelande eller en avtalad tid i Outlook. Mer information finns i Implementera ett fästbart åtgärdsfönster i Outlook.

Lägga till en e-postmottagare som en kontaktperson eller ett lead

En av de första saker som du kanske vill göra när du tar emot ett kundmeddelande är att lägga till personen som en kontaktperson eller ett lead till Customer Engagement. I fönstret Customer Engagement klickar du på (+) och välj sedan Lägg till som kontakt eller Lägg till som lead.

Lägga till kontakt eller lead

Anteckning

Om avsändaren av e-postmeddelandet är okänt för Customer Engagement, när du lägger till kontakt eller lead kommer e-postmeddelandet att spåras automatiskt i Customer Engagement och det anges om det är en kontakt eller lead. Om du vill sluta spåra, kan du manuellt ta bort spårningen tillhörande e-postmeddelandet.

Du kan koppla ett e-postmeddelande eller möte till en mer specifik Customer Engagement post, till exempel ett specifikt konto, en affärsmöjlighet eller ett ärende. Detta spårar även e-postmeddelandet eller avtalade tiden i Customer Engagement.

  1. Skapa eller välj ett e-postmeddelandet eller möte.

  2. Klicka på knappen Customer Engagement i e-postfönstret.

  3. Klicka på Ange ämne (---).

    Ange ämne

  4. Ange söktext. En lista med relaterade poster visas.

    Sök efter relaterade poster

  5. Använd vänster- och högerpilarna för att begränsa sökningen till ärenden, fakturor, osv, och välj sedan en post för att automatiskt spåra e-postmeddelandet eller mötet och koppla det till den post som visas i fönstret Customer Engagement.

  1. Sök posten som ska länkas i en lista eller med hjälp av sökning.

  2. I Ämnet har spårats, klicka på (...) > Ändra ämnet.

    Ändra ämnet

  3. Klicka på Ange ämne (---).

    Ange ämne

  4. Ange söktext. En lista med relaterade poster visas.

    Sök efter relaterade poster

  5. Använd vänster- och högerpilarna för att hitta relaterade ärenden, fakturor, osv, och välj sedan en post för att automatiskt spåra e-postmeddelandet eller mötet och koppla det till den post som visas i fönstret Customer Engagement.

Skapa en ny post

  1. Klicka på Snabbregistrering och välj sedan den typ av post som du vill skapa.

    Lägg till ny post

  2. Fyll i informationen i formuläret.

    Skapa en ny post i formuläret Snabbregistrering

  3. Klicka på Spara.

Visa länkad e-post i Dynamics 365 for Customer Engagement-appar

  1. Sök den länkade posten i en lista eller med hjälp av sökning.

  2. I Ämnet har spårats klicka på (...) > visa e-post i Dynamics 365 for Customer Engagement-appar.

    Visa e-post i Dynamics 365 for Customer Engagement-appar

Avbryt spårning om posten ämne

  1. Sök posten som ska länkas i en lista eller med hjälp av sökning.

  2. I Ämnet har spårats, klicka på (...) > Avbryt.

    Ta bort spåra ämne

Spåra registrerad S/MIME-e-post

Dynamics 365 App for Outlook kan spåra S/MIME-signerade e-postmeddelanden i stationärt Outlook och Outlooks webb-program (OWA). Detta finns aktiverat i klicka och kör-Outlook 2016, version 16.0.8730.1000 eller senare. Ta reda på din Outlook-version genom att gå till Arkiv > Office-konto > Om Outlook.

Skapa ett e-postmeddelande och följ sedan instruktionerna i Koppla ett e-postmeddelande eller en mötesförfrågan till en viss post i Dynamics 365 for Customer Engagement-appost.

Få insyn i dina aktiviteter med Relationsassistent

Relationsassistenten är utformad att leverera den mest viktiga och relevanta informationen i förhållande till vad du vill göra nu. Assistenten fungerar genom att analysera alla data till sitt förfogande och genererar en samling åtgärdskort, som innehåller ett meddelande som sammanfattar vad kortet handlar om, plus en uppsättning länkar för att vidta åtgärder. Assistenten sorterar korten efter prioritet och filtrerar dem för den aktuella kontexten.

Vissa saker som du kan göra med assistenten:

  • påminner om kommande aktiviteter
  • utvärderar kommunikationen och föreslår när det är dags att kontakta en kontakt som har varit inaktiv ett tag
  • identifierar e-postmeddelanden som inväntar svar från dig
  • varnar dig när en affärsmöjlighet är nära dess stängningsdatum

När du startar din dag genom att logga in på Dynamics 365 for Customer Engagement-appar riktar assistenten din uppmärksamhet till dina viktigaste objekt och uppgifter från alla delar av programmet.

För att komma åt assistenten, i navigeringsfältet, klicka på meny - insikter > relationsassistent.

Relationsassistent

Lägg till en e-postmall när du skapar ett e-postmeddelande

Om du ofta skickar samma typ av e-post kan du spara tid genom att använda en e-postmall. När du använder en e-postmall, kommer Dynamics 365 App for Outlook att automatiskt infoga Customer Engagement-information som exempelvis kontakter eller ange ämnesinformation i e-postmeddelandet.

Du kan till exempel använda en Tack-mall för att spara tid när du vill skicka ett tackmeddelande till en kund.

E-postmall i Dynamics 365 App for Outlook

Anteckning

För att lägga till e-postmallar måste du ha rätt behörighet.

Lägg till en e-postmall

  1. Skapa ett e-postmeddelande som du brukar i Outlook.

  2. Längst upp på Customer Engagement-fönstret, klicka på Dokument > Lägg till mall.

    Lägg till en e-postmall

  3. Välj posttyp (entitet). Standard är inställningen om posten. Klicka sedan på Välj.

    Välj entiteten.

  4. Starta en sökning efter den mall du vill använda. Under Sök mall, klicka på (-).

    Välj Sök

  5. Sök efter och markera den mall som ska användas.

    Sök e-postmall

  6. Acceptera den valda e-postmallen.

    Acceptera mallen

  7. Klicka på Lägg till i e-post för att lägga till mallen i din e-post.

    Lägg till mallaen till e-post

Malltexten visas i din e-post.

Malltext i e-post

FÖr information om hur du skapar e-postmallar i Customer Engagement, se skapa mallar för e-post.

Lägg till dokumentation eller en artikel i kunskapsbasen när du skapar ett e-postmeddelande

När du arbetar med en kund kanske du vill skicka lite dokumentation eller en artikel i kunskapsbasen till dem.

Anteckning

Du måste ha rätt behörighet för att lägga till dokumentation eller kunskapsbasartiklar i ett e-postmeddelande.

  1. Skapa ett e-postmeddelande som du brukar i Outlook.

  2. Högst upp i Customer Engagement-fönstret klickar du på Dokument.

    Lägga till ett dokument

  3. Välj Lägga till dokumentation eller Lägga till kunskapsbasartikel och följ sedan stegen för att lägga till eller infoga dokumentation eller artikeln.

Lägga till ett telefonsamtal, avtalad tid eller en uppgift i Dynamics 365 for Customer Engagement-appar

  1. För posten som du har länkat och följer upp i Ämnet har spårats, klicka på (...) > Lägga till aktivitet.

    Klicka på Lägga till aktivitet

  2. Välj en aktivitet.

    Välj aktivitet

  3. Fyll i informationen i formuläret.

  4. Klicka på Spara.

Spåra Outlook-kontakter i Dynamics 365 for Customer Engagement-appar

Du kan spåra Outlook-kontakter i Customer Engagement med hjälp av Customer Engagement -tillägget, en Outlook-lösningsmodul. Tillägget installeras automatiskt när du installerar Dynamics 365 App for Outlook. Du kan nå det som beskrivs nedan.

Anteckning

Delegerad användare kan inte använda Dynamics 365 App for Outlook till att spåra e-postmeddelanden.

Med tillägget kan du:

  • Visa en lista över Microsoft Office-kontakter eller Customer Engagement-kontakter och se vilka kontakter som ska spåras

  • Länka kontakter till konton i Customer Engagement

  • Öppna Customer Engagement-kontakten eller en kontopost med ett enda klick

    När Customer Engagement -tillägget är installerat visas en ny Customer Engagement-flik på Outlook-menyfliksområdet. Klicka på fliken om du vill se information om kontakter.

    Översiktskärm för tillägget Dynamics 365 App for Outlook

    Element Beskrivning
    1 Klicka här för att se alla dina Outlook-kontakter (kontakter visas i din standardvy för kontakter i Customer Engagement).
    2 Klicka här för att se alla dina Customer Engagement-kontakter.
    3 Se om en kontakt spåras eller inte, eller om spårningsstatusen är väntande.
    4 Öppna en Customer Engagement-kontopost.
    5 Klicka för att ringa.
    6 Klicka för att skicka e-post.

Anteckning

Din administratör måste aktivera din Customer Engagement-postlåda för möten, kontakter och uppgifter för att du ska kunna använda tillägget.

Åtkomst till tillägget

I det nedre vänstra hörnet av Outlook fönstret klickar du på Tillägget Dynamics 365 for Customer Engagement-appar.

Klicka på tillägget Dynamics 365 for Customer Engagement-appar

Visa kontaktkort för Dynamics 365 for Customer Engagement-appar för en kontakt

  1. Markera kryssrutan bredvid kontakten i kontaktlistan. Kontaktinformationen visas på höger sida av skärmen.

    Kontaktkort för kontaktspårning för Dynamics 365 App for Outlook

Spåra eller avbryt spårningen för en kontakt

  1. Klicka på fliken Outlook Kontakter.

  2. Markera kryssrutan bredvid lämplig(a) kontakt(er) i kontaktlistan.

  3. I menyfiksområdet klickar du på Spåra eller Avbryt spårning.

    Område för kontaktspårning i Dynamics 365 App for Outlook

    Viktigt

    Lämna inte sidan när du spårar eller avbryter spårningen för kontakten. I annat fall kan spårningen varken utföras eller avbrytas.

  1. Klicka på fliken Outlook Kontakter.

    Anteckning

    Du kan inte välja en kontakt i listan under fliken Customer Engagement Kontakter.

  2. Markera kryssrutan bredvid lämplig kontakt i kontaktlistan.

  3. I menyfliksområdet klickar du på Länk.

  4. Gör något av följande:

    • På höger sida av skärmen väljer du det konto som du vill länka till och klickar sedan på Länk längst ned på skärmen.

      -eller-

    1. På höger sida av skärmen klickar du på Ny längst ned på skärmen, om du vill skapa ett nytt konto.

    2. Ange det nya kontonamnet.

    3. Klicka på Spara.

    4. Klicka på knappen Uppdatera.

    Anteckning

    Om kontakten inte redan spåras, kommer kontakten att spåras direkt och kopplas till kontot. Kontoposten synkroniseras i nästa synkroniseringscykeln.

Skicka ett e-postmeddelande eller boka in en avtalad tid

  1. Klicka på fliken Customer Engagement Kontakter eller på fliken Outlook-kontakter, och välj sedan kryssrutan bredvid lämplig(a) kontakt(er).

  2. I menyfliksområdet klickar du på E-post eller på Avtalad tid.

    Oavsett vilken flik du valde i steg 1 kommer e-post, uppgift eller avtalad tid att skickas från Outlook, inte Customer Engagement.

Söka efter en kontakt

  • Ange ett värde i rutan Sök. Du kan söka efter data som lagras i fälten Fullständigt namn, Företag, Avdelning samt Företagsadress. Du kan inte söka efter data som lagras i Spårningsstatus eller i fälten Telefon, företag eller E-post.

Filtrera efter alla kontakter, spårade kontakter eller icke-spårade kontakter

  1. Klicka på pilen bredvid listrutan för vy.

  2. Välj önskad vy.

    Dynamics 365-app for Outlook med listruta för kontraktspårningsfilter

Spåra avtalade tider från en annan person i din organisation

Du kan spåra avtalade tider från en annan person i Dynamics 365 for Customer Engagement-apporganisation med Dynamics 365 App for Outlook. Om du vill aktivera den här funktionen måste du aktivera OrgDBOrgSetting i din organisation. Dynamics 365 for Customer Engagement-appar ger det OrgDBOrgSettings-verktyg som ger administratörer möjlighet att genomföra specifika uppdateringar som tidigare var reserverade för registerimplementeringar.

  1. Följ instruktionerna i den här artikeln för anvisningar hur du extraherar verktyget.
  2. När verktyget extraherats, aktivera OrgDBOrgSetting TrackAppointmentsFromNonOrganizer.

Du kan också använda detta verktyg för att redigera OrgDBOrgSetting TrackAppointmentsFromNonOrganizer.

När OrgDBOrgSetting aktiveras när du öppnar Dynamics 365 App for Outlook på en avtalad tid som skapats av en annan användare i din organisation kan du spåra den avtalade tiden. Du ser inte längre den banderoll som hindrar dig från att spåra kalenderobjektet.

Spåra avtalade tider

Synkronisering och spårning

Dynamics 365 App for Outlook spårar och synkroniserar dina data för e-post och kalender mellan Outlook (Exchange) och Dynamics 365 for Customer Engagement-appar. Serversynkronisering är en asynkron tjänst som körs i bakgrunden ungefär var 15:e minut i syfte att synkronisera objekt mellan Exchange och Dynamics 365 for Customer Engagement-appar. I de flesta fall skapas Outlook-objekt direkt i Dynamics 365 for Customer Engagement-appar. I vissa fall används emellertid serversynkroniseringstjänsten för att flytta upp objektet till Dynamics 365 for Customer Engagement-appar och hålla det synkroniserat, något som kan ta upp till 15 minuter. Nedanstående tabell förklarar kortfattat beteendet.

Synkronisering av Outlook-app

Anteckning

Serversynkronisering används för att främja e-post när Microsoft Outlook innehåller bilder i e-postsignaturer som bifogade filer.

Om Dynamics 365 App for Outlook använder serversynkronisering för att spåra ett objekt till Dynamics 365 for Customer Engagement-appar kommer objektets spårningsstatus att vara "väntande”.

Serversynkronisering av appen Outlook

Se även

Distribuera appen Dynamics 365 för Outlook
Konfigurera serversynkronisering (admin)