5 faser för anpassning av schemaläggning
Med hjälp av befintliga kundimplementeringar har vi upptäckt att det vanligen finns 5 steg av anpassning av schemaläggning med Dynamics 365 Field Service. I det här avsnittet förklarar vi de 5 vanliga stadierna. De gäller framför allt tidig anpassning av Field Service (till exempel projekt med begränsad omfattning), men dessa faser gäller även när implementeringar distribueras för att täcka ytterligare omfattning och platser.
Vi rekommenderar att du använder Field Service spårningsanalys i dessa faser för att mäta hur schemaläggningen uppfyller dina definierade affärsmål. Field Service ger till exempel data om restid, tid på jobbet och jobb per dag för användning efter behov.
Välja rätt resurser
Det första är viktigt att notera att den har schemaläggare och schemaanalytiker med rätt kunskaper är en viktig förutsättning för den här processen. Identifiera och utbilda och hjälpa dessa resurser i början av pilot- eller lanseringsprocessen. Tänk på att dessa är dina resurser som ska medverka dagligen i schemaläggning. Mer information om dessa typer av resurser finns på avsnittet om hur du schemalägger personer.
Fas 1: Manuell schemaläggning.
För definierad omfattning och platser börjar schemaläggaren och schemaläggningsassistenten att schemalägga allt faktiskt arbete manuellt. Det gör att alla aktivt berörda resurser förstår schemaläggningsverktyg och processer. Det schemalagda arbetet ska vara faktiska arbetsorder som tilldelas och utförs av faktiska tekniker. Detta hjälper även tekniker justeras till processändringar.
Rekommenderad tid för den här fasen: 1 – 2 veckor
Fas 2: Schemaläggningsassistenten
Nästa fas ser introduktion av schemaläggningsassistent för schemaläggning av arbete. Arbetet ska utföras av schemaläggaren och schemaanalytikern. Precis som med manuell schemaläggning måste schemaläggare lära sig hur man arbetar med en schemaläggningsassistent, tillsammans med djupare förståelse för schemaläggningstavlan. Schemalagt arbete med schemaläggningsassistenten ska vara faktiska arbetsorder som tilldelas och utförs av faktiska tekniker.
Rekommenderad tid för den här fasen: 1 – 2 veckor
Steg 3: Automatisk schemaläggning över natten + manuell undantagshantering (Resource Scheduling Optimization)
Ett företag växer och så gör schemaläggningsbehov. Det är svårt att mänskliga avsändare att schemalägga alla krav på begäran manuellt. Under den här fasen kommer schemaläggare och schemaläggningsanalytiker experimentera och iterera automatiska scheman, vilket gör att man kan anpassa omfattning, mål och tidpunkten för körningar.
Resource Scheduling Optimization är en tilläggslösning som automatiskt matchar resurser och efterfrågan utifrån kompetens, platser, varaktighet, utlovad tidsperiod och andra faktorer. För platsspecifikt arbete minimerar optimering resultatet övergripande reseavstånd och ger korrekta utförlig uppskattningar av restid. Allt detta är för att förbättra teknikers produktivitet och kundnöjdhet.
RSO svarar också på omplanering och annulleringar och avsändare kan fortfarande manuellt åsidosätta scheman efter behov.
Många företag schemalägger resurstilldelningar en vecka i förväg. Det hemliga receptet är optimeringsområden. Genom att utnyttja kraften i utökningsbara områden för att bryta ned optimeringsscheman i mindre grupper av resurser och krav tillåter Resource Scheduling Optimization att optimera samtidigt.
Mäta lyckad optimering
Vad organisationer väljer att mäta och spåra beror på deras affärsmål. Med färdig optimeringsstatistik kan schemaläggningsanalytiker mäta:
Restid kontra arbetstid per schema
Hur många högprioriterade jobb har schemalagts
Restid och arbetstid per tekniker per dag
Hur många projekt har inte schemalagts
Efter optimeringen kan analytiker granska:
Hur många jobb som har schemalagts om manuellt efter en optimering och varför
Hur många jobb som slutförts per plan
Hur många jobb som annullerats
Resource Scheduling Optimization analys låter schemaläggningsanalytiker jämföra simuleringsresultaten och bestämma det bästa Resource Scheduling Optimization-schemat för bearbetning på natten. Liksom med andra anpassningsfaser måste allt schemalagt arbete vara faktiska arbetsorder som tilldelas och utförs av faktiska tekniker.
Metodtips: manuellt hantera undantag efter optimering
Undantag hanteras av schemaläggaren med manuell och assisterad schemaläggning. Det innebär att skapa eller ändra bokningar för nya krav och justera återstående schema.
Undantagshantering är användbart i följande situationer:
En arbetsorder annulleras och teknikern är tillgänglig mitt på dagen
Teknikern är försenad från föregående arbete och kan inte göra nästa jobb i tid
Teknikern måste göra akut arbete som tilldelas av avsändaren som står i konflikt med andra jobb
Manuellt hantera undantag i fall som dessa:
Dra och släpp akut arbete till de bästa resurserna (matchas genom kompetens eller närhet till jobbet)
Använd schemaläggningsassistenten för att fråga de bästa resurserna för akut arbete
Mer information om schemaläggning på natten finns i avsnittet typer av schemaläggning.
Rekommenderad tid för den här fasen: 1 – 2 veckor
Fas 4: Enkel resursoptimering
Nästa fas är att använda Resource Scheduling Optimization för schemaändringar och undantag. Detta görs med en enkel resursoptimering från schemaläggningstavlan. I stället för att optimera om hela personalstyrkans schema låter enkel resursoptimering rikta dig till den specifika fältteknikerns schema när undantag förekommer. SRO bör utföras av schemaläggaren med stöd från schemaläggningsanalytikern, om det behövs.
I stället för ett ytterligare optimeringsscenario skiljer sig omfattningen för en enskild resursoptimering och avslutas normalt när den aktuella dagen avslutas. Dessutom kan begränsningen schemalägga inom arbetstimmar tas bort från associerade optimeringsmål eftersom det är OK att skjuta bokningar lite ytterligare utanför arbetstid. Ange slutligen ”höga prioritetskrav” som det första målet för att optimera akut arbete först om tillämpligt.
Under den här anpassningsfasen kan analytiker se om manuell schemaläggning eller enkel resursoptimering fungerar bättre (och sedan justera detta) för en enskild resurs schema genom att:
Jämföra resursutnyttjande mellan manuell schemaläggning och automatisk schemaläggning av enkel resursoptimering
Jämföra restid mellan manuell schemaläggning och automatisk schemaläggning av enkel resursoptimering
Jämföra antalet högprioriterat schemalagt arbete med manuell schemaläggning och automatisk schemaläggning av enkel resursoptimering
Referera till avsnittet under SRO för information om dess användning.
Rekommenderad tid för den här fasen: 1 – 2 veckor
Fas 5: Helt automatiserad (Resource Scheduling Optimization)
I denna fas i anpassningen kör Resource Scheduling Optimization scheman under dagen för att optimera om underuppsättningar av övergripande schemat. Beroende på vad du har lärt dig kan systemet konfigureras för att välja rätt omfattning för ny optimering (till exempel optimering utifrån krav, resurser eller bokningar).
Scehmaläggare kan också manuellt utlösa förnyad optimering att köras efter behov.
Schemaläggningsanalytikern leder denna insats med stöd från schemaläggaren. Schemaläggaren ska fortsätta att använda manuell och assisterad schemaläggning med begränsad grund efter behov.
Metodtips: helt automatisk schemaläggning för både över natten och undantag
Akuta fall och undantag kan inträffa när som helst; hur kan vi se till att dessa akuta fall behandlas i tid och samtidigt säkerställa att SLA uppfylls och teknikers effektivitet förblir hög? Metod att definiera smarta optimeringsområden för att hantera dina unika schemaläggningsproblem:
- Definiera ett litet schema med några resurser som vanligtvis hanterar akuta fall.
- Fördefiniera resursvy med ett visst antal resurser eller fördefiniera en resursvy som kan ändras dynamiskt utifrån affärslogik (till exempel en akut flagga på entiteten för den resurs som växlas till/på med ett arbetsflöde).
- Ange ”akut” schema att köras varje timme för att hämta nya akuta krav och flytta om befintliga bokningar. Du kan också använda ett arbetsflöde för att anropa Resource Scheduling Optimization-åtgärden kör nu för att utlösa optimering när akuta fall inträffar. Detta fungerar bara om akuta fall inte ofta har en angiven omfattning.
- Kontrollera att dina nya akuta krav blir schemalagda som förväntat
- Kontrollera att resurser har rimliga vägar baserat på restid och en schemaläggningstavla
Rekommenderad tid för den här fasen: 1 – 2 veckor