Genomgång: Konfigurera och använda ett arbetsflöde för godkännande av inköp

Du kan automatisera processen för att godkänna nya eller ändrade transaktioner, t.ex dokument, journalrader och kundkort, genom att skapa arbetsflöden med stegen för godkännandena i fråga. Innan du skapar godkännandearbetsflöden, måste du skapa en godkännare och ersättningsgodkännare för varje godkännandeanvändare. Du kan också ange godkännares beloppsgränser för att definiera vilka försäljnings- och inköpsposter de är behöriga att godkänna. Godkännandebegäranden och andra kan meddelanden skickas som e-post eller intern anteckning. För varje inställning av godkännandeanvändare kan du också ställa in när de tar emot meddelanden.

Du kan konfigurera och använda arbetsflöden som kopplar affärsprocessuppgifter som ska utföras av olika användare. Systemuppgifter, till exempel automatisk bokföring, kan inkluderas som ett steg i arbetsflöden, före eller efter användaruppgifter. Begära och bevilja godkännande för att skapa eller bokföra nya poster är vanliga arbetsflödessteg. Mer information finns i Arbetsflöden.

Om den här genomgången

I den här genomgången tas följande aktiviteter upp:

  • Ställa in godkännandeanvändare (till exempel ställa in en användare i Windows och i Dynamics 365).
  • Ställa in meddelanden för godkännandeanvändare.
  • Ändra och aktivera ett godkännandearbetsflöde.
  • Starta jobbkön som skickar ut meddelanden.
  • Begära godkännande av en inköpsorder, som Alicia.
  • Ta emot ett meddelande och sedan godkänna begäran, som Sean.

Förutsättningar

Om du vill utföra den här genomgången behöver du demonstrationsföretaget CRONUS.

Situation

Stefan har en superanvändare i CRONUS på sin egen dator.

Han skapar två godkännandeanvändare. En är Alicia som representerar en inköpsagent. Den andra är han själv som representerar Alicias godkännare. Sean ger sig själv obegränsade godkännanderättigheter för inköp och anger sedan att han ska få meddelanden genom intern anteckning så snart som en relevant händelse inträffar. Till slut skapar Sean det önskade godkännandearbetsflödet som en kopia av den befintliga arbetsflödesmallen för Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder och låter alla befintliga händelsevillkor och svarsalternativ vara oförändrade, och aktiverar sedan arbetsflödet.

För att testa godkännandearbetsflödet loggar Stefan först in på Dynamics 365 som Alicia och begär sedan godkännande av en inköpsorder. Sedan loggar Sean in som sig själv, ser anteckningen i sitt rollcenter, följer länken till godkännandebegäran för inköpsordern och godkänner sedan begäran.

Ställa in exempeldata

Du måste skapa en ny användare på den lokala datorn och i Dynamics 365 som representerar Alicia som du sedan vill välja som godkännandeanvändare. Ditt eget användarkonto representerar Sean.

Så här lägger du till Alicia som användare på den lokala datorn

  1. Välj Starta, i rutan Sök bland program och filer anger du Redigera lokala användare och grupper och väljer sedan relaterad länk.
  2. Öppna mappen Användare.
  3. Välj Ny användare på fliken Åtgärder.
  4. Ange Alicia i fältet Användarnamn.
  5. Ange ett giltigt lösenord i fälten Lösenord och Bekräfta lösenord.
  6. Avmarkera kryssrutan Användaren måste ändra lösenordet vid nästa inloggning.
  7. Stäng fönstret Lokala användare och grupper.

Så här lägger du till Alicia som användare i Dynamics 365

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Användare och välj sedan relaterad länk.
  2. I fönstret Windows-användare på fliken Start i gruppen Ny väljer du Ny.
  3. I fönstret användarkort i fältet användarnamn anger du Alicia.
  4. I fältet Windows användarnamn väljer du AssistEdit-knappen.
  5. I fönstret Välj användare eller grupp, i fältet Ange objektnamn som ska väljas skriver du Alicia och väljer knappen Kontrollera namn.
  6. När [DATORNAMN]ALICIA visas i fältet väljer du knappen OK.
  7. På snabbfliken Användarbehörighetsuppsättning, i fältet Behörighetsuppsättning väljer du SUPER.
  8. I fältet Företag väljer du CRONUS International Ltd.
  9. Välj OK.

Ställa in godkännandeanvändare

Genom att använda Windows-användaren som du precis har skapat, ställer du in Alicia som en godkännandeanvändare vars godkännare är du själv. Skapa dina godkännanderättigheter och ange hur och när du får meddelande om godkännandebegäranden.

Så här ställer du in dig själv och Alicia som godkännandeanvändare

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Användarinställningar för godkännande och välj sedan relaterad länk.
  2. I fönstret Användarinställningar för godkännande på fliken Start i gruppen Ny, väljer du Ny.

    Anteckning

    Du måste registrera en godkännare innan du kan ställa in användare som kräver den godkännarens godkännande. Därför måste du ställa in dig själv innan du ställer in Alicia.

  3. Ställ in de två godkännandeanvändarna genom att fylla i fälten enligt beskrivningen i följande tabell.

    Användar-ID Godkännar-ID Obegränsad godkännande för inköp
    [DATORNAMN][DU] Vald
    [DATORNAMN]ALICIA [DATORNAMN][DU]

Ställa in e-postmeddelanden

Ange hur och när du får meddelande om godkännandebegäranden.

Så här ställer du in hur och när du får meddelande

  1. I fönstret Användarinställningar för godkännande väljer du raden för dig själv, och på fliken Start i gruppen Process väljer du Konfigurera meddelanden.
  2. I fönstret Meddelandeinställningar i fältet meddelandetyp anger du godkännande.
  3. Välj fältet Kod för meddelandemall och välj sedan knappen Avancerat.
  4. I fönstret Kod för meddelandemall i fliken Start i gruppen Hantera väljer du Redigera lista.
  5. På raden för godkännandemallen, i fältet Meddelandemetod, ange Notering.
  6. Välj knappen OK.
  7. I fönstret Konfigurera meddelanden på fliken Start i gruppen Process väljer du Meddelandeschema.
  8. I fönstret Meddelandeschema i fältet Förekomst väljer du Omedelbart.
  9. Välj knappen OK.

Skapa godkännandearbetsflödet

Skapa arbetsflödet för godkännande av inköpsorder genom att kopiera stegen från arbetsflödesmallen för Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder. Lämna de befintliga arbetsflödesstegen oförändrade och aktivera sedan arbetsflödet.

Så här skapar och aktiverar du ett arbetsflöde för inköpsordergodkännade

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport gå till Arbetsflöden och välj sedan relaterad länk.
  2. I fönstret Arbetsflöden på fliken Åtgärder i gruppen Allmänt väljer du Skapa arbetsflöde från mall.
  3. Välj Skapa arbetsflöde från mall i gruppen Allmänt på fliken Åtgärder. Fönstret arbetsflödesmallar.
  4. Markera arbetsflödesmallen Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder och välj sedan OK.

    Fönstret Arbetsflöde öppnas för ett nytt arbetsflöde som innehåller all information för den valda mallen. Värdet i fältet Kod utökas med ”-01" för att ange att det är det första arbetsflödet som skapas från arbetsflödesmallen Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder.

  5. I huvudet i fönstret Arbetsflöde markerar du kryssrutan Aktiverad.

Starta en meddelandejobbkö

Se till att en jobbkö i din installation är konfigurerad för att hantera arbetsflödesmeddelanden.

Så här startar du jobbkön MEDDELA

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Jobbköer och välj sedan relaterad länk.
  2. I fönstret Jobbköer väljer du först raden för jobbkön MEDDELA, och på fliken Start i gruppen Process, välj Starta jobbkö.

Använda godkännandearbetsflödet

Använd det nya arbetsflödet för godkännande av inköpsorder genom att först logga in på Dynamics 365 som Alicia för att begära godkännande av en inköpsorder. Logga sedan in som dig själv, visa anteckningen i rollcentret, följ länken till godkännandebegäran och godkänn begäran.

Om du logga in på Dynamics 365 som olika användare använder du funktionen Kör som annan användare.

Så här loggar du in på Dynamics 365 som Alicia

  1. För Dynamics 365-webbklienten använder du skift+högerklick på webbläsarens startknapp för webbsidan, och väljer sedan Kör som en annan användare.

    För Dynamics 365-Windowsklienten använder du skift+högerklick på programmets startknapp för webbsidan, och väljer sedan Kör som en annan användare.

  2. I fönstret Windows-säkerhet anger du [DATORNAMN]ALICIA och det lösenord som krävs.

Så här begär du godkännande av en inköpsorder, som Alicia.

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Inköpsorder och välj sedan relaterad länk.
  2. Markera raden öppen inköpsorder 104001 och på fliken Start i gruppen Hantera väljer du Redigera.
  3. I fönstret Inköpsorder på fliken Åtgärder i gruppen Godkännande, välj Skicka godkännandebegäran.

    Observera att värdet i fältet Status har ändrats till Väntar på godkännande.

  4. Stäng Dynamics 365.

Så här godkänner du inköpsordern, som Sean

  1. Öppna Dynamics 365 som vanligt. Programmet öppnas med dig som användare.
  2. Sök efter ett nytt meddelande från Alicia i Rollcentret i fönstret Mina meddelanden.

    Anteckning

    Även om meddelandets upprepning har ställts in på Omedelbart anländer meddelandet omkring en minut efter att Alicia har skickat godkännandebegäran. Det beror på standardinställningen för återkommandefrekvensen för funktionen Jobbkö.

  3. När meddelandet visas i fönstret Mina meddelanden väljer du värdet Godkännandetransaktion: XX, XX i fältet Sida. Fönstret Begäranden att godkänna öppnas med Alicias begäran om den markerade inköpsordern.

  4. I fönstret Begäranden att godkänna på fliken Start i gruppen Process väljer du Godkänna.

    Värdet i fältet Status på Alicias inköpsorder ändras till Släppt.

Du har nu ställt in och testat ett enkelt godkännandearbetsflöde som baseras på de två första stegen i arbetsflödet Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder. Det är enkelt att utöka arbetsflödet så att det automatiskt bokför Alicias inköpsorder när Sean godkänner den. För att göra det måste du aktivera arbetsflödet Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder, där svaret på en släppt inköpsfaktura är att bokföra den. Först måste du ändra händelsevillkoret i det första arbetsflödessteget från (inköp) Faktura till Order.

Den generiska versionen Dynamics 365 innehåller ett antal arbetsflödesmallar för scenarier som stöds av programkoden. De flesta är för godkännandearbetsflöden. Mer information finns i Arbetsflödesmallar.

Du definierar arbetsflödesvariationer genom att fylla i fält på arbetsflödesrader från fasta listor med händelse- och svarsvärden som representerar de scenarier som stöds av programkoden. (Mer information finns i Så här skapar du arbetsflöde.)

Om ett företagsscenario kräver en arbetsflödehändelse eller ett svar som inte stöds måste en Microsoft-partner implementera dem genom att anpassa applikationskoden. Mer information finns i Genomgång: Genomföra nya arbetsflödeshändelser och svar i hjälpen för utvecklare och IT-proffs.

Se även

Så här konfigurerar du godkännandeanvändare
Konfigurera meddelanden för arbetsflödet
Så här skapar du arbetsflöden
Så här använder du godkännande av arbetsflöden
Arbetsflöde