Avancerade formateringsalternativ i ekonomiska rapporter

När du skapar en rapport inom ekonomisk rapportering blir ytterligare formateringsfunktioner tillgängliga, inklusive filter för dimensioner, begränsningar för kolumner och rapportenheter, icke-utskriftsrader samt IF/THEN/ELSE-utdrag i beräkningar.

I följande tabell beskrivs de avancerade formateringfunktionerna som är tillgängliga när du utformar rapporter.

Funktion Beskrivning
Dimensionsfilter Om du vill ha åtkomst till specifika datauppsättningar kan du använda dimensioner i raddefinitionen och kolumndefinitionen. Många rapporter använder bara radformatets naturliga segment. Du kan dock ändra rader, så att de omfattar dimensionsvärden. Dimensionsfilter i kolumndefinitionen används för att f¨åtkomst till specifika dimensionsvärden.
Rapportenhetsbegränsning Du kan ställa in en rapportrad, så att den bara visar information som är kopplad till en viss rapportenhet.
Icke utskriftsbara rader (NP) Icke utskriftsbara rader är användbara för många rapporter. Om flera beräkningar krävs för att skapa ett värde, kan dessa beräkningar döljas på den utskrivna rapporten. Icke utskriftsbara rader är också bra för felsökning i rapportdesigner och för avancerad cellplacering.
Kolumnbegränsning Kolumnbegränsningen i raddefinitionen är användbar när du vill dölja relevanta värden bara på några rader i rapporten. När procentsatsberäkningar utförs på en rad, förhindrar kolumnbegränsningen totala kolumner eller andra kolumner från att skrivas ut när dessa nummer inte gäller.
Kolumnavbrott Du kan lägga till kolumnavbrott i en raddefinition för att visa rapportinformation parallellt. Du kan lägga till flera kolumnavbrott i en enda raddefinition och kolumnrubriker upprepas högst upp i varje kolumn efter kolumnavbrott. Kommentarer för en rapport visas mellan kolumnavbrotten.
IF/THEN/ELSE-utdrag Du kan ändra definitionen för beräkningar i följd eller en kolumndefinition.

Avancerad cellplacering

Den avancerade cellplaceringen eller framtvingaplaceringen av specifika värden till specifika celler. Exempelvis används ofta framtvinga till att flytta det korrekta saldot i ett kassaflödesutdrag. Du kan använda framtvinga i följande syften:

  • Flytta värden från Microsoft Excel till specifika celler.
  • Hårdkodat specifika detaljvärden till en rapport.
  • Ändra tecken genom att kopiera ett värde från en tidigare cell och att multiplicera det värdet med -1.

Anteckning

I många fall måste du konfigurera din rapportdefinition, så att kolumnberäkningar görs före radberäkningar. Om du vill slutföra den här konfigurationen.

  1. I Report Designer öppnar du rapportdefinitionen.
  2. På fliken Inställningar under Beräkningsprioritetär Utför kolumnberäkningen först och sedan rad.

Designa rapporten

Om du utformar en rapport ska du först skapa alla detaljrader för att säkerställa att värdena dras in som förväntat. Lägg sedan till NP (ingen utskrift) formatåsidosätt för att dölja information som innehåller de senaste värdena.

Viktigt

När du använder formatkoden CAL i raddefinitionen kan du inte söka vidare nedåt bland transaktionsdetaljer.

För framtvingande använder formler följande format: <destinationskolumn>=<ursprunglig kolumn>.<radkod> Separera alla ytterligare placeringar för en rad med komma och mellanslag. Här finns ett exempel: D=C.190 E=C.100

Exempel på avancerade formateringsalternativ

Följande exempel visar hur du öppnar raddefinitionen och kolumndefinition om du vill aktivera en grundläggande kassaflödesrapport (exempel 1) och en statistisk rapport (exempel 2) .

Exempel 1: Grundläggande framtvinga

Följande tabell visar ett exempel på en raddefinition som använder grundläggande framtvingning.

Radkod beskrivning Formatkod Relaterade formler, rader eller enheter Radmodifieringscell Länk till ekonomiska dimensioner
100 Likvida medel vid periodens början (NP) Kontomodifierare = [/BB] +Segment 2 = [1100]
130 Likvida medel vid periodens början CAL C=C.100 F=D.100
160
190

Anteckning

Tomma kolumner har tagits bort från föregående tabell i presentationssyfte: kolumnerna Ersätt format, Normalt saldo, Utskriftskontroll och Kolumnbegränsning visas inte.

Följande tabell visar ett exempel på en kolumndefinition som använder grundläggande framtvingning i raden.

A G C D E F
Rubrik 1
Rubrik 2 A G C D E F
Rubrik 3
Kolumntyp ROW DESC FD FD FD CALC
Bokkod/attributkategori AKTUELL AKTUELL AKTUELL
Räkenskapsår BAS BAS BAS
Period BAS BAS BAS
Täckta perioder PERIODISK YTD/BB YTD
Formel E-D
Kolumnbredd 5 30 14 14 14 14

Exempel 2: Statistiska rapporter

Följande tabell visar ett exempel på en raddefinition som använder framtvingning för en statistisk rapport.

Radkod Beskrivning Formatkod Relaterade formler, rader eller enheter Formatåsidosättning Standardsaldo Länk till ekonomiska dimensioner
50 Statistisk information REM
100 Personalstyrka - USA CAL 4 ###0.;($###0.)
115 Personalstyrka - Internationell CAL 11 ###0.;($###0.)
130
190 USA-försäljningar C +Segment 2 = [41*], Segment 3 = [00]
220 Internationell försäljning C +Segment 2 = [41*], Segment 3 = [01:99]
250
280
310 USA-försäljningar CAL D=C.190,E=C.100,F=(C.100/C.190)
340 Internationell försäljning CAL D=C.220,E=C115,F=(C.220/C.115)

Anteckning

Tomma kolumner har tagits bort från föregående tabell i presentationssyfte: kolumnerna Utskriftskontroll, Kolumnbegränsning och Radmodifierare visas inte.

Följande tabell visar ett exempel på en radkolumn som använder framtvingning för en statistisk rapport.

A B C D E F
Rubrik 1 A B C D E F
Rubrik 2 - - YTD (innevarande år fram till dags dato) Årlig försäljning Personal SEK per person
Rubrik 3
Kolumntyp ROW DESC FD CALC CALC CALC
Bokkod/attributkategori AKTUELL
Räkenskapsår BAS
Period BAS
Täckta perioder YTD
Formel E-D
Kolumnbredd 5 30 14 14 14 14

Begränsa en rad till en specifik rapportenhet

När en rapportrad begränsas till en viss rapportenhet, visar den raden länkade data för den namngivna rapportenheten och ignorera data för andra rapportenheter i rapportträdet. Du kan till exempel skapa en rad som innehåller information för de totala driftskostnaderna för en viss avdelning. Din rapporten kan innehålla dubbla data om rapporten både innehåller ett rapportträd och en raddefinition som har mer än bara det naturliga kontot. Du kan till exempel ha ett rapportträd med de sex avdelningarna i din organisation och du har också en raddefinition som anger en viss kombination av ett konto och en avdelning i raden. När du genererar rapporten skrivs den specifika kombinationen av ett konto och en avdelning ut för varje nivå i rapportträdet, även om den avdelningen kanske inte går att matcha med det som finns i trädet. Detta beteende inträffar eftersom raden åsidosätter vad som normalt filtreras ut av rapportdefinitionen. Ett sätt för att undvika fördubbling av data, är genom att begränsa en rad i en specifik rapportenhet.

Anteckning

Om en rad innehåller dimensioner och du begränsar den raden i en underordnad rapportenhet inkluderas radbeloppet för den underordnade enheten och för dess överordnade enheter, men inget fördubbling inträffar.

Begränsa en radkolumn i en rapportenhet

  1. I Rapportdesignern, klicka på Raddefinitioner och välj sedan en raddefinition för att ändra.
  2. Dubbelklicka på en lämplig Relaterade formler, rader eller enheter-cell.
  3. Markera rapportdefinitionens tilldelade träd i fältet Rapportträd i dialogrutan Val av rapportenhet.
  4. Välj en rapportenhet och klicka sedan på OK. Begränsningen visas i raddefinitionens cell.
  5. Dubbelklicka på cellen i kolumnen Länk till ekonomiska dimensioner i den begränsade raden och ange sedan en länk till det ekonomiska datasystemet.

Välja utskriftskontroll i en raddefinition

Du kan ange utskriftskontrollkoder för varje kolumn genom att använda cellen Utskriftskontroll.

Lägg till utskriftskontrollkoder till en radrapport

  1. Öppna raddefinitionen i Report Designer för att ändra den.
  2. Dubbelklicka på cellen Utskriftskontroll.
  3. I dialogrutan Utskriftskontroll väljer du en utskriftskontrollkod eller trycker och håller ned CTRL-tangenten om du vill markera flera koder i dialogrutan. Du kan också skriva utskriftskontrollkoder direkt i cellen Utskriftskontroll Använd kommatecken för att åtskilja flera utskriftskontrollkoder.
  4. Välj något villkorsstyrda utskriftsalternativ.
  5. Klicka på OK.

Vanliga utskriftskontrollkoder

I tabellen nedan beskrivs de vanliga utskriftskontrollkoderna för en raddefinition.

Skriv ut utskriftskontrollkod Tolkning av utskriftskontrollkoden Beskrivning
NP Icke utskriftsbara rader Förhindra att beloppen i raden skrivs ut i rapporten och exkludera beloppen från beräkningar. Mer information finns i kolumnen direkt i beräkningsformeln om du vill inkludera icke utskriftsbara kolumner i beräkningen. Exempelvis inkluderas den icke utskriftsbara raden 240 i följande formel: 230+240+250. Men den icke utskriftsbara raden 240 inkluderas inte i följande formel: 230:250.
CS Valutasymbol; använd valutaformat i den här raden Inkludera valutasymbolen i alla belopp som inte är procentsatser. Procentsatsvärden tar aldrig emot en valutasymbol.
XD Undertryck raden i kontodetaljrapport Undertryck visningen av konton i kontodetaljrapporter och transaktiondetaljrapporter. Den här utskriftskontrollen är användbar när en rad innehåller flera konton som inte ska anges på kontodetaljrapporten eller transaktiondetaljrapporten.
X0 Undertryck raden om alla nollor Exkludera en rad från rapporten om alla celler i den raden är antingen tomma eller innehåller nollor. Den här utskriftskontrollen är bara meningsfull när alternativet att undertrycka nollsaldo inte markeras i rapportdefinitionen.
B0 Lämna nollkolumner tomma Lämna kolumner tomma i en rad som innehåller nollbelopp.
XR Undertryck ackumulerade Undertryck ackumulerade. Om rapporten använder ett rapportträd, är beloppen i denna rad inte ackumulerade till överordnade noder.
SR Undertryck avrundning Förhindra beloppen i denna rad från att avrundas.
XT Undertryck raden i transaktionsdetaljrapporten Undertryck visningen av transaktioner för transaktiondetaljrapporter. Den här utskriftskontrollen är användbar när en rad innehåller flera konton som inte ska anges på en transaktiondetaljrapport.

Villkorsstyrda utskriftskontrollkoder

I tabellen nedan beskrivs vilkorsstyrda utskriftskontrollkoder för en raddefinition.

Skriv ut utskriftskontrollkod Beskrivning
(ingen) Rensa det villkorsstyrda utskriftsvalet.
DR Skriv endast ut debetsaldona för den här raden.
CR Skriv endast ut kreditsaldona för den här raden.

Cellen Kolumnbegränsning i en raddefinition

Cellen Kolumnbegränsning i en raddefinition har flera syften. Beroende på vilken typ av rad kan du använda cellen Kolumnbegränsning för att ange en av följande funktioner:

  • Cellen kan begränsa utskriften av radbelopp till en viss kolumn. Den här funktionen är praktiskt, om du skapar en balansräkning i tabellform.
  • Cellen kan ange kolumnen med belopp att sortera.

Använda en beräkningsformel i en raddefinition

En beräkningsformel i en raddefinition kan innehålla operatorerna +, -, * och /, samt även uttrycket IF/THEN/ELSE. Dessutom kan gälla en beräkning omfatta enskilda celler och absoluta belopp (faktiska nummer som är inkluderade i formeln). Formeln kan innehålla upp till 1 024 tecken. Beräkningar kan inte tillämpas på de rader som innehåller celler av typen Länk till ekonomiska dimensioner (FD). Du kan emellertid inkludera beräkningar för varandra följande rader, undertrycka utskrift av dessa rader och sedan summera beräkningsraderna.

Operatorer i en beräkningsformel

En beräkningsformel använder mer komplexa operatorer än en radsummaformel. Du kan däremot använda operatorerna * och / tillsammans med de ytterligare operatorerna som ska multiplicera (*) och dividera (/) belopp. Om du vill använda ett intervall eller en summa i en beräkningsformel måste du använda ett @-tecken (@) framför alla radkoder om du inte använder en kolumn i raddefinitionen. Om du till exempel vill lägga till beloppet i rad 100 till beloppet i rad 330, kan du använda radsummeformeln 100+330 eller beräkningsformeln @100+@330.

Anteckning

Du måste använda ett @-tecken för varje radkod som du använder i en beräkningsformel. Annars kan numret läsas som ett absolut belopp. Formeln @100+330 lägger exempelvis till 330 dollar till beloppet i rad 100. När du refererar till en kolumn i en beräkningsformel krävs inget tecken (@).

Skapa en beräkningsformel

  1. I Rapportdesignern, klicka på Raddefinitioner och öppna raddefinitionen för att ändra.
  2. Dubbelklicka på cellen Formatkod och markera sedan CAL.
  3. Skriv in beräkningsformeln i cellen Relaterade formler/rader/enheter.

Exempel på en beräkningsformel för specifika rader

I det här exemplet betyder beräkningsformeln @100+@330 att beloppet på rad 100 läggs till beloppet på rad 330. Radsummeformeln 340 + 370 tillför beloppet på rad 370 till beloppet på rad 340. (Beloppet på rad 370 är beloppet från beräkningsformeln.)

Radkod Beskrivning Formatkod Relaterade formler/rader/enheter Utskriftskontroll Radmodifierare Länk till ekonomiska dimensioner
340 Likvida medel vid periodens början NP BB +Konto=[1100:1110]
370 Likvida medel vid årets början CAL @100+@330 NP
400 Likvida medel vid periodens början TOT 340+370

När definitionen för raden har en formatkod på CAL, och du anger en matematisk beräkning i cellen Relaterade formler/rader/enheter måste du även ange bokstaven för associerade kolumnen och raden i rapporten. Ange till exempel A.120 för att representera kolumn A, rad 120. Alternativt kan du också använda ett snabel-a (@) för att visa alla kolumner. Ange till exempel @120 för att representera alla kolumner i rad 120. En matematisk beräkning som inte har någon kolumnbokstav eller ett snabel-a (@) antas vara ett reellt tal.

Anteckning

Om du använder en etikettradkod för att referera till en rad, måste du använda en punkt (.) som avgränsare mellan kolumnbokstaven och etiketten (t.ex. A.GROSS_MARGIN/A.SALES). Om du använder ett snabel-a (@) krävs ingen avgränsare (till exempel **@GROSS\_MARGIN/@SALES**).

Exempel på en beräkningsformel för en specifik kolumn

I det här exemplet betyder beräkningsformeln E=C.340 att beräkningen i cellen i kolumn C, rad 340, bara utförs på kolumn E.

Anteckning

När du refererar till en kolumn i en beräkningsformel krävs inget tecken (@).

Radkod Beskrivning Formatkod Relaterade formler/rader/enheter Utskriftskontroll Radmodifierare Länk till ekonomiska dimensioner
340 Likvida medel vid periodens början NP BB +Konto=[1100:1110]
370 Likvida medel vid årets början CAL E=C.340 NP
400 Likvida medel vid periodens början TOT 340+370

Ändra ett nummer i valda kolumner

Om du ändrar ett nummer eller en beräkning i en kolumn för en särskild rad men inte vill att andra kolumner i rapporten ska påverkas kan du ange CAL (beräkning) i kolumnen Formatkod i raddefinitionen.

  • Om du vill utföra en beräkning för alla rapportkolumner (FD) anger du inte någon kolumntilldelning.
  • Om du vill begränsa en formel till specifika kolumner anger du kolumnbokstaven, ett likhetstecken (=), och därefter formeln.
  • Du kan ange flera kolumner. När du använder ett @-tecken med en specifik kolumnplacering, är @-tecknet relaterat till raden.
  • Du kan ange flera kolumnformler på en rad. Separera formler genom att använda kommatecken.

Beräkningsexempel

Beräkning Åtgärd som skapas
@130*.75 För varje kolumn multipliceras värdet på rad 130 med 0,75. Resultatet infogas sedan i den aktuella raden för varje kolumn.
B=@130*.75 Samma beräkningen utförs bara på kolumn B.
A,B,C=(@100/@130)*.75 A=(A.100/A.130)*.75 B=(B.100/B.130)*.75 C=(C.100/C.130)*.75

IF/THEN/ELSE-utdrag i en raddefinition

IF/THEN/ELSE-utdrag kan läggas till en giltig beräkning och användas med CAL-formatet. Du anger beräkningsformeln IF/THEN/ELSE i cellen i kolumnen Relaterade formler/rader/enheter. Beräkningsformler med IF/THEN/ELSE använder följande format: IF <sant/falskt-uttryck> THEN <formel> ELSE <formel> The ELSE <formel>-delen av uttrycket är valfri.

IF-utdrag

Utdraget som följer IF-utdraget kan utgöras av alla utdrag som kan utvärderas som sant eller falskt. Utdraget som följer IF-utdraget kan inkludera en enskild utvärdering eller så den kan vara ett komplext utdrag som kan innehålla flera uttryck. Nedan följer några exempel:

  • IF A.200>0 (enkel utvärdering)
  • IF A.200>0 OCH A.200<10,000 (komplext uttryck)
  • IF A.200>10000 ELLER ((A.340/B.1200)*2 <1200) (komplext uttryck som innehåller flera olika uttryck)

Begreppet Perioder i ett IF-utdrag representerar antalet perioder för rapporten. Den termen används vanligtvis för att beräkna ett medelvärde hittills i år. När du kör en rapport för perioden 7 YTD, innebär utdraget B.150/Perioder att värdet i rad 150 i kolumnen B delas med 7.

THEN- och ELSE-formler

Formlerna THEN och ELSE kan vara en giltig beräkning, från mycket enkla värdetilldelningar till komplexa formler. Uttrycket IF A.200>0 THEN A=B.200 betyder exempelvis: "Om värdet i cellen i kolumn A för rad 200 är mer än 0 (noll), ange värdet från cellen i kolumnen B för rad 200 i cellen i kolumn A för den aktuella raden". Det tidigare utdraget IF/THEN sätter ett värde i en kolumn för den aktuella raden. Du kan emellertid också använda ett @-tecken i antingen sant/falskt-utvärderingar eller formeln för att representera alla kolumner. Nedan följer några andra exempel som beskrivs i följande avsnitt:

  • IF A.200 >0 THEN B.200: Om värdet i cellen A.200 är positivt, infogas värdet från cellen B.200 i varje kolumn med den aktuella raden.
  • IF A.200 >0 THEN @200: Om värdet i cell A.200 är positivt, infogas värdet från varje kolumn i rad 200 i motsvarande kolumn i den aktuella raden.
  • IF @200 >0 THEN @200: Om värdet i rad 200 för den aktuella kolumnen är positivt, infogas värdet från rad 200 i samma kolumn i den aktuella raden.

Begränsa en beräkning till en rapportenhet i en raddefinition

Om du vill begränsa en beräkning för en enskild rapporteringsenhet i ett rapportträd, så att det resulterande beloppet inte ackumuleras till en högre nivåenhet, kan du använda koden **@Unit** i cellen Relaterade formler/rader/enheter i raddefinitionen. Koden **@Unit** anges i kolumn B i rapportträdet, Enhetsnamn. När du använder koden **@Unit** ackumuleras inte värdena, men beräkningen utvärderas i varje nivå i rapportträdet.

Anteckning

Om du vill använda denna funktion, måste ett rapportträd associeras till raddefinitionen.

Beräkningsraden kan referera till en beräkningsrad eller till en ekonomisk datarad. Beräkningen registreras i cellen Relaterade formler/rader/enheter i raddefinitionen och den ekonomiska data-typbegränsningen. Beräkningen måste använda en villkorsstyrd beräkning som inleds med en **IF @Unit**-konstruktion. Här följer ett exempel: IF @Unit(SALES) THEN @100 ELSE 0 Denna beräkning innehåller beloppet från rad 100 i varje kolumn av rapporten, men bara för försäljningsenheten (SALES). Om flera enheter kallas FÖRSÄLJNING kommer beloppet att visas i var och en av dessa enheter. Eventuellt kan rad 100 vara en ekonomisk datarad och kan definieras som icke utskriftsbar. I detta fall förhindras beloppet från att visas i alla enheter i trädet. Du kan även begränsa beloppet till en viss kolumn i rapporten, till exempel kolumn H, med hjälp av en kolumnbegränsning om du bara vill skriva ut värdet i den kolumnen i rapporten. Du kan inkludera OR-kombinationer i ett IF-utdrag. Här följer ett exempel: IF @Unit(SALES) OR @Unit(SALESWEST) THEN 5 ELSE @100 Du kan ange en enhet i en begränsning av beräkningstyp på något av följande sätt:

  • Ange ett enhetsnamn om du vill inkludera enheter som matchar. **IF @Unit(SALES)** möjliggör exempelvis beräkningen för alla enheter som bär namnet SALES, även om det finns flera SALES-enheter i rapportträdet.
  • Ange företags- och enhetsnamn för att begränsa beräkningen till specifika enheter i ett visst företag. Ange t.ex. **IF @Unit(ACME:SALES**) för att begränsa beräkningen till försäljningsenheter (SALES) i ACME-företag.
  • Ange den fullständiga hierarkikoden från rapportträdet för att begränsa beräkningen till en viss enhet. Ange till exempel IF @Unit(SUMMARY^ACME^WEST COAST^SALES).

Anteckning

Du hittar den fullständiga hierarkikoden genom att högerklicka i rapportträdsdefinitionen och välja Kopiera rapportenhetens identifierare (H-kod).

Begränsa en beräkning till en rapportenhet

  1. Klicka på Raddefinitioner i Report Designer och öppna den raddefinition som du vill ändra.
  2. Dubbelklicka på cellen Formatkod och markera sedan CAL.
  3. Klicka på cellen Relaterade formler/rader/enheter och ange sedan en villkorsstyrd beräkning som inleds med en **OM @Unit**-konstruktion.

IF/THEN/ELSE-utdrag i en kolumndefinition

Ett IF/THEN/ELSE-utdrag gör att en beräkning är beroende av resultaten från en annan kolumn. Du kan referera till andra kolumner, men du kan inte referera till en rapportcell i IF-utdraget. Alla beräkningar måste tillämpas för hela kolumnen. Uttrycket IF B>100 THEN B ELSE C*1.25 betyder exempelvis "Om beloppet i kolumn B är mer än 100, infoga värdet från kolumn B till kolumn CALC. Om beloppet i kolumn B inte är mer än 100, multiplicerar du värdet i kolumn C med 1,25 och infogar resultatet i kolumn CALC." Följ alltid IF-utdraget med ett logiskt utdrag som kan utvärderas som sant eller falskt. Formlerna som du använder för både THEN-utdraget och ELSE-utdraget kan innehålla referenser till ett valfritt antal kolumner och dessa formler kan vara så komplexa som du vill.

Anteckning

Du kan inte infoga resultaten av en beräkning till någon annan kolumn. Resultaten måste vara i kolumnen som innehåller formeln.