Konfigurera godkännandeprocesser i ett arbetsflöde

  • Artikel

Viktigt

Kunder som använder Personal, funktionen som nämns i den här artikeln är för närvarande tillgängliga både i fristående Dynamics 365 Human Resources och i den sammanslagna Finance-infrastrukturen. Navigeringen kan vara annan än den som angivits när vi gör uppdateringar. Om du behöver hitta en specifik sida kan du använda Sök.

Använd följande procedur när du vill konfigurera egenskaperna för godkännandeprocessen.

Högerklicka godkännandesteget i arbetsflödesredigeraren och klicka sedan på Egenskaper för att öppna formuläret Egenskaper om du vill godkänna en godkännandeprocess.

Namnge godkännandeprocessen

Följ dessa steg om du vill ange ett namn för godkännandeprocessen.

  1. Klicka på Grundinställningar i det vänstra fönstret.
  2. Ange ett unikt namn för godkännandeprocessen i fältet Namn.

Ange när systemet ska agera automatiskt på dokumentet

Du kan konfigurera systemet att vidta automatiska åtgärder för dokumentet om vissa villkor uppfylls. Systemet kan till exempel godkänna utgiftsrapporter med totala belopp som understiger 1 000 kronor. Följ dessa steg för att ange när systemet vidtar en åtgärd för dokumentet.

  1. Klicka på Automatiska åtgärder i det vänstra fönstret.

  2. Markera kryssrutan Aktivera automatiska åtgärder.

  3. Klicka på Lägg till villkor.

  4. Ange ett villkor.

  5. Ange vid behov ytterligare villkor.

  6. Slutför följande steg för att bekräfta att de villkor som du har angett har ställts in korrekt:

    1. Klicka på Testa för att öppna formuläret Testa arbetsflödesvillkor.
    2. Markera en post i området Validera villkor i formuläret.
    3. Klicka på Ja. Systemet utvärderar posten i syfte att avgöra om den uppfyller villkoren som du angett.
    4. Klicka på OK eller Avbryt för att återgå till formuläret Egenskaper.

  7. I listan Automatisk slutförandeåtgärd väljer du den åtgärd som systemet ska vidta för dokumentet.

Ange när meddelanden ska skickas

Du kan skicka meddelanden till andra när ett dokument har godkänts, avvisats, delegerats eller eskalerats, eller när en ändring har begärts. Följ dessa steg för att ange när meddelanden skickas och vem de skickas till.

  1. Klicka på Meddelanden i det vänstra fönstret.

  2. Markera kryssrutan bredvid händelserna för att skicka meddelanden för:

    • Delegera – När ett dokument har tilldelats till en annan användare för godkännande.
    • Eskalera – När den tilldelade användaren inte har agerat på ett dokument vid angiven tidpunkt.
    • Godkänn – När ett dokument har godkänts.
    • Avvisa – När ett dokument har avvisats.
    • Begär ändring – När den tilldelade användaren har begärt en ändring av ett dokument som skickats in.

  3. Välj raden för en händelse som du valde i steg 2.

  4. Klicka på fliken Meddelandetext.

  5. Ange meddelandetexten i textrutan.

  6. Om du vill göra texten mer personlig kan du även infoga platshållare som ersätts med lämplig information när de visas för användarna. Följ dessa steg när du vill infoga en platshållare:

    1. Klicka på den plats i textrutan där platshållaren ska visas.
    2. Klicka på Infoga platshållare.
    3. Välj önskad platshållare i listan som visas.
    4. Klicka på Infoga.

  7. Klicka på Översättningar för att lägga till översättningar av meddelandet. Följ dessa steg i formuläret som visas:

    1. Klicka på Lägg till.
    2. I listan som visas väljer du det språk som du skriver texten i.
    3. I textrutan Översatt text anger du texten.
    4. Om du vill anpassa texten kan du infoga platshållare.
    5. Klicka på Stäng.

  8. Klicka på fliken Recipient.

  9. Ange till vem som meddelandena ska skickas. I följande register väljer du ett av alternativen, och följer sedan de ytterligare stegen för detta alternativ innan du går vidare till steg 10.

    Alternativ Meddelandemottagare Ytterligare steg
    Deltagare Användare som tilldelas en specifik grupp eller roll
    1. Klicka på fliken Role basednär du har markerat Participant.
    2. Välj den grupp- eller rolltyp som du vill skicka meddelanden till i listan Typ of participant.
    3. Välj den grupp eller roll som du vill skicka meddelanden till i listan Deltagare.
    Användare av arbetsflöde Användare som deltar i det aktuella arbetsflödet
    1. Klicka på fliken Arbetsflödesanvändar när du har valt Arbetsflödesanvändar.
    2. Välj en användare som deltar i arbetsflödet i listan Arbetsflödesanvändar.
    Användare Specifika användare
    1. Klicka på fliken Användare när du har valt Användare.
    2. Markera de användare som du vill skicka meddelanden till, och flytta sedan dessa användare till listan Markerade användare:.

  10. Upprepa stegen 3 till och med 9 för varje enskild händelse som du valde i steg 2.

Ange den slutliga godkännaren

Om du vill kräva ytterligare godkännande om användaren som skickade dokumentet godkänner det, kan du ange en slutlig godkännare för godkännandesteget.

  1. I arbetsflödesredigeraren och klicka sedan på Egenskaper för att öppna formuläret Egenskaper om du vill godkänna en godkännandeprocess.
  2. Klicka på Avancerade inställningar i det vänstra fönstret.
  3. Markera rutan Använd slutlig godkännare.
  4. I listan ska du välja en användare som slutlig godkännare.

Hindra avsändaren från att godkänna steg i arbetsflödet

Om du vill förhindra användarna att skicka dokument för godkännande från att godkänna dokument själva, gör du så här:

  1. Gå till Systemadministration > Arbetsflöde > Arbetsflödesparametrar > Allmän > Godkännare.
  2. Uppdatera inställningen Tillåt inte godkännande av avsändare i arbetsflödet till Ja.

Som standard ställs det in på Nej och användarna kan godkänna dokumentet om de inkluderas i godkännandestegens tilldelningsinställningar.

Om arbetsflödet ställs in på Tillåt inte godkännande av avsändare och inkluderar godkännandesteg med en slutlig godkännare, bekräfta att den slutliga godkännaren inte är en användare som vanligtvis skickar dokument till arbetsflödet, eftersom de inte kommer att kunna slutföra godkännandet.

Ange en tidsgräns

Följ dessa steg om den manuella processen måste slutföras inom en viss tid.

Notering

De alternativ som du väljer i dessa steg åsidosätter alternativen som du valde i områdena Assignment och Escalation för respektive godkännandesteg.

  1. Klicka på Avancerade inställningar i det vänstra fönstret.

  2. Markera kryssrutan Ange en tidsgräns för arbetsflödeselementelement.

  3. Ange när godkännandeprocessen måste vara slutförd i fältet Duration. Välj ett av följande alternativ:

    • Timmar – Ange det antal timmar inom vilket godkännandeprocessen senast måste ha slutförts. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
    • Dagar – Ange det antal dagar inom vilket godkännandeprocessen senast måste ha slutförts. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
    • Weeks – Ange det antal veckor inom vilket godkännandeprocessen senast måste ha slutförts.
    • Months – – Välj dag och vecka då godkännandeprocessen senast måste vara slutförd. Du kanske till exempel vill att godkännandeprocessen ska ha slutförts senast på fredagen i den tredje veckan i månaden.
    • År – Välj dag, vecka och månad då godkännandeprocessen senast måste vara slutförd. Du kanske till exempel vill att godkännandeprocessen ska ha slutförts senast på fredagen i den tredje veckan i december.

  4. Om tidsgränsen överskrids, utför systemet åtgärden i dokumentet. I listan Åtgärd väljer du den åtgärd som ska vidtas i systemet.

Ange vilka åtgärder som är tillgängliga för användaren

När ett dokument tilldelas en användare för godkännande, måste användaren vidta åtgärder för dokumentet. Följ dessa steg för att ange vilka åtgärder som användaren kan vidta för det inskickade dokumentet.

  1. Klicka på Avancerade inställningar i det vänstra fönstret.
  2. Markera kryssrutan Godkänn om du vill att användaren ska kunna godkänna dokumentet.
  3. Markera kryssrutan Avvisa om du vill att användaren ska kunna avvisa dokumentet.
  4. Markerakrysstura Begär ändring om du vill att användaren ska kunna begära ändringar i dokumentet.
  5. Markera kryssrutan Delegera om du vill att användaren ska kunna tilldela dokument till andra användare för godkännande.

Notering

Kryssrutan Aktivera åtgärder från arbetslistan i Enterprise Portal stöds inte längre.

Konfigurera godkännandestegen

En godkännandeprocess består av godkännandesteg. Slutför följande procedur för att lägga till steg i godkännandeprocessen och konfigurera stegen.

  1. Dubbelklicka på godkännandeprocessen i arbetsflödesredigeraren. Arbetsflödesredigeraren visar stegen för godkännandeprocessen.
  2. Dra steget från området Arbetsflödeselement till arbetsytan för att lägga till ett godkännandesteg.
  3. Se Konfigurera godkännandesteg i ett arbetsflöde för att konfigurera ett godkännandesteg.