Förstå och felsöka autosvar (OOF)

Det kan vara lite svårt att svara på frågor om frånvarande. Hur fungerar de? Varför levereras de ibland inte till andra användare, och vad gör du om de inte gör det? I den här artikeln beskrivs svar på bitar och delar av OOF utifrån perspektivet hos en Exchange Online-konfiguration. Men mycket av den här diskussionen gäller även för en lokal konfiguration.

(Om du någonsin har undrat varför "Frånvarande" förkortas som "OOF" istället för "OOO" kan du läsa det här blogginlägget).

Vad är autosvar?

Svar – eller automatiska – är inkorgsregler som konfigureras av klienten i användarens postlåda. OOF-regler är serverbaserade regler. Därför utlöses de oavsett om klienten körs.

Automatiska svar kan konfigureras på följande sätt:

Administratörer kan konfigurera autosvar från administratörsportalen för M365 för användarnas räkning.

Om automatiska svar är aktiverade skickas bara ett svar till varje avsändare även om en mottagare får flera meddelanden från en avsändare.

Förutom att använda de inbyggda OOF-funktionerna i klienten kan användare ibland använda regler för att skapa ett frånvarande meddelande när de är borta.

Som standard använder Exchange Online Protection högriskleveranspoolen (HRDP) för att skicka autosvar. Det beror på att autosvar är meddelanden med lägre prioritet.

Typer av OOF-regler

Det finns tre typer av OOF-regler:

  • Internt
  • Extern
  • Kända avsändare (kontaktlista)

Dessa regler anges individuellt i användarens postlåda. Varje regel har en tillhörande meddelandeklass och namn. Regelnamnet lagras i egenskapen PR_RULE_MSG_NAME. I följande tabell visas meddelandeklassen och namnet som är kopplade till varje OOF-regel.

Skriv Meddelandeklass PR_RULE_MSG_NAME
Internt IPM. rule.version2.message Microsoft.Exchange.OOF.KnownExternalSenders.Global
Extern IPM. rule.version2.message Microsoft.Exchange.OOF.AllExternalSenders.Global
Kända avsändare IPM. ExtendedRule.Message Microsoft.Exchange.OOF.KnownExternalSenders.Global

Anteckning

Förutom OOF-reglerna har andra regler (till exempel skräppostregeln) också IPM. ExtendedRule.Message message class. Variabeln MSG_NAME avgör hur regeln används.

Information om OOF-regler

Alla inkorgsregler kan visas med hjälp av verktyget MFCMapi enligt följande:

  1. Logga in på verktyget .
  2. Markera den profil som är kopplad till postlådan som harOF-regler
  3. Högst upp i informationsarkivet väljer du Inkorgen och högerklickar sedan på Öppna associerad innehållstabell.

OOF-regler i MFCMapi:

Skärmbild av OOF-regler i MFCMapi.

Mallar för OOF-regler i MFCMapi:

Skärmbild 1 av regelmallar för OOF i MFCMapi.

Svarshistorik för OOF

Ett svar som inte finns skickas en gång per mottagare. Listan över mottagare som svar från OOF skickas till lagras i OOF-historiken, som rensas antingen närof-läget ändras (aktiverat eller inaktiverat) eller när OOF-regeln ändras. OOF-historik lagras i användarens postlåda och kan visas med hjälp av verktyget MFCMapi på: Freebusy Data > PR_DELEGATED_BY_RULE.

Skärmbild 2 av regelmallar för OOF i MFCMapi.

Anteckning

Om du vill skicka ett svar till avsändaren varje gång i stället för bara en gång kan du använda serversvar med ett specifikt meddelande i stället för att använda OOF-regeln. Den här alternativa regeln skickar ett svar varje gång ett meddelande tas emot.

Felsöka OOF-problem

I följande avsnitt beskrivs några av de scenarier där AUTOSVAR inte skickas till avsändaren. De innehåller möjliga korrigeringar och några vanligare OOF-konfigurationsproblem som du kan ha upplevt.

Om ett svar inte verkar ha skickats för alla användare i klientorganisationen är det oftast en transportregel som inte kan besvaras. Kontrollera alla transportregler som kan gälla för den aktuella postlådan med hjälp av steg 2 i den här artikeln.

Om du misstänker ett leveransproblem kan du köra en meddelandespårning från Office 365-klientorganisationen. För meddelanden utan meddelande blir avsändaren av det ursprungliga meddelandet mottagaren under spårningen. Du bör kunna avgöra om OOF-svaret har utlösts och skickats till en extern eller intern mottagare. Meddelandespårningen anger tydligt om en transportregel blockerarOF-svaret.

Det finns ett scenario som är värt att markera när det gäller transportregler som blockerar AUTOSVAR. Vi antar att du har flyttat MX-posten till ett skydd mot skräppost från tredje part. Du har skapat en transportregel för att avvisa alla e-postmeddelanden som skickas från en annan IP-adress än skräppostprogrammet från tredje part.

Transportregeln ser ut ungefär så här:

Beskrivning:

Om meddelandet: Tas emot från "Utanför organisationen"
Gör följande: avvisa meddelandet och ange en förklaring av att du inte får > MX-posten. med statuskoden: '5.7.1'
Förutom om meddelandet: sender ip addresses belong to one of these ranges: '1xx.1xx.7x.3x'
ManuallyModified: False
SenderAddressLocation: Envelope

Eftersom OOF-regler har en tom (<>) retursökväg, matchar OOF-regeln oväntat transportregeln och OOF-svar blockeras.

Du kan åtgärda problemet genom att ändra transportregelegenskapen "Matcha avsändaradress i meddelande" till "Sidhuvud eller kuvert" så att kontrollerna även utförs mot fälten Från (kallas även "Sidhuvud från"), Avsändare eller Svara till. Mer information om villkoren för e-postflödesregel finns i avsnittet "Avsändare" i den här artikeln.

Skärmbild 3 av regelmallar för OOF i MFCMapi.

Inställningen JournalingReportNdrTo-postlåda

Om den aktuella postlådan är en som har konfigurerats under inställningen skickas inga svar JournalingReportNdrTo för den postlådan. Dessutom kan journalföring av e-postmeddelanden påverkas. En rekommenderad metod är att skapa en dedikerad postlåda för JournalingReportNdrTo inställningen. Alternativt kan du ange en extern adress för den dedikerade postlådan.

Mer information om hur du löser problemet finns i den här artikeln.

SMTP-adress för vidarebefordran är aktiverad för postlådan

Om den aktuella användarpostlådan har SMTP-vidarebefordran aktiverad genereras inga OOF-svar. Det här kan checkas in på någon av följande platser:

  • I användarens postlådeinställningar i klienten (t.ex. OWA):

    Skärmbild av SMTP-adress för vidarebefordran.

  • I PowerShell:

    Get-Mailbox -Identity Daniel | fl DeliverToMailboxAndForward, ForwardingSmtpAddress, ForwardingAddress
    

    Skärmbild av hur du kontrollerar SMTP-adress för vidarebefordran med PowerShell.

  • I Användaregenskaper i M365-portalen:

    Skärmbild av hur du kontrollerar vidarebefordran av SMTP-adress via portalen.

Mer information om hur du löser problemet finns i den här artikeln.

Svarstyp för OOF som anges på fjärrdomäner

Du måste vara uppmärksam på vilken svarstyp som har ställts in på fjärrdomäner eftersom det påverkar OOF-svaret. Om konfigurationen av svarstypen OOF är felaktig kanske inget svar skapas alls.

Det finns fyra OOF-svarstyper:

  • Extern
  • ExternalLegacy
  • InternalLegacy
  • Ingen

Mer information om dessa OOF-typer finns i posten AllowedOOFType i avsnittet "Parameters" i Set-RemoteDomain.

Du kan kontrollera svarstypen OOF från Fjärrdomäner för Exchange Admin > > Center-e-postflöde.

Skärmbild av OOF-svarstyp med hjälp av portalen.

Alternativt kan du köra följande PowerShell-cmdlet:

Get-RemoteDomain | ft -AutoSize Name, DomainName, AllowedOOFType

Skärmbild av OOF-svar med PowerShell.

Anta att du har en hybridorganisation som innehåller postlådor som finns både i Exchange lokalt och Exchange Online. Som design skickas endast externa meddelanden i det här scenariot till lokal Exchange om AllowedOOFType är inställt på Extern. Om du vill skicka interna OOF-meddelanden till Exchange lokalt i en hybridmiljö måste du ange AllowedOOFType till InternalLegacy.

Du har också alternativet på postlådekonfigurationsnivån (Extern oavvislighet: Känt) för att skicka externa OOF-svar endast till personer som visas som dina kontakter. Kommandot för att kontrollera konfigurationen är följande:

Get-MailboxAutoReplyConfiguration daniel | fl ExternalAudience

Skärmbild av kontroll av OOF-svarskonfiguration med Hjälp av PowerShell.

Fjärrdomän blockerar OOF-svar

En annan inställning för fjärrdomäner är en inställning som du använder för att tillåta eller förhindra meddelanden som är automatiska svar från klientprogram för e-post i din organisation.

Detta finns i Fjärrdomäner för e-postflöde i > Administrationscenter > för Exchange.

Skärmbild av OOF-svarsblockering med hjälp av portalen.

Alternativt kan du köra följande PowerShell-cmdlet:

Get-RemoteDomain | ft -AutoSize Name, DomainName, AutoReplyEnabled

Skärmbild av OOF-svarsblockering med PowerShell.

Anteckning

Om värdet för inställningen är falskt skickas inga autosvar till användare i den domänen. Den här inställningen har företräde framför automatiska svar som konfigureras på postlådenivå eller över OOF-typ (som diskuterats tidigare). Tänk på att false är standardvärdet för nya fjärrdomäner som du skapar och även för den inbyggda fjärrdomänen "Default" i Exchange Online.

Om e-postmeddelandet markeras som skräppost och skickas till skräppost genereras inget automatiskt svar alls

Det här är ganska förklarande.

Meddelandespårning visar leveransfel

När du undersöker ett OOF-svarsproblem kan du hitta följande felpost i meddelandespårningen:

"550 5.7.750 Tjänsten är inte tillgänglig. Klienten har blockerats från att skicka från oregistrerade domäner".

Om du hittar den här posten bör du kontakta Microsoft Support för att ta reda på varför det oregistrerade domänblocket framtvingades.

Ytterligare problem med OOF

Följande problem kan också hända när du skapar, konfigurerar eller hanterar autosvar.

Ett gammalt eller duplicerat OOF-meddelande skickas

Om ett gammalt eller duplicerat OOF-svar skickas kontrollerar du om det finns en duplicerad inkorgsregel och tar bort den om du hittar ett sådant.

Om det inte finns någon ytterligare inkorgsregel kan problemet också uppstå om historiken för OOF når gränsen. OOF-historiken har en begränsning på 10 000 poster. Om tröskelvärdet nås kan nya användare inte läggas till i historiklistan. I det här fallet kommer AUTOSVAR att fortsätta skickas till mottagare som inte redan finns i listan – ett svar för varje meddelande som skickas av mottagarna. Alla användare som redan finns i listan får inte dubbla OOF-svar.

Lös problemet med någon av följande metoder.

Metod 1

  1. Ta bort OOF-regler och OOF-regelmallarna från postlådan. Information om hur du hittar reglerna finns i avsnittet Information om OOF-regler.
  2. Inaktivera och återaktivera funktionen OOF för postlådan.
  3. Kontrollera igen om FUNKTIONEN FRÅNVARANDE fungerar som förväntat och att symptom inte inträffar.

Metod 2

Om metod 1 inte löser problemet tar du bort OOF-svarshistoriken.

  1. Inaktivera automatiska svar i Outlook om det är aktiverat och avslutar Outlook.

  2. Logga in på MFCMapi-verktyget och välj Verktyg > Alternativ.

  3. Markera följande kryssrutor:

    • Använd flaggan MDB_ONLINE när OpenMsgStore anropas
    • Använd flaggan MAPI_NO_CACH när du ringer OpenEntry
  4. Välj > Sessionsinloggning.

  5. Välj Outlook-profilen för postlådan och dubbelklicka för att öppna den.

  6. Expandera rotbehållaren och välj sedan Ledig data.

  7. I kolumnen Andra namn högerklickar du på den PR_DELEGATED_BY_RULE som har taggen 0x3FE30102, pekar på Redigera som ström och väljer sedan Binär.

  8. Markera all text i rutan Ström (binär) och ta bort den.

Två olika OOF-meddelanden skickas

Om två olika OOF-meddelanden skickas, och du inte hittar någon ytterligare inkorgsregel, är boven sannolikt en OOF-regel i Outlook-klienten. Om du vill söka efter och ta bort en sådan regel gör du så här:

  1. Välj Arkiv Autosvarsregler i > Outlook-klienten. >

  2. Väljof-regeln och välj sedan Ta bort regel.

    Ta bort regeln för autosvar

Autosvar kan inte aktiveras och ett felmeddelande tas emot

När du försöker komma åt automatiska svar från Outlook-klienten får du följande felmeddelande:

"Dina inställningar för autosvar kan inte visas eftersom servern inte är tillgänglig just nu. Försök igen senare."

Följ de här stegen för att begränsa problemet:

  • Kontrollera att EWS-protokollet är aktiverat för postlådan. Svar från OOF förlitar sig på det här protokollet. (Observera att det kan ta flera timmar innan protokollet återaktiveras.)

  • Aktivera OOF-funktionen genom att köra följande cmdlet:

    Set-MailboxAutoReplyConfiguration <identity> -AutoReplyState Enabled
    
  • Kontrollera om FUNKTIONEN FRÅNVARANDE fungerar som förväntat.

  • Om problemet kvarstår granskar du regelkvoten för postlådan:

    Get-mailbox -identity <mailbox> | fl RulesQuota
    

    Skärmbild av kontroll av postlådans identitet.

    Som standard har parametern RulesQuota maxvärdet 256 kB (262 144 byte). Detta bestäms av storleken på reglerna, inte antalet regler.

  • Ta bort OOF-regler och OOF-regelmallarna från postlådan. Information om hur du hittar reglerna finns i avsnittet Information om OOF-regler. När du har tagit bort reglerna kan du återaktivera FUNKTIONEN FRÅNVARANDE och sedan testa igen.

Ett automatiskt svar skickas även om OOF är inaktiverat

I vissa fall skickas inga meddelanden trots att funktionen är inaktiverad. Det här kan inträffa om regeln skapas manuellt med hjälp av mallen för utanför kontor.