Steg 4 – Ge en annan anställd tillgång OneDrive och Outlook data

När en anställd lämnar organisationen ska du komma åt deras OneDrive och Outlook, backa dem och välja om du vill ge dem till en annan anställd.

Få tillgång till en tidigare anställds OneDrive dokument

Om du tar bort en användares licens men inte tar bort kontot kan du ge dig själv åtkomst till innehållet i användarens OneDrive. Om du tar bort användarens konto har du som standard 30 dagar på dig att få åtkomst till den tidigare användarens OneDrive data. Lär dig hur du anger OneDrive bevarande för borttagna användare. Om du inte återställer ett användarkonto inom den tiden tas OneDrive bort användarens innehåll.

Om du vill bevara en tidigare OneDrive måste du först ge dig själv åtkomst till deras OneDrive och sedan flytta de filer du vill behålla.

  1. I administrationscentret går du till sidan Användare > Aktiva användare.

  2. Välj en användare.

  3. På sidan med användaregenskaper väljer du OneDrive. Under Få åtkomst till filer väljer du Skapa länk till filer.

  4. Klicka på länken för att öppna filens plats. Ladda ned filerna till datorn eller välj Flytta till eller Kopiera för att flytta eller kopiera dem till din egen OneDrive eller till ett delat bibliotek.

Anteckning

Du kan flytta eller kopiera upp till 500 MB filer och mappar i taget.
När du flyttar eller kopierar dokument som har versionshistorik flyttas bara den senaste versionen.

Du kan också ge en annan användare åtkomst till en tidigare anställds OneDrive.

  1. Logga in i administrationscentret som global administratör eller SharePoint administratör.

    Om du får ett meddelande om att du inte har behörighet att komma åt administrationscentret har du inte administratörsbehörighet i organisationen.

  2. I den vänstra rutan väljer du Administrationscenter > SharePoint. (Eventuellt måste du välja Visa alla för att listan över administrationscenter ska visas.)

  3. Om det klassiska SharePoint administrationscentret visas väljer du Öppna nu högst upp på sidan för att SharePoint administrationscentret.

  4. I det vänstra fönstret väljer du Fler funktioner.

  5. Under Användarprofiler väljer du Öppna.

  6. Under Personer väljer du Hantera användarprofiler.

  7. Ange den tidigare anställdes namn och välj Sök.

  8. Högerklicka på användaren och välj sedan Hantera webbplatssamlingens ägare.

  9. Lägg till användaren i Administratörer för webbplatssamlingar och välj Ok.

  10. Användaren kommer nu att kunna komma åt den tidigare anställdas e-OneDrive via URL-OneDrive.

Återkalla administratörsåtkomst till en användares OneDrive

Du kan ge dig själv åtkomst till innehållet i en användares OneDrive, men du kanske vill ta bort åtkomsten när du inte längre behöver den.

  1. Logga in i administrationscentret som global administratör eller SharePoint administratör.

    Om du får ett meddelande om att du inte har behörighet att komma åt administrationscentret har du inte administratörsbehörighet i organisationen.

  2. I den vänstra rutan väljer du Administrationscenter > SharePoint. (Eventuellt måste du välja Visa alla för att listan över administrationscenter ska visas.)

  3. Om det klassiska SharePoint administrationscentret visas väljer du Öppna nu högst upp på sidan för att SharePoint administrationscentret.

  4. I det vänstra fönstret väljer du Fler funktioner.

  5. Under Användarprofiler väljer du Öppna.

  6. Under Personer väljer du Hantera användarprofiler.

  7. Ange användarens namn och välj Sök.

  8. Högerklicka på användaren och välj sedan Hantera webbplatssamlingens ägare.

  9. Ta bort den person som inte längre behöver åtkomst till användarens data och välj sedan OK.

Komma åt Outlook för en tidigare anställds användare

Om du vill spara e-postmeddelanden, kalender, uppgifter och kontakter för den tidigare anställda exporterar du informationen till en Outlook (.pst).

  1. Lägg till den tidigare anställdas e-postadress i ditt Outlook (Om du återställer användarens lösenord kan du ställa in det på något som bara du känner till.)

  2. I Outlook väljer du Arkiv.

    Så här ser menyfliksområdet ut i Outlook 2016.

  3. Välj Öppna & export > Import/Export.

    Import/Export i Backstage-vyn.

  4. Välj Exportera till en fil och välj sedan Nästa.

    Alternativet Exportera till en fil i Import-/exportguiden.

  5. Välj Outlook (.pst) och välj sedan Nästa.

  6. Välj det konto som du vill exportera genom att välja namn eller e-postadress, till exempel Postlåda – Anna Weiler eller anne@contoso.com. Om du vill exportera allt på ditt konto, inklusive e-post, kalender, kontakter, uppgifter och anteckningar markerar du kryssrutan Inkludera undermappar.

    Anteckning

    Du kan exportera ett konto i taget. Om du vill exportera flera konton upprepar du stegen efter att ett konto exporterats.

    Dialogrutan Outlook Exportera datafil med den översta mappen markerad och Inkludera undermappar markerat.

  7. Välj Nästa.

  8. Välj Bläddra och välj var du vill spara Outlook datafilen (.pst). Skriv ett filnamn och välj sedan OK för att fortsätta.

    Anteckning

    Om du har exporterat tidigare visas den förra mappsökvägen och filnamnet. Skriv in ett annat filnamn innan du väljer OK.

  9. Om du exporterar till en befintlig Outlook-datafil (.pst) anger du vad du vill göra under Alternativ när du exporterar objekt som redan finns i filen.

  10. Välj Slutför.

Outlook påbörjar exporten direkt om du inte skapar en ny Outlook-datafil (.pst) eller använder en lösenordskyddad fil.

  • Om du skapar en Outlook-datafil (.pst) kan du skydda filen med ett lösenord. När dialogrutan Outlook datafil visas anger du lösenordet i rutorna Lösenord och Bekräfta lösenord och väljer sedan OK. Skriv lösenordet Outlook i dialogrutan Ändra datafilslösenord och välj sedan OK.

  • Om du exporterar till en befintlig Outlook-datafil (.pst) som är lösenordsskyddad skriver du lösenordet i dialogrutan lösenord för Outlook-datafil och väljer sedan OK.

Se hur du exporterar eller säkerhetskopierar e-post, kontakter och kalender till Outlook .pst-fil i Outlook 2010.

Anteckning

Som standard är din e-post tillgänglig offline under en period på 12 månader. Om det behövs kan du se hur du kan öka de data som är tillgängliga offline.

Ge en annan användare åtkomst till en tidigare anställds e-post

Om du vill ge åtkomst till e-postmeddelanden, kalender, uppgifter och kontakter hos den tidigare anställde till en annan anställd importerar du informationen till en annan anställds e-Outlook inkorg.

Anteckning

Du kan också konvertera den tidigare användarens postlåda till en delad postlåda eller vidarebefordra en tidigare anställds e-post till en annan anställd.

  1. Gå Outlook öppna Öppna export i > & Import/Export > .

    När du gör det startas Import-/exportguiden.

  2. Välj Importera från ett annat program eller en fil och välj sedan Nästa.

    Import-/exportguiden.

  3. Välj Outlook (.pst) och välj Nästa.

  4. Bläddra till .pst-filen som du vill importera.

  5. Välj hur dubbletter ska hanteras under Alternativ

  6. Välj Nästa.

  7. Om datafilen (.pst) har Outlook ett lösenord anger du lösenordet och väljer sedan OK.

  8. Ange alternativen för importen av objekten. Vanligtvis behöver du inte ändra standardinställningarna.

  9. Välj Slutför.

Anteckning

Stegen förblir desamma för åtkomst till en befintlig användares e-OneDrive och e-postdata.

Tips

Om du bara vill importera eller återställa ett fåtal objekt från en Outlook-datafil (.pst) kan du öppna den Outlook datafilen. I navigeringsfönstret drar du sedan objekten från mapparna Outlook datafil till dina befintliga Outlook mappar.

Lägga till och ta bort administratörer i OneDrive-konto (artikel)

Återställa en borttagna OneDrive (artikel)

OneDrive och borttagning (artikel)

Dela OneDrive filer och mappar