Om delade postlådor
Delade postlådor används när flera personer behöver åtkomst till samma postlåda, t. ex. företagsinformation eller supportens e-postadress, receptionen eller andra funktioner som kan delas av flera personer.
Användare som har behörighet till gruppens postlåda kan skicka som eller skicka för postlådans e-postadress om administratören har gett dig behörighet att göra det. Det här är särskilt användbart för postlådor i hjälp och support eftersom användare kan skicka e-post från "contoso support" eller "Byggnad As reception".
Innan du börjar
Innan du skapar en delad postlådafinns det några saker du bör känna till:
Licenser: Den delade postlådan kan lagra upp till 50 GB data utan att du behöver tilldela en licens till den. Därefter måste du tilldela postlådan en licens för att kunna lagra mer data. Mer information om licensiering av delade postlådor finns i Exchange Online Begränsningar. När en delad postlåda når lagringsgränsen kommer du att kunna ta emot e-post ett tag till, men du kommer inte att kunna skicka ny e-post. Därefter slutar den att ta emot e-post. De som skickar e-post till postlådan får ett meddelande om utebliven leverans.
Användarbehörigheter: Du måste ge användare behörighet (medlemskap) att använda den delade postlådan. Det är bara personer i organisationen som kan använda en delad postlåda.
Externa användare: Du kan inte ge personer utanför företaget (t.ex. har ett Gmail-konto) åtkomst till den delade postlådan. Om du vill göra det kan du skapa en grupp för Outlook i stället. Mer information finns i Skapa en Microsoft 365 grupp i administrationscentret.
Använd med Outlook: Förutom att använda Outlook på webben från webbläsaren för att komma åt delade postlådor kan du också använda appen Outlook för iOS eller Outlook för Android. Mer information finns i Lägga till en delad postlåda i Outlook mobil. Ett annat alternativ är att skapa en grupp för den delade postlådan. Mer information finns i Jämföra grupper.
Kryptering: Du kan inte kryptera e-post som skickas från en delad postlåda. Det beror på att en delad postlåda inte har ett eget säkerhetssammanhang (användarnamn/lösenord) och kan därför inte tilldelas en nyckel. Om fler än en person är medlem och de skickar/tar emot e-postmeddelanden som de krypterat med sina egna nycklar kanske andra medlemmar kan läsa e-postmeddelandet och andra kanske inte, beroende på vilken offentlig nyckel e-postmeddelandet krypterades med.
Konvertering av postlåda: Du kan konvertera användarpostlådor till delade postlådor. Se Konvertera en användarpostlåda till en delad postlåda.
Administratörsroller: Användare med globala administratörs- Exchange administratörsroller kan skapa delade postlådor.
Prenumerationskrav: Om du vill skapa en delad postlåda måste du prenumerera på ett Microsoft 365 för företag-abonnemang som innehåller e-Exchange Online posttjänsten. E Microsoft 365-applikationer för affärsverksamhet prenumerationen omfattar inte e-post. Microsoft 365 Business Standard även e-post.
Logga in: En delad postlåda är inte avsedd för direkt inloggning via det associerade användarkontot. Du bör alltid blockera inloggning för det delade postlådekontot och behålla det blockerat.
För många användare: Om det finns för många användare som samtidigt ansluter till en delad postlåda (högst 25 rekommenderas) kan det hända att de inte kan ansluta till den här postlådan eller har inkonsekvenser som meddelanden som dupliceras i utkorgen. I det här fallet kan du minska antalet användare eller använda en annan arbetsbelastning, till exempel en Microsoft 365 grupp eller en offentlig mapp.
Meddelandeborttagning: Det går tyvärr inte att hindra andra från att ta bort meddelanden i en delad postlåda. Det enda sättet runt det här är att skapa en Microsoft 365 grupp i stället för en delad postlåda. En grupp i Outlook som en delad postlåda. En jämförelse mellan de två finns i Jämföra grupper. Mer information om grupper finns i Läs mer om grupper.
Multi-Geo I en miljö med flera geografiska miljöer måste delade postlådor licensieras på samma sätt som en användarpostlåda är licensierad. Observera att granskning av flera geopostlådor inte stöds. Om en användare till exempel har tilldelats behörighet att komma åt en delad postlåda på en annan geo plats loggas inte postlådeåtgärder som utförs av den användaren i granskningsloggen för postlådan för den delade postlådan.
Anteckning
För att komma åt en delad postlåda måste användaren Exchange Online en licens, men den delade postlådan kräver ingen separat licens. Alla delade postlådor har ett motsvarande användarkonto. Lade du märke till att du inte behövde ange något lösenord när du skapade den delade postlådan? Kontot har ett lösenord, men det genereras av systemet (okänt). Du bör inte använda kontot för att logga in på den delade postlådan. Utan licens är delade postlådor begränsade till 50 GB. För att öka storleksgränsen till 100 GB måste den delade postlådan tilldelas en licens Exchange Online abonnemang 2. Licensen Exchange Online abonnemang 1 Exchange Online - arkivering en tilläggslicens ökar bara storleken på arkivpostlådan. Det här gör det också möjligt att aktivera automatiskt expanderande arkivering för ytterligare lagringskapacitet. Om du vill skapa bevarande av juridiska skäl för en delad postlåda måste den delade postlådan ha en licens från Exchange Online abonnemang 2 eller en Exchange Online abonnemang 1-licens med en Exchange Online - arkivering-tilläggslicens. Om du vill använda avancerade funktioner som Microsoft Defender för Office 365, Advanced eDiscovery eller automatiska bevarandeprinciper måste den delade postlådan vara licensierad för dessa funktioner.
Relaterat innehåll
Skapa en delad postlåda (artikel)
Konfigurera en delad postlåda (artikel)
Konvertera en användarpostlåda till en delad postlåda (artikel)
Ta bort en licens från en delad postlåda (artikel)
Lösa problem med delade postlådor (artikel)