E-postsamarbete
Microsoft 365 samarbete genom grupper i Outlook, distributionslistor (kallas även distributionsgrupper), delade postlådor och gemensamma mappar. Alla dessa alternativ har ett unikt syfte, en unik användarupplevelse och unika funktioner. Vilka alternativ du bör använda beror på vad användarna behöver kunna göra och vilka verktyg din organisation tillhandahåller.
Sammanfattning av samarbetsalternativen
I den här tabellen beskrivs de olika samarbetsalternativ som finns tillgängliga för dig.
| Samarbetsverktyg | Beskrivning |
|---|---|
| Grupper i Outlook |
En delad arbetsyta som fungerar i alla program i Microsoft 365. Innehåller en delad inkorg, kalender och OneDrive för företag-webbplats för att lagra filer. Användare kan skapa, hitta och gå med i grupper i Outlook direkt från sin e-post eller kalender. Nya och befintliga användare med en Exchange Online eller en Microsoft 365-prenumeration kan använda Grupper i Outlook. |
| Delad postlåda |
En postlåda där vissa användare kan läsa och skicka e-postmeddelanden samt dela en gemensam kalender. Delade postlådor kan även fungera som en allmän e-postadress (till exempel info@contoso.com eller sales@contoso.com) som kan användas för att ställa frågor om ditt företag. När behörigheten Skicka som är aktiverad skickas alla e-postmeddelanden från den delade postlådan med den allmänna adressen (t.ex. sales@contoso.com). |
| Distributionslista (kallas även distributionsgrupp) |
Används för att distribuera e-postmeddelanden till två eller flera personer samtidigt. Distributionsgrupper kallas också e-postaktiverade distributionsgrupper. En distributionsgruppsvariant, en så kallad dynamisk distributionsgrupp, är ett e-postaktiverat Active Directory-gruppobjekt som används för att skicka e-post till en stor och föränderlig grupp mottagare. Exakt vem som får meddelandet bestäms av filter och villkor som du anger, till exempel alla medlemmar med ett visst språk eller alla heltidsanställda. Microsoft 365 Grupper i Outlook är en bättre lösning för samarbete än distributionsgrupper. Mer information finns i Varför du bör uppgradera dina distributionslistor till grupper i Outlook och Migrera distributionslistor till Microsoft 365 Groups. |
| offentlig mapp |
Gemensamma mappar är utformade för delad åtkomst och är ett enkelt och effektivt sätt att samla in, organisera och dela information med andra personer i organisationen. I gemensamma mappar ordnas innehåll i en djup hierarki som är lätt att bläddra i och alltid visas Outlook i mappvyn. En offentlig mapp kan vara e-postaktiverad och läggas till som medlem i distributionsgruppen. E-post som skickas till distributionsgruppen läggs automatiskt till i den gemensamma mappen för arkivering eller senare referens. Gemensamma mappar ger också enkel dokumentdelning när du inte har en SharePoint Online-prenumeration. |
Vilket samarbetsverktyg bör du använda?
I följande tabell får du en snabb överblick över de olika typerna av grupper och förklarar när och hur du använder dem med olika samarbetsfunktioner.
| Grupper i Outlook | Distributionslistor | Delade postlådor | Gemensamma mappar | |
|---|---|---|---|---|
| Används av vem? |
Användare som vill ha en samarbetsyta för sina gruppmeddelanden, sina filer och sin kalender, som är integrerad med de tjänster som de redan använder (Outlook Web App, OneDrive för företag) |
Användare som behöver skicka e-post till en grupp mottagare med ett gemensamt intresse eller en gemensam egenskap. |
Delade postlådor är ett bra sätt att hantera kundernas e-postfrågor eftersom flera personer i organisationen kan dela på ansvaret att övervaka postlådan och svara på frågor. Dina kundfrågor får snabbare svar och relaterade e-postmeddelanden lagras i en postlåda. Ombud som arbetar på uppdrag av en virtuell identitet, t.ex. support@contoso.com. Ombuden kan svara på e-post iklädda den delade postlådans identitet. |
Med rätt behörighet kan alla i organisationen komma åt och söka i offentliga mappar. De är perfekta för e-postarkivering eller för att dela dokument. |
| Idealisk gruppstorlek |
ANY |
STÖRSTA |
MINSTA |
STÖRSTA |
| Access |
Exchange Online och användare |
I distributionsgrupper måste medlemmarna läggas till manuellt. I dynamiska distributionsgrupper läggs medlemmarna till baserat på filtreringskriterier. |
Användarna kan beviljas Full behörighet och/eller Skicka som-behörighet. Om de har Full behörighet måste användarna också lägga till den delade postlådan i sin Outlook-profil för att få åtkomst till den delade postlådan. |
Tillgänglig för alla i organisationen |
| Delad kalender |
Ja |
Nej |
Ja |
Ja |
| Kommer e-posten till användarens personliga inkorg? |
Nej. Användarna kan prenumerera på en grupp och sedan vidarebefordra alla gruppmeddelanden till sin inkorg. |
Ja. Alla medlemmar i distributionsgruppen får e-post till sin inkorg. |
Nej. E-post skickas till inkorgen i den delade postlådan. |
Nej. E-post skickas till den offentliga mappen. |
| Kompatibla klienter |
Outlook 2016 Outlook 2013 (vidarebefordran när du abonnerar) Outlook Web App Outlook 2010 (vidarebefordran när du abonnerar) Outlook 2007 (vidarebefordran när du abonnerar) |
Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook Web App outlook 2010 Outlook 2007 |
Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook Web App outlook 2010 Outlook 2007 |
Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook Web App outlook 2010 Outlook 2007 |
Relaterade artiklar
Använda Microsoft 365 grupper i stället för webbplatspostlådor