Konfigurera fillagring och fildelning i Microsoft 365
Ett av de bästa sätten att konfigurera fillagring och delning för ditt företag är att använda OneDrive och en gruppwebbplats tillsammans. Det här är bra om du har ett litet företag med några få anställda.
Titta: Här lagrar du filer i Office 365
Om den här videon har hjälp dig kan du ta en titt på denfullständiga utbildningsserien för småföretag och de som är nya för Microsoft 365.
Microsoft 365 lagring och hantering av dokument
OneDrive är utformat för enskild användning, med tillfällig delning av filer.
En gruppwebbplats är utformad för att dela och samarbeta om filer regelbundet. En gruppwebbplats är perfekt för att lagra filer som har delat ägarskap där flera personer äger filerna och kan samarbeta i dem. Skapa ett Microsoft-team för att lägga till en gruppwebbplats. Mer information finns i Skapa ett team i Teams.
Både OneDrive och gruppwebbplatser ger dig och dina anställda åtkomst överallt.

Här är rekommendationer för vad du ska lagra på varje plats när du använder OneDrive och gruppwebbplatser tillsammans:
| Lagringsplats | Vad är det för | Vad jag kan lagra här |
|---|---|---|
| OneDrive | Att lagra innehåll i OneDrive är som att lagra filer på datorn. Ingen annan kan enkelt komma åt dem. Mer information finns i Vad är OneDrive för företag? |
Företagsfiler som andra gruppmedlemmar inte behöver samarbeta i eller ha tillgång till regelbundet. |
| SharePoint-gruppwebbplatser |
Samarbete. När du skapar en Microsoft 365-grupp (till exempel i Administrationscenter för Microsoft 365, i Outlook eller genom att skapa ett team i Microsoft Teams) skapas en SharePoint-gruppwebbplats för den gruppen. På samma sätt skapas en SharePoint gruppwebbplats från startsidan i SharePoint eller från det nya administrationscentret för SharePoint också en Microsoft 365 grupp. Mer information finns i Vad är en SharePoint gruppwebbplats? och Skapa en gruppwebbplats i SharePoint Online. |
Filer som har delat ägarskap. Vi rekommenderar separata gruppwebbplatser för varje arbetsenhet i organisationen. Skapa till exempel en separat gruppwebbplats för att hålla personal- och ekonomidokument privata för en liten grupp. |
Anteckning
SharePoint har även andra typer av webbplatser som du kan använda för ditt företag. Du kan använda kommunikationswebbplatser i intranätet för att publicera information för en bred målgrupp. Och du kan använda navplatser för att ansluta webbplatser i ditt intranät.
Börja använda OneDrive och din gruppwebbplats
Teammedlemmar kan lagra sina egna filer i OneDrive
Varje person på företaget som har en tilldelad Microsoft 365 (och SharePoint Online vald) får OneDrive lagringsutrymme i molnet. De kan lagra företagsrelaterade filer här för åtkomst från valfri enhet, och de är bara tillgängliga för den användaren. De kan till exempel lagra utkast, mötesanteckningar eller manuskriptet till en demo som de ska leverera.
Anställda kan också dela OneDrive och mappar. Om en anställd är borta eller lämnar företaget kan andra komma åt delade filer som lagras OneDrive (OneDrive i gruppmappdelning).
Här visar vi hur varje person i gruppen kan konfigurera och OneDrive dela filer.
Gå till Administrationscenter för Microsoft 365och logga in med ditt användarnamn och lösenord.
I appstartaren väljer du OneDrive.
I OneDrive kan gruppmedlemmarna lagra sina egna företagsrelaterade filer. Du kan dela antingen enskilda filer eller en hel mapp. Välj en fil eller mapp, högerklicka och välj sedan Dela.

På sidan Skicka länk lämnar du standardalternativet Alla som har länken kan visa och redigera.
Skriv namn eller e-postadresser till de gruppmedlemmar som du vill ska ha åtkomst till mappen, och lägg eventuellt till ett meddelande.
Om du vill att din egen kopia av e-postmeddelandet ska skickas lägger du till din e-postadress i listan.

När du har angett vem du vill dela med väljer du Skicka. E-postmeddelandet skickas omedelbart till personerna som du bjuder in.

Så här ser e-postmeddelandet ut.

Upload filer till en gruppwebbplats för samarbete online
Gruppwebbplatser har en plats för filarkiv, ett så kallat dokumentbibliotek.
Här är stegen för att lägga till filer:
På gruppwebbplatsens startsida väljer du Dokument i den vänstra navigeringsmenyn. Då kommer du till ditt Dokumentbibliotek.
När du är inloggad på en Microsoft 365 du öppna Windows från Aktivitetsfältet eller någon annan plats. Gå till de filer du vill ladda upp till gruppwebbplatsen.
Markera de filer du vill ladda upp till gruppwebbplatsen och dra dem sedan till dokumentbiblioteket.
När du är klar har filerna lagrats både på gruppwebbplatsen och datorn.
Du kan ta bort filerna från datorn. I nästa steg, Synkronisera onlinefiler med din PCeller Mac, ska du skapa en ny plats för filerna på datorn.
Om du har ett stort antal filer eller stora filer att ladda upp till gruppwebbplatsen kan du läsa de här tipsen om hur du laddar upp stora eller många filer till ett bibliotek.
Om du behöver mer lagringsutrymme kan du läsa Ändra lagringsutrymme för din prenumeration.
Synkronisera onlinefiler med din PC eller Mac
Nu när du har filer på gruppwebbplatsen kan du konfigurera dem så att de synkroniseras med PC eller Mac. På så sätt kan du arbeta med filerna från din PC eller Mac i stället för att arbeta i Microsoft Edge, Chrome eller en annan webbläsare. Det är också bra att ha en version av filerna synkroniserade på datorn när du behöver tillgång till en fil och inte är ansluten till Internet.
När du har ställt in filer så att de synkroniseras med datorn synkroniseras de automatiskt när du är ansluten till Internet.
Så här synkroniserar du filer på gruppwebbplatsen med datorn:
På gruppwebbplatsens startsida väljer du Dokument i den vänstra navigeringsmenyn. Då kommer du till dokumentbiblioteket.
Tips
När du synkroniserar filer på gruppwebbplatsen synkroniserar du varje filbibliotek på webbplatsen, inte hela webbplatsen.
Välj Synkronisera för att synkronisera alla filer. Eller bläddra till den mapp du vill synkronisera.
Om du uppmanas att byta app väljer du Ja. OneDrive är processen som utför synkroniseringen.
Om du sedan får en konfigurerad OneDrive loggar du in med ditt arbets- eller skolkonto.

Om du ännu inte har synkroniserat OneDrive kan du se skärmen Det här är OneDrive mappen. Kontrollera sökvägen till mappen OneDrive finns här. Välj Ändra plats om du vill använda en annan sökväg och välj sedan Nästa.

Filerna på gruppwebbplatserna visas i den vänstra rutan i Utforskaren under namnet på din organisation. Filerna i OneDrive visas under "OneDrive - <Name of Organization> "

Testa synkroniseringen genom att öppna en fil i teamets mapp på datorn. Gör en ändring och välj sedan Spara.
Metodtips för fillagring och delning
Här är några tips för hur du får ut mesta OneDrive eller din SharePoint gruppwebbplats.
Rekommendationer om fillagring och samarbete för andra typer av småföretag
Enmansföretag: OneDrive att lagra dina filer och dela dem med kunder efter behov.
Samägarskap: Båda ägarna använder OneDrive dela filer fram och tillbaka.
Företag med externa kunder eller partner som behöver åtkomst till filer : Skapa en ny gruppwebbplats för att lagra och dela dokument som är avsedda för en viss kund. Konfigurera webbplatsen så att endast den kunden får åtkomst. Sedan behöver du inte oroa dig för att en kund av misstag får tillgång till information som är avsedd för en annan kund.
Hålla privata filer privata
När du sparar en fil OneDrive bara du kan komma åt den, såvida du inte delar den med andra. När du delar filer kan du välja att skapa en länk som kan vidarebefordras eller att dela med bara vissa personer. Du kan även skapa separata mappar i OneDrive för olika ändamål, till exempel offentliga, personliga eller för enskilda projekt. Varje mapp kan delas med en annan person eller grupp eller inte delas alls.
Mer information om delning finns i Dela filer och mappar med Microsoft 365.
Spåra hur mycket lagringsutrymme du har kvar
Information om hur mycket lagringsutrymme du har kvar i OneDrive finns i Hantera OneDrive för företag lagringsutrymme.
Vilka filer kan lagras i OneDrive och på en gruppwebbplats?
Du kan ladda upp nästan alla typer av filer, men vissa filnamn och tecken i filnamn tillåts inte. Mer information finns i Ogiltiga filtecken och filtyper i OneDrive för företag.
Aktivera eller inaktivera lagringstjänster från tredje part
Du kan aktivera lagring från tredje part för användarna i Microsoft 365 så att de kan lagra och dela dokument via tjänster som Dropbox utöver OneDrive och gruppwebbplatser. Det kan vara ett bra sätt att erbjuda tjänster som användarna kanske redan använder eller föredrar att använda för olika projekt. Om du inte vill att användare i organisationen som använder Office kan öppna filer i en tredjepartstjänst följer du dessa steg för att inaktivera den.
Viktigt
Tredjepartslagring är aktiverat som standard, så du måste utföra de här stegen direkt om du inte vill att det ska vara tillgängligt för användarna.
Logga in i administrationscentret.
Gå till Inställningar > inställningar för organisationen.
På fliken Tjänster väljer du Office på webben.
Markera eller avmarkera kryssrutan om du vill aktivera eller inaktivera lagring från tredje part och välj sedan Spara ändringar.
Nästa steg
Anpassa gruppwebbplatsen för fillagring och delning. I den här stegvisa självstudieguiden får du se hur du kan dra nytta av fler funktioner för lagring och samarbete.
Konfigurera Office-appar på surfplattor och telefoner. Du behöver göra detta så att du kan redigera filer som är lagrade i OneDrive och på gruppwebbplatser från din surfplatta eller telefon. Om du inte installerar Office för surfplattan eller telefonen kan du visa filerna men inte redigera dem.
Relaterat innehåll
Lägga till lagringsutrymme för din prenumeration (artikel)
Dela filer och mappar med Microsoft 365 (video)
Anpassa gruppwebbplatsen för fillagring och delning (artikel)