Lägga till personal i bokningarAdd staff to Bookings

På sidan personal i bokningar kan du skapa en bemannings lista och hantera personalens medlems uppgifter, till exempel namn, telefonnummer och e-postadress.The Staff page in Bookings is where you create your staffing list and manage staff member details such as name, phone number, and email address. Du kan också ange arbets tid för varje medlem i personalen.You can also set working hours for each staff member from here.

Anteckning

Bokningar är som standard aktiverade för kunder som har Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 a3 eller Microsoft 365 A5.Bookings is turned on by default for customers who have the Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 A3, or Microsoft 365 A5 subscriptions. Bokningar är också tillgängliga för kunder som har Office 365 Enterprise E3 och Office 365 Enterprise, E5, men det är inaktiverat som standard.Bookings is also available to customers who have Office 365 Enterprise E3 and Office 365 Enterprise E5, but it is turned off by default. Kom igång genom att läsa få till gång till Microsoft-bokningar.To get started, see Get access to Microsoft Bookings. Om du vill aktivera eller inaktivera uppslagning kan du läsa Aktivera och inaktivera en organisation.To turn Bookings on or off, see Turn Bookings on or off for your organization.

Lägga till personalAdd staff

Även om det är en funktion i Microsoft 365, men alla dina anställda måste ha ett Microsoft 365-konto.Although Bookings is a feature of Microsoft 365, not all of your staff members are required to have a Microsoft 365 account. Alla tjänste medlemmar måste ha en giltig e-postadress så att de kan ta emot bokningar och schemalägga ändringar.All staff members must have a valid email address so they can receive bookings and schedule changes.

Titta på den här videon eller följ stegen nedan för att lägga till din personal.Watch this video or follow the steps below to add your staff.

  1. Gå till sidan hantera personal och välj Lägg till personalGo to the Manage staff page and select Add staff

  2. Välj knappen Lägg till personal .Select the Add Staff button.

  3. När du lägger till personal från klient organisationen skriver du deras namn i fältet Lägg till personer och markerar dem när de visas i den nedrullningsbara menyn.When adding staff from within your tenant, type their name in the Add people field and select them when they appear in the drop-down menu. De övriga fälten fylls i automatiskt.The other fields will automatically populate.

    När du har lagt till en personal medlem kan du redigera namnet som visas i alla bokförings kommunikationer genom att välja x bredvid personens namn och redigera fältet Lägg till personer .Once a staff member is added, you can edit the name that appears on all Bookings communications by selecting the x next to their name and editing the Add people field. Det kan vara praktiskt om du vill att personalen ska ha en särskild titel eller ett namn som visas för kunder, till exempel att lista Adele Vance som "Dr. Vance, MD."This can be useful if you would like staff members to have a specific title or name displayed for customers, such as listing Adele Vance as “Dr. Vance, MD.”

  4. För att lägga till personal från en klient organisation, fyller du i deras e-post och annan information manuellt.To add staff from outside of your tenant, manually fill in their email and other information.

    Anteckning

    Personal utanför din klient organisation kan inte dela med dig av ledig/upptagen-information med bokningar.Staff from outside your tenant will not be able to share free/busy information with Bookings.

  5. För varje anställd väljer du en roll: administratör, visnings program eller gäst.For each staff member, select a role: Administrator, Viewer, or Guest.

    • Administratörer kan redigera alla inställningar, lägga till och ta bort personal och skapa, redigera och ta bort bokningar.Administrators can edit all settings, add and remove staff, and create, edit, or delete bookings.
    • Visnings program kan se alla kalendrar i kalendern, men de kan inte ändra eller ta bort dem.Viewers can see all the bookings on the calendar, but they can’t modify or delete them. De har skrivskyddad åtkomst till inställningar.They have read-only access to settings.
    • Gäster kan tilldelas till bokningar, men de kan inte öppna post lådan.Guests can be assigned to bookings, but they can’t open the booking mailbox.
  6. Välj meddela all personal via e-post när en bokning som har tilldelats till dem skapas eller ändras för att aktivera e-postaviseringar.Select Notify all staff via email when a booking assigned to them is created or changed to enable staff emails. Följande är ett exempel på e-post:The following is an example email:

    Skicka e-post från en avisering

  7. Välj händelser i Office 365-kalendern påverkar tillgänglighet om du vill att ledig/upptagen-informationen från personal medlemmarnas kalendrar ska påverka tillgängligheten för boknings tjänster via bokningar.Select Events on Office 365 calendar affect availability if you want the free/busy information from staff members’ calendars to impact availability for bookings services through Bookings.

    Om en anställd till exempel har ett grupp möte eller en personlig avtalad tid som är schemalagd för 3pm på en onsdag visar bokningarna att personal medlemmen inte är tillgänglig under den tiden.For example, if a staff member has a team meeting or a personal appointment scheduled for 3pm on a Wednesday, Bookings will show that staff member as unavailable to be booked in that time slot. Den tiden visas som upptagen eller preliminärt i kalendervyn, enligt exemplet nedan.That time will appear as busy or tentative in the Bookings calendar view, as shown in the below example.

    En vy av kalendern i kalender

Viktigt

Vi rekommenderar starkt att du lämnar den här inställningen (den är aktive rad som standard) för att undvika dubbel bokföring och för att optimera tillgänglighet för dina anställdas medlemmar.We highly recommend leaving this setting on (it is turned on by default) to avoid double-bookings and to optimize the availability of your staff members.

  1. Välj Använd kontors tid för att ställa in alla bookable tiden för att personalen bara ska vara inom den kontors tid som du har angett i avsnittet Business-tid på sidan företags information.Select Use business hours to set all bookable times for your staff members to be only within the business hours that you set in the Business hours section on the Business Information page.

    Genom att avmarkera den här rutan kan personalen få anpassade timmar som är ytterligare begränsad när de kan bokas.By deselecting this box, staff can be given custom hours that further limit when they can be booked. Det här är användbart för scenarier där en anställds medlem bara kan finnas på webbplatsen tisdagar och Wednesdays, eller de är avvecklade sina morgon för en typ av avtalade tider och deras eftermiddagar för andra typer.This is helpful for scenarios where a staff member may only be on site Tuesdays and Wednesdays, or they dedicate their mornings for one type of appointments and their afternoons for other types.