Vanliga frågor och svar om Microsoft Bookings

Allmän

Vad är Microsoft Bookings?

Microsoft Bookings är en Microsoft 365-app som gör det enkelt att schemalägga och hantera avtalade tider. Bookings innehåller en webbaserad bokningskalender och integrerar med Outlook för att optimera personalens kalender, vilket gör att dina kunder kan boka en tid som passar dem bäst. Automatiska e-postmeddelanden minskar antalet program inte visas, och organisationer sparar tid med en minskning av återkommande schemaläggningsuppgifter. Med Bookings kan du enkelt genomföra virtuella avtalade tider via Skype eller Microsoft Teams, och hjälper dig att hantera den dagliga schemaläggningen via appen Bookings i Teams. Med inbyggd anpassningsförmåga har Bookings utformats för att tillgodose behoven hos flera delar av organisationen.

Hur använder jag Microsoft Bookings?

Bookings är en onlinetjänst så du behöver inte ladda ned något. Gå bara till app-väljaren i Microsoft 365 webbgränssnittet. Administratörer kan också använda Bookings-kompletterande app för att hålla sig informerad om den senaste informationen om kunder och deras avtalade tider.

Vem har du tillgång till Microsoft Bookings?

Bookings är tillgängligt och aktivt som standard för kunder Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 Business Standard, F1, F3, A3, A5, E3 och E5 över hela världen. Bookings finns även i Office 365 som drivs av 21Vianet.

Kommer mina kunder att se min personliga kalender eller företagskalender?

Dina kunder kan bara se den Bookings-kalender som du publicerar online för de tjänster, tider och personal som du väljer att registrera.

Hur ändrar jag ett bookbart attribut under Hantera personal?

När anställda lades till fick de ett e-postmeddelande för att acceptera eller avvisa begäran. De kan öppna samma e-postmeddelande och välja Avvisa så att de inte kan bokas. Det finns för närvarande inget sätt att växla detta från appen.

Hur får slutanvändarna åtkomst till bookings-appen?

Alla som har licens för Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 Business Standard, A3, A5, E3, E5, F1, F3 eller läggs till som anställd i antingen administratörs- eller visningsrollerna kan komma åt Bookings i app-väljaren i webbupplevelsen i Microsoft 365. Det finns även en medföljande app för iOS och Android.

Kan jag använda Bookings på min egen webbplats?

Ja. Vi tillhandahåller ett sätt för dig att bädda in din Bookings-kalender på din webbplats via en iFrame. Länk med inbäddningskod finns på fliken för sidan Bookings i appen Bookings.

Kan jag använda Bookings även om jag inte har en webbsida för mitt företag?

Ja. Vi tillhandahåller en länk till din bokningssida på fliken Bokning i webbappen. Du behöver bara ge den länken till dina kunder eller klienter så ser de den senaste tillgänglighetsinformationen för ditt företag. Alternativt kan du dela bokningssidan i sociala medier eller använda inbäddningsfunktionen för att lagra den i en iFrame. Du kan också styra vem som kan komma åt sidan genom att inaktivera direktindexering av sökmotor och begränsa åtkomsten till endast de inom organisationen.

Kan IT-avdelningen styra om slutanvändare kan komma åt Bookings?

Bookings finns som standard i Microsoft 365 Business Premium-, Microsoft 365 Business Standard-, M365 A3-/A5- och E3/E5-klientorganisation, men administratörer kan inaktivera det i Administrationscenter för Microsoft 365 om de vill. Följ de här anvisningarna om du vill göra det.

Om en kund vill inaktivera åtkomsten till Bookings för vissa kvalificerade licenser i klientorganisationen kan de antingen använda en grupprincip för att begränsa licenser eller implementera en OWA-postlådeprincip som begränsar vem som kan skapa nya Bookings-kalendrar.

Om du använder en OWA-postlådeprincip för att inaktivera åtkomsten till Bookings har alla användare en licens för Bookings, men när de försöker komma åt appen lyckas de bara om de är en del av principen eller om de har lagts till i en befintlig Bookings-kalender som personal. Information här i avsnittet "Tillåt endast vissa användare att skapa bookings-kalendrar".

Är Bookings anpassningsbar?

Ja, Bookings är anpassningsbart och kan användas för olika scenarier. När du ska konfigurera en kalender i Bookings kan många aspekter av den webbaserade schemaläggningssidan, din företagsinformation, personalinformation, tjänsttyper och schemaläggningsprinciper anpassas.

Finns alla funktioner i den ursprungliga Bookings-webbappen i Microsoft Teams?

En enkel version av Bookings finns nu som en app i Teams. Mer information om den finns i Översikt över bookings-appen i Teams. Det finns djupa länkfunktioner för att komma ut i webbappen, och efter installationen kan du använda Bookings varje dag utan att lämna Teams. Information flödar över plattformar.

Är Bookings ett litet företagserbjudande eller ett Enterprise-erbjudande eller både och?

Bookings är en idealisk lösning för både företags- och småföretagkunder i olika branscher. Användningsfall omfattar:

  • Finansiella tjänster

    • samråd
    • bank- och försäkringstjänster
    • skattedeklaration
  • Personalavdelningen

    • kandidatintervjuer
    • onboarding
    • hjälp om förmåner
    • utbildning och seminarier
  • Sjukvård

    • patientbesök
    • provider-to-provider-samarbete
    • insurance consults
  • Myndigheter & offentlig sektor

    • domstolsförhandling och domstolsföre rätt
    • offentliga tjänster
    • avtalade tider på avdelningen
  • Education -- K-12

    • föräldrarmöten
    • school town hall
    • besök hos studentrådgivare
  • Education – Högre Ed

    • kontorstid
    • ing
    • elevtjänster
    • registrera dig för prov
  • Detaljhandel

    • assisterad shopping
    • schemaläggning av leverantörer
    • designtjänster
  • Allmänna behov för företag och småföretag

    • kund- och kundmöten
    • teknisk support
    • juridisk granskning
    • anläggningar

Priser och licenser

Hur får jag Microsoft Bookings?

Bookings är tillgänglig med följande prenumerationer:

  • Office 365: A3, A5, E3, E5, F1, F3
  • Microsoft 365: A3, A5, E3, E5, F1, F3, Business Standard, Business Premium. Du kan använda Bookings med en iOS- och Android-kompletterande app. Bookings är inte tillgängligt som en fristående app. Outlook Web App eller Outlook på webben måste vara aktiverat för att använda Bookings, eftersom den lagrar data Outlook.

En Bookings-licens ger tillgång till alla funktioner i produkten, inklusive att skapa och hantera kalendrar. Det gör det också möjligt för användare att visa och redigera befintliga kalendrar när dessa användare läggs till som personal med en administratörs- eller visningsroll.

Måste jag migrera mitt e-postkonto från min nuvarande leverantör till Microsoft 365?

Du kan behålla din nuvarande leverantör, men Bookings skickar alla aviseringar till e-postadressen som används i Microsoft 365 postkontot.

Kan mina anställda använda Bookings utan ett Microsoft 365 konto?

Ja. Du kan lägga till din personal med valfri e-postadress så att de fortfarande får e-postbekräftelsen och kalenderbjudningar när någon bokar en tid med dem.

Kan jag skapa fler än en Bookings-kalender under samma Microsoft 365 och växla mellan dem?

Ja. Du kan skapa och hantera mer än en Bookings-kalender med ett konto. Du kan växla mellan dem med hjälp av caret bredvid namnet på företaget i bookings-webbappen.

Produktfunktioner

Var visas Bookings-kalendrarna i min klientorganisation Microsoft 365?

Varje ny Bookings-kalender skapar en motsvarande postlåda i Exchange samt en relaterad post i Azure Active Directory (AAD), där posten anges som en olicensierad användare.

Kan jag ta bort en tidigare skapad Bookings-kalender?

Om du vill ta bort en Bookings-kalender måste du ta bort den associerade postlådan Exchange.

Om jag skapar en kalender och någon annan har tillgång till Bookings, skulle de då kunna se min kalender?

De enda personer som har åtkomst till Bookings-kalendrar som du skapar (via webbappen) är alla som har lagts till som personal, antingen som administratör eller som tittarroll. Innehavaradministratörer kommer att kunna se en lista över alla Bookings-postlådor i Exchange och AAD.

Är videokonferensmöten integrerade i bookings-appen?

Onlinemöten är tillgängliga i Bookings när du använder Skype eller Microsoft Teams kunder. Onlinemöten kan aktiveras på servicenivå och den mötesklient du väljer (Skype eller Teams) anges som standard för en bokad personal. För att ansluta till onlinemötena kommer varje ny avtalad tid att ha en unik möteslänk kopplad till den avtalade tiden och dessutom finns enkla anslutningsalternativ i händelsen och i bekräftelsemeddelanden.

Hur fungerar schemaläggningsprincipen?

En inställning med namnet Maximal ledtid bestämmer den längst i förväg (mäts i dagar) som en bokning kan göras. Det måste finnas minst 24 timmar mellan Min ledtid (minsta ledtid, i timmar, för bokningar och avbokningar) och Maximal ledtid. Maximal ledtid kan anges till en dag om Minsta ledtid är inställd på 0 timmar, vilket i det här fallet innebär att en kund kan avbryta en bokning fram till den tidpunkt då den startar, och kunder kan bara schemalägga bokningar om den avtalade tiden inbeställts inom nästa dag.

Schemaläggning i Bookings

Hur fungerar Bookings i andra tidszoner?

Alla tider ligger inom företagstidszonen (din lokala tidszon) som standard. Alla inställningar som du konfigurerar för en Bookings-kalender, till exempel arbetstid, visas i den här tidszonen. Självbetjäningssidan har möjlighet att visa alla tider för avtalade tider i slutanvändarens tidszon, och du kan stänga av den om du vill.Om Visa alltid tider i tidszonen för företag är avmarkerat på fliken Bookings sida, kommer personer som besöker sidan att se tider i sina egna lokala tidszoner.

Regionsinställningar och tidszonsinställningar för Bookings

Det finns ingen bestämmelse om att ange tidszon för personal i Bookings. Personalens tidszon, och därmed arbetstid, kommer att finnas i tidszonen för verksamheten.

Kan e-postaviseringar skickas som klientdomännamn?

E-postadresserna kontrolleras och hanteras på Microsoft 365 inställningsnivå och är beroende av domänkonfigurationsinställningarna där. Mer information finns här.

Är möjligheten att skicka SMS-meddelanden beroende på en annan tjänst eller specifik konfiguration?

SMS-meddelanden är för närvarande tillgängliga i Nordamerika och ett Skype- eller Twilio-konto används för SMS-leverans.

Hur kan Bookings avtalade tider visas i en persons kalender?

Bekräftelsen för bokning skickas till både tjänsteleverantörens och kundens inkorgar. Bekräftelsemeddelandet innehåller den bifogade filen *.ics, som sedan kan läggas till i användarens kalender med all relevant information om avtalade tider.

Vad utlöser tjänstleverantör eller personal och kund-e-post?

E-postmeddelanden skickas baserat på inställningar på fliken Tjänster i webbappen Bookings. Om du gör en bokning på sidan Självbetjäning, eller på fliken Kalender i webbappen För Bookings, skickas en bekräftelse och/eller ett e-postmeddelande med en påminnelse. Samma sak händer när någon gör en ändring i bokningsbokningen via knappen Hantera bokning i e-postbekräftelsen eller i webbappen. E-postmeddelanden om påminnelser skickas vid en angiven tidsperiod före en avtalad tid, enligt beskrivningen på fliken Tjänster i bookings-webbappen.

Kan jag boka avtalade tider i klassrumsformat som är 1:many i stället för 1:1?

Ja, vi har en gruppbokningsfunktion som gör att flera personer kan boka samma avtalade tid samtidigt (till exempel för en träningsklass). Den här funktionen beskrivs i detalj här.

Kan kalendrar vara opublicerade (inte offentliga) men fortfarande tillgängliga för angivna användare?

Ja. Det finns en kryssruta på fliken Bokningssida i webbappen: Kräv ett Microsoft 365 eller Office 365 konto från min organisation för att boka. Om du markerar den här kryssrutan begränsas självservicesidans åtkomst till bara de som finns i klientorganisationen. Bookings-kalendern som finns i webbappen för att skapa och hantera kan bara nås av de personer som har lagts till som personal på sidan med administratörs- eller visningsroller.

Åtkomstkontroll för bokningssida i Bookings

Hur ofta uppdateras startsidan?

De senaste data som är länkade till startsidan hämtas när webbappen läses in. Mer information om vilken typ av information som spåras i Bookings finns i den här supportartikeln.

Kan jag inaktivera e-postaviseringar för ledigt?

Om du spelar in ledigt i bookingswebbappen utlöses alltid ett e-postmeddelande med aviseringen till personalen. Om en anställd är förvirrad över aviseringen rekommenderar vi att du lägger till mer information i anteckningarna eller rubriken på stiden för aviseringen, för att bättre informera personalen om vad som händer på administratörssidan.

Kan bookings-kalendrar klonas eller kopieras, och kan de läggas till för enkel skalning?

Processen skulle vara att använda API:t för Graph för att få information om postlådan och sedan använda den informationen till att skapa en ny postlåda. API-dokumentationen finns här.

Vilken rapportering finns tillgänglig i Bookings?

All Bookings-personal som har tilldelats rollen Administratör kan ladda ned tabbavgränsade värden (. TSV-fil med alla bokningar som gjorts de senaste 120 dagarna. Bookings-rapporter kan hämtas i . TSV-formulär på fliken Start på sidan Bookings. Bookings API kan även användas för att samla in dessa data för mer anpassade och specifika syften.

Går det att dela endast en tjänst åt gången på självbetjäningssidan?

Ja, du kan antingen skapa separata Bookings-kalendrar för varje tjänst eller så kan du gå till fliken Tjänster, redigera en tjänst och högst upp på sidan visas ett alternativ för att dela en URL-adress endast för den specifika tjänsten.

Vilka alternativ finns för att bädda in ett medgivandeformulär eller lämna ut information för bokning av en avtalad tid?

Vi rekommenderar att du aktiverar kryssrutan för medgivande för kunddataanvändning på bokningssidan och anpassar texten så att organisationens informations- eller medgivandekrav förmedlas på rätt sätt. Ett annat alternativ är att lägga till ett anpassat fält i tjänsten som innehåller en länk till medgivandeformuläret, och att kunderna måste bekräfta att de har slutfört formuläret innan de kan fortsätta med att skapa en avtalad tid. Du kan också lägga till URL-adressen till medgivandeformuläret som ytterligare anteckningar i bekräftelse och e-postpåminnelser, men det hindrar inte användare från att boka en avtalad tid.

Vilka ändringar kan göras av funktionen för val av personal på sidan Självbetjäning för bokning?

Kundernas möjlighet att välja specifika personal vid bokning kan tas bort helt och hållet genom att avmarkera alternativet Tillåt kunder att välja en specifik person för bokningsalternativet på sidan Bokning eller i avsnittet Tjänster. Bookings tilldelar automatiskt en tillgänglig anställd slumpmässigt till bokning baserat på personaltillgänglighet.

Kan Bookings stödja många samtidiga bokningsförfrågningar och självbetjäningssidan för besök?

Bokning kan hantera ett stort antal besökare och bokningar samtidigt. Om sidan upplever en mycket stor trafikvolym får användarna felmeddelandet "servern upptagen". Tillgängligheten för avtalade tider uppdateras när sidan läses in, samt när en bokning görs. Om flera personer försöker boka samma avtalade tid samtidigt, låter Bookings bara en person boka den tiden och ge ett meddelande till andra potentiella kunder och uppmana dem att hitta en annan tid.

Sekretess

Var lagras bookings-data?

Bookings är en Microsoft 365 app, vilket innebär att alla data lagras i Microsoft 365 och i Exchange. Bookings följer alla principer för datalagring som anges av Microsoft, vilket är samma policy som alla Office följer. Bookings använder delade postlådor i Exchange för att lagra kund-, personal-, service- och avtalad tidsinformation. Efterlevnadsprinciper för delade postlådor i Exchange även för Bookings-postlådor. Alla kunddata (inklusive information från kunder vid bokning) fångas i Bookings och lagras i appen, och lagras därför i Exchange. Microsoft Bookings använder samma policyer som Microsoft 365, som du hittar här.

Finns det något sätt att hantera bookings-kalendrar centralt för alla användare?

Varje Bookings-kalender underhålls oberoende av varandra. Det finns ingen konsoliderad vy, förutom sökrutan efter att du klickat på caret på startsidan.

Hur autentiseras användare?

Åtkomst till Bookings-webbappen innebär autentisering via den vanliga Azure Active Directory-autentiseringen (AAD). Bokningssidan med självbetjäning kan göras tillgänglig för alla med länken webbsida. Men när inställningen Kräv ett Microsoft 365- eller Office 365-konto från min organisation till bok är markerad är sidan begränsad för användning endast inom Microsoft 365-klientorganisationen (med AAD-autentisering).

Åtkomstkontroll för bokningssida i Bookings

Lämnar kunddata av någon anledning produktionssystemet?

Ja, eftersom Bookings är en del av Exchange tillåter vi att Graph-API:er och Exchange Web Services-API:er (EWS) för kunderna kan ladda ned sina egna data som de har åtkomst till.

Går det att anpassa e-postadresser för kundsvar?

Du kan definiera vilken e-postadress som kunden skickar svar till. Den här inställningen finns på fliken Företagsinformation. Bookings-postlådans namn kan också ändras inom Exchange vanliga sätt Exchange byter namn på postlådan.

Vi vill att kunden accepterar våra villkor under bokningsprocessen. Går det?

Den här funktionen finns redan för GDPR:s efterlevnad. På sidan Bokning finns ett fält för anpassat medgivande, direkt under avsnittet med publiceringsinformation. Markera bara kryssrutan och skriv ett eget meddelande om ditt medgivande så visas den som ett obligatoriskt fält på självbetjäningssidan. Datum och tid då kunden beviljar medgivande registreras.

Det här avsnittet stöder inte RTF men tror att länkar kan läggas till under avsnittet med företagsinformation och visas strax under kryssrutan medgivande.

Hur kan Bookings-associerade postlådor i Exchange identifieras?

Följande kommando kan användas för att hämta information om alla Bookings-postlådor och användare som har åtkomst till dem.

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SchedulingMailbox -ResultSize:Unlimited | Get-MailboxPermission |Select-Object Identity,User,AccessRights | Where-Object {($_.user -like '*@*')}

Tekniska frågor

Om en användare schemalägger en avtalad tid för en tjänst som består av ett onlinemöte, hur tar de emot Microsoft Teams-länken till mötet om de lämnar det valfria e-postadressfältet tomt?

Om systemet inte har kundens e-postinformation finns det inget sätt för bekräftelsemeddelandet att levereras till kunden, och därför får de inte någon Teams länk. Lösningen är att ange e-postadressen som ett obligatoriskt fält, vilket du kan göra på fliken Tjänster i Bookings. Observera att när du skapar en ny tjänst i Bookings anges kundens e-postfält som ett obligatoriskt fält som standard.

Hur tilldelas personal till avtalade tider när "Alla" väljs, eller när kunder inte har möjlighet att välja en anställd för den avtalade tiden?

Personal tilldelas slumpmässigt i dessa scenarier, av alla anställda som är tillgängliga vid tiden för den avtalade tiden som bokas. Det finns för närvarande inget sätt att säkerställa samma fördelning av slumpmässigt tilldelade avtalade tider för alla anställda eller för att minska antalet tilldelade avtalade tider för varje anställd. Om det finns belastningsutjämning som måste göras för din personal efter ett antal slumpmässiga tilldelningar kan du göra det manuellt på fliken Kalender på sidan Bookings.

Hur kan användarna avanmäla sig från SMS-meddelanden om de redan har valt att ta emot dem tidigare?

När bokning av ett möte med SMS-meddelanden är aktiverat uppmanas kunderna att markera rutan registrera sig varje gång de bokar. Kunder kan även svara direkt på SMS-meddelandet (SMS-leverantören) med information om att de vill att meddelandena ska upphöra, och sedan skickas inga fler sms till det telefonnumret. Om kunden väljer att inte ta emot sms från leverantören, inte från Bookings, kommer de inte längre att få SMS i framtiden, även när de väljer att gå med på Bookings-sidan.

Felsökning

Den här anställdes kalender kan inte synkroniseras

Om du får felmeddelandet "Den här anställdes kalender kan inte synkroniseras" innehåller det här avsnittet flera felsökningsprocedurer som hjälper dig att lösa felet.

Anteckning

Bookings aktiveras som standard för kunder med prenumeration på Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 A3 eller Microsoft 365 A5. Bookings är även tillgänglig för kunder som har Office 365 Enterprise E3 och Office 365 Enterprise E5, men är inaktiverad som standard. Information om hur du kommer igång finns i Få åtkomst till Microsoft Bookings. Om du vill aktivera eller inaktivera Bookings kan du gå till Aktivera eller inaktivera Bookings för din organisation.

Om du letar efter information om att synkronisera personalens kalender kan du gå till Lägga till personal i Bookings. Kontrollera att händelser i kalendern påverkar tillgängligheten på sidan Personalinformation är markerat.

Den anställde måste ändra sin kalenderbehörighet

För att Bookings ska kunna synkroniseras korrekt med de anställdas kalendrar måste varje anställd dela sin kalender. Varje anställd måste följa de här anvisningarna för att dela sin egen kalender.

  1. Logga in Microsoft 365 app och välj Outlook i startprogrammet.

    Bild på Outlook i startprogrammet

  2. Högst upp på sidan väljer du Dela > kalender.

    Bild av menyn Kalenderdelning

  3. I avsnittet Personer inom din organisation väljer du listrutan bredvid Min organisation och sedan Kan visa när jag är upptagen.

    Anteckning

    Den här inställningen delar ledig/upptagen-information med Bookings och med andra användare i organisationen. Den innehåller ingen annan information, till exempel vilken typ av avtalad tid du har schemalagt, vem du har schemalagt den avtalade tiden med eller platsen.

    Bild av skärmen för kalenderdelning med Kan visa när jag är upptagen aktiverad

  4. Välj Klar.

Vi kan inte hitta en anställd i vår organisation

Om en anställd har lämnat företaget och du har tagit bort dem från din Microsoft 365- eller Office 365-organisation måste du fortfarande ta bort den användaren från Bookings så att de inte visas i kalendern och för att förhindra kunder från att boka tider med dem.

  1. Logga in på Microsoft 365 och gå sedan till Bookings > Staff.

  2. Håll muspekaren över den anställdes namn. Redigerings- och borttagningsikonerna visas till höger Telefon kolumnen.

  3. Välj ikonen Ta bort.

  4. Välj OK i bekräftelserutan.

Anteckning

Om du har fler än en bokningskalender måste du ta bort användaren från alla.

Om du vill kontrollera om du har fler än en kalender väljer du pilen bredvid företagsnamnet i den vänstra menyn och väljer sedan Öppna. Om du bara har en kalender visas bara alternativet för att lägga till en bokningskalender. Det här exemplet visar att det finns en andra kalender med namnet "Contoso CO".

Bild av skärmen Välj en kalender där en andra kalender visas

Det finns ett synkroniseringsfel som vi inte kan identifiera

Det här är ett tillfälligt fel som vanligtvis beror på en instabil Internetanslutning. Problemen löser sig själv vanligtvis efter några minuter.

Kontakta support om du fortfarande ser det här felet efter en längre tid eller om du ofta ser det.