Definiera dina serviceerbjudanden i Bookings
När du definierar dina tjänsteerbjudanden i Microsoft Bookings anger du ett tjänstnamn, en beskrivning, plats (välj om du vill träffas personligen eller ha ett onlinemöte), varaktighet, standardpåminnelser till kunder och personal, interna anteckningar om tjänsten och priser. Du kan även tagga de medarbetare som är kvalificerade för att tillhandahålla tjänsten. När kunder kommer till företagets webbplats för att boka en avtalad tid kan de se exakt vilka typer av avtalade tider som är tillgängliga, välja vilken person som ska tillhandahålla tjänsten och hur mycket deras tjänst kommer att kosta.
Du kan också lägga till anpassad information och WEBBADRESSer i e-postbekräftelsen och påminnelser som du skickar när någon bokar en tjänst via din bokningssida.
Skapa tjänstinformationen
I Microsoft 365 väljer du appstartaren och sedan Bookings.
Gå till Inställningar -> Hantera tjänster och välj Lägg till ny tjänst.
På sidan Grundläggande information lägger du till dina val.
Tjänstnamn: ange namnet på tjänsten. Det här är det namn som visas i listrutan på sidan Kalender. Det här namnet visas också när någon lägger till en avtalad tid manuellt på sidan Kalender, och det visas som en panel på självbetjäningssidan.
Beskrivning: Den beskrivning du anger är vad som visas när en användare klickar på informationsikonen på självbetjäningssidan.
Standardplats: Den här platsen visas vid bekräftelse- och påminnelsemeddelanden till både personal och kunder, och den visas i kalenderhändelsen som skapats för bokning.
Lägg till onlinemöte: Med den här inställningen aktiveras eller inaktiveras onlinemöten för varje avtalad tid, antingen via Teams eller Skype, beroende på vilken du konfigurerar som standardklient för den anställde.
Aktiverad:
En länk till ett Teams- eller Skype-möte, som är unikt för bokningsmötet, läggs till i kalenderhändelsen i både personalens och kundens kalendrar, tillsammans med uppringningsinformation.
Länken för att ansluta till mötet läggs till i alla bekräftelse- och påminnelsemeddelanden, enligt följande exempel:
Anteckning
Teams möten kan du delta via Teams-mobilappen, Teams-skrivbordsprogrammet, i en webbläsare eller via telefonens uppringning. Vi rekommenderar att du Teams att använda som standardtjänst för onlinemöte för din klientorganisation, för bästa upplevelse med virtuella bokningsbokningar.
Inaktiverad:
- Avtalade tider innehåller inte något mötesalternativ och alla mötesrelaterade fält som visas när Lägg till onlinemöte har aktiverats visas inte.
Varaktighet: Det här är hur länge alla möten bokas. Tiden blockeras från början av starttiden, som väljs vid bokning. Den fullständiga tiden blockeras i personalens kalendrar.
Tidsbuffert: Om du aktiverar den här inställningen kan du lägga till extra tid i personalens kalender varje gång en avtalad tid bokas.
Tiden blockeras i personalens kalender och påverkar ledig/upptagen-information. Det innebär att om en avtalad tid slutar kl. 15:00 och 10 minuter bufferttid har lagts till i slutet av mötet visas personalens kalender som upptagen och icke-bokbar till 15:10. Det kan vara användbart om din personal behöver tid innan ett möte för att förbereda sig, till exempel en läkarjournal eller en ekonomisk rådgivare som förbereder relevant kontoinformation. Det kan också vara praktiskt efter ett möte, till exempel när någon behöver tid för att resa till en annan plats.
Pris inte angett: Välj de prisalternativ som visas på Self-Service prissidan. Om Pris inte angetts visas inget pris eller någon referens till kostnad eller priser.
Obs! Det här fältet visas i bokningshändelsen för bokad personal samt i händelsen som visas på fliken Kalender i webbappen Bookings.
Maximalt antal deltagare per händelse: Med den här inställningen kan du skapa tjänster som kräver att flera personer kan boka samma avtalade tid och samma personal (till exempel en träningsklass). Tidsluckan för den valda tjänsten, personalen och tiden är tillgänglig för bok tills det maximala antalet deltagare, som anges av dig, har nåtts. Aktuell möteskapacitet och -deltagare kan visas på fliken Kalender i webbappen Bookings.
Låt kunden hantera sin bokning: Den här inställningen anger om kunden kan ändra eller avbryta sin bokning, förutsatt att den har bokats via fliken Kalender i webbappen Bookings.
Aktiverad:
Knappen Hantera bokning visas i e-postmeddelandet med kundbekräftelsen. När kunden väljer den här knappen visas tre alternativ:
Schemata om Om du väljer det här alternativet kommer användaren till en tjänstspecifik Self-Service-sida, där han eller hon kan välja en ny tid och/eller ett nytt datum för samma tjänst och samma anställd från den ursprungliga bokningsversionen. Observera att även om den ursprungliga anställde är kopplad till den omplanerade bokningen som standard har användaren möjlighet att ändra den anställde också.
Avbryt bokning Då ställs bokningsbokningen in och den tas bort från personalens kalender.
Ny bokning Med det här alternativet kommer användaren Self-Service sidan med alla tjänster och personal som visas för att schemalägga en ny bokning.
Vi rekommenderar att du lämnar den här inställningen aktiverad om du är bekväm med att kunder använder Self-Service sidan.
Inaktiverad:
Användaren kan inte omboka eller avbryta sin bokning när de bokar via fliken Kalender i webbappen Bookings. När du gör en Self-Service bokningssida har kunderna dock fortfarande knappen Hantera bokning och alla alternativ, även om den här inställningen är inaktiverad.
Vi rekommenderar att du inaktiverar den här inställningen om du vill begränsa åtkomsten Self-Service sidan. Vi föreslår dessutom att du lägger till text i din bekräftelse- och påminnelse via e-post som talar om för dina kunder hur de gör ändringar i bokning på andra sätt, till exempel genom att ringa till kontoret eller skicka e-post till supporten.
På sidan Tillgänglighetsalternativ kan du se de alternativ du har valt på sidan Bokning för din schemaläggningspolicy och tillgänglighet för din personal. Mer information finns i Ange principer för schemaläggning.
Standardpris Det här är priset som visas på Self-Service sidan. Om Pris inte angetts visas inget pris eller någon referens till kostnad eller priser.
Anteckningar Det här fältet visas i bokningshändelsen för bokad personal samt i händelsen som visas på fliken Kalender i webbappen Bookings.
Anpassade fält kan vara användbara när du samlar in information som behövs varje gång den avtalade tiden bokas. Exempel är försäkringsbolag innan ett besök, lånetyp för lånssamråd, större studieråd för akademisk rådgivning eller sökande-ID för kandidatintervjuer. De här fälten visas på sidan Bokning när dina kunder bokar tider med dig och din personal.
Kundens e-postadress, telefonnummer, adress och anteckningar är icke-flyttbara fält, men du kan göra dem valfria genom att avmarkera Krävs bredvid varje fält.
På sidan Påminnelser och bekräftelser kan du ställa in påminnelser och meddelanden som du skickar. Påminnelser och aviseringar skickas ut till kunder, anställda eller både och, vid en angiven tid före den avtalade tiden. Du kan skapa flera meddelanden för varje avtalad tid, enligt vad du föredrar.
Du kan ta med eventuell ytterligare text som du vill ha här, till exempel information om ny nyplanering eller vad kunder ska ta med för den avtalade tiden. Följande är ett exempel på anpassad text som lagts till i det ursprungliga bekräftelsemeddelandet, som visas i fältet Ytterligare information för e-postbekräftelse:
Aktivera SMS-aviseringar för din kund Om du väljer det skickas SMS-meddelanden till kunden, men endast om denna väljer att delta.
Rutan för avanmälning på manuell bokning Self-Service sidan:
Sms-aviseringar ser ut som följande (observera att SMS-aviseringar för närvarande endast är tillgängliga i Nordamerika):
Standardalternativen för schemaläggning är på som standard. Inaktivera om du vill anpassa hur kunder bokar en viss anställd.
Publiceringsalternativ Välj om du vill att den här tjänsten ska visas som bokbar på Self-Service eller om du vill att tjänsten endast ska kunna bokas på fliken Kalender i webbappen Bookings.