Bekräfta en undantagsavisering

När du svarar på en begäran eller undersökning av ett regelverk kan du behöva informera den som är skyldig att bevara den elektroniskt lagrade informationen (ESI) och allt material som kan vara relevant för en aktiv eller kommande juridisk fråga. När de har skickats måste juridiska grupper veta att varje vårdnadshavare har tagit emot, läst, förstått och gått med på att följa de givna instruktionerna.

För att minska tiden, kostnaden och arbetet med att följa upp med dina bibliotekare kan Advanced eDiscovery skicka och följa upp aviseringar om juridiska meddelanden om förvaring via e-post. Förutom e-postmeddelanden har varje vårdnadshavare tillgång till en portal för individuell efterlevnad, så att vårdnadshavare kan hållas informerade om ändringar av statusen för de skyldigheter de har.

E-postaviseringar

När en avisering om juridiskt förvaring har utfärdats får varje enskild dokumenterare ett unikt och personligt personligt e-postmeddelande med ditt definierade meddelande om juridiskt förvaring och ytterligare instruktioner.

Tips

Se hur du kan använda den inbyggda kommunikationsredigeraren så att dina vårdnadshavare kan bekräfta sitt meddelande eller komma åt efterlevnadsportalen direkt från sin e-post.

Beroende på konfigurationen av din juridiska förvaringsavisering kan dina biblioteksare få följande meddelanden:

  • Meddelande om utfärdning: Det första meddelandet som skickas till din vårdnadshavare. Det här meddelandet innehåller utfärdningsanvisningar och meddelandet om väntande tid läggs till i slutet av meddelandet.

  • Påminnelsemeddelande: Om den är aktiverad skickas ett påminnelsemeddelande till dina brevare baserat på den angivna frekvensen och det angivna intervallet. Påminnelserna kommer att fortsätta att skickas antingen tills den som förser den som skickar den har bekräftat sitt meddelande eller tills antalet påminnelser har förbrukats.

  • Eskaleringsmeddelande: Om den är aktiverad skickas ett eskaleringsmeddelande till din vårdnadshavare och deras chef när påminnelserna har förbrukats. Systemet skickar automatiskt eskaleringsaviseringar tills det angivna antalet eskaleringar har slutförts eller tills den insnavigare bekräftar sin avisering om att han eller hon håller på att vänta.

  • Meddelande om nyissue: Om innehållet i meddelandet om förvaring uppdateras skickas det uppdaterade meddelandet automatiskt till kalenderförse ingarna under undersökning.

  • Meddelande: När en vårdnadshavare frisläpps från ärendet skickas releasemeddelandet.

Efterlevnadsportalen

Förutom e-postaviseringarna har varje enskild vårdnadshavare tillgång till en unik efterlevnadsportal. Via portalen kan varje enskild användare visa, komma åt och bekräfta att de aktiva meddelandena är inhållna.

Efterlevnadsportalen för en vårdnadshavare.