Läs mer om automatisk utökning av arkivering

I Office 365 ger arkivpostlådor användarna ytterligare lagringsutrymme. När en användares arkivpostlåda har aktiverats är upp till 100 GB extra lagringsutrymme tillgängligt. Tidigare, när lagringskvoten på 100 GB nåddes, var organisationer tvungna att kontakta Microsoft för att begära ytterligare lagringsutrymme för en arkivpostlåda. Så är det inte längre.

Arkiveringsfunktionen i Microsoft 365 (som kallas automatisk arkivering) ger upp till 1,5 TB ytterligare lagringsutrymme i arkivpostlådor. När lagringskvoten i arkivpostlådan har nåtts ökar automatiskt Microsoft 365 (och stegvis) storleken på arkivet tills arkivpostlådan når 1,5 TB.

Stegvisa instruktioner för hur du aktiverar automatisk utökning av arkivering finns i Aktivera automatisk utökning av arkivering.

Anteckning

Automatiskt utökad arkivering som även har stöd för delade postlådor. För att aktivera arkivet för en delad postlåda krävs en Exchange Online abonnemang 2-licens eller en Exchange Online abonnemang 1-licens med Exchange Online - arkivering licens.

Så här fungerar automatisk utökning av arkivering

Som tidigare förklarats skapas ytterligare lagringsutrymme för postlådan när en användares arkivpostlåda aktiveras. När automatisk utökning av arkivering är aktiverat kontrollerar Microsoft 365 regelbundet storleken på arkivpostlådan. När en arkivpostlåda närmar sig lagringsgränsen skapar Microsoft 365 automatiskt ytterligare lagringsutrymme för arkivet. Om användaren får slut på det här extra lagringsutrymmet lägger Microsoft 365 till mer lagringsutrymme i användarens arkiv. Den här processen fortsätter tills användarens arkiv når storleken 1,5 TB. Den här processen sker automatiskt, vilket innebär att administratörer inte behöver begära ytterligare arkivlagring eller hantera automatisk expandering av arkivering.

Här följer en kortfattad översikt över processen.

Översikt över den automatiskt expanderande arkiveringsprocessen.

  1. Arkivering är aktiverat för en användarpostlåda eller en delad postlåda. En arkivpostlåda med 100 GB lagringsutrymme skapas och varningskvoten för arkivpostlådan är inställd på 90 GB.

  2. En administratör aktiverar automatisk utökning av arkivering för postlådan. När arkivpostlådan (inklusive mappen Återställningsbara objekt) når 90 GB konverteras den till ett automatiskt expanderande arkiv och Microsoft 365 lägger till lagringsutrymme i arkivet tills den når en maximal storlek på 1,5 TB. Det kan ta upp till 30 dagar innan det extra lagringsutrymmet etableras.

    Anteckning

    Om en postlåda parkeras eller tilldelas till en kvarhållningsprincip ökas lagringskvoten för arkivpostlådan till 110 GB när automatisk utökning av arkivering är aktiverat. På samma sätt ökar lagringsvarningskvoten till 100 GB.

  3. Microsoft 365 lägger automatiskt till mer lagringsutrymme när det behövs.

Viktigt

Automatisk utökning av arkivering stöds endast för postlådor som används för enskilda användare (eller delade postlådor) med en ökningstakt som inte överskrider 1 GB per dag. En användares arkivpostlåda är avsedd för just den användaren. Det är inte tillåtet att använda journaler, transportregler eller regler för automatisk vidarebefordring för att kopiera meddelanden till en arkivpostlåda. Microsoft förbehåller sig rätten att neka ytterligare arkivering i fall där en användares arkivpostlåda används för att lagra arkivdata för andra användare eller i andra fall av olämplig användning.

Vad flyttas till det extra arkivlagringsutrymmet?

Mappar kan flyttas för att effektivt använda automatisk utökning av arkivlagring. Microsoft 365 avgör vilka mappar som flyttas när ytterligare lagringsutrymme läggs till i arkivet. Ibland när en mapp flyttas skapas en eller flera undermappar automatiskt och objekt från den ursprungliga mappen distribueras till dessa mappar för att underlätta flyttprocessen. När du visar arkivdelen av mapplistan i Outlook visas dessa undermappar under den ursprungliga mappen. Den namngivningskonvention som Microsoft 365 använder för att namnge dessa undermappar är <folder name>_yyyy (skapad på mmm dd, åååå h_mm), där:

  • yyyy är året som meddelanden i mappen togs emot.

  • dd mmm, yyyy h_m är datum och tid då undermappen skapades av Office 365, i UTC-format, baserat på användarens tidszon och nationella inställningar i Outlook.

Följande skärmbilder visar en mapplista före och efter att meddelanden flyttas till ett automatiskt expanderat arkiv.

Innan ytterligare lagringsutrymme läggs till

Mapplista över arkivpostlådan innan automatiskt expanderande arkiv etableras.

När ytterligare lagringsutrymme har lagts till

Mapplistan över arkivpostlådan när automatiskt expanderande arkiv har etablerats.

Anteckning

Som tidigare beskrivits flyttar Microsoft 365 objekt till undermappar (och namnger dem med namngivningskonventionerna som beskrivs ovan) för att distribuera innehåll till ett arkiv med arkiv för arkivering. Men att flytta objekt till undermappar kanske inte alltid är fallet. Ibland kan en hel mapp flyttas till ett extra arkiv. I det här fallet behåller mappen sitt ursprungliga namn. Det syns inte i mapplistan i Outlook att mappen har flyttats till ett arkiv för arkiv för arkivering.

Outlook-krav för att komma åt objekt i ett automatiskt expanderat arkiv

För att få åtkomst till meddelanden som lagras i ett automatiskt expanderat arkiv måste användarna använda någon av följande Outlook-klienter:

  • Outlook 2016 eller Outlook 2019 för Windows

  • Outlook på webben

  • Outlook 2016 eller Outlook 2019 för Mac

Här är några saker du bör tänka på när du använder Outlook eller Outlook på webben för att komma åt meddelanden som lagras i ett automatiskt expanderat arkiv.

  • Du kan komma åt valfri mapp i arkivpostlådan, inklusive de som har flyttats till det automatiskt expanderade lagringsutrymmet.

  • Om en arkivpostlåda har minst ett automatiskt expanderat lagringsutrymme kan du inte ta bort en mapp från arkivpostlådan eller från arkivarkivet. När ett automatiskt utökat lagringsutrymme har etablerats kan du med andra ord inte ta bort några mappar i arkivet.

  • Du kan ta bort objekt i ett automatiskt expanderat lagringsutrymme. Du kan dock inte använda funktionen Återställ borttagna objekt för att återställa ett objekt när automatisk utökning av arkivering har aktiverats för en postlåda.

  • Sök efter automatisk utökad arkivering är tillgängligt i Outlook för webben (OWA). På samma sätt som onlinearkiv kan du söka efter objekt som har flyttats till ytterligare ett lagringsutrymme. När arkivet har valts som sökomfång i OWA genomsöks alla arkiv (inklusive automatiskt expanderade arkiv) och motsvarande undermappar.

  • Automatisk utökad arkivsökning är tillgänglig i Skrivbordsversionen av Outlook i Aktuell kanal (förhandsversion). I den här förhandsversionen är den aktuella postlådans omfång tillgängligt, vilket gör att du kan söka i det automatiskt expanderade arkivet. Mer information om den här och andra supportfunktioner för Microsoft Search finns i Hur Outlook för Windows som är anslutet till Exchange Online använder Microsoft Search.

  • Antalet objekt i Outlook och antalet lästa/olästa objekt (i Outlook och Outlook på webben) i ett automatiskt expanderat arkiv kanske inte är korrekt.

Automatisk utökning av arkivering och andra efterlevnadsfunktioner

Det här avsnittet beskriver funktionerna mellan automatisk utökning av arkivering och andra funktioner för efterlevnad och datastyrning.

  • eDiscovery: När du använder ett eDiscovery-verktyg, till exempel innehållssökning eller eDiscovery på plats, genomsöks även de ytterligare lagringsområdena i ett automatiskt expanderat arkiv.

  • Kvarhållning: När du spärrar en postlåda med hjälp av verktyg som bevarande av juridiska skäl i Exchange Online eller bevarande av eDiscovery-ärenden och kvarhållningsprinciper i säkerhets- och efterlevnadscentret, spärras även innehåll som finns i ett automatiskt expanderat arkiv.

  • Hantering av meddelandeposter (MRM): Om du använder MRM-borttagningsprinciper i Exchange Online för att permanent ta bort utgångna postlådeobjekt tas även utgångna objekt i det automatiskt expanderade arkivet bort.

  • Importtjänst: Du kan använda importtjänsten för Office 365 för att importera PST-filer till en användares automatiskt expanderade arkiv. Du kan importera upp till 100 GB data från PST-filer till användarens arkivpostlåda.

Nästa steg

Mer teknisk information om automatisk utökning av arkivering finns i Microsoft 365: Vanliga frågor och svar om automatisk utökning av arkiv.

Om du vill aktivera automatisk utökning av arkivering går du till Aktivera automatisk utökning av arkivering.