Skapa och hantera inaktiva postlådor
Med inaktiva postlådor kan du behålla tidigare anställdas e-post efter att de har lämna organisationen och kan nås av behöriga användare som har beviljats eDiscovery-behörighet av efterlevnadsskäl eller av juridiska skäl. Administratörer, efterlevnadsansvariga och hanterare av arkivhandlingar som sedan kan använda innehållssökning för att söka efter och exportera innehållet i en inaktiv postlåda. Inaktiva postlådor kan inte ta emot e-post och visas inte i organisationens delade adressbok och andra listor.
Mer information om inaktiva postlådor finns i Läs mer om inaktiva postlådor.
Skapa en inaktiv postlåda
Om du gör en postlåda inaktiv måste postlådan vara inaktiv och sedan tas postlådan eller motsvarande användarkonto bort.
För att göra en postlåda inaktiv måste den tilldelas en Exchange Online Abonnemang 2-licens (eller en Exchange Online Abonnemang 1-licens med en Exchange Online - arkivering-tilläggslicens) så att ett sådant tillstånd kan tillämpas på postlådan innan den tas bort. När användarkontot har tagits bort kan Exchange Online licens som är kopplad till användarkontot tilldelas till en ny användare.
Vi rekommenderar att du Microsoft 365 bevarande för att tillämpa bevarandet på postlådan. Andra metoder finns i Läs om inaktiva postlådor.
Det bästa sättet att ta bort en postlåda är att ta bort motsvarande användarkonto i Administrationscenter för Microsoft 365. Information om hur du tar bort användarkonton finns i Ta bort en användare från organisationen. Men du kan också ta bort postlådan med hjälp av cmdleten Remove-Mailbox Exchange Online PowerShell. Mer information finns i Ta bort eller återställa användarpostlådor i Exchange Online.
I följande tabell sammanfattas processen med att göra en inaktiv postlåda för olika lagringsscenarier.
| Om du vill... | Gör du så här ... | Resultat |
|---|---|---|
| Behålla postlådeinnehåll på obestämd tid efter att en anställd lämnar organisationen | 1. Microsoft 365 bevarandeinställningar med bevarandeåtgärder för postlådan (en bevarandeprincip) eller specifika e-postobjekt (en eller flera bevarandeetiketter). 2. Vänta tills bevarandeinställningarna tillämpas. 3. Ta bort användarens Microsoft 365 konto. |
Allt innehåll i den inaktiva postlådan med bevarandeinställningar, inklusive objekt i mappen Återställningsbara objekt, behålls på obestämd tid. |
| Behålla allt innehåll i postlådan under en viss tid efter att en anställd lämnar organisationen och sedan ta bort postlådan | 1. Tillämpa Microsoft 365 bevarandeprincip på postlådan med bevarandeinställningar som bevarar och tar bort objekt när de blir kvar. 2. Vänta tills bevarandeinställningarna tillämpas. 3. Ta bort användarens Microsoft 365 konto. |
När bevarandetiden för ett postlådeobjekt löper ut flyttas objektet till mappen Återställningsbara objekt och tas sedan bort permanent från den inaktiva postlådan när bevarandeperioden för borttagna objekt (för Exchange-postlådor) upphör att gälla. Bevarandetiden för bevarandeprincipen Microsoft 365 alltid baserat på det ursprungliga datumet då ett postlådeobjekt togs emot eller skapades. |
Anteckning
Om Microsoft 365 bevarandeinställningar som är konfigurerade för att behålla eller behålla och ta bort innehåll redan tillämpas på postlådan eller postlådeobjekten, eller om bevarande av juridiska skäl redan har placerats i en postlåda, eller om allt du behöver göra för att skapa en inaktiv postlåda tas motsvarande användarkonto bort.
Visa en lista över inaktiva postlådor
Så här visar du en lista över inaktiva postlådor i organisationen:
Gå till Microsoft 365 Efterlevnadscenter och logga in med autentiseringsuppgifterna för en global administratör eller ett efterlevnadsadministratörskonto i organisationen.
I det vänstra navigeringsfönstret klickar du på Visa alla och sedan på Bevarande av informationsstyrning. >

På sidan Bevarande klickar du på Inaktiv postlåda för att visa en lista över inaktiva postlådor.
Välj en inaktiv postlåda om du vill visa en utfällsida med information om den inaktiva postlådan.

Du kan klicka
Exportera om du vill visa eller ladda ned en CSV-fil som innehåller ytterligare information om inaktiva postlådor i organisationen.
Alternativt kan du köra följande kommando i Exchange Online PowerShell för att visa listan över inaktiva postlådor.
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted
Du kan också köra följande kommando för att exportera listan över inaktiva postlådor och annan information till en CSV-fil. I det här exemplet skapas CSV-filen i den aktuella katalogen.
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoType
Anteckning
Det är möjligt att en inaktiv postlåda kan ha samma SMTP-adress som en aktiv användarpostlåda. I det här fallet kan värdet för egenskapen DistinguishedName eller ExchangeGuid användas för att unikt identifiera en inaktiv postlåda.
Söka i och exportera innehållet i en inaktiv postlåda
Du kan komma åt innehållet i den inaktiva postlådan med hjälp av verktyget Innehållssökning i Microsoft 365 Efterlevnadscenter. När du söker i en inaktiv postlåda kan du skapa en sökordssökningsfråga för att söka efter specifika objekt eller returnera hela innehållet i den inaktiva postlådan. Du kan förhandsgranska sökresultatet eller exportera sökresultatet till en PST Outlook fil (Data) eller som enskilda e-postmeddelanden. Stegvisa instruktioner för att söka efter postlådor och exportera sökresultat finns i följande avsnitt:
Här är några saker att tänka på vid sökning i inaktiva postlådor.
Om en innehållssökning inkluderar en användarpostlåda och postlådan görs inaktiv fortsätter innehållssökningen att söka i den inaktiva postlådan när du kör sökningen igen efter att den blivit inaktiv.
I vissa fall kan en användare ha en aktiv postlåda och en inaktiv postlåda med samma SMTP-adress. I det här fallet söks endast den specifika postlåda som du väljer som plats för en innehållssökning igenom. Med andra ord, om du lägger till en användares postlåda i en sökning kan du inte förutsätta att både deras aktiva och inaktiva postlådor genomsöks. Endast postlådan som du uttryckligen lägger till i sökningen genomsöks.
Vi rekommenderar starkt att du undviker att ha en aktiv postlåda och inaktiv postlåda med samma SMTP-adress. Om du behöver återanvända den SMTP-adress som för närvarande är tilldelad till en inaktiv postlåda rekommenderar vi att du återställer den inaktiva postlådan eller återställer innehållet i en inaktiv postlåda till en aktiv postlåda (eller arkivet för en aktiv postlåda) och sedan tar bort den inaktiva postlådan.
Ändra kvarhållningstiden för en inaktiv postlåda
När en postlåda har gjorts inaktiv kan du eventuellt ändra varaktigheten för det kvartr; tillämpat på den inaktiva postlådan.
Stegvisa instruktioner finns i Ändra varaktigheten för varaktigheten för en inaktiv postlåda.
Återställa en inaktiv postlåda
Om en tidigare anställd återgår till organisationen, eller om en ny anställd anställs för att ta på sig arbetsansvaret för den avs avlidna medarbetaren, kan du återställa innehållet i den inaktiva postlådan.
När du återställer en inaktiv postlåda konverteras postlådan till en ny postlåda, innehållet och mappstrukturen för den inaktiva postlådan behålls och postlådan länkas till ett nytt användarkonto. När den har återställts finns den inaktiva postlådan inte längre.
Stegvisa instruktioner och mer information om vad som händer när du återställer en inaktiv postlåda finns i Återställa en inaktiv postlåda.
Återställa innehållet i en inaktiv postlåda till en annan postlåda
Om en annan anställd har arbetsansvaret som en tidigare anställd har, eller om någon annan behöver åtkomst till innehållet i den inaktiva postlådan, kan du återställa (eller sammanfoga) innehållet i den inaktiva postlådan till en befintlig postlåda.
När du återställer en inaktiv postlåda kopieras innehållet till en annan postlåda. Den inaktiva postlådan behålls och förblir en inaktiv postlåda. Du kan fortfarande söka i den inaktiva postlådan med hjälp av eDiscovery, innehållet kan återställas till en annan postlåda eller återställas eller tas bort senare.
Stegvisa instruktioner finns i Återställa en inaktiv postlåda.
Ta bort en inaktiv postlåda
Om du inte längre behöver behålla innehållet i en inaktiv postlåda kan du ta bort den inaktiva postlådan permanent genom att ta bort det hållna fältet för den inaktiva postlådan. Postlådan behålls i 183 dagar efter att du har tagit bort bevarande- eller kvarhållningsprincipen och kan återskapas under den tiden. Efter 183 dagar markeras postlådan för permanent borttagning och postlådan blir inte återställningsbar.
Stegvisa instruktioner för att ta bort en bevarandeprincip eller en bevarandeprincip för att ta bort en inaktiv postlåda permanent finns i Ta bort en inaktiv postlåda.