Skapa och konfigurera kvarhållningsprinciper

Vägledning för säkerhet och efterlevnad med licensiering i Microsoft 365.

Använd en kvarhållningsprincip för att hantera data för din organisation genom att proaktivt bestämma om du vill behålla innehåll, ta bort innehåll eller behålla och sedan ta bort innehållet.

Med en kvarhållningsprincip kan du göra detta mycket effektivt genom att tilldela samma kvarhållningsinställningar på behållarnivån som automatiskt ärvs av innehåll i den behållaren. Till exempel alla objekt på SharePoint-webbplatser, alla e-postmeddelanden i användarnas Exchange-postlådor, alla kanalmeddelanden för team som används med Microsoft Teams. Om du är osäker på om du ska använda en kvarhållningsprincip på behållarnivån eller en kvarhållningsetikett på objektnivån kan du gå till Kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter.

Mer information om kvarhållningsprinciper och hur kvarhållning fungerar i Microsoft 365 finns i Mer information om kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter.

Anteckning

Informationen på den här sidan är till för efterlevnadsadministratörer. Om du inte är administratör och vill förstå hur kvarhållningsprinciper har konfigurerats för de program du använder kontaktar du supportavdelningen, IT-avdelningen eller administratören. Om du ser meddelanden om kvarhållningsprinciper i Teams-chattar och kanalmeddelanden kan det vara bra att läsa Teams-meddelanden om kvarhållningsprinciper.

Innan du börjar

Den globala administratören för organisationen har fullständig behörighet för att skapa och redigera kvarhållningsprinciper. Om du inte loggar in som global administratör kan du läsa behörighetsinformationen för informationsstyrning.

Bestäm innan du skapar bevarandeprincipen om den ska vara anpassningsbar eller statisk. Mer information finns i Adaptiva eller statiska policyomfattningar för bevarande. Om du bestämmer dig för att använda en anpassningsbar princip måste du skapa en eller flera anpassningsbara omfattningar innan du skapar en bevarandeprincip och sedan välja dem under processen för att skapa en bevarandeprincip. Instruktioner finns i Konfigurationsinformation för anpassningsbara omfattningsområden.

Skapa och konfigurera en kvarhållningsprincip

Även om en kvarhållningsprincip kan ha stöd för flera tjänster som identifieras som "platser" i kvarhållningsprincipen kan du inte skapa en enskild kvarhållningsprincip som omfattar alla platser som stöds:

  • Exchange-e-post
  • SharePoint-webbplats
  • OneDrive-konton
  • Microsoft 365-grupper
  • Skype för företag
  • Gemensamma Exchange-mappar
  • Teams-kanalmeddelanden
  • Teams-chattar
  • Privata kanalmeddelanden i Teams
  • Community-meddelanden i Yammer
  • Användarmeddelanden i Yammer

Om du väljer Teams- eller Yammer-platserna när du skapar en kvarhållningsprincip exkluderas de andra platserna automatiskt. Det innebär att instruktionerna du ska följa beror på om du behöver inkludera Teams- eller Yammer-platserna:

Anteckning

När du använder anpassningsbara principer i stället för statiska principer kan du konfigurera en enda kvarhållningsprincip för att inkludera både Teams- och Yammer-platser. Detta gäller inte för statiska principer där Teams- och Yammer-platser kräver en egen kvarhållningsprincip.

Om du har fler än en kvarhållningsprincip och du också använder kvarhållningsetiketter kan du läsa Principerna för kvarhållning, eller vad som har företräde för att förstå resultatet när flera kvarhållningsinställningar gäller för samma innehåll.

Kvarhållningsprincip för Teams-platser

  1. I Microsoft 365 Efterlevnadscenter väljer du Principer > Kvarhållning.

  2. Välj Ny kvarhållningsprincip när du vill börja konfigurera en kvarhållningsprincip och namnge den nya kvarhållningsprincipen.

  3. För Välj typ av kvarhållningsprincip för att skapa-sidan väljer du Anpassningsbar eller Statisk, beroende på vilket val du har gjort i instruktionerna Innan du börjar. Om du inte redan har skapat anpassningsbara omfångsområden kan du välja Anpassningsbar men eftersom det inte finns några anpassningsbara omfångsområden att välja kan du inte slutföra konfigurationen med det här alternativet.

  4. Beroende på ditt valda omfång:

    • Om du väljer Anpassningsbar: På sidan Välj anpassningsbara policyområden och platser väljer du Lägg till omfång och väljer ett eller flera anpassningsbara omfångsområden som har skapats. Välj sedan en eller flera platser. Vilka platser du kan välja beror på vilka omfångstyper som har lagts till. Om du till exempel bara har lagt till en omfångstyp av Användare kan du välja Teams-chattar men inte Teams-kanalmeddelanden.

    • Om du väljer Statisk: Välj en eller flera platser för Teams på Välj platser där principen ska tillämpas:

      • Kanalmeddelande i Teams: Meddelanden från standardkanalchatt och standardkanalmöten, men inte från privata kanaler som har sin egen principplats.
      • Teams-chattar: Meddelanden från privata 1:1-chattar, gruppchatt och möteschatt.
      • Privata kanalmeddelanden i Teams: Meddelanden från privata kanalchattar och privata kanalmöten.

      Som standard är alla team och alla användare markerade, men du kan förfina det genom att välja alternativen Välj och Exkludera.

  5. På sidan Bestäm om du vill bevara innehållet och/eller ta bort det anger du konfigurationsalternativ för att behålla och ta bort innehåll.

    Du kan skapa en kvarhållningsprincip som bara behåller innehåll utan borttagning, som behåller och sedan tar bort efter en angiven tidsperiod eller som bara tar bort innehåll efter en angiven tidsperiod. Mer information finns i Inställningar för att behålla och ta bort innehåll.

  6. Slutför konfigurationen och spara inställningarna.

Mer information om när du använder kvarhållningsprinciper för Teams och för att förstå slutanvändarupplevelsen finns i Hantera kvarhållningsprinciper för Microsoft Teams, via Teams-dokumentationen.

Teknisk information om hur kvarhållning fungerar för Teams, inklusive vilka delar av meddelanden som stöds för kvarhållning och tidsinställningar med exempel, finns i Mer information om kvarhållning för Microsoft Teams.

Kända konfigurationsproblem

  • Även om du kan välja att starta kvarhållningsperioden när objekten senast ändrades så används alltid värdet När objekt skapades. För meddelanden som redigeras sparas en kopia av det ursprungliga meddelandet med sin ursprungliga tidsstämpel för att identifiera när det här förredigerade meddelandet skapades, och det efterredigerade meddelandet har en nyare tidsstämpel.

  • När du väljer Redigera för platsen Teams-kanalmeddelanden ser du eventuellt Microsoft 365-grupper som inte också är team. Markera inte de här grupperna.

  • När du väljer Redigera för platsen Teams chattar kan du se gäster och användare som inte har postlådor. Kvarhållningsprinciperna är inte avsedda för de här användarna, så välj dem inte.

Ytterligare kvarhållningsprincip som behövs för att stödja Teams

Teams är mer än bara chattar och kanalmeddelanden. Om du har team som skapats från en Microsoft 365-grupp (tidigare Office 365-grupp) bör du dessutom konfigurera en kvarhållningsprincip som inkluderar den Microsoft 365-gruppen genom att använda platsen Microsoft 365-grupper. Den här kvarhållningsprincipen gäller för innehåll i gruppens postlåda, webbplats och filer.

Om du har gruppwebbplatser som inte är anslutna till en Microsoft 365-grupp behöver du en kvarhållningsprincip som inkluderar platserna SharePoint-webbplatser eller OneDrive-konton för att behålla och ta bort filer i Teams:

  • Filer som delas i chatten lagras på OneDrive-kontot för användaren som delade filen.

  • Filer som laddas upp till kanaler lagras på teamets SharePoint-webbplats.

Tips

Du kan använda en kvarhållningsprincip på filer för bara ett visst team när det inte är anslutet till en Microsoft 365-grupp genom att välja teamets SharePoint-webbplats och OneDrive-kontona för användare i teamet.

Det är möjligt att en kvarhållningsprincip som används på Microsoft 365-grupper, SharePoint-webbplatser eller OneDrive-konton kan ta bort en fil som refereras i en Teams-chatt eller ett kanalmeddelande innan de meddelandena tas bort. I det här scenariot visas filen fortfarande i Teams-meddelandet, men när användarna väljer filen får de felmeddelandet "Filen hittades inte". Det här beteendet är inte specifikt för kvarhållningsprinciper och kan också inträffa om en användare manuellt tar bort en fil från SharePoint eller OneDrive.

Kvarhållningsprincip för Yammer-platser

Anteckning

Kvarhållningsprinciper för Yammer finns i förhandsversion och informerar för närvarande inte användarna när meddelanden tas bort på grund av en kvarhållningsprincip.

För att använda den här funktionen måste Yammer-nätverket vara i enhetligt läge, inte hybridläge.

  1. I Microsoft 365 Efterlevnadscenter väljer du Principer > Kvarhållning.

  2. Välj Ny kvarhållningsprincip för att skapa en ny kvarhållningsprincip.

  3. För Välj typ av kvarhållningsprincip för att skapa-sidan väljer du Anpassningsbar eller Statisk, beroende på vilket val du har gjort i instruktionerna Innan du börjar. Om du inte redan har skapat anpassningsbara omfångsområden kan du välja Anpassningsbar men eftersom det inte finns några anpassningsbara omfångsområden att välja kan du inte slutföra konfigurationen med det här alternativet.

  4. Beroende på ditt valda omfång:

    • Om du väljer Anpassningsbar: På sidan Välj anpassningsbara policyområden och platser väljer du Lägg till omfång och väljer ett eller flera anpassningsbara omfångsområden som har skapats. Välj sedan en eller flera platser. Vilka platser du kan välja beror på vilka omfångstyper som har lagts till. Om du till exempel bara har lagt till en omfångstyp av Användare kan du välja Yammer-användarmeddelanden men inte Yammer-communitymeddelanden.

    • Om du väljer Statisk: På sidan Välj platser där principen ska tillämpas kan du växla på en eller båda platserna för Yammer: Yammer-communitymeddelande och Yammer-användarmeddelanden.

      Viktigt

      Även om du kan skapa en kvarhållningsprincip för enbart Yammer-användarmeddelanden kan en kvarhållningsprincip för den här platsen ta bort community-meddelanden från Yammer-appen för alla community-medlemmar.

      Om du väljer det här alternativet och kvarhållningsprincipen konfigureras för att ta bort användarmeddelanden ska du se till att du förstår detta. Mer information finns i Hur kvarhållning fungerar med Yammer.

      Som standard är alla communities och användare markerade, men du kan förfina detta genom att ange communities och användare som ska inkluderas eller exkluderas.

      För användarmeddelanden i Yammer:

      • Om du lämnar standardinställningen på Alla användare ingår inte Azure B2B-gästanvändare.
      • Om du väljer Redigera för Alla användare kan du använda en kvarhållningsprincip för externa användare om du känner till deras konto.
  5. På sidan Bestäm om du vill bevara innehållet och/eller ta bort det anger du konfigurationsalternativ för att behålla och ta bort innehåll.

    Du kan skapa en kvarhållningsprincip som bara behåller innehåll utan borttagning, som behåller och sedan tar bort efter en angiven tidsperiod eller som bara tar bort innehåll efter en angiven tidsperiod. Mer information finns i Inställningar för att behålla och ta bort innehåll.

  6. Slutför konfigurationen och spara inställningarna.

Mer information om hur kvarhållningsprinciper fungerar för Yammer finns i Mer information om kvarhållning för Yammer.

Ytterligare kvarhållningsprinciper som behövs för att stödja Yammer

Yammer är mer än bara community-meddelanden och privata meddelanden. Om du vill behålla och ta bort e-postmeddelanden för Yammer-nätverket konfigurerar du en ytterligare kvarhållningsprincip som omfattar alla Microsoft 365-grupper som används för Yammer genom att använda platsen Microsoft 365-grupper.

Om du vill behålla och ta bort filer som lagras i Yammer behöver du en kvarhållningsprincip som inkluderar platserna Microsoft 365-grupper eller OneDrive-konton:

  • Filer som delas i privata meddelanden lagras på OneDrive-kontot för användaren som delade filen.

  • Filer som laddas upp till communities lagras på SharePoint-webbplatsen för Yammer-communityn.

Det är möjligt att en kvarhållningsprincip som används på SharePoint-webbplatser eller OneDrive-konton kan ta bort en fil som refereras i ett Yammer-meddelande innan de meddelandena tas bort. I det här scenariot visas filen fortfarande i Yammer-meddelandet, men när användarna väljer filen får de felmeddelandet "Filen hittades inte". Det här beteendet är inte specifikt för kvarhållningsprinciper och kan också inträffa om en användare manuellt tar bort en fil från SharePoint eller OneDrive.

Kvarhållningsprincip för andra platser än Teams och Yammer

Använd följande instruktioner för kvarhållningsprinciper som gäller för någon av dessa tjänster:

  • Exchange: e-post och gemensamma mappar
  • SharePoint: webbplatser
  • OneDrive: konton
  • Microsoft 365-grupper
  • Skype för företag
  1. I Microsoft 365 Efterlevnadscenter väljer du Principer > Kvarhållning.

  2. Välj Ny kvarhållningsprincip när du vill börja konfigurera en kvarhållningsprincip och namnge den nya kvarhållningsprincipen.

  3. För Välj typ av kvarhållningsprincip för att skapa-sidan väljer du Anpassningsbar eller Statisk, beroende på vilket val du har gjort i instruktionerna Innan du börjar. Om du inte redan har skapat anpassningsbara omfångsområden kan du välja Anpassningsbar men eftersom det inte finns några anpassningsbara omfångsområden att välja kan du inte slutföra konfigurationen med det här alternativet. Anpassningsbara principer stöder inte platser för gemensamma Exchange-mappar eller Skype för företag.

  4. Beroende på ditt valda omfång:

    • Om du väljer Anpassningsbar: På sidan Välj anpassningsbara policyområden och platser väljer du Lägg till omfång och väljer ett eller flera anpassningsbara omfångsområden som har skapats. Välj sedan en eller flera platser. Vilka platser du kan välja beror på vilka omfångstyper som har lagts till. Om du till exempel bara har lagt till en omfångstyp för Användare kan du välja Exchange-e-post men inte SharePoint-webbplatser.

    • Om du väljer Statisk: På sidan Välj platser kan du aktivera eller inaktivera någon av platserna förutom platserna för Teams och Yammer. Du kan för varje plats lämna den på standardvärdet för att tillämpa principen på hela platsen, eller så kan du ange vilka som ska inkluderas eller exkluderas.

    Information som är specifik för platser:

  5. På sidan Bestäm om du vill bevara innehållet och/eller ta bort det anger du konfigurationsalternativ för att behålla och ta bort innehåll.

    Du kan skapa en kvarhållningsprincip som bara behåller innehåll utan borttagning, som behåller och sedan tar bort efter en angiven tidsperiod eller som bara tar bort innehåll efter en angiven tidsperiod. Mer information finns i Inställningar för att behålla och ta bort innehåll på den här sidan.

  6. Slutför konfigurationen och spara inställningarna.

Hur lång tid tar det innan kvarhållningsprinciper börjar gälla

När du skapar och skickar in en kvarhållningsprincip kan det ta upp till sju dagar innan kvarhållningsprincipen tillämpas:

Diagram över när kvarhållningsprincipen börjar gälla.

Först måste kvarhållningsprincipen distribueras till de platser som du har valt och sedan tillämpas på innehåll. Du kan alltid kontrollera kvarhållningsprincipens distributionsstatus genom att välja den på sidan Kvarhållningsprinciper i efterlevnadscentret. Om du ser statusen Av (fel) i den utfällbara rutan och informationen om platserna visar ett meddelande om att det tar längre tid än förväntat att distribuera principen (för SharePoint) eller att du bör försöka distribuera om principen (för OneDrive) kan du prova att köra PowerShell-kommandot Set-RetentionCompliancePolicy för att köra principdistributionen igen:

  1. Ansluta till Säkerhets- och efterlevnadscenter i PowerShell.

  2. Kör följande kommando:

    Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
    

Uppdatera kvarhållningsprinciper

När inställningar från kvarhållningsprincipen redan har tillämpats på innehåll kommer en konfigurationsändring av principen att tillämpas automatiskt på det här innehållet, utöver innehållet som nyligen identifierats.

Vissa inställningar kan inte ändras när principen har skapats och sparats. Detta omfattar namnet på kvarhållningsprincipen, omfattningstyp (anpassad eller statisk) och kvarhållningsinställningarna förutom kvarhållningstiden.

Nästa steg

Om vissa objekt för Exchange, SharePoint, OneDrive eller Microsoft 365-grupper behöver olika kvarhållningsinställningar från de inställningar för kvarhållningsprinciper som du har konfigurerat skapa kvarhållningsetiketter för dessa undantag.

Men om du letar efter livscykelhantering av objekt av hög värde för företagskrav, juridiska krav eller regler för registrering av arkivobjekt kan du använda arkivplanen för att skapa och hantera bevarandeetiketter.