Exportera en innehållssökningsrapport

I stället för att exportera hela uppsättningen sökresultat från en innehållssökning i Microsoft 365 Efterlevnadscenter (eller från en sökning som är kopplad till ett Bas-eDiscovery-ärende) kan du exportera samma rapporter som genereras när du exporterar de faktiska sökresultaten.

När du exporterar en rapport laddas rapportfilerna ned till en mapp på den lokala datorn som har samma namn som Innehållssökning, men som läggs till i _ReportsOnly. Om innehållssökningen till exempel heter ContosoCase0815 laddas rapporten ned till en mapp med namnet ContosoCase0815_ReportsOnly. En lista över dokument som ingår i rapporten finns i Vad ingår i rapporten.

Innan du exporterar en sökrapport

  • Om du vill exportera en sökrapport måste du ha rollen Efterlevnadssökning i Microsoft 365 Efterlevnadscenter. Den här rollen tilldelas som standard till de inbyggda rollgrupperna eDiscovery Manager och Organisationshantering. Mer information finns i Tilldela eDiscovery-behörigheter.

  • När du exporterar en rapport lagras data tillfälligt på en Azure Storage plats i Microsoft Cloud innan de laddas ned till din lokala dator. Se till att din organisation kan ansluta till slutpunkten i Azure, som är * .blob.core.windows.net (jokertecknet representerar en unik identifierare för exporten). Sökresultatdata tas bort från e-Azure Storage två veckor efter att den har skapats.

  • Datorn du använder för att exportera sökrapporten måste uppfylla följande systemkrav:

    • Senaste versionen av Windows (32-bitars eller 64-bitars)

    • Microsoft .NET Framework 4.7 eller senare

  • Du måste använda Microsoft Edge1 för att kunna köra eDiscovery-exportverktyget. Det går inte längre att använda Internet Explorer 11 för att exportera sökresultat2.

    Anteckning

    1 På grund av de senaste ändringarna Microsoft Edge är ClickOnce inte längre aktiverat som standard. Anvisningar om hur du aktiverar ClickOnce i Edge finns i Använda verktyget för eDiscovery-export i Microsoft Edge. Microsoft tillverkar inte tillägg eller tillägg från tredje part för användning ClickOnce tilläggsprogram. Export av sökresultat med en webbläsare som inte stöds med tillägg eller tillägg från tredje part stöds inte.

    2 Från och med augusti 2021 kommer Microsoft 365-appar och -tjänster inte längre att stödja Internet Explorer 11 (IE11) och användarna kanske har en försämrad upplevelse eller inte kan ansluta till dessa appar och tjänster. Dessa appar och tjänster fasas ut under de kommande veckorna och månaderna för att supporten ska upphöra så smidigt som nu. Varje app och tjänst fasas ut på oberoende scheman. Mer information finns i det här blogginlägget.

  • Om den uppskattade totala storleken på resultatet som returneras av sökningen överskrider 2 TB misslyckas exporten av rapporterna. Om du vill exportera rapporterna försöker du begränsa omfattningen och köra sökningen igen så att den uppskattade storleken på resultatet är mindre än 2 TB.

  • Om resultatet av en sökning är äldre än 7 dagar och du skickar ett exportrapportjobb visas ett felmeddelande som uppmanar dig att köra sökningen igen för att uppdatera sökresultaten. I så fall avbryter du exporten, kör sökningen igen och startar exporten igen.

  • Vid export av sökrapporter räknas antalet exporter som körs samtidigt och det maximala antalet exporter som en enskild användare kan köra. Mer information om exportgränser finns i Exportera sökresultat för innehåll.

Steg 1: Generera rapporten för export

Det första steget är att förbereda rapporten för nedladdning till datorn som exporteras. När du exporterar rapporten laddas rapportdokumenten upp till ett Azure Storage område i Microsoft-molnet.

  1. I Microsoft 365 Efterlevnadscenter väljer du den innehållssökning som du vill exportera rapporten från.

  2. På menyn Åtgärder längst ned på sökmenyn klickar du på Exportera rapport.

    Alternativet Exportera rapport på menyn Åtgärder.

    Den utfällna sidan Exportera rapport visas. Vilka alternativ som finns för att exportera information om sökningen beror på om sökresultaten finns i postlådor eller på webbplatserna eller en kombination av båda.

  3. Välj något av följande alternativ under Utdataalternativ:

    Exportera utdataalternativ.

    • Alla objekt, förutom sådana som har okänt format, krypteras eller inte indexeras av andra orsaker. Det här alternativet exporterar bara information om indexerade objekt.

    • Alla objekt, även sådana som har okänt format, krypteras eller indexeras inte av andra orsaker. Med det här alternativet exporteras information om indexerade och icke indexerade objekt.

    • Endast objekt som har ett okänt format, är krypterade eller inte indexeras av andra orsaker. Med det här alternativet exporteras bara information om icke indexerade element.

  4. Konfigurera alternativet Aktivera avduplicering för Exchange innehåll.

    • Om du väljer det här alternativet inkluderas antalet dubblettmeddelanden (före avduplicering och efter avduplicering) i sammanfattningsrapporten för export. Dessutom inkluderas endast en kopia av ett meddelande i manifest.xml filen. Men rapporten med exportresultat innehåller en rad för varje kopia av ett duplicerat meddelande så att du kan identifiera postlådorna som innehåller en kopia av det duplicerade meddelandet. Mer information om de exporterade rapporterna finns i Vad ingår i rapporten.

    • Om du inte markerar det här alternativet innehåller exporten rapporter information om alla meddelanden som returneras av sökningen, inklusive dubbletter.

      Mer information om avduplicering och hur dubbletter identifieras finns i Avduplicering i eDiscovery-sökresultat.

  5. Klicka på Generera rapport.

    Sökrapporterna förbereds för nedladdning, vilket innebär att rapportdokumenten laddas upp till en Azure Storage plats i Microsoft-molnet. Det kan ta flera minuter.

Instruktioner för hur du laddar ned de exporterade sökrapporterna finns i nästa avsnitt.

Steg 2: Ladda ned rapporten

Nästa steg är att ladda ned rapporten från Azure Storage området till din lokala dator.

Anteckning

Den exporterade sökrapporten måste laddas ned inom 14 dagar efter att du genererade rapporten i steg 1.

  1. På sidan Innehållssökning i Microsoft 365 Efterlevnadscenter väljer du fliken Exporter

    Du kanske måste klicka på Uppdatera för att uppdatera listan med exportjobb så att den visar det exportjobb du har skapat. Exportera rapportjobb har samma namn som motsvarande sökning _ReportsOnly lagts till i söknamnet.

  2. Välj det exportjobb som du skapade i steg 1.

  3. På den utfällna sidan Exportera rapport under Exportera nyckel klickar du på Kopiera till Urklipp. Du använder den här nyckeln i steg 6 för att ladda ned sökresultaten.

    Viktigt

    Eftersom vem som helst kan installera och starta verktyget för eDiscovery-export och sedan använda den här nyckeln för att ladda ned sökrapporten, bör du vidta vissa försiktighetsåtgärder för att skydda den här nyckeln på samma sätt som du skyddar lösenord eller annan säkerhetsrelaterad information.

  4. Klicka på Ladda ned resultat längst upp på den utfällsbara sidan.

  5. Om du uppmanas att installera eDiscovery-exportverktyget klickar du på Installera.

  6. I eDiscovery-exportverktyget gör du följande:

    eDiscovery-exportverktyget.

    1. Klistra in exportnyckeln som du kopierade i steg 3 i lämplig ruta.

    2. Klicka Bläddra för att ange den plats där du vill ladda ned sökrapportfilerna.

  7. Klicka på Start för att ladda ned sökresultatet till datorn.

    I verktyget eDiscovery Export visas statusinformation om exporten, inklusive en uppskattning av antalet (och storleken) av de återstående objekten som ska laddas ned. När exporten är klar kan du komma åt filerna på den plats där de laddades ned.

Vad som ingår i rapporten

När du skapar och exporterar en rapport om resultatet av en innehållssökning laddas följande dokument ned:

  • Exportsammanfattning: Ett Excel som innehåller en sammanfattning av exporten. Det omfattar information som antal innehållskällor som har sökts, antalet sökresultat från varje innehållsplats, det uppskattade antalet objekt, det faktiska antalet objekt som skulle exporteras och den uppskattade och faktiska storleken på objekt som skulle exporteras.

    Om du tar med icke indexerade objekt när du exporterar rapporten inkluderas antalet icke indexerade objekt i det totala antalet uppskattade sökresultat och det totala antalet nedladdade sökresultat (om du skulle exportera sökresultaten) som visas i sammanfattningsrapporten för export. Med andra ord är det totala antalet objekt som hämtas lika med det totala antalet uppskattade resultat och det totala antalet icke indexerade objekt.

  • Manifest: En manifestfil (i XML-format) som innehåller information om varje objekt som ingår i sökresultatet. Om du har aktiverat alternativet för avduplicering inkluderas inte dubblettmeddelanden i manifestfilen.

  • Resultat: Ett Excel som innehåller en rad med information om varje indexerat objekt som skulle exporteras med sökresultatet. För e-post innehåller resultatloggen information om varje meddelande, inklusive:

    • Platsen för meddelandet i källpostlådan (inklusive om meddelandet finns i den primära postlådan eller arkivpostlådan).

    • Datumet då meddelandet skickades eller togs emot.

    • Ämnesraden från meddelandet.

    • Meddelandets avsändare och mottagare.

    För dokument från SharePoint och OneDrive för företag innehåller resultatloggen information om varje dokument, inklusive:

    • URL-adressen för dokumentet.

    • URL-adressen för webbplatssamlingen där dokumentet finns.

    • Datumet då dokumentet senast ändrades.

    • Namnet på dokumentet (som finns i kolumnen Ämne i resultatloggen).

    Anteckning

    Antalet rader i resultatrapporten ska vara lika med det totala antalet sökresultat minus det totala antalet objekt som visas i rapporten Icke indexerade objekt.

  • Trace.log: En spårningslogg som innehåller detaljerad loggningsinformation om exporten och som kan hjälpa dig att upptäcka problem under exporten. Om du öppnar ett ärende hos Microsoft Support om ett problem som rör export av sökrapporter kan du bli ombedd att ange den här spårningsloggen.

  • Icke indexerade objekt: Ett Excel dokument som innehåller information om icke indexerade objekt som ingår i sökresultatet. Om du inte tar med icke indexerade objekt när du skapar sökresultatrapporten kommer den här rapporten fortfarande att laddas ned, men den är tom.