Använd filplan för att skapa och hantera kvarhållningsetiketter
Licensieringsvägledning för Microsoft 365 för säkerhet och efterlevnad.
Även om du kan skapa och hantera kvarhållningsetiketter från Informationsstyrning i Microsoft 365 Efterlevnadscenter, har filplanen från Hantering av arkivhandlingar ytterligare hanteringsfunktioner:
Du kan skapa kvarhållningsetiketter i grupp genom att importera relevant information från ett kalkylblad.
Du kan exportera informationen från befintliga kvarhållningsetiketter för analys och offlinesamarbete.
Mer information om kvarhållningsetiketterna visas så att det blir lättare att se och använda i inställningarna för alla kvarhållningsetiketterna i samma vy.
Med filplansbeskrivningar finns stöd för ytterligare och valfri information för varje etikett.
Filplanen kan användas för alla kvarhållningsetiketter, även om de inte markerar innehållet som en post.
Mer information om vad kvarhållningsetiketter är och hur du använder dem finns i Mer information om Kvarhållningsprinciper och -etiketter.
Åtkomst till filplanen
Du måste ha någon av följande administratörsroller för att komma åt filplanen:
Kvarhållningshanterare
Endast visning för Kvarhållningshanterare
I Microsoft 365 Efterlevnadscenter går du till Lösningar > Hantering av arkivhandlingar > Filplan:
.
Om Hantering av arkivhandlingar inte visas i navigeringsfönstret rullar du först nedåt och väljer Visa alla.
Navigera i filplanen
Om du redan har skapat kvarhållningsetiketter från Informationsstyrning i Microsoft 365 Efterlevnadscenter visas etiketterna automatiskt i filplanen.
På samma sätt blir även nya kvarhållningsetiketter som du skapar i filplanen tillgängliga från Informationsstyrning om etiketterna inte är konfigurerade att markera innehåll som en post.
På sidan Filplan kan du se alla dina etiketter med deras status och inställningar, valfria filplansbeskrivningar, ett exportalternativ för analys eller för att aktivera offlinegranskning av dina etiketter samt ett importalternativ för att skapa kvarhållningsetiketter.
Kolumner för etikettinställningar
Alla kolumner utom Namnet på etiketten kan visas eller döljas genom att välja alternativet Anpassa kolumner. Men som standard visas information om etikettstatus och dess inställningar i de första kolumnerna:
Status identifierar om etiketten ingår i en etikettprincip eller en automatiskt tillämpad princip (Aktiv) eller inte (Inaktiv).
Baserat på identifierar hur eller när kvarhållningsperioden börjar. Giltiga värden:
- Händelse
- När den skapades
- Senast ändrad
- När den etiketterades
Är post identifierar om objektet är markerat som en post när etiketten tillämpas. Giltiga värden:
- Nej
- Ja
- Ja(föreskrifter)
Kvarhållningsvaraktighet identifierar kvarhållningsperioden. Giltiga värden:
- Dagar
- Månader
- År
- För alltid
- Ingen
Borttagningstyp identifierar vad som händer med innehållet i slutet av kvarhållningsperioden. Giltiga värden:
- Ingen åtgärd
- Raderas automatiskt
- Granskning krävs
Kolumner med filplansbeskrivningar
Med filplanen kan du inkludera mer information som en del av dina kvarhållningsetiketter. De här filplansbeskrivningarna ger fler alternativ för att förbättra hanteringen och organiseringen av innehållet du behöver sätta en etikett på.
Som standard, med Referens-ID som start, visar de efterföljande kolumnerna de valfria filplansbeskrivningarna som du kan ange när du skapar en kvarhållningsetikett eller redigerar en befintlig etikett.
För att hjälpa dig igång finns det några out-of-box-värden för följande filplansbeskrivningar:
- Företagsfunktion/avdelning
- Kategori
- Behörighetstyp
- Krav/källhänvisning
Exempel på filplansbeskrivningar när du skapar eller redigerar en kvarhållningsetikett:

När du väljer Välj för var och en av dessa valfria beskrivningar kan du välja ett av de färdiga värdena eller skapa ett eget och sedan välja det. Till exempel:

Skapa kvarhållningsetiketter
På sidan Filplan väljer du + Skapa en etikett > Kvarhållningsetikett
Följ anvisningarna för konfigurationensprocessen.
Om du vill använda kvarhållningsetiketten för att deklarera arkivhandlingar markerar du Markera objekt som en post eller Markera objekt som en regelpost. Mer information finns i Konfigurera kvarhållningsetiketter för att deklarera poster.
När du har skapat etiketten och du ser alternativ för att publicera den, tillämpar du etiketten automatiskt eller så sparar du etiketten: Välj Spara bara etiketten för tillfället och välj sedan Klar.
Upprepa de här stegen om du vill skapa fler etiketter.
Redigera bevarandeetiketter
Om du vill redigera en befintlig kvarhållningsetikett markerar du den på sidan Filplan och väljer sedan alternativet Redigera etikett för att starta kvarhållningsprocessen redigera som gör att du kan ändra etikettbeskrivningen och eventuella berättigade inställningar.
Vissa inställningar kan inte ändras när etiketten har skapats och sparats, bland annat:
- Namnet på kvarhållningsetiketten och kvarhållningsinställningarna, förutom kvarhållningsperioden. Du kan ändå inte ändra kvarhållningsperioden när kvarhållningsperioden baseras på när objekten har fått etikett.
- Alternativet för att markera objekt som en arkivhandling.
Ta bort kvarhållningsetiketter
Du kan ta bort kvarhållningsetiketter som för närvarande inte ingår i någon publicerade eller tillämpa automatisktprincip för kvarhållningsetiketter, som inte är konfigurerade för händelsebaserad kvarhållning eller markerar objekt som regelposter.
För kvarhållningsetiketter som du kan ta bort misslyckas borttagningen om de har använts på objekt. En länk till innehållsutforskaren för att identifiera objekten med etiketterna visas.
Det kan ändå ta upp till två dagar innan objekten med etiketterna visas i innehållsutforskaren. I det här scenariot kan kvarhållningsetiketten tas bort utan att länken till innehållsutforskaren visas.
Exportera alla kvarhållningsetiketter för analys eller för att aktivera offlinegranskning
Från filplanen kan du exportera information om alla kvarhållningsetiketter till en .csv-fil för att underlätta periodiska granskningar av intressenter i organisationens datastyrning.
Om du vill exportera alla kvarhållningsetiketter: Gå till sidan Filplan och klicka på Exportera:

En *.csv-fil som innehåller alla befintliga kvarhållningsetiketter öppnas. Till exempel:

Importera kvarhållningsetiketter till filplanen
I filplanen kan du massimportera nya kvarhållningsetiketter med hjälp av en CSV-fil med ett visst format:
På sidan Filplan klicka på Import:

I fönstret Fyll ut och importera filplanen väljer du Ladda ned en tom mall:

När mallen har laddats ned lägger du till en rad för varje etikett och sparar filen. Se nästa avsnitt för information som beskriver egenskaperna och giltiga värden för varje egenskap.
Exempel på en ifylld mall:

Välj Uppladda en fil för att ladda upp den ifyllda mallen.
Filplanen laddar upp filen och validerar posterna.
Beroende på valideringsresultaten:
Om verifieringen misslyckas: Observera radnumret och kolumnnamnet som ska korrigeras i importfilen. Korrigera felen i filen och spara den och upprepa sedan steg 4.
Om valideringen godkänns: Du ser Du har importerat en filplan och posterna har konverterats till kvarhållningsetiketter. Välj Klar för att stänga fönstret och uppdatera sidan Filplan för att visa dina nya etiketter.
Nu kan du publicera dina nya kvarhållningsetiketter eller tillämpa dem automatiskt. Du kan göra båda från fliken Etikettprinciper och sedan välja Publicera etiketter eller Tillämpa en etikett automatiskt.
Information om etikettegenskaperna för import
Använd följande information för att fylla i den nedladdade mallen för att importera nya kvarhållningsetiketter. För import har vissa värden en maxlängd:
- LabelName: Upp till 64 tecken
- Kommentarer och Anteckningar: Upp till 1 024 tecken
- Övriga värden: Obegränsad längd
| Egenskap | Typ | Obligatoriskt | Giltiga värden |
|---|---|---|---|
| LabelName | Sträng | Ja | Den här egenskapen anger namnet på kvarhållningsetiketten och måste vara unik i din klientorganisation. Tecken som stöds för import: a-z, A-Z, 0-9, bindestreck (-) och blankstegstecken. |
| Kommentar | Sträng | Nej | Använd den här egenskapen för att lägga till en beskrivning av kvarhållningsetiketten för administratörer. Den här beskrivningen visas bara för administratörer som hanterar kvarhållningsetiketten i efterlevnadscentret. |
| Anteckningar | Sträng | Nej | Använd den här egenskapen för att lägga till en beskrivning av kvarhållningsetiketten för användare. Den här beskrivningen visas när användarna håller muspekaren över etiketten i program som Outlook, SharePoint och OneDrive. Om du låter den här egenskapen vara tom visas en standardbeskrivning som förklarar etikettens kvarhållningsinställningar. |
| IsRecordLabel | Sträng | Nej, såvida inte Reglerande är SANT | Den här egenskapen anger om etiketten markerar innehållet som en post. Giltiga värden är: SANT: Etiketten markerar objektet som en post och därför kan objektet inte tas bort. FALSKT: Etiketten markerar inte innehållet som en post. Det här är standardvärdet. Gruppberoenden: När den här egenskapen har angetts måste även RetentionAction, RetentionDuration och RetentionType anges. |
| RetentionAction | Sträng | Nej, såvida inte RetentionDuration, RetentionType eller ReviewerEmail har angetts | Den här egenskapen anger vilken åtgärd som ska vidtas efter att värdet som anges av egenskapen RetentionDuration (om angiven) upphör att gälla. Giltiga värden är: Ta bort: Objekt som är äldre än värdet som anges av egenskapen RetentionDuration tas bort.Behåll: Behåller objekten under den varaktighet som anges av egenskapen RetentionDuration och gör därefter ingenting när varaktighetsperioden utlöper. BehållOchTaBort: Behåller objekten under den varaktighet som anges av egenskapen RetentionDuration och tar bort dem när varaktighetsperioden utlöper. Gruppberoenden: När den här egenskapen har angetts måste även RetentionDuration och RetentionType anges. |
| RetentionDuration | Sträng | Nej, såvida inte RetentionAction eller RetentionType anges | Den här egenskapen anger hur många dagar innehållet ska behållas. Giltiga värden är: Obegränsat: Objekten behålls på obestämd tid. **n*: Ett positivt heltal i dagar; till exempel 365. Det maximala antalet som stöds är 24 855, vilket är 68 år. Om du behöver längre tid än det här maxvärdet använder du Obegränsat i stället. Gruppberoenden: När den här egenskapen anges måste även RetentionAction och RetentionType anges. |
| RetentionType | Sträng | Nej, såvida inte RetentionAction eller RetentionDuration anges | Den här egenskapen anger om kvarhållningsvaraktigheten (om angiven) beräknas utifrån datumet då innehållet skapades, händelsedatum, etikettdatum eller senast ändrade datum. Giltiga värden är: CreationAgeInDaysEventAgeInDays TaggedAgeInDaysModificationAgeInDays Gruppberoenden: När den här egenskapen har angetts måste även RetentionAction och RetentionDuraction anges. |
| ReviewerEmail | SmtpAddress | Nej | När den här egenskapen är angiven utlöses en borttagningsgranskning när kvarhållningsvaraktigheten utlöper. Den här egenskapen anger e-postadressen till en granskare i din klientorganisation för kvarhållningsåtgärden KeepAndDelete. Du kan ta med e-postadressen till enskilda användare, distributionsgrupper eller säkerhetsgrupper i din klientorganisation. Ange flera e-postadresser genom att avgränsa dem med semikolon. Gruppberoenden: När den här egenskapen anges måste RetentionAction (måste vara KeepAndDelete), RetentionDuration och RetentionType också anges. |
| ReferenceId | Sträng | Nej | Den här egenskapen anger värdet som visas i filplansbeskrivningar för Referens-ID, vilket du kan använda som ett unikt värde för din organisation. |
| DepartmentName | Sträng | Nej | Den här egenskapen anger värdet som visas i filplansbeskrivningen för Funktion/avdelning. |
| Kategori | Sträng | Nej | Den här egenskapen anger värdet som visas i filplansbeskrivningen för Kategori. |
| SubCategory | Sträng | Nej | Den här egenskapen anger värdet som visas i filplansbeskrivningen för Underkategori. |
| AuthorityType | Sträng | Nej | Den här egenskapen anger värdet som visas i filplansbeskrivningen för Behörighetstyp. |
| CitationName | Sträng | Nej | Den här egenskapen anger namnet på källhänvisningen som visas i filplansbeskrivningen för Krav/källhänvisning. Till exampel "Sarbanes-Oxley Act of 2002". |
| CitationUrl | Sträng | Nej | Den här egenskapen anger URL-adressen som visas i filplansbeskrivningen för Krav/källhänvisning. |
| CitationJurisdiction | Sträng | Nej | Den här egenskapen anger befogenheten eller instansen som visas i filplansbeskrivningen för Krav/källhänvisning. Till exempel "U.S. Securities and Exchange Commission (SEC)". |
| Regulatory | Sträng | Nej | Den här egenskapen anger om etiketten markerar innehållet som en regelpost, vilket är mer restriktivt än en post. Om du vill använda den här etikettkonfigurationen måste klientorganisationen konfigureras för att visa alternativet att markera innehåll som en regelpost, annars misslyckas importverifieringen. Giltiga värden är: SANT: Etiketten markerar objektet som en regelpost. Du måste också ange egenskapen IsRecordLabel till SANT.FALSKT: Etiketten markerar inte innehållet som en post. Det här är standardvärdet. |
| EventType | Sträng | Nej, såvida inte RetentionType är EventAgeInDays | Den här egenskapen anger en händelsetyp som används för händelsebaserad kvarhållning. Ange en befintlig händelsetyp som visas i Hantering av arkivhandlingar > Händelse > Hantera händelsetyper. Du kan också använda cmdleten Get-ComplianceRetentionEventType för att visa tillgängliga händelsetyper. Även om det finns vissa inbyggda händelsetyper, till exempel Medarbetaraktivitet och produktlivslängd, kan du också skapa egna händelsetyper. Om du anger din egen händelsetyp måste den finnas före importen eftersom namnet verifieras som en del av importprocessen. |
Nästa steg
Nu när du har skapat kvarhållningsetiketter är de redo att läggas till i objekt genom att publicera etiketterna eller automatiskt använda dem: