Kom igång med informationsstyrning

Vägledning för säkerhet och efterlevnad med licensiering i Microsoft 365.

Är du redo att börja styra organisationens data genom att behålla det innehåll som du behöver och ta bort innehåll som du inte behöver? Använd följande riktlinjer för att komma igång:

  1. Förstå hur kvarhållning och borttagning fungerar i Microsoft 365 och identifiera sedan de arbetsbelastningar som behöver en kvarhållningsprincip, samt om du behöver skapa kvarhållningsetiketter för undantag: Läs mer om kvarhållning

    Anteckning

    Om du behöver livscykelhantering av objekt med högt värde för verksamhets-, juridiska eller regelmässiga registerhållningskrav: Använd kvarhållningsetiketter med hantering av arkivhandlingar i stället för informationsstyrning.

  2. Skapa kvarhållningsprinciper för de arbetsbelastningar som du har identifierat och ange kvarhållningsinställningar och åtgärder som krävs av organisationens principer eller branschföreskrifter: Skapa kvarhållningsprinciper

    Om det behövs kan du skapa och använda kvarhållningsetiketter för dina undantag.

  3. Aktivera arkivering av postlådor för att tillhandahålla användarna ytterligare lagringsutrymme för postlådor: Aktivera arkivpostlådor i efterlevnadscentret

    Om det krävs för att stödja arkivpostlådor:

  4. Förstå och hantera inaktiva postlådor som behåller postlådeinnehåll när anställda lämnar organisationen: Läs mer om inaktiva postlådor

  5. Om du har PST-filer som innehåller data som du vill styra: Importera PST-filer till onlinepostlådor med hjälp av nätverksuppladdning eller enhetsleverans: Läs mer om hur du importerar organisationens PST-filer

Oberoende av dessa steg kan du använda anslutningsprogram för att importera och arkivera data från tredje part som innehåller data från sociala medieplattformar, snabbmeddelandeplattformar och plattformar för dokumentsamarbete. När dessa data importeras till onlinepostlådor har de inte bara stöd för informationsstyrning från Microsoft 365 Efterlevnad, utan även andra efterlevnadslösningar så som kommunikationsefterlevnad, hantering av interna risker och eDiscovery. Mer information finns i Läs mer om anslutningsprogram för data från tredje part.

Prenumerations- och licensieringskrav

Ett antal olika prenumerationer har stöd för informationsstyrningsfunktioner.

Om du vill se licensalternativen för att användarna ska kunna dra nytta av efterlevnadsfunktioner i Microsoft 365 kan du gå till licensieringsvägledning för Microsoft 365 för säkerhet och efterlevnad. De funktioner som visas på den här sidan finns i avsnittet Information Governance och den relaterade PDF-nedladdningen för licensieringskrav på funktionsnivå.

Behörigheter

I följande avsnitt finns information om roller och rollgrupper för att hantera Microsoft 365-kvarhållning.

För behörigheter att hantera postlådor för arkivering, inaktiva postlådor och import kräver dessa vanligtvis Exchange-behörigheter, exempelvis rollen E-postmottagare. Som standard tilldelas den här rollen rollgrupperna Mottagarhantering och Organisationshantering. Mer information om de exakta behörighetskraven för varje hanteringsaktivitet finns i dokumentationen som medföljer administratörsanvisningarna.

Behörigheter för kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter

Medlemmar i efterlevnadsteamet som ska skapa och hantera kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter behöver behörigheter till Microsoft 365 Efterlevnadscenter. Som standard har innehavaradministratören (global administratör) åtkomst till den här platsen och kan ge efterlevnadsansvariga och andra personer åtkomst utan att ge dem alla behörigheter för en klientadministratör. Om du vill bevilja behörigheter för den här begränsade administrationen rekommenderar vi att du lägger till användare i adminrollgruppen Efterlevnadsadministratör.

Du kan också använda den här standardrollen genom att skapa en ny rollgrupp och lägga till rollen Kvarhållningshantering i den här gruppen. För en skrivskyddad roll använder du Skrivskyddad kvarhållningshantering.

Anvisningar om hur du lägger till användare i standardrollerna eller skapar dina egna rollgrupper finns i Behörigheter i Microsoft 365 Efterlevnadscenter.

Dessa behörigheter krävs endast för att skapa, konfigurera och använda kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter. Den som konfigurerar principerna och etiketterna behöver inte ha åtkomst till innehållet.

Vanliga scenarier

Använd följande tabell för att mappa dina verksamhetskrav till de vanligaste scenarierna för informationsstyrning.

Jag vill ... Dokumentation
Behåll eller ta bort data för Microsoft 365-tjänster på ett effektivt sätt:
- Exchange
- SharePoint
– OneDrive
- Microsoft 365-grupper
– Teams
– Yammer
– Skype för företag
Skapa och konfigurera kvarhållningsprinciper
Ge användarna ytterligare lagringsutrymme för postlådor Aktivera arkivpostlådor i efterlevnadscentret
Behåll postlådedata efter att anställda har lämnat organisationen Skapa och hantera inaktiva postlådor
Ladda upp postlådedata från PST-filer Använda nätverksuppladdning för att importera PST-filer

Om du har ett scenario som kräver livscykelhantering för enskilda objekt går du till vanliga scenarier för hantering av arkivhandlingar.

Dokumentation för slutanvändare

I följande avsnitt finns information om slutanvändardokumentation för att stödja Microsoft 365-kvarhållning.

De informationsstyrningsfunktioner som har stöd för hantering av postlådor (arkivering, inaktiva postlådor och import) kräver normalt inte dokumentation om slutanvändare.

Dokumentation om slutanvändare för kvarhållning och borttagning

De flesta kvarhållningsprinciperna fungerar utan att användaren interagerar med bakgrunden och användarna behöver därför inte särskilt mycket dokumentation. Kvarhållningsprinciperna för Teams informerar användarna när deras meddelanden har tagits bort med en länk till Teams-meddelanden om kvarhållningsprinciper.

Om du däremot kompletterar kvarhållningsprinciper med kvarhållningsetiketter har dessa etiketter en användargränssnittsnärvaro i Microsoft 365-appar. Innan du distribuerar etiketterna till produktionsnätverket måste du ange information och instruktioner för slutanvändarna och supportavdelningen. Om du vill hjälpa användare att använda kvarhållningsetiketter i SharePoint och OneDrive kan du läsa Använda kvarhållningsetiketter på filer i SharePoint eller OneDrive.

Den mest effektiva slutanvändardokumentationen kommer alltid att vara anpassad vägledning och instruktioner som du anger för de namn och konfigurationer för kvarhållningsetiketter som du väljer. Se följande sida och nedladdningar som du kan använda för att utbilda dina användare: Utbildning för slutanvändare för kvarhållningsetiketter.