Komma igång med kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter
Vägledning för säkerhet och efterlevnad med licensiering i Microsoft 365.
Är du redo att börja styra organisationens data genom att behålla det innehåll som du behöver och ta bort innehåll som du inte behöver? Använd följande riktlinjer för att komma igång:
Förstå hur kvarhållning fungerar i Microsoft 365 och undersök sedan om du behöver använda kvarhållningsprinciper eller kvarhållningsetiketter, eller en kombination: Mer information om kvarhållning
Identifiera de kvarhållningsinställningar och åtgärder som krävs av organisationens principer eller branschföreskrifter.
Som ett led i utvärderingen bestämmer du om du ska använda hantering av arkivhandlingar.
Skapa kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter baserat på de kvarhållningsinställningar och åtgärder som du har identifierat.
För kvarhållningsetiketter kan det vara bra att använda filplan för att definiera och förfina kvarhållningsetiketterna i ett kalkylblad. Importera sedan kalkylbladet för att skapa etiketterna.
Publicera och använda kvarhållningsetiketter. Även om kvarhållningsprinciper är utformade att konfigureras och sedan glömmas bort, är kvarhållningsetiketter återanvändbara byggblock som kan användas i flera principer och kan ingå i användararbetsflöden. Se en lista med vanliga scenarier som hjälper dig att se hur kvarhållningsetiketter kan användas.
Prenumerations- och licenskrav för kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter
Flera olika prenumerationer stöder kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter och licenskraven för användarna beror på de funktioner som du använder.
Om du vill se licensalternativen för att användarna ska kunna dra nytta av efterlevnadsfunktioner i Microsoft 365 kan du gå till licensieringsvägledning för Microsoft 365 för säkerhet och efterlevnad. Kvarhållning beskrivs i avsnittet Informationsstyrning och i den relaterade nedladdningsbara PDF- eller Excel-filen för licenskrav på funktionsnivå.
Behörigheter som krävs för att skapa och hantera kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter
Medlemmar i efterlevnadsteamet som ska skapa och hantera kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter behöver behörigheter till Microsoft 365 Efterlevnadscenter. Som standard har innehavaradministratören (global administratör) åtkomst till den här platsen och kan ge efterlevnadsansvariga och andra personer åtkomst utan att ge dem alla behörigheter för en klientadministratör. Om du vill bevilja behörigheter för den här begränsade administrationen rekommenderar vi att du lägger till användare i adminrollgruppen Efterlevnadsadministratör.
Du kan också använda den här standardrollen genom att skapa en ny rollgrupp och lägga till rollen Kvarhållningshantering i den här gruppen. För en skrivskyddad roll använder du Skrivskyddad kvarhållningshantering.
Anvisningar om hur du lägger till användare i standardrollerna eller skapar dina egna rollgrupper finns i Behörigheter i Microsoft 365 Efterlevnadscenter.
Dessa behörigheter krävs endast för att skapa, konfigurera och använda kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter. Den som konfigurerar principerna och etiketterna behöver inte ha åtkomst till innehållet.
Vanliga scenarier för kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter
Använd följande tabell för att mappa dina verksamhetskrav till kvarhållningsscenarier som stöds av kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter.
| Jag vill ... | Dokumentation |
|---|---|
| Ange kvarhållnings- och borttagningsåtgärder med Microsoft 365-tjänsten på ett effektivt sätt: - Exchange - SharePoint – OneDrive - Microsoft 365-grupper - Skype för företag - Microsoft Teams - Yammer-nätverk |
Skapa och konfigurera kvarhållningsprinciper |
| Låta administratörer och användare använda kvarhållnings- och borttagningsåtgärder för dokument och e-postmeddelanden manuellt: – SharePoint – OneDrive – Outlook och Outlook på webben |
Skapa kvarhållningsetiketter och använda dem i appar |
| Låta webbplatsadministratörer ange standardåtgärder för kvarhållning och borttagning för allt innehåll i ett bibliotek, en mapp eller en dokumentgrupp i SharePoint | Skapa kvarhållningsetiketter och använda dem i appar |
| Låta användarna använda kvarhållnings- och borttagningsåtgärder för e-postmeddelanden automatiskt med hjälp av Outlook-regler | Skapa kvarhållningsetiketter och använda dem i appar |
| Låta administratörer använda kvarhållnings- och borttagningsåtgärder för en dokumenttolkningsmodell, så att dessa automatiskt tillämpas på identifierade dokument i ett SharePoint-bibliotek | Skapa kvarhållningsetiketter och använda dem i appar |
| Automatiskt använda kvarhållnings- och borttagningsåtgärder för dokument och e-postmeddelanden | Använda en kvarhållningsetikett för innehåll automatiskt |
| Starta kvarhållningsperioden när en händelse inträffar, till exempel: – Medarbetare lämnar organisationen – Kontrakt upphör att gälla – Slutet på en produktlivscykel |
Starta kvarhållning när en händelse inträffar |
| Begränsa ändringar av principer för att uppfylla regelkrav eller skydda mot otillåtna administratörer | Använda bevarandelås för att begränsa ändringar av kvarhållningsprinciper och principer för kvarhållningsetiketter |
| Se till att någon granskar och godkänner innan innehållet tas bort i slutet av kvarhållningsperioden | Borttagningsgranskningar |
| Övervaka hur och var kvarhållnings- och borttagningsinställningar används för objekt | Övervaka kvarhållningsetiketter |
| Använda en enskild lösning för hantering av arkivhandlingar för dokument och e-postmeddelanden | Mer information om hantering av arkivhandlingar |
Om du använder kvarhållningsetiketter vid hantering av arkivhandlingar finns det ytterligare scenarier som är unika för kvarhållningsetiketter som markerar innehåll som en post. Mer information finns i Vanliga scenarier för hantering av arkivhandlingar.
Slutanvändardokumentation vid kvarhållning
De flesta kvarhållningsprinciperna fungerar utan att användaren interagerar med bakgrunden och användarna behöver därför inte särskilt mycket dokumentation. Kvarhållningsprinciperna för Teams informerar användarna när deras meddelanden har tagits bort med en länk till Teams-meddelanden om kvarhållningsprinciper.
Eftersom kvarhållningsetiketter har en gränssnittsnärvaro i Microsoft 365-appar bör du ge vägledning till slutanvändarna och supportavdelningen innan du distribuerar etiketterna till produktionsnätverket. Om du vill hjälpa användare att använda kvarhållningsetiketter i SharePoint och OneDrive kan du läsa Använda kvarhållningsetiketter på filer i SharePoint eller OneDrive.
Den mest effektiva dokumentationen för slutanvändare är dock den anpassade vägledningen och anvisningarna som du ger för kvarhållningsetiketternas namn och konfigurationer du väljer. Se följande sida och nedladdningar som du kan använda för att utbilda dina användare: Utbildning för slutanvändare för kvarhållningsetiketter.