Läs mer om inaktiva postlådor
Organisationen kan behöva behålla före detta anställdas e-post när de har lämnar organisationen. Beroende på organisationens bevarandekrav kan du behöva behålla postlådeinnehållet i några månader eller år efter att du slutar, eller så kanske du måste behålla postlådeinnehållet på obestämd tid. Oavsett hur länge du behöver behålla e-post kan du skapa inaktiva postlådor för att behålla postlådan från tidigare anställda.
Vad är inaktiva postlådor?
När en anställd lämnar organisationen (eller går på en längre frånvaro) kan du ta bort deras Microsoft 365 konto. Den anställdas postlådedata sparas i 30 dagar efter att kontot tagits bort. Under den här perioden kan du fortfarande återställa e-postdata genom att avdeklarera kontot. Efter 30 dagar tas data bort permanent.
Men om ett väntande tillstånd tillämpas på postlådan innan du tar Microsoft 365 konto konverteras postlådan till en inaktiv postlåda. Följande avsnitt innehåller information om kvarhållning som kan tillämpas vid Microsoft 365 och eDiscovery-innehåll.
Inaktiva postlådor är användbara när organisationen behöver behålla postlådeinnehållet hos tidigare anställda av regler eller andra orsaker. Även om alla typer av bevarande som visas i det här dokumentet tvingar en postlåda att bli inaktiv när ett användarobjekt tas bort rekommenderar vi att du gör det genom att använda en Microsoft 365-bevarandeprincip eller bevarandeetiketter, bekräfta att bevarandet tillämpas och sedan ta bort motsvarande Microsoft 365-konto. Då behålls innehållet i den inaktiva postlådan under den kvarhållningstid som angavs innan användarkontot togs bort. Du kan fortfarande återställa motsvarande användarkonto under en 30-dagarsperiod, men efter 30 dagar behålls postlådan i Microsoft 365 som en inaktiv postlåda tills bevarandeprincipen eller bevarandeetiketterna tas bort.
Viktigt
Som vi nämnde tidigare rekommenderar vi att du använder bevarandet Microsoft 365 att skapa en inaktiv postlåda:
In-Place som sätts i Exchange administrationscentret har nu dragits tillbaka. Den 1 juli 2020 gick det inte att In-Place nya spärrade i Exchange Online. Från och med den 1 oktober 2020 kunde varaktigheten för kvarande av plats inte längre ändras. Inaktiva postlådor med ett aktivt In-Place tillämpas kan bara tas bort genom att ta bort In-Place av. Befintliga inaktiva postlådor som finns på In-Place behålls tills brytningen tas bort. Mer information om In-Place som sätts i arv finns i Retirement of legacy eDiscovery tools.
Bevarande av juridiska skäl stöds fortfarande som en alternativ metod för att behålla innehåll i en postlåda och göra den inaktiv när ett användarkonto har tagits bort. Som en äldre teknik rekommenderar vi att du istället Microsoft 365 bevarandet.
Om samma innehåll bevaras på flera platser tillämpas principen om kvarhållning och innehållet behålls under längst tid.
Bekräfta att ett hold-in används för en postlåda
Oavsett om du tillämpar en Microsoft 365-bevarandeprincip, bevarandeetiketter, eDiscovery-bevarande, bevarande av juridiska skäl eller har ett befintligt In-Place-bevarande kan du bekräfta att bevarandet tillämpas på postlådan med hjälp av PowerShell. Om du nyligen har konfigurerat vänteinställningen kan du behöva vänta tills det tillämpas på postlådan.
Om du vill förhindra oavsiktlig borttagning av misstag rekommenderar vi att du bekräftar borttagningen innan du tar bort användarkontot. Om det inte är aktivt att använda det konverteras postlådan inte till en inaktiv postlåda.
Anvisningar finns i Hur du identifierar typen av väntande objekt som placerats i en Exchange Online postlåda.
Inaktiva postlådor och Microsoft 365 bevarande
Om en Microsoft 365-bevarandeprincip tillämpas på en postlåda eller om ett eller flera e-postobjekt i en postlåda har en bevarandeetikett tillämpad och Microsoft 365-användarkontot tas bort konverteras postlådan till en inaktiv postlåda. För den inaktiva postlådan som ska skapas:
Bevarandeinställningarna måste konfigureras för att behålla innehåll eller behålla och sedan ta bort innehåll. Om bevarandeåtgärden endast är konfigurerad för att ta bort innehåll blir postlådan inte inaktiv när användarkontot tas bort. För inaktiva postlådor rekommenderar vi att du använder alternativet Behåll och sedan ta bort.
Bevarandeinställningarna måste tillämpas på en bevarandeplats som är kopplad till en e Exchange postlåda:
- Exchange-e-post
- Microsoft 365-grupper
- Skype för företag
- Gemensamma Exchange-mappar
- Teams-kanalmeddelanden
- Teams-chattar
- Privata kanalmeddelanden i Teams
- Community-meddelanden i Yammer
- Användarmeddelanden i Yammer
Mer information om Microsofts bevarande finns i Läs mer om bevarandeprinciper och bevarandeetiketter.
Om Microsoft 365 används för att skapa en inaktiv postlåda fortsätter bevarandeinställningarna från bevarandeprincipen eller bevarandeetiketterna att gälla för den inaktiva postlådan. Det innebär att om bevarandeinställningarna är konfigurerade för att behålla och sedan ta bort innehåll flyttas objekt till mappen återställningsbara objekt när tiden för kvarhållningen löper ut och så småningom rensas bort från den inaktiva postlådan. Om bevarandeinställningarna inte är konfigurerade för borttagna objekt flyttas inte objekt som inte har tagits bort permanent av användaren (innan postlådan blev inaktiv) till mappen Återställningsbara objekt och kommer att behållas ett obestämt sätt när postlådan blir inaktiv.
Tips
Du kan använda egenskapen ComplianceTagHoldApplied till att identifiera om en postlåda har objekt som har en eller flera bevarandeetiketter för att behålla eller behålla och sedan ta bort innehåll. Mer information finns i Identifiera postlådor som är på plats eftersom en bevarandeetikett har använts på en mapp eller ett objekt.
Använda adaptiva principomfattningar för att hantera bevarande av inaktiva postlådor
Med anpassningsbara principomfattningarkan du använda bevarandeinställningar specifikt för inaktiva postlådor. Exempel på fördelar med den här konfigurationen:
Du kan uppfylla organisationens regler och principer som kräver olika bevarandeperioder för aktiva och tidigare anställda.
Du kan konfigurera bevarandeinställningarna för att behålla postlådeinnehåll så länge det behövs för att uppfylla organisationens krav för tidigare anställda.
Du kan snabbt identifiera principen för bevarande som tilldelas till inaktiva postlådor i organisationen, vilket gör det enklare att ändra bevarandeinställningarna om det behövs.
Det är enklare att permanent ta bort en inaktiv postlåda eftersom du kan ta bort den från principen genom att konfigurera den anpassningsbara omfattningen så att den exkluderas, baserat på attribut eller egenskaper för den inaktiva postlådan. Annars måste du använda PowerShell Exchange Online ta bort den innan du tar bort den.
Anteckning
Beroende på konfigurationen av din adaptiva policyomfattning kan inaktiva postlådor tas med eller inte. Information om hur du specifikt riktar in eller utesluter inaktiva postlådor från en anpassad principomfattning finns i konfigurationsinformation för Exchange e-Exchange och offentliga mappar.
Använda statiska principomfattningar och inaktiva postlådor
Om du inte använder adaptiva policyomfattningar med Microsoft 365 och istället använder en statiskomfattning bör du tänka på följande:
Statiska principomfång omfattar inaktiva postlådor när du använder standardinställningen Alla mottagare konfiguration men stöds inte för specifika inkluderingar eller undantag. Men om du inkluderar eller exkluderar en mottagare som har en aktiv postlåda när principen tillämpas och postlådan senare blir inaktiv, fortsätter kvarhållningsinställningarna att tillämpas eller exkluderas. I det här scenariot gäller fortfarande specifika begränsningar för inkludering och undantag.
Anteckning
Det innebär också att alla Microsoft 365 inställningar för bevarande med en statisk omfattning som tillämpas på standardalternativet Alla mottagare automatiskt kommer att inkludera alla befintliga inaktiva postlådor.
Om du ändrar standardinställningen Alla mottagare så att vissa mottagare inkluderas, kommer bevarandeinställningarna för principen inte längre att gälla för inaktiva postlådor som nu blir berättigade till automatisk borttagning.
Om du vill släppa en bevarandeprincip som används för en inaktiv postlåda kan du gå till Släppa en princip för bevarande.
Varning
När du använder Microsoft 365 för att göra en postlåda inaktiv ska du inte ändra eller ta bort postlådans huvudnamn (UPN) innan du tar bort användarkontot. Ändra inte heller den primära SMTP-adressen (som härleds från UPN) eller ta bort den här e-postadressen från listan med sekundära SMTP-adresser som är kopplade till postlådan innan du gör postlådan inaktiv.
Om du ändrar UPN- eller e-postadresserna (som tilldelades till postlådan när bevarandeinställningarna tillämpades) och sedan tar bort användarkontot så att postlådan blir inaktiv kan du inte ta bort den inaktiva postlådan om du inte längre behöver behålla den. Det beror på att du inte kan ta bort den inaktiva postlådan från principen genom att använda ett UPN eller en e-postadress (för att identifiera den inaktiva postlådan) som skiljer sig från de som fanns när bevarandeinställningarna först tillämpats på postlådan. Mer information om hur du tar bort inaktiva postlådor finns i Ta bort en inaktiv postlåda i Office 365.
Inaktiva postlådor och eDiscovery-ärende som sätts i spärrade eDiscovery-fall
Om ett ärende som är kopplat till ett eDiscovery-ärende i Microsoft 365 Efterlevnadscenter placeras i en postlåda och postlådan eller användarens konto sedan tas bort blir postlådan en inaktiv postlåda. Vi rekommenderar dock inte att eDiscovery-ärende kan spärras för att göra en postlåda inaktiv. Det beror på att eDiscovery-ärenden är avsedda för specifika, tidsbundna ärenden relaterade till ett juridiskt ärende. Förr eller senare avslutas förmodligen ett juridiskt ärende och det som är kopplat till ärendet kommer att tas bort och eDiscovery-ärendet kommer att avslutas. Faktum är att om ett väntande ärende som sätts på en inaktiv postlåda kopplas till ett eDiscovery-ärende och sedan frisläpps från servern eller eDiscovery-ärendet stängs (eller tas bort) tas den inaktiva postlådan bort permanent. Du kan inte heller skapa ett tidsbaserat eDiscovery-håll. Det innebär att innehållet i en inaktiv postlåda bevaras i all evighet eller tills du tar bort det inaktiva innehållet och den inaktiva postlådan tas bort. Därför rekommenderar vi att du Microsoft 365 för inaktiva postlådor.
Mer information om skillnaderna mellan eDiscovery-innehåll som sätts i innehåll Microsoft 365 finns i När bevarandeprinciper och bevarandeetiketter eller eDiscovery-innehåll ska behållas.
Inaktiva postlådor och automatiskt expanderande arkiv
En inaktiv postlåda som är konfigurerad med ett automatiskt expanderande arkiv kan inte återställas eller återställas. I situationer där det är nödvändigt att återställa data från en inaktiv postlåda med ett automatiskt expanderande arkiv rekommenderar vi att du använder verktyget för innehållssökning för att exportera data från postlådan och sedan importera till en annan postlåda. Stegvisa instruktioner för att söka i en inaktiv postlåda och exportera sökresultaten finns i:
Inaktiva postlådor och Exchange MRM-bevarandeprinciper
Om du Exchange en bevarandeprincip (funktionen Hantering av meddelandeposter eller MRM i Exchange Online) skapas inte en inaktiv postlåda när användarkontot tas bort.
Men om den här MRM-bevarandeprincipen tillämpats på en postlåda innan den gick inaktiv kommer alla borttagningsprinciper (MRM-bevarandetaggar som konfigurerats med en Borttagning-åtgärd) att fortsätta att bearbetas i den inaktiva postlådan. Det innebär att objekt som är märkta med en MRM-borttagningsprincip flyttas till mappen återställningsbara objekt när bevarandetiden går ut. De objekten rensas från den inaktiva postlådan när varaktigheten för undantaget upphör. Om ingen varaktighet för att bevara objekt anges för den inaktiva postlådan behålls objekten i mappen Återställ objekt på obestämd tid.
Och alla arkiveringsprinciper (MRM-bevarandetaggar som konfigurerats med en MoveToArchive-åtgärd) som ingår i MRM-bevarandeprincipen som tilldelats en inaktiv postlåda ignoreras. Det innebär att objekt i en inaktiv postlåda som är märkta med en arkiveringsprincip finns kvar i den primära postlådan när de blir inaktiva. De flyttas inte till arkivpostlådan eller till mappen Återställningsbara objekt i arkivpostlådan. De kommer att behållas under en obegränsad tid.
Nästa steg
Om du vill göra en postlåda inaktiv och hantera den, till exempel återställa, återställa och ta bort den, se Skapa och hantera inaktiva postlådor.