Arbeta med kommunikation i Advanced eDiscoveryWork with communications in Advanced eDiscovery

Advanced eDiscovery tillåter juridiska avdelningar att förenkla sina processer kring uppföljning och distribution av aviseringar om juridiska frågor.Advanced eDiscovery allows legal departments to simplify their processes around tracking and distributing legal hold notifications. Det juridiska verktyget för kommunikation gör det möjligt för juridiska avdelningar att hantera och automatisera hela processen för juridiska frågor, från inledande aviseringar, till påminnelser och eskalering, allt på ett och samma ställe.The custodian communications tool enables legal departments to manage and automate the entire legal hold process, from initial notifications, to reminders, and to escalations, all in one location.

Ett meddelande om bevarande av juridiska skäl (kallas även bevarande av juridiska skäl) är ett meddelande som skickas från en organisations juridiska avdelning till anställda, personal eller tjänsteanställda med data som kan vara relevanta för en juridisk undersökning.A legal hold (also known as a litigation hold) notice is a notification sent from an organization’s legal department to employees, contingent staff, or custodians of data that may be relevant to a legal investigation. De här meddelandena instruerar biblioteken att bevara elektroniskt lagrad information samt allt innehåll som kan vara relevant för en aktiv eller väntande juridisk fråga.These notifications instruct custodians to preserve electronically stored information as well as any content that may be relevant to an active or impending legal matter. Juridiska grupper måste veta att varje enskild vårdnadshavare har tagit emot, läst, förstått och har gått med på att följa de givna instruktionerna.Legal teams must know that each custodian has received, read, understood, and has agreed to comply with the given instructions.

En organisation har en skyldighet att bevara relevant information när den lär sig om en pågående rättstvist eller regelundersökning.An organization has a duty to preserve relevant information when it learns about an impending litigation or regulatory investigation. I syfte att uppfylla bevarandekraven för en undersökning bör organisationen omedelbart informera potentiella vårdnadshavare om sin plikt att bevara relevant information.To comply with the preservation requirements of an investigation, the organization should immediately inform potential custodians about their duty to preserve relevant information.

Med Advanced eDiscovery kan juridiska team skapa och anpassa arbetsflödet för aviseringar om juridiskt håll.With Advanced eDiscovery, legal teams can create and customize their legal hold notification workflow. Det dokumentariska kommunikationsverktygen gör det möjligt för juridiska grupper att konfigurera följande meddelanden och arbetsflöden:The custodian communications tool lets legal teams to configure the following notices and workflows:

  1. Meddelande om utfärdning: Ett meddelande om juridiskt betalningsanhåll utfärdas (eller initieras) av en avisering från den juridiska avdelningen till vårdnadshavare som kan ha relevant information om ärendet.Issuance notice: A legal hold notice is issued (or initiated) by a notification from the legal department to custodians who may have relevant information about the case matter. Det här meddelandet instruerar biblioteken att bevara all information som kan behövas för upptäckt.This notice instructs the custodians to preserve any information that may be needed for discovery.

  2. Meddelande om ny utfärdning: Under ett ärende kan det hända att biblioteksianer måste bevara ytterligare innehåll (eller mindre innehåll) än tidigare begärt.Re-Issuance notice: During a case, custodians may be required to preserve additional content (or less content) than was previously requested. I det här scenariot kan du uppdatera det befintliga meddelandet om förvaring och utfärda det på ny tid till biblioteksförfattare.For this scenario, you can update the existing hold notice and re-issue it to custodians.

  3. Meddelande: När en fråga har lösts och den som har förser den inte längre med bevarandekrav kan den vårdnadshavaren frisläppas från ärendet.Release notice: Once a matter is resolved and the custodian is no longer subject to a preservation requirement, the custodian can be released from the case. Dessutom kan du meddela den som talar om att han eller hon inte längre behöver bevara innehållet, samt ange hur han eller hon ska återuppta den normala arbetsaktiviteten med avseende på data.Additionally, you can notify the custodian that they are no longer required to preserve content, and provide instructions about how to resume their normal work activity with regard to their data.

  4. Påminnelser och eskalering: I vissa fall räcker det inte att utfärda ett meddelande för att uppfylla kraven för juridisk upptäckt.Reminders and escalations: In some instances, just issuing a notice isn't enough to satisfy legal discovery requirements. Med varje meddelande kan juridiska grupper schemalägga en uppsättning arbetsflöden för påminnelse och eskalering så att de automatiskt följer upp med o svarare dokumenter.With each notification, legal teams can schedule a set of reminder and escalation workflows to automatically follow up with unresponsive custodians.

    • Påminnelser: När en avisering om juridiskt tillstånd har utfärdats eller om utfärdats till en uppsättning bibliotekare kan en organisation ställa in påminnelser för att varna icke svarare snektiver.Reminders: After a legal hold notice has been issued or re-issued to a set of custodians, an organization can set up reminders to alert unresponsive custodians.

    • Eskalering: I vissa fall kan en juridisk grupp konfigurera ett eskaleringsarbetsflöde för att meddela att obehöriga personer och deras chef inte svarar om han eller hon inte svarar.Escalations: In some cases, if a custodian remains unresponsive even after a set of reminders over a period of time, the legal team can set up an escalation workflow to notify unresponsive custodians and their manager.

Mer information om hur du hanterar den efterföljande kommunikationsprocessen finns i följande avsnitt:For more information about managing the custodian communication process, see the following: