Bevara mottagare av hemlig kopia och utökad distributionsgrupp för eDiscovery

Bevarande av juridiska skäl, eDiscovery-innehåll och Microsoft 365-bevarandeprinciper (skapas i Microsoft 365 Efterlevnadscenter) gör att du kan bevara postlådeinnehållet så att det uppfyller efterlevnadskrav och eDiscovery-krav. Information om mottagare som är direkt adresserade i fälten Till och Kopia i ett meddelande inkluderas som standard i alla meddelanden. Men det kan hända att din organisation måste kunna söka efter och återskapa information om alla mottagare av ett meddelande. Detta omfattar följande:

  • Mottagare som hanteras med hjälp av fältet Hemlig kopia i ett meddelande: Mottagare av hemlig kopia lagras i meddelandet i avsändarens postlåda, men inkluderas inte i meddelanderubrikerna som levereras till mottagarna.

  • Utökade mottagare i distributionsgruppen: Mottagare som får meddelandet eftersom de är medlemmar i en distributionsgrupp där meddelandet har adresseras, antingen i fälten Till, Kopia eller Hemlig kopia.

Exchange Online och Exchange Server 2013 (kumulativ uppdatering 7 och senare versioner) behåller information om mottagare av hemlig kopia och utökade distributionsgruppsmottagare. Du kan söka efter den här informationen med hjälp av ett eDiscovery-verktyg i Microsoft 365 Efterlevnadscenter.

Hur mottagare av hemlig kopia och mottagare i den utökade distributionsgruppen bevaras

Som vi nämnt tidigare lagras information om hemlig kopias mottagare med meddelandet i avsändarens postlåda. Den här informationen indexeras och är tillgänglig för eDiscovery-sökningar och eDiscovery-rymmer.

Information om mottagare i en expanderad distributionsgrupp lagras med meddelandet när du placerar postlådan på In-Place eller Bevarande av juridiska skäl. I Office 365 lagras den här informationen även när Microsoft 365 bevarandeprincip tillämpas på en postlåda. Medlemskap i distributionsgruppen bestäms när meddelandet skickas. Den utökade mottagare som lagras med meddelandet påverkas inte av ändringar av medlemskap i gruppen när meddelandet skickas.

Information om... Lagras i... Lagras som standard? Är tillgänglig för...
Mottagare av till och kopia
Meddelandeegenskaper i avsändarens och mottagarnas postlådor.
Ja
Avsändare, mottagare och efterlevnadsansvariga
Mottagare av hemlig kopia
Meddelandeegenskap i avsändarens postlåda.
Ja
Sändare och efterlevnadsansvariga
Utökade mottagare i distributionsgruppen
Meddelandeegenskaper i avsändarens postlåda.
Nej. Expanderad mottagarinformation för distributionsgruppen lagras när en postlåda placeras på plats In-Place bevarande av juridiska skäl eller tilldelas till en Microsoft 365 bevarandeprincip.
Efterlevnadsansvariga

Söka efter meddelanden som skickats till Hemlig kopia och expanderat distributionsgruppsmottagare

När du söker efter meddelanden som skickats till en mottagare innehåller eDiscovery-sökresultat nu meddelanden som skickats till en distributionsgrupp där mottagaren är medlem. I följande tabell visas scenarier där meddelanden som skickas till Hemlig kopia och utökade mottagare i distributionsgruppen returneras i eDiscovery-sökningar.

Scenario 1: John är medlem US-Sales distributionsgruppen. I den här tabellen visas eDiscovery-sökresultat när Bob skickar ett meddelande till Johan direkt eller indirekt via en distributionsgrupp.

När du söker i Bobs postlåda efter skickade meddelanden ... Meddelandet skickas med... Innehåller resultatet meddelande?
Till:John
John på TO
Ja
Till:John
US-Sales på TO
Ja
Till:US-Sales
US-Sales på TO
Ja
Kopia:John
John på kopia
Ja
Kopia:John
US-Sales på kopia
Ja
Kopia:US-Sales
US-Sales på kopia
Ja

Scenario 2: Bob skickar ett e-postmeddelande till John (To/Cc) och Jack (Bcc direkt eller indirekt via en distributionsgrupp). I tabellen nedan visas eDiscovery-sökresultat.

När du söker ... För meddelanden som skickats... Innehåller resultatet meddelande? Anteckningar
Bobs postlåda
Till/Kopia:John
Ja
Visar en indikation på att Jack var Hemlig kopia.
Bobs postlåda
Hemlig kopia:Jack
Ja
Visar en indikation på att Jack var Hemlig kopia.
Bobs postlåda
Hemlig kopia:Jack (via distributionsgrupp)
Ja
Listan över medlemmar i distributionsgruppen Hemlig kopia, expanderad när meddelandet skickades, visas i förhandsgranskning, export och loggar för eDiscovery-sökning.
Johns postlåda
Till/Kopia:John
Ja
Ingen indikation på mottagare av hemlig kopia.
Johns postlåda
Hemlig kopia:Jack (direkt eller via distributionsgrupp)
Nej
Informationen om Hemlig kopia lagras inte i meddelandet som levereras till mottagarna. Du måste söka i avsändarens postlåda.
Jacks postlåda
Till/Kopia:John (direkt eller via distributionsgrupp)
Ja
Information om Till/Kopia inkluderas i meddelanden som levereras till alla mottagare.
Jacks postlåda
Hemlig kopia:Jack (direkt eller via distributionsgrupp)
Nej
Informationen om Hemlig kopia lagras inte i meddelandet som levereras till mottagarna. Du måste söka i avsändarens postlåda.

Vanliga frågor och svar

Q. När och var lagras mottagarinformationen för Hemlig kopia?

A. Mottagarens information om hemlig kopia sparas som standard i det ursprungliga meddelandet i avsändarens postlåda. Om mottagaren av den hemlig kopian är en distributionsgrupp utökas medlemskapet i distributionsgruppen endast om avsändarens postlåda är spärrad eller tilldelad en Microsoft 365 bevarandeprincip.

Q. När och var lagras listan med mottagare i den utökade distributionsgruppen?

A. Gruppmedlemskap utökas när meddelandet skickas. Listan över expanderade medlemmar i distributionsgruppen lagras i det ursprungliga meddelandet i avsändarens postlåda. Avsändarens postlåda måste finnas på plats In-Place bevarande, bevarande av juridiska skäl eller tilldelas till Microsoft 365 bevarandeprincip.

Q. Kan mottagarna av Till/Kopia se vilka mottagare som skickades hemlig kopia?

A. Nej. Den här informationen ingår inte i meddelanderubriker och visas inte för mottagare av till/kopia. Avsändaren kan se fältet Hemlig kopia i det ursprungliga meddelandet som lagras i postlådan. Efterlevnadsansvariga kan se den här informationen vid sökning i avsändarens postlåda.

Q. Hur kan jag se till att mottagare i en utökad distributionsgrupp alltid bevaras?

A. Om du vill se till att utökade medlemmar i distributionsgruppen alltid bevaras med ett meddelande kan du skapa en bevarandeprincip för alla postlådor eller Microsoft 365 hela organisationen.

Q. Vilka typer av grupper stöds?

A. Distributionsgrupper, e-postaktiverade säkerhetsgrupper och dynamiska distributionsgrupper stöds.

Q. Finns det någon gräns för antalet mottagare i distributionsgruppen som utökas och lagras i meddelandet?

A. Upp till 10 000 medlemmar i en distributionsgrupp bevaras.

Q. Stöds kapslade distributionsgrupper?

A. Ja, 25 nivåer med kapslade distributionsgrupper utökas.

Q. Var visas mottagarinformationen för Hemlig kopia och utökad distributionsgrupp?

A. Mottagare i hemlig kopia och utökad distributionsgrupp visas för efterlevnadsansvariga när de utför en eDiscovery-sökning. Mottagare av hemlig kopia och utökad distributionsgrupp ingår i sökresultat som kopieras till en identifieringspostlåda eller exporteras till en PST-fil och i eDiscovery-loggen som ingår i sökresultatet. Mottagarinformation för hemlig kopia är också tillgänglig i förhandsgranskningen.

Q. Vad händer om en medlem i en distributionsgrupp är dold från organisationens globala adresslista (GAL)?

A. Det gör ingen effekt. Om mottagare är dolda från den utökade distributionsgruppen ingår de fortfarande i listan över mottagare i den expanderade distributionsgruppen.