Bevara mottagare av hemlig kopia och utökad distributionsgrupp för eDiscovery
Bevarande av juridiska skäl, eDiscovery-innehåll och Microsoft 365-bevarandeprinciper (skapas i Microsoft 365 Efterlevnadscenter) gör att du kan bevara postlådeinnehållet så att det uppfyller efterlevnadskrav och eDiscovery-krav. Information om mottagare som är direkt adresserade i fälten Till och Kopia i ett meddelande inkluderas som standard i alla meddelanden. Men det kan hända att din organisation måste kunna söka efter och återskapa information om alla mottagare av ett meddelande. Detta omfattar följande:
Mottagare som hanteras med hjälp av fältet Hemlig kopia i ett meddelande: Mottagare av hemlig kopia lagras i meddelandet i avsändarens postlåda, men inkluderas inte i meddelanderubrikerna som levereras till mottagarna.
Utökade mottagare i distributionsgruppen: Mottagare som får meddelandet eftersom de är medlemmar i en distributionsgrupp där meddelandet har adresseras, antingen i fälten Till, Kopia eller Hemlig kopia.
Exchange Online och Exchange Server 2013 (kumulativ uppdatering 7 och senare versioner) behåller information om mottagare av hemlig kopia och utökade distributionsgruppsmottagare. Du kan söka efter den här informationen med hjälp av ett eDiscovery-verktyg i Microsoft 365 Efterlevnadscenter.
Hur mottagare av hemlig kopia och mottagare i den utökade distributionsgruppen bevaras
Som vi nämnt tidigare lagras information om hemlig kopias mottagare med meddelandet i avsändarens postlåda. Den här informationen indexeras och är tillgänglig för eDiscovery-sökningar och eDiscovery-rymmer.
Information om mottagare i en expanderad distributionsgrupp lagras med meddelandet när du placerar postlådan på In-Place eller Bevarande av juridiska skäl. I Office 365 lagras den här informationen även när Microsoft 365 bevarandeprincip tillämpas på en postlåda. Medlemskap i distributionsgruppen bestäms när meddelandet skickas. Den utökade mottagare som lagras med meddelandet påverkas inte av ändringar av medlemskap i gruppen när meddelandet skickas.
| Information om... | Lagras i... | Lagras som standard? | Är tillgänglig för... |
|---|---|---|---|
| Mottagare av till och kopia |
Meddelandeegenskaper i avsändarens och mottagarnas postlådor. |
Ja |
Avsändare, mottagare och efterlevnadsansvariga |
| Mottagare av hemlig kopia |
Meddelandeegenskap i avsändarens postlåda. |
Ja |
Sändare och efterlevnadsansvariga |
| Utökade mottagare i distributionsgruppen |
Meddelandeegenskaper i avsändarens postlåda. |
Nej. Expanderad mottagarinformation för distributionsgruppen lagras när en postlåda placeras på plats In-Place bevarande av juridiska skäl eller tilldelas till en Microsoft 365 bevarandeprincip. |
Efterlevnadsansvariga |
Söka efter meddelanden som skickats till Hemlig kopia och expanderat distributionsgruppsmottagare
När du söker efter meddelanden som skickats till en mottagare innehåller eDiscovery-sökresultat nu meddelanden som skickats till en distributionsgrupp där mottagaren är medlem. I följande tabell visas scenarier där meddelanden som skickas till Hemlig kopia och utökade mottagare i distributionsgruppen returneras i eDiscovery-sökningar.
Scenario 1: John är medlem US-Sales distributionsgruppen. I den här tabellen visas eDiscovery-sökresultat när Bob skickar ett meddelande till Johan direkt eller indirekt via en distributionsgrupp.
| När du söker i Bobs postlåda efter skickade meddelanden ... | Meddelandet skickas med... | Innehåller resultatet meddelande? |
|---|---|---|
| Till:John |
John på TO |
Ja |
| Till:John |
US-Sales på TO |
Ja |
| Till:US-Sales |
US-Sales på TO |
Ja |
| Kopia:John |
John på kopia |
Ja |
| Kopia:John |
US-Sales på kopia |
Ja |
| Kopia:US-Sales |
US-Sales på kopia |
Ja |
Scenario 2: Bob skickar ett e-postmeddelande till John (To/Cc) och Jack (Bcc direkt eller indirekt via en distributionsgrupp). I tabellen nedan visas eDiscovery-sökresultat.
| När du söker ... | För meddelanden som skickats... | Innehåller resultatet meddelande? | Anteckningar |
|---|---|---|---|
| Bobs postlåda |
Till/Kopia:John |
Ja |
Visar en indikation på att Jack var Hemlig kopia. |
| Bobs postlåda |
Hemlig kopia:Jack |
Ja |
Visar en indikation på att Jack var Hemlig kopia. |
| Bobs postlåda |
Hemlig kopia:Jack (via distributionsgrupp) |
Ja |
Listan över medlemmar i distributionsgruppen Hemlig kopia, expanderad när meddelandet skickades, visas i förhandsgranskning, export och loggar för eDiscovery-sökning. |
| Johns postlåda |
Till/Kopia:John |
Ja |
Ingen indikation på mottagare av hemlig kopia. |
| Johns postlåda |
Hemlig kopia:Jack (direkt eller via distributionsgrupp) |
Nej |
Informationen om Hemlig kopia lagras inte i meddelandet som levereras till mottagarna. Du måste söka i avsändarens postlåda. |
| Jacks postlåda |
Till/Kopia:John (direkt eller via distributionsgrupp) |
Ja |
Information om Till/Kopia inkluderas i meddelanden som levereras till alla mottagare. |
| Jacks postlåda |
Hemlig kopia:Jack (direkt eller via distributionsgrupp) |
Nej |
Informationen om Hemlig kopia lagras inte i meddelandet som levereras till mottagarna. Du måste söka i avsändarens postlåda. |
Vanliga frågor och svar
Q. När och var lagras mottagarinformationen för Hemlig kopia?
A. Mottagarens information om hemlig kopia sparas som standard i det ursprungliga meddelandet i avsändarens postlåda. Om mottagaren av den hemlig kopian är en distributionsgrupp utökas medlemskapet i distributionsgruppen endast om avsändarens postlåda är spärrad eller tilldelad en Microsoft 365 bevarandeprincip.
Q. När och var lagras listan med mottagare i den utökade distributionsgruppen?
A. Gruppmedlemskap utökas när meddelandet skickas. Listan över expanderade medlemmar i distributionsgruppen lagras i det ursprungliga meddelandet i avsändarens postlåda. Avsändarens postlåda måste finnas på plats In-Place bevarande, bevarande av juridiska skäl eller tilldelas till Microsoft 365 bevarandeprincip.
Q. Kan mottagarna av Till/Kopia se vilka mottagare som skickades hemlig kopia?
A. Nej. Den här informationen ingår inte i meddelanderubriker och visas inte för mottagare av till/kopia. Avsändaren kan se fältet Hemlig kopia i det ursprungliga meddelandet som lagras i postlådan. Efterlevnadsansvariga kan se den här informationen vid sökning i avsändarens postlåda.
Q. Hur kan jag se till att mottagare i en utökad distributionsgrupp alltid bevaras?
A. Om du vill se till att utökade medlemmar i distributionsgruppen alltid bevaras med ett meddelande kan du skapa en bevarandeprincip för alla postlådor eller Microsoft 365 hela organisationen.
Q. Vilka typer av grupper stöds?
A. Distributionsgrupper, e-postaktiverade säkerhetsgrupper och dynamiska distributionsgrupper stöds.
Q. Finns det någon gräns för antalet mottagare i distributionsgruppen som utökas och lagras i meddelandet?
A. Upp till 10 000 medlemmar i en distributionsgrupp bevaras.
Q. Stöds kapslade distributionsgrupper?
A. Ja, 25 nivåer med kapslade distributionsgrupper utökas.
Q. Var visas mottagarinformationen för Hemlig kopia och utökad distributionsgrupp?
A. Mottagare i hemlig kopia och utökad distributionsgrupp visas för efterlevnadsansvariga när de utför en eDiscovery-sökning. Mottagare av hemlig kopia och utökad distributionsgrupp ingår i sökresultat som kopieras till en identifieringspostlåda eller exporteras till en PST-fil och i eDiscovery-loggen som ingår i sökresultatet. Mottagarinformation för hemlig kopia är också tillgänglig i förhandsgranskningen.
Q. Vad händer om en medlem i en distributionsgrupp är dold från organisationens globala adresslista (GAL)?
A. Det gör ingen effekt. Om mottagare är dolda från den utökade distributionsgruppen ingår de fortfarande i listan över mottagare i den expanderade distributionsgruppen.