Mer information om hantering av arkivhandlingar i Microsoft 365Learn about records management in Microsoft 365

Licensieringsvägledning för Microsoft 365 för säkerhet och efterlevnad.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

Organisationer av alla typer kräver en lösning för hantering av arkivhandlingar för att hantera regelverk, juridiska och affärskritiska arkivhandlingar i företagets data. Hantering av arkivhandlingar i Microsoft 365 hjälper en organisation att hantera sina juridiska åtaganden, ger möjlighet att visa regelefterlevnad och ökar effektiviteten med regelbunden disposition av objekt som inte längre måste behållas, inte längre har något värde eller inte längre krävs för affärsändamål.Organizations of all types require a records-management solution to manage regulatory, legal, and business-critical records across their corporate data. Records management in Microsoft 365 helps an organization manage their legal obligations, provides the ability to demonstrate compliance with regulations, and increases efficiency with regular disposition of items that are no longer required to be retained, no longer of value, or no longer required for business purposes.

Använd följande funktioner för att få stöd för din lösning för hantering av arkivhandlingar i Microsoft 365:Use the following capabilities to support your records management solution in Microsoft 365:

  • Märka innehåll som en arkivhandling.Label content as a record. Skapa och konfigurera kvarhållningsetiketter för att markera innehåll som en arkivhandling som sedan kan tillämpas av användarna eller tillämpas automatiskt genom att identifiera känslig information, nyckelord eller innehållstyper.Create and configure retention labels to mark content as a record that can then be applied by users or automatically applied by identifying sensitive information, keywords, or content types.

  • Migrera och hantera dina kvarhållningskrav med en filplan.Migrate and manage your retention requirements with file plan. Med hjälp av en filplan kan du ta med en befintlig kvarhållningsplan till Microsoft 365 eller skapa en ny för förbättrade hanteringsfunktioner.By using a file plan, you can bring in an existing retention plan to Microsoft 365, or build a new one for enhanced management capabilities.

  • Konfigurera inställningar för kvarhållning och borttagning med kvarhållningsetiketter.Configure retention and deletion settings with retention labels. Konfigurera kvarhållningsetiketter med kvarhållningsperioder och -åtgärder baserat på olika faktorer som inkluderar datum då de senast ändrades eller skapades.Configure retention labels with the retention periods and actions based on various factors that include the date last modified or created.

  • Starta olika kvarhållningsperioder när en händelse inträffar med händelsebaserad kvarhållning.Start different retention periods when an event occurs with event-based retention.

  • Granska och verifiera borttagning med borttagningsgranskning och bevis på borttagning av arkivhandlingar.Review and validate disposition with disposition reviews and proof of records deletion.

  • Exportera information om alla borttagna objekt med exportalternativet.Export information about all disposed items with the export option.

  • Ange specifika behörigheter för funktioner för arkivhandlingshanterare i organisationen för att ha rätt åtkomst.Set specific permissions for records manager functions in your organization to have the right access.

Med de här funktionerna kan du införliva organisationens kvarhållningsscheman och -krav i en lösning för hantering av arkivhandlingar som hanterar kvarhållning, arkivhandlingsdeklaration och borttagning, för att stödja hela livscykeln för ditt innehåll.Using these capabilities, you can incorporate your organization's retention schedules and requirements into a records management solution that manages retention, records declaration, and disposition, to support the full lifecycle of your content.

Förutom onlinedokumentationen kan det vara bra att lyssna på webbseminariuminspelningen för hantering av arkivhandlingar och att ladda ned det tillhörande fristående bildspelet med vanliga frågor och svar.In addition to the online documentation, you might find it useful to listen to the webinar recording for records management, and download the accompanying deck with FAQs.

ArkivhandlingarRecords

När innehåll deklareras som en arkivhandling:When content is declared a record:

  • Begränsningar läggs på objekten när det gäller vilka åtgärder som tillåts eller blockeras.Restrictions are placed on the items in terms of what actions are allowed or blocked.

  • Ytterligare aktiviteter om objektet loggas.Additional activities about the item are logged.

  • Du har bevis på borttagningen när objekten tas bort i slutet av kvarhållningsperioden.You have proof of disposition when the items are deleted at the end of their retention period.

Du använder kvarhållningsetiketter för att markera innehåll som en arkivhandling eller en regelbaserad arkivhandling.You use retention labels to mark content as a record, or a regulatory record. Skillnaden mellan dessa två förklaras i nästa avsnitt.The difference between these two are explained in the next section. Du kan antingen publicera etiketterna så att användare och administratörer kan tillämpa dem manuellt på innehåll, eller så kan du tillämpa etiketterna automatiskt på innehåll som du vill markera som en arkivhandling eller en regelbaserad arkivhandling.You can either publish those labels so that users and administrators can manually apply them to content, or auto-apply those labels to content that you want to mark as a record or a regulatory record.

Genom att använda kvarhållningsetiketter för att deklarera arkivhandlingar kan du implementera en enda och konsekvent strategi för hantering av arkivhandlingar i Microsoft 365-miljön.By using retention labels to declare records, you can implement a single and consistent strategy for managing records across your Microsoft 365 environment.

Jämföra begränsningar för vilka åtgärder som tillåts eller blockerasCompare restrictions for what actions are allowed or blocked

I följande tabell kan du se vilka begränsningar som sätts på innehåll på grund av att en standardkvarhållningsetikett används och kvarhållningsetiketter som markerar innehåll som en arkivhandling eller en regelbaserad arkivhandling.Use the following table to identify what restrictions are placed on content as a result of applying a standard retention label, and retention labels that mark content as a record or regulatory record.

En standardkvarhållningsetikett har kvarhållningsinställningar och -åtgärder men markerar inte innehåll som en arkivhandling eller en regelbaserad arkivhandling.A standard retention label has retention settings and actions but doesn't mark content as a record or a regulatory record.

Anteckning

Tabellen innehåller kolumner för en låst och olåst arkivhandling, som gäller för SharePoint och OneDrive, men inte Exchange.For completeness, the table includes columns for a locked and unlocked record, which is applicable to SharePoint and OneDrive, but not Exchange. Möjligheten att låsa och låsa upp en arkivhandling använder versionshantering av arkivhandlingar som inte stöds för Exchange-objekt.The ability to lock and unlock a record uses record versioning that isn't supported for Exchange items. För alla Exchange-objekt som är markerade som en arkivhandling mappas därför beteendet till kolumnen Arkivhandling – låst, och kolumnen Arkivhandling – olåst är inte relevant.So for all Exchange items that are marked as a record, the behavior maps to the Record - locked column, and the Record - unlocked column is not relevant.

ÅtgärdAction KvarhållningsetikettRetention label Arkivhandling – låstRecord - locked Arkivhandling – olåstRecord - unlocked Regelbaserad arkivhandlingRegulatory record
Redigera innehållEdit contents TillåtsAllowed BlockerasBlocked TillåtsAllowed BlockerasBlocked
Redigera egenskaper, inklusive byta namnEdit properties, including rename TillåtsAllowed TillåtsAllowed TillåtsAllowed BlockerasBlocked
RaderaDelete Tillåts 1Allowed 1 BlockerasBlocked BlockerasBlocked BlockerasBlocked
KopieraCopy TillåtsAllowed TillåtsAllowed TillåtsAllowed TillåtsAllowed
Flytta inom behållare 2Move within container 2 TillåtsAllowed TillåtsAllowed TillåtsAllowed TillåtsAllowed
Flytta mellan behållare 2Move across containers 2 TillåtsAllowed Tillåts om aldrig olåstAllowed if never unlocked BlockerasBlocked BlockerasBlocked
Öppna/läsaOpen/Read TillåtsAllowed TillåtsAllowed TillåtsAllowed TillåtsAllowed
Ändra etikettChange label TillåtsAllowed Tillåts – endast behållaradministratörAllowed - container admin only Tillåts – endast behållaradministratörAllowed - container admin only BlockerasBlocked
Ta bort etikettRemove label TillåtsAllowed Tillåts – endast behållaradministratörAllowed - container admin only Tillåts – endast behållaradministratörAllowed - container admin only BlockerasBlocked

Fotnoter:Footnotes:

1 Stöds av OneDrive och Exchange genom att behålla en kopia på en säker plats, men blockeras av SharePoint.1 Supported by OneDrive and Exchange by retaining a copy in a secured location, but blocked by SharePoint.

När du använder en kvarhållningsetikett på ett listobjekt som har en dokumentbilaga ärver inte dokumentet kvarhållningsinställningarna och kan tas bort från listobjektet.When you apply a retention label to a list item that has a document attachment, that document doesn't inherit the retention settings and can be deleted from the list item. Om listobjektet däremot har deklarerats som en arkivhandling med en kvarhållningsetikett ärver dokumentbilagan kvarhållningsinställningarna och kan inte tas bort.In comparison, if that list item was declared a record with a retention label, the document attachment would inherit the retention settings and couldn't be deleted.

2 Behållare inkluderar SharePoint-dokumentbibliotek, OneDrive-konton och Exchange-postlådor.2 Containers include SharePoint document libraries, OneDrive accounts, and Exchange mailboxes.

Viktigt

Den viktigaste skillnaden för en regelbaserad arkivhandling är att ingen, inte ens en global administratör, kan ta bort etiketten när den har tillämpats på innehåll.The most important difference for a regulatory record is that after it is applied to content, nobody, not even a global administrator, can remove the label.

Kvarhållningsetiketter som konfigurerats för regelbaserade arkivhandlingar har också följande administratörsbegränsningar:Retention labels configured for regulatory records also have the following admin restrictions:

  • Kvarhållningsperioden kan inte göras kortare när etiketten har sparats, utan kan bara utökas.The retention period can't be made shorter after the label is saved, only extended.
  • De här etiketterna stöds inte av principer för automatisk etikettering, och måste tillämpas genom att använda principer för kvarhållningsetiketter.These labels aren't supported by auto-labeling policies, and must be applied by using retention label policies.

En kvarhållningsetikett kan inte heller tillämpas på ett dokument som är utcheckat i SharePoint.In addition, a regulatory label can't be applied to a document that's checked out in SharePoint.

På grund av begränsningarna och åtgärder som inte går att ångra ska du vara säker på att du verkligen behöver använda regelbaserade arkivhandlingar innan du väljer det här alternativet för kvarhållningsetiketter.Because of the restrictions and irreversible actions, make sure you really do need to use regulatory records before you select this option for your retention labels. För att förhindra oavsiktlig konfiguration är det här alternativet inte tillgängligt som standard, utan måste först aktiveras med hjälp av PowerShell.To help prevent accidental configuration, this option is not available by default but must first be enabled by using PowerShell. Instruktioner finns i Deklarera arkivhandlingar med hjälp av kvarhållningsetiketter.Instructions are included in Declare records by using retention labels.

KonfigurationsvägledningConfiguration guidance

Se Komma igång med hantering av arkivhandlingar.See Get started with records management. Den här artikeln innehåller information om prenumerationer, behörigheter och länkar till hela konfigurationsvägledningen för scenarier med hantering av arkivhandlingar.This article has information about subscriptions, permissions, and links to end-to-end configuration guidance for records management scenarios.