Mer om hantering av arkivhandlingar

Vägledning för säkerhet och efterlevnad med licensiering i Microsoft 365.

Tips

Visste du att du kan prova premiumversionerna av alla nio Microsoft Purview-lösningar kostnadsfritt? Använd den 90 dagar långa utvärderingsversionen av Purview-lösningar för att utforska hur robusta Purview-funktioner kan hjälpa din organisation att uppfylla sina efterlevnadsbehov. Microsoft 365 E3- och Office 365 E3-kunder kan börja nu på utvärderingshubben för Microsoft Purview-efterlevnadsportalen. Läs mer om vem som kan registrera sig och utvärderingsvillkor.

Anteckning

Microsoft 365 efterlevnad kallas nu Microsoft Purview och lösningarna inom efterlevnadsområdet har bytt namn. Mer information om Microsoft Purview finns i bloggmeddelandet.

Organisationer av alla typer kräver en lösning för hantering av arkivhandlingar för att hantera regelverk, juridiska och affärskritiska arkivhandlingar i företagets data. Hantering av arkivhandlingar i Microsoft Purview hjälper en organisation att hantera sina juridiska åtaganden, ger möjlighet att visa regelefterlevnad och ökar effektiviteten med regelbunden disposition av objekt som inte längre måste behållas, inte längre har något värde eller inte längre krävs för affärsändamål.

Använd följande funktioner för att stödja din lösning för hantering av arkivhandlingar för Microsoft 365 tjänster och appar:

  • Märka innehåll som en arkivhandling. Skapa och konfigurera kvarhållningsetiketter för att markera innehåll som en arkivhandling som sedan kan tillämpas av användarna eller tillämpas automatiskt genom att identifiera känslig information, nyckelord eller innehållstyper.

  • Migrera och hantera dina kvarhållningskrav med en filplan. Med hjälp av en filplan kan du ta med en befintlig kvarhållningsplan till Microsoft 365 eller skapa en ny för förbättrade hanteringsfunktioner.

  • Konfigurera inställningar för kvarhållning och borttagning med kvarhållningsetiketter. Konfigurera kvarhållningsetiketter med kvarhållningsperioder och åtgärder baserat på olika faktorer som inkluderar datumet som senast ändrades eller skapades.

  • Starta olika kvarhållningsperioder när en händelse inträffar med händelsebaserad kvarhållning.

  • Granska och verifiera borttagning med borttagningsgranskning och bevis på borttagning av arkivhandlingar.

  • Exportera information om alla borttagna objekt med exportalternativet.

  • Ange specifika behörigheter för funktioner för arkivhandlingshanterare i organisationen för att ha rätt åtkomst.

Med de här funktionerna kan du införliva organisationens kvarhållningsscheman och -krav i en lösning för hantering av arkivhandlingar som hanterar kvarhållning, arkivhandlingsdeklaration och borttagning, för att stödja hela livscykeln för ditt innehåll.

Utöver onlinedokumentationen kan det vara bra att ladda ned en presentation med vanliga frågor och svar från ett webbinar inom hantering av arkivhandlingar. Inspelningen av själva webbinariet är inte längre tillgänglig.

Arkivhandlingar

När innehåll deklareras som en arkivhandling:

  • Begränsningar läggs på objekten när det gäller vilka åtgärder som tillåts eller blockeras.

  • Ytterligare aktiviteter om objektet loggas.

  • Du har bevis på borttagningen när objekten tas bort i slutet av kvarhållningsperioden.

Du använder kvarhållningsetiketter för att markera innehåll som en arkivhandling eller en regelbaserad arkivhandling. Skillnaden mellan dessa två förklaras i nästa avsnitt. Du kan antingen publicera etiketterna så att användare och administratörer kan tillämpa dem manuellt på innehåll, eller så kan du tillämpa etiketterna automatiskt på innehåll som du vill markera som en arkivhandling eller en regelbaserad arkivhandling.

Genom att använda kvarhållningsetiketter för att deklarera arkivhandlingar kan du implementera en enda och konsekvent strategi för hantering av arkivhandlingar i Microsoft 365-miljön.

Jämföra begränsningar för vilka åtgärder som tillåts eller blockeras

I följande tabell kan du se vilka begränsningar som sätts på innehåll på grund av att en standardkvarhållningsetikett används och kvarhållningsetiketter som markerar innehåll som en arkivhandling eller en regelbaserad arkivhandling.

En standardkvarhållningsetikett har kvarhållningsinställningar och -åtgärder men markerar inte innehåll som en arkivhandling eller en regelbaserad arkivhandling.

Anteckning

Tabellen innehåller kolumner för en låst och olåst arkivhandling, som gäller för SharePoint och OneDrive, men inte Exchange. Möjligheten att låsa och låsa upp en arkivhandling använder versionshantering av arkivhandlingar som inte stöds för Exchange-objekt. För alla Exchange-objekt som är markerade som en arkivhandling mappas därför beteendet till kolumnen Arkivhandling – låst, och kolumnen Arkivhandling – olåst är inte relevant.

Åtgärd Kvarhållningsetikett Arkivhandling – låst Arkivhandling – olåst Regelbaserad arkivhandling
Redigera innehåll Tillåts Blockeras Tillåts Blockeras
Redigera egenskaper, inklusive byta namn Tillåts Tillåts 1 Tillåts Blockeras
Radera Tillåts 2 Blockeras Blockeras Blockeras
Kopiera Tillåts Tillåts Tillåts Tillåts
Flytta inom behållare 3 Tillåts Tillåts Tillåts Tillåts
Flytta mellan behållare 3 Tillåts Tillåts om aldrig olåst Blockeras Blockeras
Öppna/läsa Tillåts Tillåts Tillåts Tillåts
Ändra etikett Tillåts Tillåts – endast behållaradministratör Blockeras Blockeras
Ta bort etikett Tillåts Tillåts – endast behållaradministratör Blockeras Blockeras

Fotnoter:

1 Redigeringsegenskaper för en låst post tillåts som standard, men kan blockeras av en klientinställning i inställningarna för hantering av Microsoft Purview efterlevnadsportalen > Arkivhandlingar > Inställningar för arkivhandlingar > Kvarhållningsetiketter > Tillåt redigering av postegenskaper.

2 Borttagning av etiketterade objekt i SharePoint och OneDrive kan blockeras som en klientinställning i inställningarna för hantering av Microsoft Purview efterlevnadsportalen > arkivhandlingar > Arkivhandlingar > Kvarhållningsetiketter > Borttagning av objekt.

När du använder en kvarhållningsetikett på ett listobjekt som har en dokumentbilaga ärver inte dokumentet kvarhållningsinställningarna och kan tas bort från listobjektet. Om listobjektet däremot har deklarerats som en arkivhandling med en kvarhållningsetikett ärver dokumentbilagan kvarhållningsinställningarna och kan inte tas bort.

3 Behållare inkluderar SharePoint-dokumentbibliotek, OneDrive-konton och Exchange-postlådor.

Viktigt

Den viktigaste skillnaden för en regelbaserad arkivhandling är att ingen, inte ens en global administratör, kan ta bort etiketten när den har tillämpats på innehåll.

Kvarhållningsetiketter som konfigurerats för regelbaserade arkivhandlingar har också följande administratörsbegränsningar:

  • Kvarhållningsperioden kan inte göras kortare när etiketten har sparats, utan kan bara utökas.
  • De här etiketterna stöds inte av principer för automatisk etikettering, och måste tillämpas genom att använda principer för kvarhållningsetiketter.

En kvarhållningsetikett kan inte heller tillämpas på ett dokument som är utcheckat i SharePoint.

På grund av begränsningarna och åtgärder som inte går att ångra ska du vara säker på att du verkligen behöver använda regelbaserade arkivhandlingar innan du väljer det här alternativet för kvarhållningsetiketter. För att förhindra oavsiktlig konfiguration är det här alternativet inte tillgängligt som standard, utan måste först aktiveras med hjälp av PowerShell. Instruktioner finns i Deklarera arkivhandlingar med hjälp av kvarhållningsetiketter.

Konfigurationsvägledning

Se Komma igång med hantering av arkivhandlingar. Den här artikeln innehåller information om prenumerationer, behörigheter och länkar till hela konfigurationsvägledningen för scenarier med hantering av arkivhandlingar.