Lär dig mer om kvarhållning för SharePoint och OneDrive

Vägledning för säkerhet och efterlevnad med licensiering i Microsoft 365.

Informationen i den här artikeln kompletterar Lär dig mer om kvarhållning eftersom här finns information som är specifik för SharePoint och OneDrive.

För andra arbetsbelastningar, se:

Vad omfattas för kvarhållning och borttagning

Alla filer som lagras på SharePoint- eller OneDrive-webbplatser kan behållas genom att tillämpa en kvarhållningsprincip eller kvarhållningsetikett.

Följande filer kan tas bort:

  • När du använder en kvarhållningsprincip: Alla filer i dokumentbibliotek, vilket inkluderar alla automatiskt skapade SharePoint-dokumentbibliotek, till exempel webbplatstillgångar.

  • När du använder kvarhållningsetiketter: Alla filer i alla dokumentbibliotek och alla filer på rotnivån som inte finns i en mapp.

Tips

När du använder en fråga med en princip som tillämpas automatiskt för en kvarhållningsetikett kan du utesluta specifika dokumentbibliotek genom att använda följande inmatning: NOT(DocumentLink:"<URL to document library>")

Listobjekt stöds inte av kvarhållningsprinciper, men stöds av kvarhållningsetiketter utom för objekt i systemlistor. Dessa är dolda listor som används av SharePoint för att hantera systemet och omfattar huvudsidekatalogen, lösningskatalogen och datakällorna. När bevarandeetiketter tillämpas på listobjekt som stöds behålls de alltid enligt bevarandeinställningarna, men tas inte bort om de är dolda för sökning.

När du använder en kvarhållningsetikett på ett listobjekt som stöds och har en dokumentbilaga:

  • För en standardkvarhållningsetikett (deklarerar inte att objektet är en arkivhandling):
    • Dokumentbilagan ärver inte automatiskt kvarhållningsinställningarna för etiketten, men kan märkas var för sig.
  • För en kvarhållningsetikett som deklarerar objektet som en arkivhandling:
    • Dokumentbilagan ärver automatiskt kvarhållningsinställningarna från etiketten om dokumentet inte redan är märkt.

Kvarhållningsinställningar från både kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter gäller inte för organisationsstrukturer som omfattar bibliotek, listor och mappar.

För kvarhållningsprinciper och automatiskt tillämpade etikettprinciper: SharePoint-webbplatser måste indexeras för att kvarhållningsinställningarna ska tillämpas. Om däremot objekt i SharePoint-dokumentbibliotek är konfigurerade att inte visas i sökresultat utesluter inte den här konfigurationen filer från kvarhållningsinställningarna.

Så här fungerar kvarhållning för SharePoint och OneDrive

För att lagra innehåll som måste behållas skapar SharePoint och OneDrive ett bibliotek för bevarande av dokument om ett sådant inte finns för denna webbplats. Biblioteket för bevarande av dokument är inte utformat för att användas interaktivt utan lagrar filer automatiskt när det behövs av efterlevnadsskäl. Det fungerar på följande sätt:

När en användare ändrar eller tar bort ett objekt som omfattas av kvarhållning görs en kontroll om innehållet har ändrats sedan kvarhållningsinställningarna tillämpades. Om detta är den första ändringen sedan kvarhållningsinställningarna tillämpades kopieras innehållet till biblioteket för bevarande av dokument, vilket gör att användaren kan ändra eller ta bort det ursprungliga innehållet.

Ett tidsinställt jobb körs regelbundet i biblioteket för bevarande av dokument. För innehåll som har legat i biblioteket för bevarande av dokument i mer än 30 dagar jämför det här jobbet innehållet med alla frågor som kvarhållningsinställningarna använt för innehållet. Innehåll som är äldre än den konfigurerade kvarhållningsperioden tas sedan bort från biblioteket för bevarande av dokument samt från den ursprungliga platsen om det fortfarande finns kvar. Det här tidsinställda jobbet körs var sjunde dag, vilket innebär att det tillsammans med minimitiden på 30 dagar kan ta upp till 37 dagar för innehåll att tas bort från biblioteket för bevarande av dokument.

Det här beteendet med att kopiera filer till biblioteket för bevarande av dokument gäller för innehåll som finns när kvarhållningsinställningarna används. För kvarhållningsprinciper gäller även att allt nytt innehåll som skapats eller lagts till på webbplatsen efter att det inkluderats i principen bevaras i biblioteket för bevarande av dokument. Men nytt innehåll kopieras inte till biblioteket för bevarande av dokument första gången det redigeras, utan bara när det tas bort. Om du vill behålla alla versioner av en fil måste versionshantering vara aktiverad för den ursprungliga webbplatsen.

Användarna får ett felmeddelande om de försöker ta bort ett bibliotek, en lista, en mapp eller en webbplats som omfattas av kvarhållning. De kan ta bort en mapp om de först flyttar eller tar bort filer i mappen som omfattas av kvarhållning.

Användare får också ett felmeddelande om de försöker ta bort ett etiketterat objekt under någon av följande omständigheter. Objektet kopieras inte till biblioteket för bevarande av dokument men finns kvar på den ursprungliga platsen:

  • Inställningen för hantering av arkivhandlingar som gör att användare kan ta bort etiketterade objekt är inaktiverad.

    Om du vill kontrollera eller ändra den här inställningen går du till Hantering av arkivhandlingar i Microsoft 365 Efterlevnadscenter > Hantering av arkivhandlingar > Inställningar för hantering av arkivhandlingar > Kvarhållningsetiketter > Borttagning av objekt. Det finns separata inställningar för SharePoint och OneDrive.

    Alternativt, eller om du inte har tillgång till Hantering av arkivhandlingar, kan du använda AllowFilesWithKeepLabelToBeDeletedSPO och AllowFilesWithKeepLabelToBeDeletedODB i Get-PnPTenant och Set-PnPTenant.

  • Kvarhållningsetiketten markerar objekt som en post och är låst.

    Endast när posten är olåst sparas en kopia av den senaste versionen i biblioteket för bevarande av dokument.

  • Kvarhållningsetiketten markerar objekt som en regelpost, vilket alltid förhindrar att objektet redigeras eller tas bort.

När inställningarna för kvarhållning tilldelas till innehåll i ett OneDrive-konto eller på en SharePoint-webbplats beror sökvägarna som innehållet tar på om kvarhållningsinställningarna ska behålla och ta bort, endast behålla eller endast ta bort.

När kvarhållningsinställningarna ska behålla och ta bort:

Diagram över innehållslivscykeln i SharePoint och OneDrive.

  1. Om innehållet ändras eller tas bort under kvarhållningsperioden skapas en kopia i biblioteket för bevarande av dokument av det ursprungliga innehållet, så som det var när kvarhållningsinställningarna tilldelades. Där identifierar det tidsinställda jobbet objekt vars kvarhållningsperiod har upphört att gälla. De objekten flyttas till papperskorgen på andra nivån, där de tas bort permanent efter 93 dagar. Papperskorgen på andra nivån visas inte för slutanvändare (endast papperskorgen på första nivån visas), men administratörer för webbplatssamlingar kan visa och återställa innehåll därifrån.

    Anteckning

    För att förhindra oavsiktlig dataförlust tar vi inte längre bort innehåll permanent från biblioteket för bevarande av dokument. Istället tar vi bara bort innehåll permanent från papperskorgen, så nu går allt innehåll från biblioteket för bevarande av dokument genom papperskorgen på andra nivån.

  2. Om innehållet inte ändras eller tas bort under kvarhållningsperioden flyttar det tidsinställda jobbet detta innehåll till papperskorgen på första nivån i slutet av kvarhållningsperioden. Om en användare tar bort innehållet därifrån eller tömmer den här papperskorgen (kallas även att rensa) flyttas dokumentet till papperskorgen på andra nivån. En 93 dagar lång kvarhållningsperiod sträcker sig över papperskorgen på både första och andra nivån. Efter 93 dagar tas dokumentet bort permanent från den plats där det finns, antingen i papperskorgen på första eller andra nivån. Papperskorgen indexeras inte och går därför inte att söka i. Därför kan en eDiscovery-sökning inte hitta något innehåll i papperskorgen för att placera ett bevarande.

Anteckning

På grund av första principen om kvarhållninginaktiveras permanent borttagning alltid om samma objekt måste behållas på grund av en annan kvarhållningsprincip eller kvarhållningstagg, eller om det finns eDiscovery som gäller för juridiska skäl eller av juridiska skäl.

När inställningarna för kvarhållning endast ska behålla eller endast ta bort, är innehållssökvägarna varianter av behålla eller ta bort:

Innehållssökvägar för kvarhållningsinställningar för endast kvarhållning

  1. Om innehållet ändras eller tas bort under kvarhållningsperioden: En kopia av det ursprungliga dokumentet skapas i biblioteket för bevarande av dokument och behålls till slutet av kvarhållningsperioden, då kopian i biblioteket för bevarande av dokument flyttas till papperskorgen på andra nivån och tas bort permanent efter 93 dagar.

  2. Om innehållet inte ändras eller tas bort under kvarhållningsperioden: Ingenting händer före och efter kvarhållningsperioden, dokumentet förblir på sin ursprungliga plats.

Innehållssökvägar för kvarhållningsinställningar för endast borttagning

  1. Om innehållet tas bort under den konfigurerade perioden: Dokumentet flyttas till papperskorgen på första nivån. Om en användare tar bort dokumentet därifrån eller tömmer den här papperskorgen flyttas dokumentet till papperskorgen på andra nivån. En 93 dagar lång kvarhållningsperiod sträcker sig över papperskorgen på både första och andra nivån. Efter 93 dagar tas dokumentet bort permanent från den plats där det finns, antingen i papperskorgen på första eller andra nivån. Om innehållet ändras under den konfigurerade perioden följer det samma borttagningssökväg efter den konfigurerade perioden.

  2. Om innehållet inte tas bort under den konfigurerade perioden: I slutet av den konfigurerade perioden i kvarhållningsprincipen flyttas dokumentet till papperskorgen på första nivån. Om en användare tar bort dokumentet därifrån eller tömmer den här papperskorgen (kallas även att rensa) flyttas dokumentet till papperskorgen på andra nivån. En 93 dagar lång kvarhållningsperiod sträcker sig över papperskorgen på både första och andra nivån. Efter 93 dagar tas dokumentet bort permanent från den plats där det finns, antingen i papperskorgen på första eller andra nivån. Papperskorgen indexeras inte och går därför inte att söka i. Därför kan en eDiscovery-sökning inte hitta något innehåll i papperskorgen för att placera ett bevarande.

Hur bevarande fungerar med molnbilagor

Molnbilagor är inbäddade länkar till filer som användarna delar, och de kan behållas och tas bort när användarna delar dem i e-postmeddelanden och Teams-meddelanden i Outlook. När du automatiskt tillämpa en kvarhållningsetikett på molnbilagor tillämpas kvarhållningsetiketten på en kopia av den delade filen, som lagras i bibliotek för bevarande av dokument.

I det här scenariot rekommenderar vi att du konfigurerar etikettinställningen för att starta kvarhållningsperioden baserat på när objektet är märkt. Om du konfigurerar kvarhållningsperioden baserat på när objektet skapas eller senast ändras hämtas det här datumet från den ursprungliga filen vid tidpunkten för delningen. Om du konfigurerar början av kvarhållningen så att den senast ändras har den här inställningen ingen effekt för den här kopian i biblioteket för bevarande av dokument.

Men om den ursprungliga filen ändras och sedan delas igen sparas en ny kopia av filen som en ny version och märks i biblioteket för bevarande av dokument.

Om den ursprungliga filen delas igen men inte ändras uppdateras det märkta datumet för kopian i biblioteket för bevarande av dokument. Den här åtgärden återställer början av kvarhållningsperioden och därför rekommenderar vi att du konfigurerar början av kvarhållningsperioden så att den baseras på när objektet är märkt.

Eftersom kvarhållningsetiketten inte tillämpas på den ursprungliga filen ändras eller tas den märkta filen aldrig bort av en användare. Den märkta filen finns kvar i biblioteket för bevarande av dokument tills det tidsinställda jobbet identifierar att kvarhållningsperioden har gått ut. Om kvarhållningsinställningarna är konfigurerade för att ta bort objekt flyttas filen sedan till den andra fasen Papperskorgen, där den tas bort permanent när 93 dagar har gått:

Så här fungerar kvarhållning för molnbilagor som lagras i SharePoint och OneDrive

Kopian som lagras i biblioteket för bevarande av dokument skapas vanligtvis inom en timme från den bifogade molnbilaga som delas.

Så här fungerar kvarhållning med OneNote-innehåll

När du tillämpar en kvarhållningsprincip på en plats som innehåller OneNote-innehåll eller en kvarhållningsetikett i en OneNote-mapp i bakgrunden, är de olika OneNote-sidorna och avsnitten enskilda filer som ärver kvarhållningsinställningarna. Det innebär att varje avsnitt på en sida lagras och tas bort individuellt, enligt de kvarhållningsinställningar du anger.

Endast sidor och avsnitt påverkas av de kvarhållningsinställningar som du anger. Även om du till exempel ser ett ändringsdatum för varje enskild anteckningsbok, används inte det datumet av Microsoft 365 för kvarhållning.

Så fungerar kvarhållning med dokumentversioner

Versionshantering är en funktion i alla dokumentlistor och bibliotek i SharePoint och OneDrive. Som standard behåller versionshanteringen minst 500 högre versioner, men du kan öka den här gränsen. Mer information finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek och Så fungerar versionshantering i listor och bibliotek.

När ett dokument med versioner omfattas av kvarhållningsinställningar för att behålla innehållet, finns versioner som kopieras till biblioteket för bevarande av dokument som ett separat objekt. Om kvarhållningsinställningarna har konfigurerats för borttagning i slutet av kvarhållningsperioden:

  • Om kvarhållningsperioden baseras på när innehållet skapades har varje version samma utgångsdatum som det ursprungliga dokumentet. Det ursprungliga dokumentet och dess versioner upphör att gälla samtidigt.

  • Om kvarhållningsperioden baseras på när innehållet senast ändrades, har varje version ett eget utgångsdatum baserat på när det ursprungliga dokumentet ändrades för att skapa den versionen. Det ursprungliga dokumentet och dess versioner upphör att gälla oberoende av varandra.

När kvarhållningsåtgärden är att ta bort dokumentet tas alla versioner som inte finns i biblioteket för bevarande av dokument bort samtidigt enligt den aktuella versionen.

För objekt som omfattas av en kvarhållningsprincip (eller ett eDiscovery-bevarande) ignoreras gränserna för versionshantering för dokumentbiblioteket tills kvarhållningsperioden för dokumentet nås (eller eDiscovery-bevarandet släpps).

Så är inte fallet för kvarhållningsetiketter när innehållet inte omfattas av en kvarhållningsprincip (eller ett eDiscovery-bevarande). Istället gäller gränserna för versionshantering så att äldre versioner tas bort automatiskt så att nya versioner får plats, men användarna hindras fortfarande från att ta bort versioner.

När en användare lämnar organisationen

SharePoint:

När en användare lämnar organisationen påverkas inte innehåll som skapats av den användaren eftersom SharePoint betraktas som en samarbetsmiljö, till skillnad från en användares postlåda eller OneDrive-konto.

OneDrive:

Om en användare lämnar din organisation kommer alla filer som omfattas av en kvarhållningsprincip eller har en kvarhållningsetikett att omfattas av kvarhållningsinställningarna under den kvarhållningsperiod som anges i principen eller etiketten. Under den tiden fortsätter all delningsåtkomst att fungera och innehållet fortsätter att kunna identifieras av Innehållssökning och eDiscovery.

När kvarhållningsperioden går ut och kvarhållningsinställningarna innehåller en raderingsåtgärd flyttas innehållet till Papperskorgen för Webbplatssamlingen och är inte tillgängligt för någon annan än administratören.

Konfigurationsvägledning

Om du inte har konfigurerar bevarande i Microsoft 365 finns mer information i Komma igång med informationsstyrning.

Om du är redo att konfigurera en kvarhållningsprincip eller kvarhållningsetikett för Exchange följer du anvisningarna nedan: