Mer information om kvarhållning för Yammer

Vägledning för säkerhet och efterlevnad med licensiering i Microsoft 365.

Anteckning

Den här funktionen är i förhandsversion och kan komma att ändras.

Informationen i den här artikeln kompletterar Mer information om kvarhållning eftersom den innehåller specifik information för Yammer.

För andra arbetsbelastningar, se:

Vad ingår för kvarhållning och borttagning

Yammer-användares meddelanden och community-meddelanden kan tas bort med kvarhållningsprinciper för Yammer, och utöver texten i dessa meddelanden kan följande objekt behållas av efterlevnadsskäl: Hypertextlänkar och länkar till andra Yammer-meddelanden.

Anteckning

I enlighet med följande avsnitt anses användarmeddelanden vara privata meddelanden till en enskild användare och alla community-meddelanden som är kopplade till den användaren.

I användarmeddelanden ingår alla namn på personer i konversationen, och i community-meddelanden ingår communityns namn och meddelanderubriken (om de har angetts).

Reaktioner från andra i form av uttryckssymboler bevaras inte när du använder kvarhållningsprinciper för Yammer.

Filer som du använder med Yammer omfattas inte av kvarhållningsprinciper för Yammer. De här objekten har sina egna kvarhållningsprinciper.

Så fungerar kvarhållning för Yammer

I det här avsnittet beskrivs hur lagringen och processerna på serverdelen uppfyller dina efterlevnadskrav, och varför de bör verifieras med eDiscovery-verktyg i stället för med de meddelanden som för närvarande visas i Yammer-appen.

Du kan använda en kvarhållningsprincip för att behålla data från community-meddelanden och användarmeddelanden i Yammer samt ta bort dessa meddelanden. Bakom kulisserna används Exchange-postlådor för att lagra data som kopieras från dessa meddelanden. Data från Yammer-användarmeddelanden lagras i en dold mapp i postlådan för varje användare som ingår i användarmeddelandet, och en liknande dold mapp i en gruppostlåda används för community-meddelanden.

Kopior av community-meddelanden kan också lagras i den dolda mappen med användarpostlådor när de @omnämner användare eller meddelar användaren om ett svar. Även om dessa meddelanden kommer från ett community-meddelande innehåller en kvarhållningsprincip för Yammer-användarmeddelanden ofta kopior av community-meddelanden. Därför är användarmeddelanden inte begränsade till privata meddelanden.

De dolda mapparna är inte avsedda att vara direkt tillgängliga för användare eller administratörer, utan för att lagra data som efterlevnadsadministratörer kan söka i med eDiscovery-verktyg.

Viktigt

Eftersom kopior av community-meddelanden också kan lagras i användarpostlådor kan en kvarhållningsprincip med en borttagningsåtgärd för Yammer-användarmeddelanden resultera i att det ursprungliga communitymeddelandet inte längre visas för användare i Yammer-appen.

En kopia av det ursprungliga meddelandet är dock fortfarande tillgänglig i den dolda mappen i gruppostlådan för communityn och är tillgänglig med eDiscovery-sökningar i efterlevnadssyfte.

Även om de lagras i Exchange ingår Yammer-meddelanden endast i en kvarhållningsprincip som är konfigurerad för Yammer-communitymeddelanden eller platser för Yammer-användarmeddelanden.

Anteckning

Om en användare ingår i en aktiv kvarhållningsprincip som behåller Yammer-data och du tar bort postlådan för en användare som ingår i den principen, konverteras postlådan till en inaktiv postlåda för att Yammer-datan ska behållas. Om du inte behöver behålla Yammer-datan för användaren exkluderar du användarkontot från kvarhållningsprincipen innan du tar bort postlådan.

När en kvarhållningsprincip har konfigurerats för Yammer-meddelanden, utvärderar ett tidsinställt jobb från Exchange-tjänsten regelbundet objekt i den dolda mappen där dessa Yammer-meddelanden lagras. Det tidsinställda jobbet tar upp till sju dagar att köra. När kvarhållningsperioden för objekten har upphört flyttas de till mappen SubstrateHolds. Det är en dold mapp som finns i varje användar- eller gruppostlåda där ej permanent borttagna objekt lagras innan de tas bort permanent.

Viktigt

På grund av den första principen om kvarhållning och eftersom Yammer-meddelanden lagras i Exchange Online-brevlådor inaktiveras permanent borttagning från SubstrateHolds-mappen om e-postbrevlådan är påverkad av en annan kvarhållningsprincip (inkluderar principer som använts på Exchange-platsen), rättsligt undantag, fördröjningsundantag eller ett eDiscovery-undantag har lagts på e-postbrevlådan p.g.a. juridiska- eller förundersökningsskäl.

Även om e-postlådan är inkluderad i ett undantag kommer inte Yammer-meddelanden som har tagits bort längre att visas i Yammer men kommer att fortsätta att upptäckas med eDiscovery.

När en kvarhållningsprincip har konfigurerats för Yammer-meddelanden beror sökvägarna till innehållet på om kvarhållningsprincipen ska behålla och sedan ta bort, endast behålla eller endast ta bort.

När kvarhållningsprincipen ska behålla och sedan ta bort:

Diagram över kvarhållningsflöde för Yammer-meddelanden.

För de två sökvägarna i diagrammet:

  1. Om ett Yammer-meddelande redigeras eller tas bort av användaren under kvarhållningsperioden, kopieras det ursprungliga meddelandet omedelbart (om det redigeras) eller flyttas (om det tas bort) till mappen SubstrateHolds. Meddelandet lagras där tills kvarhållningsperioden upphör och meddelandet tas bort permanent.

  2. Om ett Yammer-meddelande inte tas bort och för aktuella meddelanden efter redigering, flyttas meddelandet till mappen SubstrateHolds efter att kvarhållningsperioden har upphört. Den här åtgärden tar upp till sju dagar från utgångsdatumet. När meddelandet finns i mappen SubstrateHolds tas det omedelbart bort permanent.

Anteckning

Meddelanden i mappen SubstrateHolds är sökbara med eDiscovery-verktyg. Tills meddelandena tas bort permanent (i mappen SubstrateHolds) förblir de sökbara med eDiscovery-verktyg.

När kvarhållningsprincipen endast ska behålla eller endast ta bort, är innehållssökvägarna varianter av att behålla eller ta bort.

Innehållssökvägar för kvarhållningsprincip för endast kvarhållning

  1. Om ett Yammer-meddelande redigeras eller tas bort: En kopia av det ursprungliga meddelandet skapas omedelbart i mappen SubstrateHolds och behålls där tills kvarhållningsperioden går ut. Sedan tas meddelandet omedelbart bort permanent från mappen SubstrateHolds.

  2. Om Yammer-meddelandet inte ändras eller tas bort och för aktuella meddelanden efter redigering under kvarhållningsperioden: Ingenting händer före och efter kvarhållningsperioden, meddelandet finns kvar på sin ursprungliga plats.

Innehållssökvägar för kvarhållningsprincip som endast tar bort

  1. Om Yammer-meddelandet inte tas bort under kvarhållningsperioden: Meddelandet flyttas till mappen SubstrateHolds efter kvarhållningsperioden. Den här åtgärden tar upp till sju dagar från utgångsdatumet. Meddelandet tas sedan bort permanent från mappen SubstrateHolds omedelbart.

  2. Om Yammer-meddelandet tas bort av användaren under perioden flyttas objektet omedelbart till mappen SubstrateHolds där det tas bort omedelbart och permanent.

Exempel på flöden och tidsinställningar för kvarhållningsprinciper

I följande exempel kan du se hur de processer och tidsinställningar som beskrevs i föregående avsnitt tillämpas för kvarhållningsprinciper som har följande konfigurationer:

För alla exempel som gäller permanent borttagning, enligt kvarhållningsprinciperna, inaktiveras den här åtgärden om meddelandet är underställt en annan kvarhållningsprincip som innebär att objektet bevaras eller om det omfattas av ett eDiscovery-undantag.

Exempel 1: Endast kvarhållning i sju år

Dag 1 publicerar en användare ett nytt Yammer-meddelande.

Dag fem redigerar användaren meddelandet.

Dag 30 tar användaren bort det aktuella meddelandet.

Kvarhållningsresultat:

  • För det ursprungliga meddelandet:

    • Dag fem kopieras meddelandet till mappen SubstrateHolds där det fortfarande är sökbart med eDiscovery-verktyg i minst sju år från dag ett (kvarhållningsperioden).
  • För det aktuella (redigerade) meddelandet:

    • Dag 30 flyttas meddelandet till mappen SubstrateHolds där det fortfarande är sökbart med eDiscovery-verktyg i minst sju år från dag ett (kvarhållningsperioden).

Om användaren hade tagit bort det aktuella meddelandet efter den angivna kvarhållningsperioden, i stället för inom kvarhållningsperioden, hade meddelandet ändå flyttats till mappen SubstrateHolds. Men efter att kvarhållningsperioden har gått ut tas i det här fallet meddelandet bort permanent efter minst en dag och sedan normalt inom en till sju dagar.

Exempel 2: Bevara i 30 dagar och ta sedan bort

Dag 1 publicerar en användare ett nytt Yammer-meddelande.

Dag tio redigerar användaren meddelandet.

Användaren gör inga ytterligare redigeringar och tar inte bort meddelandet.

Kvarhållningsresultat:

  • För det ursprungliga meddelandet:

    • Dag tio kopieras meddelandet till mappen SubstrateHolds där det fortfarande är sökbart med eDiscovery-verktyg.
    • I slutet av kvarhållningsperioden (efter 30 dagar från dag ett) tas meddelandet bort permanent normalt inom en till sju dagar efter minst en dag och returneras inte längre i eDiscovery-sökningar.
  • För det aktuella (redigerade) meddelandet:

    • I slutet av kvarhållningsperioden (efter 30 dagar från dag ett) flyttas meddelandet till mappen SubstrateHolds (normalt inom en till sju dagar) där det fortfarande är sökbart med eDiscovery-verktyg.
    • Meddelandet tas sedan bort permanent, normalt inom en till sju dagar efter minst en dag, och returneras sedan inte längre i eDiscovery-sökningar.
Exempel 3: Endast borttagning efter en dag

Anteckning

Eftersom den här konfigurationen har en kort varaktighet på en dag och kvarhållningsprocesser som körs inom en till sju dagar innehåller det här avsnittet exempel på tidsinställningar som ligger inom typiska tidsintervall.

Dag 1 publicerar en användare ett nytt Yammer-meddelande.

Exempel på kvarhållningsresultat om användaren inte redigerar eller tar bort meddelandet:

  • Dag 5 (normalt 1-7 dagar efter att kvarhållningsperioden börjat dag 2):

    • Meddelandet flyttas till mappen SubstrateHolds och finns kvar där i minst 1 dag där det fortfarande kan genomsökas med eDiscovery-verktyg.
  • Dag 9 (normalt en till sju dagar efter minst en dag i mappen SubstrateHolds):

    • Meddelandet tas bort permanent och returneras därmed inte i eDiscovery-sökningar.

Som detta exempel visar, även om du kan konfigurera en kvarhållningsprincip för att ta bort meddelanden efter bara en dag, genomgår tjänsten flera processer för att säkerställa en kompatibel borttagning. När en borttagningsåtgärd utförs efter 1 dag kan det därför ta 16 dagar innan meddelandet tas bort permanent och inte längre returneras i eDiscovery-sökningar.

Meddelanden och externa användare

Som standard gäller en kvarhållningsprincip för användarmeddelanden i Yammer alla användare i organisationen, men inte för externa användare. Du kan använda en kvarhållningsprincip för externa användare om du använder alternativet Redigera för användare som ingår och ange deras konto.

För närvarande stöds inte Azure B2B-gästanvändare.

När en användare lämnar organisationen

Om användare lämnar organisationen och deras Microsoft 365-konto tas bort, lagras deras Yammer-användarmeddelanden som ska behållas i en inaktiv postlåda. Meddelandena finns kvar enligt kvarhållningsprincipen för användaren innan postlådan inaktiverades och innehållet är tillgängligt för eDiscovery-sökningar. Mer information finns i Inaktiva postlådor i Exchange Online.

Om användaren har lagrat några filer i Yammer kan du se motsvarande avsnitt för SharePoint och OneDrive.

Begränsningar

För närvarande finns det en förhandsversion av Yammers kvarhållningsprinciper och vi arbetar kontinuerligt med att optimera kvarhållningsfunktionen. Under tiden bör du vara medveten om följande begränsning när du använder kvarhållning för Yammer community-meddelanden och användarmeddelanden:

  • När du väljer Redigera för platsen Användarmeddelanden i Yammer kan du se gäster och användare utan postlåda. Kvarhållningsprinciperna är inte avsedda för de här användarna, så välj dem inte.

Konfigurationsvägledning

Om du inte har konfigurerar bevarande i Microsoft 365 finns mer information i Komma igång med informationsstyrning.

Om du är redo att konfigurera en kvarhållningsprincip för Yammer kan du läsa Skapa och konfigurera kvarhållningsprinciper.