Vanliga inställningar för kvarhållningsprinciper och principer för kvarhållningsetiketter
Licensieringsvägledning för Microsoft 365 för säkerhet och efterlevnad.
Många inställningar för kvarhållning är gemensamma för både kvarhållningsprinciper och principer för kvarhållningsetiketter. Använd följande information för att konfigurera de här inställningarna för att proaktivt behålla innehåll, ta bort innehåll eller både – behålla och sedan ta bort innehållet.
För scenarier som stöder dessa principer för kvarhållning, se:
- Skapa och konfigurera kvarhållningsprinciper.
- Skapa kvarhållningsetiketter och använda dem i appar
- Använda en kvarhållningsetikett för innehåll automatiskt
Inställningar som är specifika för varje scenario förklaras i respektive dokumentation.
Översiktsinformation om principer för kvarhållning och hur kvarhållning fungerar i Microsoft 365 finns i Mer information om kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter.
Omfattningar – anpassningsbara och statiska
Om du inte känner till anpassningsbara och statiska omfångsområden, och för att hjälpa dig att välja vilket som ska användas när du konfigurerar en princip för kvarhållning, läser du Anpassningsbara eller statiska principomfång för kvarhållning.
När du har bestämt dig för om du vill använda ett anpassningsbart eller statiskt omfångsområde kan du använda följande information för att konfigurera det:
- Konfigurationsinformation för anpassningsbart omfattningsområde
- Konfigurationsinformation för statiskt omfattningsområde
Tips
Om du har principer som använder statiska omfångsområden och du vill konvertera dem till anpassningsbara omfångsområden lämnar du dina befintliga principer på plats medan du skapar nya principer som använder anpassningsbart omfångsområde med samma kvarhållningsinställningar. Verifiera att dessa nya principer riktar sig mot rätt användare, webbplatser och grupper innan du inaktiverar eller tar bort de gamla principerna med statiska omfångsområden.
Konfigurationsinformation för anpassningsbart omfattningsområde
När du väljer att använda anpassningsbara omfångsområden uppmanas du att välja vilken typ av anpassningsbart omfångsområde du vill använda. Det finns tre olika typer av anpassningsbara omfångsområden och var och en stöder olika attribut eller egenskaper:
| Typ av anpassningsbart omfångsområde | Attribut eller egenskaper som stöds inkluderar |
|---|---|
| Användare – gäller för: - E-post i Exchange - OneDrive-konton - Teams-chattar - Privata kanalmeddelanden i Teams - Användarmeddelanden i Yammer |
Förnamn Efternamn Visningsnamn Befattning Department Office Gatuadress Ort Land eller region Postnummer Land eller region. E-postadresser Alias Exchange anpassade attribut: CustomAttribute1 – CustomAttribute15 |
| SharePoint-webbplatser – gäller för: - SharePoint webbplatser - OneDrive-konton |
Webbplats-URL Webbplatsnamn SharePoint anpassade egenskaper: RefinableString00 - RefinableString99 |
| Microsoft 365-grupper – gäller för: - Microsoft 365-grupper - Privata kanalmeddelanden i Teams - Community-meddelanden i Yammer |
Namn Visningsnamn Beskrivning E-postadresser Alias Exchange anpassade attribut: CustomAttribute1 – CustomAttribute15 |
Egenskapsnamnen för webbplatser baseras på SharePoint-webbplatshanterade egenskaper och attributnamnen för användare och grupper baseras på filtrerade mottagaregenskaper som mappar till Azure AD-attribut. Till exempel:
- Alias mappas till LDAP-namnet mailNickname, som visas som e-post i administrationscentret för Azure AD.
- E-postadresser mappas till LDAP-namnet proxyAddresses, som visas som Proxyadress i administrationscentret för Azure AD.
De attribut och egenskaper som anges i tabellen kan enkelt anges när du konfigurerar ett anpassningsbart omfång med hjälp av den enkla frågeverktyget. Ytterligare attribut och egenskaper stöds i det avancerade frågeverktyget, enligt beskrivningen i följande avsnitt.
Tips
Mer information om hur du använder det avancerade frågeverktyget finns i följande webbinarier:
En enda princip för kvarhållning kan ha ett eller flera anpassningsbara omfångsområden.
Konfigurera ett anpassningsbart omfångsområde
Innan du konfigurerar ditt anpassningsbara omfångsområde använder du föregående avsnitt för att identifiera vilken typ av omfångsområde som ska skapas och vilka attribut och värden du ska använda. Du kan behöva arbeta med andra administratörer för att bekräfta den här informationen och för SharePoint kontrollera att egenskaperna är indexerade.
Gå till någon av följande platser i Microsoft 365 Efterlevnadscenter:
Om du använder lösningen för hantering av arkivhandlingar:
- Lösningar > Hantering av arkivhandlingar > fliken Anpassningsbart omfattningsområde > + Skapa omfattningsområde
Om du använder lösningen för informationsstyrning:
- Lösningar > Informationsstyrning > fliken Anpassningsbart omfattningsområde > + Skapa omfattningsområde
Ser du inte din lösning direkt i navigeringsfönstret? Välj först Visa alla.
Följ anvisningarna i konfigurationen för att först välja typ av omfångsområde och välj sedan de attribut eller egenskaper som du vill använda för att skapa det dynamiska medlemskapet och skriv in attribut- eller egenskapsvärdena.
Om du till exempel vill konfigurera ett anpassningsbart omfångsområde som ska användas för att identifiera användare i Europa väljer du först Användare som omfångstyp och väljer sedan attributet Land eller region och skriver in Europa:

En gång om dagen körs den här frågan mot Azure AD och identifierar alla användare som har värdet Europa angett i sitt konto för attributet Land eller region.
Viktigt
Eftersom frågan inte körs omedelbart finns det ingen validering som du har angett värdet korrekt.
Välj Lägg till attribut (för användare och grupper) eller Lägg till egenskap (för webbplatser) om du vill använda valfri kombination av attribut eller egenskaper som stöds för deras omfångstyp, tillsammans med logiska operatorer för att skapa frågor. Operatorerna som stöds är är lika med, är inte lika med, börjar med och börjar inte med, och du kan gruppera valda attribut eller egenskaper. Till exempel:

Alternativt kan du välja Avancerat frågeverktyg för att ange dina egna frågor:
För Användar- och Microsoft 365 gruppomfattningar använder du OPATH-filtreringssyntax. Om du till exempel vill skapa ett användaromfång som definierar dess medlemskap efter avdelning, land och delstat:

Använd KQL (Keyword Query Language) för omfångsområde för SharePoint-webbplatser. Du kanske redan är bekant med att använda KQL för att söka i SharePoint med hjälp av indexerade webbplatsegenskaper. Information om hur du anger dessa KQL-frågor finns i KQL-syntaxreferens (Keyword Query Language).
En av fördelarna med att använda den avancerade frågeverktyget är ett bredare urval av frågeoperatorer:
- och
- eller
- inte
- eq (lika med)
- ne (inte lika med)
- lt (mindre än)
- gt (större än)
- som (strängjämförelse)
- intesom (strängjämförelse
Du kan verifiera dessa avancerade frågor oberoende av omfångskonfigurationen.
Tips
Du måste använda det avancerade frågeverktyget om du vill utesluta inaktiva postlådor. Du kan också rikta in dig på inaktiva postlådor. För den här konfigurationen använder du OPATH-egenskapen IsInactiveMailbox:
- Om du vill utesluta inaktiva postlådor kontrollerar du att frågan innehåller:
(IsInactiveMailbox -eq "False") - Om du bara vill rikta in inaktiva postlådor anger du:
(IsInactiveMailbox -eq "True")
Skapa så många anpassningsbara omfattningsområden som du behöver. Du kan välja en eller flera anpassningsbara omfattningsområden när du skapar en kvarhållningsprincip.
Anteckning
Det kan ta upp till fem dagar innan frågorna fylls i helt och ändringarna kommer inte att vara omedelbara. Ta hänsyn till den här fördröjningen genom att vänta några dagar innan du lägger till ett nytt omfångsområde i en kvarhållningsprincip.
Så här bekräftar du de aktuella medlemskaps- och medlemskapsändringarna för ett anpassningsbart omfångsområde:
Dubbelklicka på (eller välj och tryck på Retur) omfångsområdet på sidan Anpassningsbara omfattningsområden
Välj Omfattningsinformation i Informationsfönstret.
Granska informationen som identifierar alla användare, webbplatser eller grupper som för närvarande finns i omfångsområdet, om de har lagts till eller tagits bort automatiskt, och datum och tid för ändring av medlemskapet.
Tips
Använd alternativet Principsökning för att identifiera vilka principer som för närvarande är tilldelade till specifika användare, webbplatser och Microsoft 365 grupper.
Validera avancerade frågor
Du kan validera avancerade frågor manuellt med hjälp av PowerShell- och SharePoint-sökning:
- Använd PowerShell för omfångstyperna Användare och Microsoft 365-grupper
- Använd SharePoint-sökning för omfångstypen SharePoint-webbplatser
Så här kör du en fråga med PowerShell:
Anslut till Exchange Online PowerShell med ett konto med lämpliga administratörsbehörigheter för Exchange Online.
Använd antingen Get-Recipient eller Get-Mailbox med parametern -Filter och din OPATH-fråga för det anpassningsbara omfånget inom klammerparenteser (
{,}). Om attributvärdena är strängar omger du dessa värden med dubbla eller enkla citattecken.Du kan avgöra om du vill använda
Get-MailboxellerGet-Recipientför verifiering genom att identifiera vilken cmdlet som stöds av OPATH-egenskapen som du väljer för frågan.Viktigt
Get-Mailboxhar inte stöd för mottagartypen MailUser, därmed måsteGet-Recipientanvändas för att verifiera frågor som innehåller lokala postlådor i en hybridmiljö.Om du vill verifiera ett omfång för användare kan du använda något av följande:
Get-Mailboxmed-RecipientTypeDetails UserMailbox, ellerGet-Recipientmed-RecipientTypeDetails UserMailbox,MailUser
Om du vill verifiera ett omfång för Microsoft 365-grupper använder du:
Get-MailboxellerGet-Recipientmed-RecipientTypeDetails GroupMailbox
Om du till exempel vill verifiera en Användaromfattning kan du använda:
Get-Recipient -RecipientTypeDetails UserMailbox,MailUser -Filter {Department -eq "Marketing"} -ResultSize UnlimitedOm du vill verifiera ett Microsoft 365 gruppomfång kan du använda:
Get-Mailbox -RecipientTypeDetails GroupMailbox -Filter {CustomAttribute15 -eq "Marketing"} -ResultSize UnlimitedKontrollera att utdata matchar förväntade användare eller grupper för ditt anpassningsbara omfångsområde. Om den inte gör det kontrollerar du din fråga och värdena med relevant administratör för Azure AD eller Exchange.
Köra en fråga med hjälp SharePoint sökning:
Om du använder ett globalt administratörskonto eller ett konto SharePoint administratörsroll går du till
https://<your_tenant>.sharepoint.com/search.Använd sökfältet för att ange KQL-frågan.
Kontrollera att sökresultaten matchar de förväntade webbplats-URL:erna för ditt anpassningsbara omfångsområde. Om de inte gör det kontrollerar du din fråga och URL:erna med relevant administratör för SharePoint.
Konfigurationsinformation för statiska omfattningsområden
När du väljer att använda statiska omfattningsområden måste du sedan bestämma om principen ska tillämpas på alla instanser för den valda platsen (hela platsen) eller inkludera eller exkludera specifika instanser (specifika inkluderingar eller undantag).
En princip som gäller för hela platser
Med undantag för Skype för företag är standard att alla instanser för de valda platserna automatiskt inkluderas i principen utan att du behöver ange dem som de ingår.
Exempel: Alla mottagare för platsen för Exchange-e-post. Med den här standardinställningen inkluderas alla befintliga användarpostlådor i principen och alla nya postlådor som skapas efter att principen har tillämpats ärver automatiskt principen.
En princip med specifika inkluderingar eller exkluderingar
Om du använder den valfria konfigurationen för att begränsa dina kvarhållningsinställningar till specifika användare, specifika Microsoft 365-grupper eller specifika webbplatser, finns det några begränsningar per princip som du bör känna till. Mer information finns i Begränsningar för kvarhållningsprinciper och principer för kvarhållningsetiketter.
Om du vill använda den valfria konfigurationen för att begränsa dina kvarhållningsinställningar kontrollerar du att Status för platsen är På och använder sedan länkarna för att inkludera eller exkludera vissa användare, Microsoft 365-grupper eller webbplatser.
Varning
Om du konfigurerar instanser för att inkludera och sedan ta bort den sista återgår konfigurationen till Alla för platsen. Kontrollera att det här är den konfiguration du vill använda innan du sparar principen.
Om du till exempel anger en SharePoint-webbplats som ska inkluderas i din kvarhållningsprincip som är konfigurerad för att ta bort data, och sedan tar bort den enda webbplatsen, kommer alla SharePoint-webbplatser som standard att omfattas av kvarhållningsprincipen som tar bort data permanent. Samma sak gäller för Exchange-mottagare, OneDrive-konton, Teams-chattanvändare och så vidare.
I det här scenariot inaktiverar du platsen om du inte vill att inställningen Alla för platsen ska omfattas av kvarhållningsprincipen. Alternativt kan du ange exkluderingsinstanser som ska undantas från principen.
Platser
Platser i principer för kvarhållning identifierar specifika Microsoft 365-tjänster som stöder kvarhållningsinställningar, till exempel Exchange-e-post och SharePoint-webbplatser. Använd följande avsnitt för platser med konfigurationsinformation och eventuella undantag som du behöver känna till när du väljer dem för principen.
Konfigurationsinformation för Exchange-e-post och gemensamma Exchange-mappar
Platsen Exchange-e-post har stöd för kvarhållning av användares e-post, kalender och andra postlådeobjekt genom att tillämpa kvarhållningsinställningar på nivån för en postlåda. Delade postlådor stöds också.
Resurspostlådor, kontakter och Microsoft 365 och grupppostlådor stöds inte för Exchange e-post. För Microsoft 365 grupppostlådor väljer du istället Microsoft 365-grupplats. Även om Exchange-platsen till en början tillåter att en grupppostlåda väljs för ett statiskt omfång, får du ett felmeddelande om att RemoteGroupMailbox inte är ett giltigt val för den här platsen när du försöker spara kvarhållningsprincipen.
Beroende på din principkonfiguration kan inaktiva postlådor inkluderas eller inte:
Statiska principomfång omfattar inaktiva postlådor när du använder standardinställningen Alla mottagare konfiguration men stöds inte för specifika inkluderingar eller undantag. Men om du inkluderar eller exkluderar en mottagare som har en aktiv postlåda när principen tillämpas och postlådan senare blir inaktiv, fortsätter kvarhållningsinställningarna att tillämpas eller exkluderas.
Anpassningsbara principomfattningar inkluderar som standard inaktiva postlådor när de uppfyller omfångets fråga. Du kan exkludera dem genom att använda det avancerade frågeverktyget och OPATH-egenskapen IsInactiveMailbox:
(IsInactiveMailbox -eq "False")
Om du använder ett statiskt principomfång och väljer mottagare att inkludera eller exkludera kan du välja distributionsgrupper och e-postaktiverade säkerhetsgrupper som ett effektivt sätt att välja flera mottagare i stället för att välja dem en i taget. När du väljer det här alternativet expanderas dessa grupper automatiskt vid tidpunkten för konfigurationen för att välja postlådorna för användarna i gruppen i bakgrunden. Om medlemskapet i dessa grupper senare ändras uppdateras inte den befintliga bevarandeprincipen automatiskt, till skillnad från adaptiva principomfång.
Detaljerad information om vilka e-postobjekt som inkluderas och exkluderas när du konfigurerar kvarhållningsinställningar för Exchange finns i Vad ingår för kvarhållning och borttagning.
Platsen Gemensamma Exchange-mappar tillämpar kvarhållningsinställningar på alla gemensamma mappar och kan inte tillämpas på mapp- eller postlådenivå.
Undantag för principer för automatisk tillämpning som konfigurerats för typer av känslig information
När du konfigurerar en princip för automatisk tillämpning som använder typer av känslig information och väljer plats för Exchange-e-post:
Microsoft 365 grupppostlådor ingår.
Alla postlådor inkluderas automatiskt, även om du konfigurerar ett anpassningsbart omfångsområde för att identifiera specifika postlådor. Om du har valt ett statiskt principomfång kan du inte ange vilka mottagare som ska inkluderas eller exkluderas.
Konfigurationsinformation för SharePoint-webbplatser och OneDrive-konton
När du väljer platsen SharePoint-webbplatser kan kvarhållningsprincipen behålla och ta bort dokument på SharePoint-kommunikationswebbplatser, gruppwebbplatser som inte är anslutna med Microsoft 365-grupper samt klassiska webbplatser. Såvida du inte använder anpassningsbara omfång för principer stöds inte teamwebbplatser som är anslutna med Microsoft 365-grupper med det här alternativet. Använd i stället platsen för Microsoft 365-grupper som gäller för innehåll i gruppens postlåda, webbplats och filer.
Detaljerad information om vad som inkluderas och exkluderas när du konfigurerar kvarhållningsinställningar för SharePoint och OneDrive finns i Vad ingår för kvarhållning och borttagning.
När du anger dina platser för SharePoint-webbplatser eller OneDrive-konton behöver du inte behörighet att komma åt webbplatserna. För statiska omfattningsområden görs ingen verifiering när du anger URL:en på Redigera platser sidan. De SharePoint-webbplatser som du anger kontrolleras dock att de finns på den sista sidan i konfigurationen. Om den här kontrollen misslyckas visas ett meddelande om att verifieringen misslyckades för den URL du angav och att kvarhållningsprincipen inte kan skapas förrän verifieringskontrollen har godkänts. Om det här meddelandet visas går du tillbaka till konfigurationsprocessen och ändrar URL-adressen eller tar bort webbplatsen från kvarhållningsprincipen.
Information om hur du anger enskilda OneDrive-konton finns i Hämta en lista över alla OneDrive-URL:er för användare i organisationen.
Anteckning
När du anger enskilda OneDrive-konton bör du vara medveten om att om inte OneDrive-konton är förhandsetablerade skapas inte URL:en förrän en användare ansluter till sin OneDrive för första gången.
OneDrive-URL:en kommer också att automatiskt förändras om användarens UPN ändras. Till exempel en namnändringshändelse som ett bröllop eller en domännamnsändring för att stödja en organisations namnbyte eller omstrukturering av verksamheten. Om UPN ändras måste du uppdatera de OneDrive-URL:er som du anger för kvarhållningsinställningar.
På grund av utmaningarna med att på ett tillförlitligt sätt ange URL:er som enskilda användare ska inkludera eller exkludera för statiska omfångsområden passar anpassningsbara omfångsområden med omfattningstypen Användare bättre för det här ändamålet.
Undantag för anpassningsbara omfång för principer
När du konfigurerar en princip för kvarhållning som använder anpassningsbara omfång för principer och väljer platsen SharePoint webbplatser:
- OneDrive-webbplatser och Microsoft 365-gruppanslutna webbplatser ingår utöver SharePoint-kommunikationswebbplatser, teamwebbplatser som inte är anslutna Microsoft 365-grupper samt klassiska webbplatser.
Konfigurationsinformation för Microsoft 365-grupper
För att behålla eller ta bort innehåll för en Microsoft 365-grupp (tidigare Office 365-grupp) använder du platsen Microsoft 365-grupper. För kvarhållningsprinciper omfattar den här platsen grupppostlådan och SharePoint-gruppwebbplatsen. För kvarhållningsetiketter omfattar den här platsen endast SharePoint gruppwebbplatsen.
Anteckning
Även om en Microsoft 365-grupp har en Exchange-postlåda så kommer en kvarhållningsprincip för platsen Exchange-e-post inte att inkludera innehåll i Microsoft 365-gruppostlådor.
Om du använder statiskt omfattningsområde: Även om du med platsen för ett statiskt omfattningsområde Exchange-e-post till en början kan ange att en gruppostlåda ska inkluderas eller exkluderas visas ett felmeddelande om att "RemoteGroupMailbox" inte är ett giltigt val för Exchange-platsen när du försöker spara kvarhållningsprincipen.
En kvarhållningsprincip som används för en Microsoft 365-grupp inkluderar som standard gruppostlådan och SharePoint-gruppwebbplatsen. Filer som lagras på SharePoint-gruppwebbplatsen omfattas av den här platsen, men inte Teams-chattar eller Teams-kanalmeddelanden som har sina egna platser för kvarhållningsprinciper.
Om du vill ändra standardvärdet eftersom du vill att kvarhållningsprincipen bara ska gälla för Microsoft 365-postlådorna eller bara de anslutna SharePoint-gruppwebbplatserna använder du PowerShell-cmdleten Set-RetentionCompliancePolicy med parametern Applications med något av följande värden:
Group:Exchangeför bara Microsoft 365-postlådor som är anslutna till gruppen.Group:SharePointför bara SharePoint-webbplatser som är anslutna till gruppen.
Om du vill återgå till standardvärdet för både postlådan och SharePoint-webbplatsen för de valda Microsoft 365-grupperna anger du Group:Exchange,SharePoint.
Undantag för principer för automatisk tillämpning som konfigurerats för typer av känslig information
När du konfigurerar en princip för automatisk tillämpning som använder typer av känslig information och väljer Microsoft 365-grupper plats:
- Microsoft 365 grupppostlådor ingår inte. Om du vill inkludera postlådorna i principen väljer du istället platsen för Exchange-e-post.
Vad händer om en Microsoft 365-grupp tas bort efter att en princip har tillämpats
När en princip för kvarhållning (statiskt eller adaptivt principomfång) tillämpas på en Microsoft 365 grupp och den gruppen sedan tas bort från Azure Active Directory:
Den gruppanslutna SharePoint-webbplatsen bevaras och fortsätter att hanteras av kvarhållningsprincipen med platsen för Microsoft 365-grupper. Webbplatsen är fortfarande tillgänglig för de personer som hade åtkomst till den innan gruppen togs bort och nya behörigheter måste nu hanteras via SharePoint.
I det här läget kan du inte utesluta webbplatsen från platsen för Microsoft 365-grupper, eftersom du inte kan ange den borttagna gruppen. Om du behöver släppa kvarhållningsprincipen från den här webbplatsen kontaktar du Microsoft Support. Du kan till exempel öppna en tjänstbegäran i Administrationscenter för Microsoft 365.
Postlådan för den borttagna gruppen blir inaktiv och precis som SharePoint-webbplatsen förblir den kvar i kvarhållningsinställningarna. Mer information finns under Inaktiva postlådor i Exchange Online.
Konfigurationsinformation för Skype för företag
Anteckning
Skype för företag var indragen 31 juli 2021 och vi uppmuntrar kunderna att migrera till Microsoft Teams. Kvarhållningsprinciper för Skype för företag fortsätter dock att stödjas för befintliga kunder.
Till skillnad från Exchange-e-post kan du inte aktivera status för Skype-platsen så att alla användare automatiskt inkluderas. När du aktiverar den platsen måste du manuellt välja de användare vars konversationer du vill behålla:

När du har valt alternativet Redigera kan du snabbt inkludera alla användare i rutan Skype för företag genom att markera den dolda rutan före kolumnen Namnge. Det är dock viktigt att förstå att varje användare räknas som en specifik inkludering i principen. Så om du inkluderar 1 000 användare genom att markera den här rutan är det samma som om du manuellt valde 1 000 användare att inkluderas, vilket är det högsta antalet som stöds för Skype för företag.
Observera att Konversationshistorik, en mapp i Outlook, är en funktion som inte har något med Skype-arkivering att göra. Konversationshistorik kan inaktiveras av slutanvändaren, men arkivering för Skype utförs genom att en kopia av Skype-konversationerna lagras i en dold mapp som inte är tillgänglig för användaren men är tillgänglig för eDiscovery.
Inställningar för att behålla och ta bort innehåll
Genom att välja inställningar för att behålla och ta bort innehåll har principen för kvarhållning en av följande konfigurationer under en angiven tidsperiod:
Endast behålla
För den här konfigurationen väljer du Behålla objekt under en viss tidsperiod och I slutet av kvarhållningsperioden: Gör ingenting. Eller välj Bevara objekt för alltid.
Behålla och sedan ta bort
För den här konfigurationen väljer du Behålla objekt under en viss tidsperiod och I slutet av kvarhållningsperioden: Ta bort objekt automatiskt.
Endast ta bort
För den här konfigurationen väljer du Ta endast bort objekt när de når en viss ålder.
Behålla innehåll under en viss tidsperiod
När du konfigurerar en kvarhållningsetikett eller -princip för att behålla innehåll väljer du att behålla objekt under ett visst antal dagar, månader eller år. Du kan också behålla objekten permanent. Kvarhållningsperioden beräknas inte från den tidpunkt då principen tilldelades, men enligt början av den angivna kvarhållningsperioden.
I början av kvarhållningsperioden kan du också välja när innehållet skapades eller när det senast ändrades, men det senare stöds bara för filer och SharePoint, OneDrive och Microsoft 365-grupper. För kvarhållningsetiketter kan du starta kvarhållningsperioden från innehållet som har etiketterats och när en händelse inträffar.
Exempel:
SharePoint: Om du vill behålla objekt i en webbplatssamling i sju år efter att innehållet senast ändrades och ett dokument i webbplatssamlingen inte har ändrats på sex år behålls dokumentet bara i ytterligare ett år om det inte ändras. Om dokumentet redigeras igen beräknas dokumentets ålder från det nya senast ändrade datumet och det behålls i ytterligare sju år.
Exchange: Om du vill behålla objekt i en postlåda i sju år och ett meddelande skickades för sex år sedan behålls meddelandet i endast ett år. För Exchange-objekt baseras åldern på mottagningsdatumet för inkommande e-post, eller på sändningsdatumet för utgående e-post. Att behålla objekt baserat på när det senast ändrades gäller endast för webbplatsinnehåll i OneDrive och SharePoint.
I slutet av kvarhållningsperioden väljer du om du vill att innehållet ska tas bort permanent:

Ta bort innehåll som är äldre än en viss ålder
En kvarhållningsprincip kan behålla och sedan ta bort objekt eller ta bort gamla objekt utan att behålla dem.
I båda fallen, om principen tar bort objekt, är det viktigt att förstå att tidsperioden du anger inte beräknas från den tidpunkt då principen tilldelades, utan enligt början av den angivna kvarhållningsperioden. Till exempel från den tidpunkt då objektet skapades, ändrades eller etiketterades.
Av den anledningen bör du först ta hänsyn till det befintliga innehållets ålder och hur principen kan påverka innehållet. Du kanske också vill informera användarna om den nya principen innan du tilldelar den, så att de får tid att utvärdera dess eventuella effekt.
En princip som gäller för hela platser
När du väljer platser, med undantag för Skype för företag, är standardinställningen Alla när statusen för platsen är På.
När en kvarhållningsprincip gäller för en kombination av hela platser finns det ingen begränsning för till exempel antalet mottagare, webbplatser, konton eller grupper som principen kan omfatta.
Om en princip till exempel omfattar alla Exchange-e-postmeddelanden och alla SharePoint-webbplatser, inkluderas alla webbplatser och mottagare oavsett hur många de är. För Exchange gäller att alla nya postlådor som skapats efter att principen tillämpats automatiskt ärver principen.
En princip med specifika inkluderingar eller exkluderingar
Om du använder den valfria konfigurationen för att begränsa dina kvarhållningsinställningar till specifika användare, specifika Microsoft 365-grupper eller specifika webbplatser, finns det några begränsningar per princip som du bör känna till. Mer information finns i Begränsningar för kvarhållningsprinciper och principer för kvarhållningsetiketter.
Om du vill använda den valfria konfigurationen för att begränsa dina kvarhållningsinställningar kontrollerar du att Status för platsen är På och använder sedan länkarna för att inkludera eller exkludera vissa användare, Microsoft 365-grupper eller webbplatser.
Varning
Om du konfigurerar inkluderingar och sedan tar bort den sista återgår konfigurationen till Alla för platsen. Kontrollera att det här är den konfiguration du vill använda innan du sparar principen.
Om du till exempel anger en SharePoint-webbplats som ska inkluderas i din kvarhållningsprincip som är konfigurerad för att ta bort data, och sedan tar bort den enda webbplatsen, kommer alla SharePoint-webbplatser som standard att omfattas av kvarhållningsprincipen som tar bort data permanent. Samma sak gäller för Exchange-mottagare, OneDrive-konton, Teams-chattanvändare osv.
I det här scenariot inaktiverar du platsen om du inte vill att inställningen Alla för platsen ska omfattas av kvarhållningsprincipen. Alternativt kan du ange exkluderingar som ska undantas från principen.
Uppdatera kvarhållningsprinciper
Vissa inställningar kan inte ändras när en kvarhållningsprincip har skapats och sparats, bland annat:
- Principens namn och kvarhållningsinställningarna förutom kvarhållningsperioden och när kvarhållningsperioden ska börja.
Om du redigerar en kvarhållningsprincip och objekt redan omfattas av de ursprungliga inställningarna i kvarhållningsprincipen tillämpas de uppdaterade inställningarna automatiskt på de här objekten utöver objekt som nyligen har identifierats.
Den här uppdateringen är vanligtvis relativt snabb, men kan ta flera dagar. När principreplikeringen för dina Microsoft 365-platser är klar ser du att statusen för kvarhållningsprincipen i Microsoft 365 Efterlevnadscenter ändras från På (väntar) till På (genomförd).
Låsa principen för att förhindra ändringar
Om du behöver se till att ingen kan inaktivera principen, ta bort principen eller göra den mindre restriktiv kan du läsa mer i Använda bevarandelås för att begränsa ändringar av kvarhållningsprinciper och principer för kvarhållningsetiketter.