Tagga dokument i en granskningsuppsättning i Advanced eDiscovery

Det är viktigt att ordna innehåll i en granskningsuppsättning för att slutföra olika arbetsflöden i eDiscovery-processen. Detta omfattar följande:

  • Ta bort onödigt innehåll

  • Identifiera relevant innehåll

  • Identifiera innehåll som måste granskas av en expert eller jurist

När experter, jurister eller andra användare granskar innehåll i en granskningsuppsättning kan deras åsikter om innehållet fångas upp med hjälp av taggar. Om syftet till exempel är att undvika onödigt innehåll kan en användare tagga dokument med en tagg, till exempel "svarar inte". När innehåll har granskats och taggats kan du skapa en sökning med en granskningsuppsättning för att utesluta innehåll som är taggat som "icke-responsivt". Med den här processen elimineras det icke-responsiva innehållet från nästa steg i eDiscovery-arbetsflödet. Märkningspanelen i en granskningsuppsättning kan anpassas för varje ärende så att taggarna stöder det avsedda granskningsarbetsflödet för ärendet.

Anteckning

Omfattningen av taggar är ett Advanced eDiscovery fall. Det innebär att ett ärende bara kan ha en uppsättning taggar som granskare kan använda för att tagga dokument med uppsättningsdokument. Du kan inte konfigurera en annan uppsättning taggar för användning i olika granskningsuppsättningar i samma fall.

Taggtyper

Advanced eDiscovery innehåller två typer av taggar:

  • Enkelvalstaggar: Begränsar granskare att välja en enskild tagg i en grupp. Den här typen av taggar kan vara bra att se till att granskare inte väljer taggar i konflikt, till exempel "responsiv" och "svarar inte". Taggar för enstaka val visas som alternativknappar.

  • Flervalstaggar: Tillåta granskningar att markera flera taggar i en grupp. Den här typen av taggar visas som kryssrutor.

Taggstruktur

Förutom taggtyperna kan strukturen för hur taggar ordnas i taggpanelen användas för att göra taggningen av dokument mer intuitiv. Taggar är grupperade efter avsnitt. Med sökfunktionen för granskning kan du söka efter tagg och taggavsnitt. Det innebär att du kan skapa en granskningsuppsättningssökning för att hämta dokument som är märkta med valfri tagg i ett avsnitt.

Tagga avsnitt i taggpanelen.

Du kan ordna taggarna ytterligare genom att kapsla dem i ett avsnitt. Om avsikten till exempel är att identifiera och tagga behörighetsinnehåll kan kapsling användas för att göra det tydligt att en granskare kan tagga ett dokument som "behörig" och välja typ av behörighet genom att markera rätt kapslad tagg.

Kapslade taggar i ett taggavsnitt.

Skapa och använda taggar

Tagga objekt i granskningsuppsättningar är en process i två steg. Det första steget är att skapa de taggar som sedan används för att granska vissa objekt. När du har skapat taggar kan du och andra granskare använda dem på objekt i en granskningsuppsättning. Som tidigare förklarats kan ett Advanced eDiscovery bara ha en uppsättning taggar som granskare kan använda för att tagga uppsättningsobjekt.

Skapa taggar

Innan du kan använda taggar på objekt i en granskningsuppsättning måste du skapa en taggstruktur.

  1. Öppna en granskningsuppsättning, gå till kommandofältet och välj Tagga filer.

  2. På den utfällna sidan Tagga filer klickar du på Skapa/redigera taggar.

    Klicka på Skapa/redigera taggar på den utfällade sidan.

  3. På sidan Taggar väljer du Lägg till avsnitt.

  4. Skriv en rubrik för tagggruppen och en valfri beskrivning och klicka sedan på Spara.

  5. Markera den nedrullningsbara menyn med tre prickar bredvid tagggruppens rubrik och klicka på Lägg till kryssruta eller knappen Lägg till alternativ.

  6. Skriv ett namn och en beskrivning för kryssrutan eller alternativknappen.

  7. Upprepa proceduren för att skapa nya taggavsnitt, taggalternativ och kryssrutor. Följande skärmbild visar till exempel en tagggrupp med namnet Granska, som består av kryssrutorna Responsiv och Icke-responsiv.

    Konfigurera taggstruktur.

Använda taggar

Med taggstrukturen på plats kan granskare tillämpa taggar på objekt i en granskningsuppsättning genom att konfigurera taggningsinställningar.

  1. I kommandofältet för granskningsuppsättningen väljer du Tagga filer för att visa den utfällbar sidan Tagga filer (kallas även för märkningspanelen).

    Klicka på Tagga filer i kommandofältet för att öppna taggpanelen.

  2. På den utfällna sidan Tagga filer kan du ange följande alternativ för att konfigurera hur objekt som visas i granskningsuppsättningen. De filter eller filterfrågor som används för granskningsuppsättningen avgör vilka objekt som visas och därför de objekt som du kan använda taggar för. Mer information finns i Skapa en fråga för och filtrera innehåll i en granskningsuppsättning.

    • Välj ett alternativ. Välj något av följande alternativ för att bestämma omfattningen av de objekt som taggar ska användas med.

      • Tagga markerade objekt: Det här alternativet tillämpar taggar på de objekt som du väljer. Du kan markera objekt innan eller efter du har startar märkningspanelen. Med det här alternativet visas (i realtid) antalet markerade objekt som kommer att märkas.

      • Tagga alla objekt i listan: Det här alternativet tillämpar taggar på alla objekt som visas i granskningsuppsättningen. Med det här alternativet visas det totala antalet objekt som kommer att taggas.

    • Utöka markeringen: Använd följande alternativ för att tagga ytterligare objekt som är relaterade till taggade objekt i granskningsuppsättningen.

      • Inkludera associerade familjeobjekt: Det här alternativet använder samma tagg för de tillhörande familjeobjekten för objekt som är märkta. Familjeobjekt är objekt som delar samma FamilyId-metadataegenskapsvärde. Till exempel så delar ett dokument som är bifogat i ett e-postmeddelande samma familje-ID som e-postmeddelandet. Om du väljer det här alternativet i det här exemplet taggas alltså e-postmeddelandet och dokumentet, även om dokumentet kanske inte finns med i listan med granskningsobjekt.

      • Inkludera associerade konversationsobjekt: Det här alternativet använder samma tagg för alla objekt som finns i samma Teams eller Yammer konversation som de objekt som är märkta. Konversationsobjekt är objekt som delar samma egenskapsvärde för metadata för ConversationId. Alla meddelanden, inlägg och motsvarande transkriptionsfil för en konversation har samma konversationsid. Om du väljer det här alternativet taggas alla objekt i samma konversation (och transkriptionsfilen), även om vissa av konversationsobjekten kanske inte finns med i listan med granskningsuppsättningsobjekt. Mer information om konversationsobjekt finns i avsnittet "Gruppering" i avsnittet Advanced eDiscovery för innehåll i Microsoft Teams.

      • Inget: Det här alternativet tillämpar inte taggar på familjeobjekt eller konversationsobjekt. Den tillämpar endast taggar på de objekt som är markerade eller för alla objekt i granskningsuppsättningslistan.

    Anteckning

    När kopplade objekt i familjen eller konversationen inkluderas ändras inte antalet objekt som visas i Tagga markerade objekt eller Tagga alla objekt i listalternativ. Med andra ord visas inte antalet associerade objekt som kommer att taggas.

    • Tilldela taggar: I det här avsnittet visas de taggar (ordnade efter tagggrupper) som du kan använda i dokument. Du kan bara använda en tagg med ett val (identifieras med alternativknapp) per tagggrupp. Du kan emellertid använda flera flervalstaggar (som identifieras med en kryssruta).
  3. Klicka på Använd taggar för att använda taggarna baserat på dina inställningar.

    Meddelandet Använda statusmeddelande för taggar visas för varje tagggrupp på taggpanelen för att ange att ett taggningsjobb har startats. Taggar för varje tagggrupp i avsnittet Tilldela taggar är nedtonade tills jobbet har slutförts.

Tips

Om du håller på att konfigurera inställningarna på taggpanelen, men vill börja om, klickar du på Återställ taggtilldelning för att ta bort den aktuella inställningen. Den här kontrollen gäller inte för objekt som redan är taggade och den ändrar eller tar inte bort taggar från tidigare taggade objekt.

Övervaka taggningsjobb

När du taggar ett stort antal objekt (eller väljer alternativet Tagga alla objekt i listan) skapas ett jobb med att tagga dokument. Status för det här jobbet visas i det här fallet på fliken Jobb. Det hjälper dig att spåra stora taggningsjobb som kan ta lång tid att slutföra. I vissa fall kan ett taggningsjobb vara slutfört, men meddelandet Använda statusmeddelandet för taggar i taggpanelen visas fortfarande. Om du vill uppdatera status för att tagga jobb klickar du på Uppdatera i kommandofältet i granskningsuppsättningen.

Ta bort taggar

Du kan ta bort taggar från objekt i en granskningsuppsättning. Du kan dock inte ta bort en tagg med enskilda val som har tillämpats på ett objekt för en granskningsuppsättning. Du kan bara ändra en tagg med ett val till en annan tagg med ett val inom samma tagggrupp.

Så här tar du bort en tagg:

  1. Markera de objekt som du vill ta bort taggen från.

  2. Klicka på Tagga filer för att visa märkningspanelen.

  3. Avmarkera taggen under Tilldela taggar och klicka sedan på Använd taggar.

Du kan också använda föregående procedur för att ändra taggen som tillämpats på markerade objekt. När du har avmarkerat den aktuella taggen kan du välja en annan.