Hantera kontrakt med en Microsoft 365-lösning

I den här artikeln beskrivs hur du skapar en kontraktshanteringslösning för organisationen med hjälp SharePoint Syntex och komponenter i Microsoft 365. Det ger dig ett ramverk som hjälper dig att planera och skapa en lösning som passar dina unika affärsbehov. Även om den här lösningen handlar om kontraktshantering kan du anpassa den för att skapa andra dokumenthanteringslösningar, till exempel för kontoutdrag eller fakturor.

Identifiera affärsproblemet

Det första steget när du planerar ditt kontraktshanteringssystem är att förstå problemet du försöker lösa. För den här lösningen måste fyra viktiga problem åtgärdas:

• Identifiera kontrakt. Din organisation arbetar med många dokument, till exempel fakturor, kontrakt, arbetsutdrag och så vidare. Vissa är digitala tillgångar som skickas via e-post och vissa är papperstillgångar som skickas via traditionell e-post. Du behöver ett sätt att identifiera alla kundkontrakt i alla andra dokument och sedan klassificera dem som sådana.

• Spåra historik för kontraktsgodkännanden. Din organisation behöver ett tillförlitligt sätt att ta reda på om kontrakt har godkänts eller avvisats och om betalningen har bearbetats.

• Webbplats för hantering av godkännanden av avtal. Din organisation måste skapa en webbplats för samarbete där alla nödvändiga intressenter enkelt kan granska kontrakt. Intressenter bör vid behov kunna granska hela avtalet, men det är mest viktigt att se flera nyckelfält från varje kontrakt (till exempel kundnamn, inköpsordernummer och totalkostnad). Intressenterna bör enkelt kunna godkänna eller avvisa inkommande kontrakt.

• Route reviewed contracts. Godkända och avvisade kontrakt måste dirigeras genom ett visst arbetsflöde. Godkända kontrakt måste dirigeras till en tredjepartsansökan för betalningsbearbetning. Avvisade kontrakt måste dirigeras för ytterligare granskning.

Översikt över lösningen

Vägledningen för den här kontraktshanteringslösningen omfattar fyra komponenter Microsoft 365:

• Microsoft SharePoint Syntex: Skapa modeller för att identifiera och klassificera dina kontraktsfiler och sedan extrahera lämplig data från dem.

• Microsoft SharePoint: Använd den formatering som är tillgänglig i moderna SharePoint för att presentera kontrakt i ett företagsvänligt format.

• Microsoft Teams: Använd funktionerna i en Teams kanal och tillhörande flikar så att dina intressenter kan granska och hantera kontrakt.

• Power Automate: Använd flöden för att styra kontrakt genom godkännandeprocessen och sedan till en tredjepartsprogram för betalning.

Så här fungerar allt

1. Dokument laddas upp till ett SharePoint ett dokumentbibliotek. En SharePoint Syntex dokument förstå modell har tillämpats på dokumentbiblioteket. Varje fil kontrolleras för att se om någon matchar en typ av innehåll av typen "kontrakt" som filen letar efter. Om en matchning hittas klassificeras filen som ett "kontrakt" och innehållstypen för dokumentet uppdateras.

2. Modellen hämtar även specifika data från varje kontraktsfil som intressenter är intresserade av, till exempel klient, leverantörer och avgiftsbelopp.

   Följande sida är ett exempel på ett kontrakt som modellen har utbildning för att identifiera.

   

3. I Microsoft Teams är alla intressenter medlemmar i en säker Teams kanal där alla kontrakt i dokumentbiblioteket visas för godkännande eller avslag. Med hjälp Teams funktioner meddelas alla intressenter när nya kontrakt behöver granskas.

4. Med hjälp Power Automate flyttas kontrakt genom godkännandeprocessen i Teams kanalen. När en medlem godkänner ett avtal ändras kontraktsstatusen till godkänd, alla medlemmar meddelas via ett Teams-inlägg och ett radobjekt skapas för att visa att avtalet är klart för utbetalning. Den här processen kan utökas till att skriva direkt till en betalningsansökan från tredje part.

5. När en medlem avvisar ett kontrakt ändras statusen till avvisad och alla medlemmar meddelas via ett Teams inlägg.

6. Resultatet av den här lösningen är en automatiserad affärsprocess för din organisation. Anställda kan enkelt använda den anpassade panelvyn i Teams initiera och övervaka arbetsflödet för godkännande av dina dokument.

   

Licensieringskrav

Den här lösningen använder följande funktioner, som alla är tillgängliga som en del av en Microsoft 365 Enterprise-licens (E1, E3, E5, F3) eller Business (Basic, Standard eller Premium):

• Microsoft SharePoint Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

Lär dig hur du använder SharePoint Syntex

Är du nybörjare SharePoint Syntex? Lär dig hur du SharePoint Syntex för att hantera innehåll med AI.

Genom att använda SharePoint Syntex kommer du att lära dig hur du kan använda dokumentförståelse och formulärbearbetningsmodeller för att klassificera dokument, extrahera text och märka dina dokument för snabb och enkel kunskapshantering.

Skapa lösningen

I nästa avsnitt får du detaljerad information om hur du konfigurerar din lösning för kontraktshantering. Den är uppdelad i tre steg:

• Steg 1. Använda SharePoint Syntex för att identifiera kontraktsfiler och extrahera data
• Steg 2. Använd Microsoft Teams för att skapa din kanal för kontraktshantering
• Steg 3. Använd Power Automate för att skapa flödet för att bearbeta dina kontrakt