Steg 1. Använda SharePoint Syntex för att identifiera kontraktsfiler och extrahera data
Din organisation behöver ett sätt att identifiera och klassificera alla kontraktsdokument från de många filer du får. Du vill också snabbt kunna visa flera nyckelelement i var och en av de identifierade kontraktsfilerna (till exempel kund, entreprenör och avgiftsbelopp). Det kan du göra genom SharePoint Syntex skapa en dokumentförståelsemodell och tillämpa den på ett dokumentbibliotek.
Översikt över processen
Dokument förstå använder artificiell intelligens (AI) modeller för att automatisera klassificering av filer och extrahering av information. Dokument förstå modeller är också optimala för att extrahera information från ostrukturerade och semi-strukturerade dokument där den information du behöver inte finns i tabeller eller formulär, till exempel kontrakt.
Dokument för dokumenttolkning använder optisk teckenläsning (OCR) för att skanna PDF-filer, bilder och TIFF-filer, både när du utbildar en modell med exempelfiler och när du kör modellen mot filer i ett dokumentbibliotek.
Först måste du hitta minst fem exempelfiler som du kan använda för att "utbilda" modellen för att söka efter egenskaper som är specifika för den innehållstyp som du försöker identifiera (ett kontrakt).
Med SharePoint Syntex kan du skapa en ny modell för dokumentförståelse. När du använder exempelfilerna måste du skapa en klassificerare. Genom att utbilda klassificeraren med dina exempelfiler lär du dig att söka efter egenskaper som är specifika för det du skulle se i företagets kontrakt. Skapa till exempel en "förklaring" som söker efter specifika strängar som finns i ditt avtal, till exempel Tjänstavtal, Avtalsvillkor och Kompensation. Du kan till och med utbilda din förklaring så att du kan leta efter de här strängarna i specifika avsnitt i dokumentet eller ligga bredvid andra strängar. När du tror att du har utbildat din klassificerare med den information som behövs kan du testa modellen på en exempeluppsättning exempelfiler för att se hur effektivt den är. Efter att ha testat kan du, om det behövs, välja att ändra dina förklaringar för att göra dem mer effektiva.
I modellen kan du skapa en extraherare för att hämta specifika data från varje kontrakt. För varje kontrakt är den information som du är mest orolig för till exempel vem klienten är, namnet på entreprenören och totalkostnaden.
När du har skapat modellen kan du använda den på SharePoint ett dokumentbibliotek. När du laddar upp dokument till dokumentbiblioteket körs dokument förstå modellen för dokument och kommer att identifiera och klassificera alla filer som matchar den typ av innehåll som du har definierat i modellen. Alla filer som klassificeras som kontrakt visas i en anpassad biblioteksvy. Filerna visar också värdena från varje kontrakt som du definierade i extraheraren.

Om du har kvarhållnings- eller säkerhetskrav för kontrakten kan du även använda modellen för att använda en bevarandeetikett eller en känslighetsetikett som gör att kontrakten inte raderas under en viss tidsperiod eller för att begränsa vem som kan komma åt kontrakten.
Steg för att skapa och utbilda din modell
Anteckning
För de här stegen kan du använda exempelfilerna på lagringsplatsen för lösningstillgångar i kontraktshantering. Exemplen på den här lagringsplatsen innehåller både modellfiler för dokument förstå och filer som används för att utbilda modellen.
Skapa en kontraktsmodell
Det första steget är att skapa din kontraktsmodell.
I Innehållscentret välj Ny och sedan Skapa en modell.
I fönstret Nytt dokument förstå modell skriver du namnet på modellen i fältet Namn. För den här kontraktshanteringslösningen kan du namnge modellen Kontrakt.
Välj Skapa. Då skapas en startsida för modellen.

Utbilda din modell för att klassificera en typ av fil
Lägga till exempelfiler för modellen
Du måste lägga till minst fem exempelfiler som är kontraktsdokument och en exempelfil som inte är ett kontraktsdokument (till exempel en arbetshandling).
På sidan Modeller > Kontrakt under Nyckelåtgärder Lägg till > exempelfiler väljer du Lägg till filer.

På sidan Välj exempelfiler för modellen öppnar du mappen Kontrakt, väljer de filer du vill använda och väljer sedan Lägg till. Om du inte har exempelfiler där väljer du ta Upload lägga till dem.
Märka filerna som positiva eller negativa exempel
På sidan Modeller > kontrakt under nyckelåtgärder > Klassificera filer och kör utbildning väljer du Utbildaren.

På sidan Modeller > kontrakt > kontrakt klassificerare, i visningsprogrammet högst upp i den första exempelfilen, visas text som frågar om filen är ett exempel på den kontraktsmodell du skapade. Om det är ett positivt exempel välj Ja. Om det är ett positivt exempel välj Nej.
I listan Exempel med etiketter till vänster väljer du andra filer som du vill använda som exempel och etiketterar dem.

<a name="add-at-least-one-explanation-to-train-the-classifier">Lägga till minst en förklaring för att utbilda klassificeraren
På sidan > eller > kontrakt väljer du fliken Utbilda.
I avsnittet Utbildningerade filer visas en lista över de exempelfiler som du tidigare har etiketterat. Välj en av de positiva filerna i listan för att visa den i visningsprogrammet.
I avsnittet Förklaringar väljer du Nytt och sedan Tom.
På sidan för Skapa en förklaring:
a. I fältet Namn skriver du namnet på förklaringen (till exempel "Avtal").
b. I fältet Förklaringstyp väljer du Fraslista eftersom du lägger till en textsträng.
c. I listrutan Fras skriver du strängen (till exempel "AVTALET"). Du kan välja Case sensitive om strängen måste vara fallkänslig.
d. Välj Spara och utbilda.

Testa din modell
Du kan testa din kontraktsmodell på exempelfiler som den inte har sett förut. Det här är valfritt, men det kan vara användbart.
Välj fliken > > på sidan Modeller eller > kontrakt. Det här kör modellen på de exempelfiler du inte har namn på.
I listan Testfiler visas och visas exempelfilerna om modellen förutsagt dem som positiva eller negativa. Använd den här informationen för att ta reda på hur effektivt din klassificerare är för att identifiera dina dokument.

När du är klar väljer du Avsluta utbildning.
Skapa och utbilda en extraherare
På sidan Modeller > Kontrakt under Nyckelåtgärder Skapa och utbilda > extraherare väljer du Skapa extraherare.

Skriv namnet på extraheraren i fältet Nytt namn på panelen Ny entitet extraheraren. Ge den till exempel namnet Klient om du vill extrahera namnet på klienten från varje avtal.
När du är klar väljer du Skapa.
Märk den entitet som du vill extrahera
När du skapar extraheraren öppnas extraherarsidan. Här visas en lista över dina exempelfiler, och den första filen i listan visas i visningsprogrammet.

Så här märks entiteten:
Välj de data från visningsprogrammet som du vill extrahera från filerna. Om du till exempel vill extrahera Klienten markerar du klientvärdet i den första filen (i det här exemplet Bäst för dig organiskt) och väljer sedan Spara. Du ser värdet som visas från filen i listan Exempel på etiketter under kolumnen Etikett.
Välj Nästa fil för att spara automatiskt och öppna nästa fil i listan i visningsprogrammet. Eller välj Spara och välj sedan en annan fil i listan Exempel med etiketter.
Upprepa steg 1 och 2 i visningsprogrammet och upprepa sedan tills du har sparat etiketten i alla filer.
När du har etiketterat filerna visas en meddelandebanderoll med information om att gå över till utbildningen. Du kan välja att märka fler dokument eller gå vidare till utbildningen.
Lägg till förklaring
Du kan skapa en förklaring som ger en ledtråd om själva entitetsformatet och variationer som det kan ha i exempelfilerna. Ett datumvärde kan till exempel ha många olika format, till exempel:
- 10/14/2019
- 14 oktober 2019
- Måndag, den 14 oktober 2019
Du kan skapa en mönsterförklaring för att identifiera startdatumet för avtalet.
I avsnittet Förklaringar väljer du Nytt och sedan Tom.
På sidan för Skapa en förklaring:
a. Skriv namnet på förklaringen i fältet Namn (till exempel Datum).
b. I fältet Förklaringstyp väljer du Mönsterlista.
c. Ange datumvariationen så som de visas i exempelfilerna i fältet Värde. Om du, till exempel, har datumformat som visas som 0/00/0000, kan du ange en variation som visas i dina dokument, till exempel:
- 0/0/0000
- 0/00/0000
- 00/0/0000
- 00/00/0000
Välj Spara och utbilda.
Testa modellen igen
Du kan testa din kontraktsmodell på exempelfiler som den inte har sett förut. Det här är valfritt, men det kan vara användbart.
Välj fliken > > på sidan Modeller eller > kontrakt. Det här kör modellen på de exempelfiler du inte har namn på.
I listan Testa filer visas exempelfilerna och visar om modellen kan extrahera den information du behöver. Använd den här informationen för att ta reda på hur effektivt din klassificerare är för att identifiera dina dokument.
När du är klar väljer du Avsluta utbildning.
Använda modellen på ett dokumentbibliotek
Så här använder du modellen på SharePoint ett dokumentbibliotek:
På sidan Modeller > kontrakt under Nyckelåtgärder Använd modell för bibliotek > väljer du Använd modell.

På panelen Lägg till kontrakt väljer du den SharePoint som innehåller det dokumentbibliotek där du vill använda modellen. Om webbplatsen inte visas i listan kan du använda sökrutan för att hitta den. Välj Lägg till.
Anteckning
Du måste ha behörighet för Hantera list eller Redigera för det dokumentbibliotek som du använder modellen på.
När du har valt webbplatsen väljer du det dokumentbibliotek där du vill använda modellen.
Eftersom modellen är kopplad till en innehållstyp kommer innehållstypen och dess vy att läggas till med etiketterna som du extraherade och visas som kolumner när du använder den på biblioteket. Den här vyn är bibliotekets standardvy som standard, men du kan välja att den inte ska vara standardvyn genom att markera Avancerade inställningar och avmarkera kryssrutan Ange den här nya vyn som standard.
Välj Lägg till för att tillämpa modellen på biblioteket.
På sidan > avtal i avsnittet Bibliotek med den här modellen ser du URL-adressen till den SharePoint visas.

Under Inställningar > Inställningar för bibliotek:
- Lägg till en kolumn med namnet Status och välj Alternativ som kolumntyp.
- Använd värdena I granskning, Godkänd och Avvisad.
När du har tillämpat modellen på dokumentbiblioteket kan du börja ladda upp dokument till webbplatsen och se resultatet.
Nästa steg
Steg 2. Använd Microsoft Teams för att skapa din kanal för kontraktshantering