Tjänstaviseringar för postlådeutnyttjande Exchange Online övervakning

Vi har släppt en ny Exchange Online tjänstvarning som informerar dig om postlådor som är på plats som riskerar att nå eller överskrida kvoten. De här tjänstmeddelandena ger insyn till antalet postlådor i organisationen som kan kräva administratörsåtgärd.

De här tjänstaviseringarna visas i Administrationscenter för Microsoft 365. Om du vill visa de här tjänstaviseringarna går du Exchange Online hälsa för tjänsten > > och klickar sedan på fliken Aktiva problem. Här är ett exempel på en avisering om postlådeutnyttjande.

Tjänstavisering för postlådeutnyttjande.

Om du vill visa en lista över postlådor som närmar sig sin lagringskvot (kallas för rapporten postlådeanvändning) klickar du på den markerade länken på följande skärmbild. Den här länken visas i tjänstaviseringen.

Länka till rapporten postlådeanvändning.

Alternativt kan direkt-URL:en till rapporten om postlådeanvändning vara https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/reportsUsage/MailboxUsage .

Vad indikerar de här tjänstvarningarna?

Tjänstaviseringar för användning av postlådor informerar administratörer om postlådor som är på väg att närmar sig lagringskvoten för postlådor. Den typ av kvarhållning som kan placeras i postlådor är bland annat kvarhållning av juridiska skäl, eDiscovery-bevarande och Microsoft 365 bevarandeprinciper (som är konfigurerade för att behålla data). När en postlåda är i drift kan användare (eller automatiserade processer) inte permanent ta bort data från postlådan. I stället måste administratörer konfigurera MRM-bevarandeprinciper i Exchange Online (i enlighet med organisationens efterlevnadsprinciper relaterade till datalagring) för att flytta data från en användares primära postlåda till arkivpostlådan. Om en postlåda i ett bevarande når ett kritiskt tillstånd eller en varning måste administratörer aktivera arkivpostlådor och aktivera automatisk expandering av arkivering och sedan se till att lagringstiden för den arkiveringsprincip som tilldelats postlådan (som flyttar e-post från den primära postlådan till arkivpostlådan) är tillräckligt kort. Om inget görs för att lösa kvotproblemen som identifieras av aviseringar om postlådeutnyttjande kanske användare inte kan skicka eller ta emot e-postmeddelanden eller mötes inbjudningar.

En tjänstvarning om användning av postlådor innehåller tabeller om antalet postlådor som närmar sig kvoten. I följande avsnitt beskrivs informationen i de här tabellerna och de åtgärder administratörer kan vidta för att säkerställa att postlådorna inte överskrider sin kvot.

Anteckning

Tjänstaviseringar innehåller beskrivningar av postlådekvotens egenskaper som visas i kolumnerna i tabellerna som beskrivs i följande avsnitt.

Postlådor i arkivering utan arkiv

I följande tabell visas antalet inkorgar som närmar sig kvoten, men som inte har en arkivpostlåda aktiverad. Varje kolumn i tabellen identifierar den specifika kvoten och antalet postlådor som närmar sig kvoten.

# Mailboxes ProhibitSendReceiveQuota (Warning) # Mailboxes ProhibitSendReceiveQuota (Critical)** # Mailboxes RecoverableItemsQuota (Warning) # Mailboxes RecoverableItemsQuota (Critical)**
2 2 1 0

Åtgärden som administratörer kan vidta för de här postlådorna är att aktivera arkivpostlådan och säkerställa att en MRM-arkiveringsprincip (som är en MRM-bevarandeprincip i Exchange Online som flyttar objekt till arkivpostlådan) tillämpas på postlådan så att objekt flyttas till arkivpostlådan. Mer information finns i Konfigurera en princip för arkivering och borttagning för postlådor.

När du har aktivera en arkivpostlåda rekommenderar vi att du överväger att öka kvoten för mappen Återställningsbara objekt. Det förhindrar att lagringskvoten för mappen återställningsbara objekt överskrids för postlådor som är i servern. Mer information finns i Öka kvoten för återställningsbara objekt för postlådor som är väntande.

Postlådor i arkivering med arkiv

I följande tabell visas antalet inkorgar som närmar sig kvoten och har en arkivpostlåda aktiverad.

# Mailboxes ProhibitSendReceiveQuota (Warning) # Mailboxes ProhibitSendReceiveQuota (Critical) # Mailboxes RecoverableItemsQuota (Warning) # Mailboxes RecoverableItemsQuota (Critical)**
1 1 6 0

Åtgärden som administratörer kan vidta för de här postlådorna är att öka kvoten för mappen Återställningsbara objekt. Mer information finns i Öka kvoten för återställningsbara objekt för postlådor som är väntande.

Administratörer bör också se till att en MRM-arkiveringsprincip som flyttar objekt till arkivpostlådan även tillämpas på postlådorna, och att bevarandeperioden för arkiveringsprincipen är tillräckligt kort så att objekten inte blir tillräckligt långa i den primära postlådan innan de flyttas till arkivet.

Anteckning

MED MRM-arkivprinciper flyttas också objekt från mappen Återställningsbara objekt i den primära postlådan till mappen Återställningsbara objekt i motsvarande arkivpostlåda. Den här funktionen förhindrar att postlådan överskrider kvoten för återställningsbara objekt.

MRM-bevarandeprinciper i organisationen

Tjänstaviseringar för postlådeutnyttjande kan också innehålla en tabell med information om MRM-bevarandeprinciper i organisationen och om postlådorna som är bevarandeprinciper har en arkivpostlåda eller inte. Mer information om bevarandeprinciper finns i Bevarandetaggar och bevarandeprinciper i Exchange Online.

RetentionPolicyGuid MailboxType HasMoveDumpsterToArchiveTag HasMovePrimaryToArchiveTag HasPersonalArchiveTag Postlådor
6c041498-1611-5011-a058-1156ce60890c PrimaryWithArchive Sant False Sant 398
6c041498-1611-5011-a058-1156ce60890c Primär Sant False Sant 10
749ceecc-d49d-4000-a9d5-594dbaea1e56 PrimaryWithArchive False Sant False 7
269f6a85-1234-4648-8cde-59bbc7bc67d0 PrimaryWithArchive Sant Sant Sant 1
13fb778d-e1cb-4c44-5768-ad4282906c1f PrimaryWithArchive Sant Sant False 1

I följande lista beskrivs varje kolumn i föregående tabell.

  • RetentionPolicyGuid: GUID för den bevarandeprincip som tilldelats till postlådor i organisationen. I exemplet ovan finns det två separata rader för samma bevarandeprincip. Den första raden anger antalet postlådor med ett arkiv som har tilldelats principen. Den andra raden visar antalet postlådor utan ett arkiv som har tilldelats samma princip.

    Om du vill ha mer information om bevarandeprincipen som listas i den här kolumnen kör du följande kommando Exchange Online PowerShell.

    Get-RetentionPolicy <GUID> | FL
    

    Värdet för egenskapen Namn är namnet på den bevarandeprincip som visas på sidan Bevarandeprinciper i Exchange administrationscentret.

  • MailboxType: Anger vilken typ av postlådor principen är tilldelad till. Värdena omfattar Primär (postlådor utan arkiv) eller PrimaryWithArchive (postlådor med ett arkiv). Om värdet i den här kolumnen är Primär bör du aktivera arkivet för postlådorna (kolumnen Postlåda anger antalet sådana postlådor) som har tilldelats principen. Annars fungerar inte en arkiveringsprincip eller personlig arkiveringstagg eftersom det inte finns något arkiv att flytta objekt till.

  • HasMoveDumpsterToArchiveTag: Anger att bevarandeprincipen innehåller en bevarandetagg som flyttar objekt i mappen återställningsbara objekt (kallas även containern) i den primära postlådan till mappen Återställningsbara objekt i arkivet. Den här typen av bevarandetagg anges av en administratör. Om bevarandeperioden för taggen för återställningsbara objekt är för lång bör en minskning av lagringstiden förhindra att postlådor närmar sig kvoten för mappen återställningsbara objekt. Om lagringstiden till exempel är inställd på 30 dagar kan det hjälpa att minska den till tre eller fem dagar. Mer information finns i Öka kvoten för återställningsbara objekt för postlådor som är väntande.

  • HasMovePrimaryToArchiveTag: Anger om det finns en standardtagg för "flytta till arkiv" (kallas även arkiveringsprincip) i bevarandeprincipen. Då flyttas meddelanden från de vanliga mapparna i den primära postlådan till arkivpostlådan. Den här typen av bevarandetagg anges av en administratör. Även om lagringstiden för den här taggen är för kort kan användare ha problem med att kontinuerligt nå kvoten för sin primära postlåda. Att minska lagringstiden för en arkiveringsprincip kan lösa problemet.

  • HasPersonalArchiveTag: Anger om bevarandeprincipen innehåller en personlig "flytta till arkiv"-tagg. Om bevarandeprincipen innehåller en personlig "flytta till arkiv"-tagg kan användarna använda den här taggen på mappar och meddelanden i postlådan för att flytta objekt till arkivet. Användare kan också konfigurera en inkorgsregel för att flytta meddelanden till en mapp där den här taggaden används. I båda fallen kan det underlätta flytten av objekt till arkivet, så att kvoten för den primära postlådan inte kan nåtts.

  • Postlådor: Anger antalet postlådor (de med eller utan ett arkiv, vilket anges i MailboxType-kolumnen) som bevarandeprincipen tilldelas till.

Hur ofta kommer jag att se de här tjänstaviseringarna?

Om du inte åtgärdar kvotproblemen kan du förvänta dig att den här typen av tjänstvarning visas var fjärde dag. Efterföljande tjänstaviseringar kan innehålla högre postlådor för andra postlådor som närmar sig kvoten. Om du åtgärdar kvotproblem uppstår den här tjänstvarningen endast när en annan postlåda med kvotproblem identifieras.

Mer information