Schemalägga dynamiska återkommande möten

Schemaläggarens dynamiska möten kan fungera runt användarens upptagna schema. Återkommande möten som hanteras av Schemaläggaren fungerar annorlunda än vanliga återkommande möten i Outlook. För att hålla din framtida kalender öppen och minimera konflikter med deltagarna schemalägger Schemaläggaren en instans av ett återkommande möte i taget.

Som ett exempel skapas först en 30-minutersbokning där du till Cortana "Schemalägg 30 minuters fokustid varje dag" för nästa tillgängliga datum i kalendern. När den avtalade tiden har passerat fortsätter Scheduler att boka en annan instans på följande datum. Om den ursprungliga tidsluckan inte är tillgänglig just nu justerar Schemaläggaren tiden baserat på din tillgänglighet.

Samma heuristisk kan användas för möten med inbjudna. Du kan inkludera deltagare i din förfrågan och be dem att Cortana "Schemalägga ett möte varannan vecka". Det första och varje efterföljande möte schemaläggs dynamiskt utifrån aktuell tillgänglighet för alla deltagare i organisationen. Om du eller en deltagare inte är på kontoret nästa datum justeras mötestiden automatiskt till när alla är tillgängliga och önskat datum behålls för uppföljningsinstanser baserat på det nyligen schemalagda datumet.

Boka med deltagare utanför organisationen

När du schemalägger med deltagare utanför organisationen skickar din virtuella assistent tidsalternativ för externa deltagare för det första mötet. Alla framtida möten schemaläggs automatiskt utifrån organisatörens tillgänglighet och interna deltagare.

Schemaläggaren stöder dagliga, veckovisa och månatliga intervall.

Exempel på hur du begär återkommande möten

Här är några exempel på hur du kan skicka e-Cortana för att schemalägga återkommande möten:

  • "Cortana, schemalägg ett möte var 2:e vecka."
  • "Boka 30 minuter varje månad för en granskning."
  • "Cortana tar 30 minuter för oss att träffas varje tisdag."
  • "Cortana, schemalägg 30 minuter varje fredag kl. 15:30"

Ändra återkommande frekvens

Du kan ändra frekvensen för ett återkommande möte eller ett icke-återkommande möte som hanteras av Schemaläggaren. Svara på Cortana det senaste bekräftelsemeddelandet i mötestråden och berätta Cortana:

  • "Ändra det till en gång i månaden."
  • "Cortana, gör mötet varannan vecka."

Avboka återkommande möten

Du kan svara Cortana senaste bekräftelsemeddelandet och begära att mötet avbryts om du vill avbryta den schemalagda instansen. Schemaläggaren fortsätter dock att schemalägga framtida möten med samma frekvens. Du kan också be Schemaläggaren att ändra tiden för nästa förekomst till önskat datum eller tid. Om du vill avbryta hela den återkommande serien svarar du med "avbryt den här serien" och inga framtida instanser schemaläggs.

Begränsningar för återkommande möten

Observera att det finns vissa tekniska begränsningar för vilka typer av upprepningar Schemaläggaren kan förstå och ge support:

  • Flera förekomster inom samma intervall stöds inte (till exempel: "två gånger i veckan").
  • Slutdatum för upprepning stöds inte (till exempel "varje dag till den 20 december"). Eftersom varje möte schemaläggs vid det föregående mötets slutförande kan du helt enkelt svara på det senaste meddelandet Cortana med "avboka den här mötesserien".
  • Schemaläggaren stöder för närvarande inte frekvenser som är längre än 90 dagar.