Metodtips för att dela filer och mappar med oautentiserade användare
Oautentiserad delning (Alla-länkar) kan vara smidigt och användbart i olika scenarier. Alla-länkar är det enklaste sättet att dela: personer kan öppna länken utan autentisering och kan skicka den vidare till andra.
Vanligtvis är inte allt innehåll i en organisation lämpligt för oautentiserad delning. I den här artikeln beskrivs de alternativ som är tillgängliga för att hjälpa dig att skapa en miljö där dina användare kan använda oautentiserad delning av filer och mappar, men där det finns säkerhetsåtgärder för att skydda organisationens innehåll.
Anteckning
För att oautentiserad delning ska fungera måste du aktivera den för din organisation och för den enskilda webbplatsen eller det team som du ska använda. Se Samarbeta med personer utanför organisationen för det scenario du vill aktivera.
Ange ett utgångsdatum för Alla-länkar
Filer lagras ofta på webbplatser, i grupper och team under långa tidsperioder. Ibland finns det datakvarhållningsprinciper som kräver att filer bevaras i flera år. Om de här filerna delas med oautentiserade personer kan detta leda till oväntad åtkomst och framtida ändringar i filerna. Om du vill minska risken för detta kan du konfigurera en förfallotid för Alla-länkar.
När en Alla-länk går ut kan den inte längre användas för att få åtkomst till innehåll.
Ange ett utgångsdatum för Alla-länkar i organisationen
- Öppna SharePoint Online Administrationscenter.
- Expandera Principer i det vänstra navigeringsfönstret och klicka sen på Dela.
- Markera kryssrutan Länkarna måste upphöra att gälla inom så här många dagar under Välj behörigheter och giltighetsalternativ för Alla-länkar.
- Skriv ett antal dagar i rutan och klicka sedan på Spara.
Ange ett utgångsdatum för Alla-länkar på en särskild webbplats
- Öppna SharePoint Online Administrationscenter.
- I det vänstra navigeringsfältet expanderar du Webbplatser och klickar sedan på Aktiva webbplatser.
- Välj webbplatsen som du vill ändra och klicka sedan på Delning.
- Under Avancerade inställningar för alla länkar kan du under Sista giltighetstiden för alla länkar avmarkera kryssrutan Samma som inställningen på organisationsnivå.
- Välj Dessa länkar måste upphöra inom detta antal dagar alternativ och ange ett antal dagar i rutan.
- Klicka på Spara.
Tänk på att när en Alla-länk går ut kan filen eller mappen delas igen med en ny Alla-länk.
Du kan ange vem som helst för länkens utgång för en specifik OneDrive med hjälp av Set-SPOSite.
Ange behörigheter för länk
Alla-länkar för en fil tillåter som standard personer att redigera filen, och Alla-länkar för en mapp tillåter personer att redigera och visa filer samt att ladda upp nya filer till mappen. Du kan ändra de här behörigheterna till endast visning för filer och mappar oberoende av varandra.
Om du vill tillåta oautentiserad delning, men är orolig för att oautentiserade personer ska ändra organisationens innehåll, bör du överväga att ställa in behörigheterna för filer och mappar till Visa.
Ange behörigheter för Alla-länkar i organisationen
- Öppna SharePoint Online Administrationscenter.
- Klicka på Delning i det vänstra navigeringsfönstret.
- Under Avancerade inställningar för "Alla"-länkar väljer du de fil- och mappbehörigheter som du vill använda.
Med Alla-länkar inställda på Visa kan användare fortfarande dela filer och mappar med gäster och ge dem redigeringsbehörighet genom att använda Specifika personer-länkar. Med dessa länkar måste personer utanför organisationen autentiseras som gäster, och du kan spåra och granska gästaktiviteten i filer och mappar som delas med dessa länkar.
Ställa in standardlänktypen till att endast fungera för personer i organisationen
När Alla-delning aktiveras för organisationen anges normalt delningslänken till Alla. Det kan vara praktiskt för användarna, men kan öka risken för oavsiktlig oautentiserad delning. Om en användare glömmer att ändra länktypen vid delning av ett känsligt dokument, kan det hända att de oavsiktligt skapar en delningslänk som inte kräver autentisering.
Du kan minska den här risken genom att ändra standardlänkinställningen till en länk som bara fungerar för personer i organisationen. Användare som vill dela med oautentiserade personer måste då specifikt välja det alternativet.
Ange standarddelningslänken för filer och mappar för organisationen
Klicka på Delning i det vänstra navigeringsfönstret.
Under Fil- och mapplänkar väljer du Endast personer i organisationen.
Klicka på Spara
Ange standarddelningslänken för filer och mappar för den särskilda webbplatsen.
I det vänstra navigeringsfältet expanderar du Webbplatser och klickar sedan på Aktiva webbplatser.
Välj webbplatsen som du vill ändra och klicka sedan på Delning.
Avmarkera kryssrutan Samma som organisationsnivå under Standardtyp av delningslänk.
Välj alternativet Bara personer i organisationen och klicka på Spara.
Förhindra oautentiserad delning av känsligt innehåll
Du kan använda Dataförlustskydd (DLP) för att förhindra oautentiserad delning av känsligt innehåll. Dataförlustskydd kan utföra åtgärder baserat på en fils känslighetsetikett, kvarhållningsetikett eller känslig information i själva filen.
Skapa en DLP-regel
I Microsoft 365 Efterlevnadscenter, gå till sidan Dataförlustskydd.
Klicka på Skapa princip.
Välj Anpassad och klicka på Nästa.
Skriv ett namn för principen och klicka på Nästa.
På Platser för att tillämpa principen Stäng av alla inställningar utom SharePoint-webbplatser och OneDrive-konton och klicka sedan på Nästa.
På sidan Definiera principinställningar klickar du på Nästa.
På sidan Anpassa avancerade DLP-regler klickar du på Skapa regel och anger ett namn på regeln.
Under Villkor klickar du på Lägg till villkor och väljer Innehållet har.
Klicka på Lägg till och välj vilken typ av information som du vill förhindra oautentiserad delning för.
Under Åtgärder klickar du på Lägg till en åtgärd och väljer Begränsa åtkomst eller kryptera innehållet i Microsoft 365 platser.
Välj kryssrutan Begränsa åtkomst eller kryptera innehållet på Microsoft 365 platser och välj sedan Bara personer som har fått åtkomst till innehållet via alternativen för “Alla som har länken ".
Klicka på Spara och sedan på Nästa.
Välj testalternativ och klicka på Nästa.
Klicka på Skicka och klicka sedan på Klart.
Skydda mot skadliga filer
Om du tillåter anonyma användare att ladda upp filer ökar risken för att någon laddar upp en skadlig fil. I Microsoft 365 kan du använda funktionen för säkra bifogade filer i Defender för Office 365 för att automatiskt söka igenom uppladdade filer och sätta filer som kan vara osäkra i karantän.
Aktivera säkra bifogade filer
Öppna sidan ATP-säkra bifogade filer i Säkerhets- och Efterlevnadscenter.
Klicka på Globala inställningar.
Aktivera ATP för SharePoint, OneDrive och Microsoft Teams.
Om du vill kan du också aktivera säkert dokument och klicka på Spara
Mer information finns i ATP för SharePoint, OneDrive och Microsoft Teams och Aktivera ATP för SharePoint, OneDrive, och Microsoft Teams.
Lägga till copyrightinformation i dina filer
Om du använder känslighetsetiketter i administrationscentret för Microsoft 365 Efterlevnad kan du konfigurera etiketterna för att automatiskt lägga till en vattenstämpel eller ett sidhuvud eller en sidfot i organisationens Office-dokument. På så sätt kan du se till att delade filer innehåller copyright- eller annan ägarskapsinformation.
Lägga till en sidfot i en fil med en etikett
- Öppna administrationscentret för Microsoft 365 Efterlevnad.
- Under Lösningar klickar du på Informationsskydd.
- Klicka på den etikett som du vill använda för att lägga till en sidfot och klicka sedan på Redigera etikett.
- Klicka på fliken Nästa för att nå Märkning av innehåll och sätt sedan på märkning av innehållet.
- Markera kryssrutan för den typ av text som du vill lägga till och klicka sedan på Anpassa text.
- Skriv den text du vill lägga till i dina dokument, markera de textalternativ som du vill använda och klicka sedan på Spara.
- Gå till slutet av guiden genom att klicka på Nästa och klicka sedan på Spara etikett.
När du har aktiverat innehållsmärkning för etiketten läggs den text som du angett till i Office-dokument när en användare använder etiketten.
Se även
Översikt över känslighetsetiketter
Begränsa oavsiktlig exponering för filer när de delas med gäster