Skapa din plan för samarbetesstyrning
Det är alltid bäst att börja gå Microsoft 365 med en tydlig syn:
Vilka är dina viktigaste affärsmål?
Hur ger verktyg och funktioner värde till hela organisationen och för enskilda anställda?
Hur mäter du framgång?
En tydlig vision innehåller viktig vägledning för de beslut som kan vara viktiga för dig att fatta när du ska tänka på din plan för styrning. Graden av formalitet och djup som du behöver för att dokumentera styrningsplanen bör vara i linje med de resultat du vill uppnå. Visionen utgör därmed ett ramverk för både kontext och investeringar i styrning.
Microsoft 365 skapar nya objekt för tekniker som stöder verksamheten. De här nya teknikerna ändrar hur dessa tekniker används, hanteras och styrs.
Microsoft 365 bör komplettera befintliga principer som styr lokala miljöer. Eftersom molnet ger nya möjligheter att stödja verksamheten är det viktigt att förstå dessa affärsmöjligheter och fundera på en styrningsmetod som skapar en lämplig balans mellan användarmål, affärsrisker samt bransch- och regelkrav.
Om du funderar på styrning först innebär det att du påbörjar arbetet mot molnet med några viktiga beslut för att hitta den bästa positionen för en övergripande framgång. Några av dessa beslut är:
Stöds extern delning och i vilka scenarier? Läs mer om extern delning.
Vem kan och hur ska grupper, webbplatser och team etableras? Läs mer om hur du styr vem som har möjlighet att skapa grupper.
Vilken typ av innehåll kan publiceras i varje typ av miljö – och vilka funktioner behöver aktiveras för att hindra användare från att av misstag publicera information på olämpliga platser? Läs mer om informationsskydd i Microsoft 365.
Det finns inget perfekt svar på de här frågorna – rätt svar är de som balanserar risker och fördelar för din organisation.
Vad innebär styrning för Microsoft 365?
Med governance planning for Microsoft 365 is about making sure that you are protecting your critical information assets while minimizing risk. Governance includes several key areas, each of which needs to be planned, coordinated, and adapted to align with changing organizational needs and the evolution of the technology.
Operational Assurance – hålla plattformen drift, säkerställa prestanda. Det här är till stor del en IT-uppgift som huvudsakligen har tillhandahållits av Microsoft.
Informationsgranskning – hantera innehåll under hela livscykeln och behandla information som en tillgång, inklusive hantering av arkivhandlingar, efterlevnad och säkerhet. För Informationsgranskning krävs att du förstår både affärsmål och reglerande krav. Under idealiska förhållanden bör du använda automatiserade principer som hindrar användare från att göra misstag eller varna dem i scenarier där de behöver fatta ett välgrundat beslut. Där det inte är möjligt att genomdriva en princip måste du planera för utbildning och utbildning.
Resultatgranskning – att säkerställa att webbplats- eller teamägare har rätt behörighet för att uppnå affärsresultat. Resultatgranskning handlar till stor del om att tillhandahålla vägledning till innehållsförfattare och webbplats-, grupp- och teamägare – att se till att rätt utbildning är tillgänglig för att säkerställa att de vet hur de ska göra bra val för att få önskat resultat i övergripande organisationsstandarder och -metoder.
Styrningsplanering bör vara först, men styrning måste vara något som du kontinuerligt går tillbaka till i en iterativ process. När dataområdet förändras med tiden kommer du att vilja gå tillbaka till dina styrningsbeslut för att anpassa dig till föränderliga affärsbehov och funktionstillgänglighet. Du kanske upptäcker att du behöver mer kontroll för att säkerställa överensstämmelse. Du kanske upptäcker att du behöver mindre kontroll för att uppmuntra mer kreativ användning av kärnfunktioner. Det kan hända att roller och ansvarsområden måste uppdateras för att återspegla ändringar i lösningen eller ändringar i hur användare använder olika program.
En av de viktigaste funktionerna i Microsoft 365 är möjligheten att enkelt samarbeta med personer utanför organisationen. Vissa organisationer i vissa branscher väljer att blockera all extern delning. Andra aktiverar extern delning i specifika scenarier eller med specifika organisationer. Det finns inget höger eller fel styrningsbeslut när det gäller extern delning och det finns många olika scenarier där du kan aktivera olika inställningar i Microsoft 365 för att tillåta delning i vissa fall och blockera det i andra. Men om du bara påbörjar resan från en lokal miljö till molnet är det viktigt att tänka på beslut om extern delning och förstå fördelarna och riskerna med de olika tillgängliga alternativen.
Tänk på styrning först
Din investering i Microsoft 365 är bara lika bra som värdet på det innehåll och de upplevelser du aktiverar – så om du funderar på styrning i början av resan ser du till att du varken låser sig eller aktiverar för mycket innan du har haft möjlighet att förstå och utvärdera konsekvenserna av varje beslut. Det finns flera "uppringningar" som du kan lämna in för Administrationscenter för Microsoft 365 enskilda webbplatser och team. En effektiv styrningsplan är avgörande för att uppnå affärsmål – men styrning handlar om att balansera risker med fördelar. Om vi låser allt kommer andra att hitta ett sätt att komma runt reglerna om de behöver göra det för att få jobbet gjort.
Genom att först tänka på styrning kan du:
Balansera risker och förmåner. Genom att noggrant granska styrningsbeslut tidigt i distributionen kan organisationer förstå hela miljön – företag, regelverk, lagstiftning och efterlevnad – och planera en lösning som optimerar för alla resultat – balansera risker med fördelar – ibland acceptera risken och andra tider och välja att inte acceptera risken. Om du tar välgrundade beslut i fronten får du bättre resultat utan att det blir en sprawling och ohanterat innehåll.
Anpassa till olika organisationer och olika typer av innehåll och scenarier. Styrningsbeslut är unika beslut för varje organisation – en storlek passar inte alla. Varje organisation har inte bara olika behov för styrning, utan styrningsbeslut är ofta inte samma för varje typ av innehåll i Microsoft 365. Styrning för teaminnehåll kan till exempel vara annorlunda än styrning för intranätinnehåll och från enskilt innehåll i OneDrive.
Justera affärsprioriteringar. Det är dags att börja tänka på styrning när du identifierar viktiga affärsprioriteringar för de lösningar du skapar i Microsoft 365. Dessa viktiga affärsresultat definierar sammanhanget för planering av styrning. Det är viktigt eftersom dina affärsmål hjälper dig att definiera hur mycket tid och energi du behöver för att investera i styrning. Om det till exempel inte är särskilt viktigt att förbättra innehållstillgängligheten i hela organisationen, behöver du förmodligen inte ägna för mycket tid åt att tillämpa eller planera namngivningskonventioner för filer. Om du å andra sidan vill minska antalet förekomster av flera versioner av samma dokument på olika lagringsplatser i företaget så kommer dina styrningsbeslut att behöva processer och principer och utbildning för att säkerställa att innehållsförfattare förstår hur filer namnges och följer "en kopia av ett dokument"-vägledning för att se till att innehåll publiceras på bara en plats. Det innebär också att du behöver en process för att säkerställa att du inte skapar mer än en webbplats eller grupp för samma ändamål.
Hur ska vi kommunicera om styrning?
Många styrningsbeslut kan implementeras genom att aktivera eller inaktivera funktioner i Microsoft 365. Det kan bidra till att tillämpa dina styrningsstandarder men det kanske inte hjälper människorna i din organisation att förstå vad som är tillgängligt för dem och varför (eller varför inte).
Traditionellt har styrningsteam skapat långa dokument som beskriver alla styrningsbeslut. Tyvärr har dessa långa dokument sällan lästs – vilket betydde att styrningskrav som förlitar sig på personer för att framtvinga sällan har fungerat. Försök att undvika att skapa långa dokument som är riktade till flera målgrupper när du tänker på hur du kommunicerar viktiga styrningsbeslut. Fundera i stället på de här alternativen:
Bädda in styrningsbeslut direkt i de lösningar som du skapar. Om du vill se till att känslig information skyddas i hela Microsoft 365 implementerar du känslighetsetiketter för att säkerställa att dina användare inte av misstag visar information som de inte borde göra. Blockera program där du inte kan skydda dem. Läs mer om känslighetsetiketter.
Förstärka med utbildning. Anpassa lösningar som Microsoft 365 utbildningsvägar för att säkerställa att dina organisationsspecifika förväntningar förstärks med microsoft-tillhandahållen utbildning.
Leverera som en webbplats, inte ett dokument. Skapa ett eget Microsoft 365 Adoption Center på en kommunikationswebbplats i SharePoint för att säkerställa att innehållsförfattare och webbplats- och gruppägare inte bara förstår "hur" utan även "hur ska". Skapa ämnesspecifika sidor som behandlar olika affärsscenarier för att ge både vägledning och bästa praxis att utnyttja eller möjliggöra olika funktioner i SharePoint och Teams och andra program för att uppnå affärsresultat.
Vilka är de viktigaste framgångsfaktorerna?
Införliva dessa nyckelfaktorer för att säkerställa en lyckad planering av Microsoft 365.
Identifiera ditt kärnteam inom styrning
Styrning är en lagsport. Kontrollera att ditt centrala team för styrningsplanering omfattar representanter från både företag och IT. Ditt team kommer antagligen att behöva träffas oftare i början av din roll och sedan regelbundet gå igenom nya funktioner och nya affärsförväntningar.
Arbeta igenom viktiga styrningsbeslut – men försök inte att fatta alla beslut på en gång. Fatta viktiga beslut om etablering och namngivning och extern åtkomst och gå sedan igenom de återstående besluten.
Förutom extern delning, som diskuterats tidigare, är ett annat viktigt beslut för varje organisation hur man etablerar webbplatser och grupper. Tänk på följande till exempel:
Eftersom det är så enkelt för användare att skapa Microsoft 365-grupper kanske du vill öppna skapande av grupper så att DET inte finns många förfrågningar om att skapa dem åt andra. För att undvika "gruppsnålning" kan du skapa ett anpassat arbetsflöde som skickar ett e-postmeddelande med styrning, utbildning och annan information till gruppskapare strax efter att gruppen har skapats. (Till exempel "Du har just skapat en webbplats/grupp, community osv.- här är dina ansvar och länkar till utbildning...") Å andra sidan, beroende på vilket företag du har, kanske du vill styra vem som har möjlighet att skapa grupper.
Om du vill styra hur SharePoint webbplatser skapas kan du dölja länken Skapa webbplats på SharePoint startsida. Skapa ett anpassat formulär eller skapa en anpassad webbplatsdesign och webbplatsskript för att automatisera etableringen av nya moderna SharePoint-webbplatser med hjälp av en fördefinierad webbplatsstruktur som kan innehålla länkar till din styrning och bästa praxis för utbildning.
Justera beslut efter affärsmål
Affärsresultatsmål bör vara den primära drivrutinen för dina styrningsbeslut:
Förstå de reglerande kraven som påverkar din organisation. Vissa av dina viktigaste beslut och implementeringskrav kanske måste anpassas till den miljö där du arbetar.
Försök att inte bli fångad i "Det är vad vi alltid har gjort". Molnet och den växande globaliseringen av många organisationer introducerar nya möjligheter. Utmaningsantaganden om de inte stämmer överens med företagets mål. Kan du slappna av reglerna för vissa scenarier eller för vissa personer? Kan du få samma affärsresultat med hjälp av funktionerna i Microsoft 365 i stället för att blockera en aktivitet helt och hållet?
Om du låser allt hittar andra en arbets igen. Försök att förstå viktiga affärsscenarier som användarna vill aktivera och tillhandahålla riktlinjer och utbildning efter behov.
Överväg att införliva aktiviteter för att granska viktiga webbplatser och aktiviteter för att se till att webbplats- och gruppägare följer din styrningsvägledning.
Definiera roller och ansvarsområden
Utöver ditt styrningsteam finns det flera andra nyckelroller eller team som du vill fundera på om du ska lyckas med Microsoft 365. Vissa roller kan kombineras eller fyllas av samma person och andra kanske inte är lämpliga för alla organisationer. De flesta organisationer har en chef som sponsor för Microsoft 365 som helhet och vissa har också en kommitté eller ett team för hela Microsoft 365 eller bara för intranätet. Läs mer om omfattande administratörsroller och behörigheter i Microsoft 365.
Gå tillbaka när företaget och tekniken förändras
Styrning för Microsoft 365 är inte "en gång och klart". Ha en plan för att hålla dig om vad som förändras i Microsoft 365 och anpassa dina riktlinjer för styrning vid behov. (Det här är en viktig orsak till att det inte är en bra idé att skapa ett långt styrningsdokument. Företag och tekniker förändras. Det är enkelt att uppdatera en webbsida. Det är mycket svårare att uppdatera och distribuera om ett dokument.)
Ha en strategi för att förmedla principer och riktlinjer för styrning
I slutänden beror framgången av ditt arbete med planering av styrning på hur väl du har kommunicerat förväntningar till medlemmarna i organisationen. Tänk på följande, utöver de förslag som beskrivits tidigare:
Kan du införliva "hur ska" med din "how to"-utbildning? Med andra ord, kan du skapa ett "användarresurscenter" för Microsoft 365 där du kan tillhandahålla resurser och utbildning för att ge vägledning och utbildning som hjälper användarna att använda Microsoft 365 effektivt? Det bästa styrningsinnehållet ger vägledning som hjälper alla användare att använda och få ut mesta möjliga av Microsoft 365.
Bör du skapa en certifiering och omcertifiering för webbplats- och teamägare?
Kan du skapa ett Microsoft 365 för organisationen? Du kan också gå med i det globala Microsoft 365-programmet och få idéer och metoder för ditt eget mästareprogram och få kontakt med likasinnade personer och tankeledare inifrån och runt Microsoft.
Relaterade ämnen
Rekommendationer om planering av samarbetsstyrning
Styrning i Microsoft Cloud Adoption Framework för Azure
SharePoint översikt över styrning
Planera styrning av organisation och livscykel för grupptjänster