Skapa din samarbetsstyrningsplan

  • Artikel

Det är alltid bäst att börja flytta till Microsoft 365 med en tydlig vision:

  • Vilka är dina viktigaste affärsmål?

  • Hur kommer verktygen och funktionerna att ge mervärde till organisationen som helhet och för enskilda anställda?

  • Hur mäter du framgång?

En tydlig vision ger kritisk vägledning till de oundvikliga beslutsavvägningar som du behöver göra när du tänker på din styrningsplan. Graden av formalitet och det djup som du behöver för att dokumentera styrningsplanen bör stämma överens med de resultat du vill uppnå. Visionen utgör därför en ram för både kontexten och investeringar i styrning.

Microsoft 365 skapar nya paradigm för tekniker som stöder verksamheten. Dessa nya paradigm förändrar hur dessa tekniker används, hanteras och styrs.

Microsoft 365-styrning bör komplettera befintliga principer som styr lokala miljöer. Men eftersom molnet ger nya möjligheter att stödja verksamheten är det viktigt att förstå dessa möjligheter och tänka på en styrningsmetod som skapar en lämplig balans mellan användarmål, affärsrisker och bransch- och regelkrav.

Att tänka på styrning först innebär att du påbörjar din Microsoft 365-resa med några viktiga beslut till bästa position för övergripande framgång. Några av dessa beslut är:

Det finns inget perfekt svar på dessa frågor – rätt svar är de som balanserar risker och fördelar för din organisation.

Vad innebär styrning för Microsoft 365?

Styrningsplanering för Microsoft 365 handlar om att se till att du skyddar dina viktiga informationstillgångar samtidigt som risken minimeras. Styrningen omfattar flera nyckelområden som var och en måste planeras, samordnas och anpassas för att anpassas till föränderliga organisationsbehov och utvecklingen av tekniken.

  • Operational Assurance – att hålla plattformen i drift, säkerställa prestanda. Detta är till stor del en IT-uppgift med det mesta av det arbete som tillhandahålls av Microsoft.

  • Information Assurance – hantera innehåll under hela livscykeln, behandla information som en tillgång, inklusive hantering av arkivhandlingar, efterlevnad och säkerhet. Informationssäkring kräver förståelse för både affärsmål och regelkrav. Vi rekommenderar att du använder automatiserade principer som hindrar användare från att göra misstag eller varna dem i scenarier där de behöver fatta ett välgrundat beslut. Om det inte är möjligt att genomdriva genom politik måste du planera för utbildning.

  • Outcomes Assurance – styrning av bemyndigade webbplats- eller teamägare i rätt riktning för att uppnå affärsresultat. Resultatgaranti handlar till stor del om att ge vägledning till innehållsförfattare och webbplats-, grupp- och teamägare – att se till att lämplig utbildning är tillgänglig för att säkerställa att de vet hur de kan göra bra val för att få önskade resultat inom övergripande organisationsstandarder och metoder.

Styrningsplaneringen bör komma först, men styrningen måste vara något som du ständigt går tillbaka till i en iterativ process. När din datae estate ändras över tid, kommer du att vilja gå tillbaka till dina styrningsbeslut för att anpassa dig till föränderliga affärsbehov och funktionstillgänglighet. Du kanske upptäcker att du behöver större tillsyn för att säkerställa överensstämmelse. Du kanske upptäcker att du behöver mindre tillsyn för att uppmuntra till en mer kreativ tillämpning av kärnfunktioner. Du kanske upptäcker att roller och ansvarsområden måste uppdateras för att återspegla ändringar i lösningen eller ändringar i hur användare använder olika program.

En av de viktigaste funktionerna i Microsoft 365 är till exempel möjligheten att enkelt samarbeta med personer utanför organisationen. Vissa organisationer i vissa branscher väljer att blockera all extern delning. Andra möjliggör extern delning i specifika scenarier eller med specifika organisationer. Det finns inget rätt eller fel styrningsbeslut när det gäller extern delning – och det finns många olika scenarier där du kan aktivera olika inställningar i Microsoft 365 för att tillåta delning i vissa fall och blockera det i andra. Om du precis har börjat din resa från en lokal miljö till molnet är det viktigt att tänka på beslut om extern delning och förstå de fördelar och risker som är kopplade till de olika tillgängliga alternativen.

Tänk på styrning först

Din investering i Microsoft 365 är bara lika bra som värdet av det innehåll och de upplevelser du aktiverar – så att tänka på styrning i början av resan säkerställer att du varken låser eller aktiverar för mycket innan du har haft möjlighet att förstå och utvärdera konsekvenserna av varje beslut. Det finns flera "knoppar och urringningar" som du kan lämna in i Microsoft 365. En effektiv styrningsplan är avgörande för att uppnå affärsmål – men styrning handlar om att balansera risker med fördelar. Om vi låser allt kommer människor att hitta ett sätt att kringgå reglerna om de behöver göra det för att få jobbet gjort.

När du tänker på styrning kan du först:

  • Balansera risker och fördelar. Genom att noggrant granska styrningsbeslut tidigt i distributionen kan organisationer förstå hela miljön – affärs-, regel-, juridik-, efterlevnads- och planlösning – och planera en lösning som optimerar för alla resultat – balansera risker med fördelar – och ibland acceptera risken och andra tider och välja att inte acceptera risken. Om du fattar välgrundade beslut i förväg får du bättre resultat utan utbredning och ohanterat innehåll.

  • Anpassa till olika organisationer och olika typer av innehåll och scenarier. Styrningsbeslut är unika beslut för varje organisation – en storlek passar inte alla. Varje organisation har inte bara olika styrningsbehov, men styrningsbeslut är ofta inte desamma för varje typ av innehåll i Microsoft 365. Styrningen för teaminnehåll kan till exempel skilja sig från styrning för intranätinnehåll och enskilt innehåll i OneDrive.

  • Anpassa till affärsprioriteringar. Tiden att börja tänka på styrning är när du identifierar de viktigaste affärsprioriteringarna för de lösningar som du skapar i Microsoft 365. Dessa viktiga affärsresultat definierar kontexten för styrningsplanering. Detta är viktigt eftersom dina affärsmål kan hjälpa dig att definiera hur mycket tid och energi du behöver för att investera i styrning. Om det till exempel inte är särskilt viktigt att förbättra innehållsidentifieringen i organisationen behöver du förmodligen inte ägna för mycket tid åt att tillämpa eller planera namngivningskonventioner för filer. Om du å andra sidan vill minska instanser av flera versioner av samma dokument på olika lagringsplatser i företaget behöver dina styrningsbeslut processer och principer och utbildning för att säkerställa att innehållsförfattare förstår hur filer namnges och följer vägledningen "en kopia av ett dokument" för att se till att innehållet publiceras på endast en plats. Det innebär också att du behöver en process för att säkerställa att du inte skapar fler än en webbplats eller ett team i onödan för samma ändamål.

Hur ska vi kommunicera om styrning?

Många styrningsbeslut kan implementeras genom att aktivera eller inaktivera funktioner i Microsoft 365. Det kan hjälpa dig att genomdriva dina styrningsstandarder, men det kanske inte hjälper personerna i din organisation att förstå vad som är tillgängligt för dem och varför (eller varför inte).

Traditionellt har styrningsteam skapat långa dokument som beskriver varje styrningsbeslut. Tyvärr blev de långa dokumenten sällan lästa – vilket innebar att styrningskrav som förlitar sig på att människor tillämpar sällan fungerade. Försök att undvika att skapa långa dokument riktade till flera målgrupper när du tänker på hur du ska kommunicera dina viktiga styrningsbeslut. Tänk i stället på dessa alternativ:

  • Bädda in styrningsbeslut direkt i de lösningar som du skapar. Om du vill se till att känslig information skyddas i Hela Microsoft 365 implementerar du känslighetsetiketter för att säkerställa att användarna inte oavsiktligt exponerar information som de inte ska göra. Blockera de program där du inte kan tillhandahålla lämpligt skydd. Läs mer om känslighetsetiketter.

  • Förstärka med träning. Anpassa lösningar som Utbildningsvägar för Microsoft 365 för att säkerställa att dina organisationsspecifika förväntningar förstärks med utbildning från Microsoft.

  • Leverera som en webbplats, inte ett dokument. Skapa ditt eget Microsoft 365 Adoption Center på en SharePoint-kommunikationswebbplats för att säkerställa att dina innehållsförfattare och webbplats- och teamägare förstår inte bara "hur" utan även "hur bör". Skapa ämnesspecifika sidor som hanterar olika affärsscenarier för att ge både vägledning och bästa praxis för att använda eller aktivera olika funktioner i SharePoint och Teams och andra program för att uppnå affärsresultat. Gör dessa sidor till en del av ditt SharePoint-intranät.

Vilka är de viktigaste framgångsfaktorerna?

Införliva dessa viktiga framgångsfaktorer för att säkerställa en lyckad styrningsplanering för Microsoft 365.

Identifiera ditt styrningskärnteam

Styrning är en lagsport. Se till att ditt centrala styrningsplaneringsteam innehåller representanter från både affärs- och IT-avdelningen. Ditt team kommer troligen att behöva mötas oftare i början av distributionen och sedan regelbundet granska nya funktioner och nya affärsförväntningar.

Gå igenom viktiga styrningsbeslut – men försök inte fatta varje beslut samtidigt. Fatta viktiga beslut om etablering och namngivning och extern åtkomst och gå sedan igenom de återstående besluten.

Förutom extern delning, som diskuterades tidigare, är ett annat viktigt beslut för varje organisation hur du etablerar webbplatser och grupper. Tänk till exempel på följande:

  • Eftersom det är så enkelt för användare att skapa Microsoft 365-grupper och -team kanske du vill öppna grupp- och teamskapande så att IT-avdelningen inte översvämmas med begäranden om att skapa dem för andra personers räkning. För att undvika spridning kan du skapa ett anpassat arbetsflöde som skickar ett e-postmeddelande med styrning, utbildning och annan information till grupp- och teamskapare. (Till exempel "Du har precis skapat en webbplats/grupp, community osv. -- här är ditt ansvar och länkar till utbildning...") Å andra sidan, beroende på din verksamhet, kanske du vill kontrollera vem som har möjlighet att skapa grupper.

  • Om du vill styra hur SharePoint-webbplatser skapas kan du dölja länken Skapa webbplats på SharePoint-startsidan. Skapa ett anpassat formulär eller skapa en anpassad webbplatsdesign och ett webbplatsskript för att automatisera etableringen av nya moderna SharePoint-webbplatser med hjälp av en fördefinierad webbplatsstruktur som kan innehålla länkar till bästa praxis för styrning och utbildning.

Anpassa beslut efter affärsmål

Affärsresultatmål bör vara den främsta drivkraften för dina styrningsbeslut:

  • Förstå de regelkrav som påverkar din organisation. Några av dina viktigaste beslut och implementeringskrav kan behöva anpassas till den miljö där du arbetar.

  • Försök att inte vara instängda i "Det är vad vi alltid har gjort." Molnet och den ökande globaliseringen av många organisationer ger nya möjligheter. Utmana antaganden om de inte överensstämmer med affärsmålen. Kan du lätta på reglerna för vissa scenarier eller för vissa personer? Kan du få samma affärsresultat med hjälp av funktionerna i Microsoft 365 i stället för att blockera en aktivitet helt?

  • Om du låser allt, kommer folk att hitta en work-around. Försök att förstå de viktigaste affärsscenarier som användarna vill aktivera och tillhandahålla riktlinjer och utbildning efter behov.

  • Överväg att implementera aktiviteter för att granska viktiga webbplatser och aktiviteter för att se till att webbplats- och teamägare följer din styrningsvägledning.

Definiera roller och ansvarsområden

Förutom ditt styrningsteam finns det flera andra nyckelroller eller team som kan hjälpa dig att positionera din organisation för framgång med Microsoft 365. Vissa roller kan kombineras eller fyllas av samma person och andra kanske inte är lämpliga för alla organisationer. De flesta organisationer har en executive sponsor för Microsoft 365 som helhet och vissa har också en styrkommitté eller ett team för Microsoft 365 som helhet eller bara för intranätet. Läs mer om de omfattande administratörsroller och behörigheter som är tillgängliga i Microsoft 365.

Gå tillbaka när affärs- och teknikförändringar

Styrning för Microsoft 365 är inte "en gång och klar". Ha en plan för att hålla koll på vad som ändras i Microsoft 365 och anpassa dina styrningsriktlinjer om det behövs. (Det här är en viktig anledning till att det inte är en bra idé att skapa ett långt styrningsdokument. Företag och tekniker förändras. Det är enkelt att uppdatera en webbsida. Det är mycket svårare att uppdatera och distribuera om ett dokument.)

Ha en strategi för att kommunicera styrningsprinciper och riktlinjer

I slutändan beror framgången för styrningsplaneringen på hur väl du har förmedlat förväntningar till medlemmarna i din organisation. Tänk på följande förutom de förslag som beskrevs tidigare:

  • Kan du införliva "hur bör" med din "hur man" utbildning? Kan du med andra ord skapa ett "användarresurscenter" för Microsoft 365 där du kan tillhandahålla resurser och utbildning för att ge vägledning och utbildning som hjälper användare att använda Microsoft 365 effektivt? Det bästa styrningsinnehållet ger vägledning som hjälper alla användare att använda och få ut mesta möjliga av Microsoft 365.

  • Ska du skapa en certifiering och omcertifiering för webbplats- och teamägare?

  • Kan du skapa ett Microsoft 365 Champions-program för din organisation? Överväg att gå med i det globala Microsoft 365-mästarprogrammet för att få idéer och metoder för ditt eget champions-program och för att få kontakt med likasinnade människor och tankeledare från och runt Microsoft.

Planeringsrekommendationer för samarbetsstyrning

Styrning i Microsoft Cloud Adoption Framework för Azure

Översikt över SharePoint-styrning

Planera organisations- och livscykelstyrning för grupptjänster

Filsamarbete i SharePoint med Microsoft 365