Vad är styrning av samarbete?

Med samarbetsstyrning hanterar du användarnas åtkomst till resurser, följer dina affärsstandarder och säkerställer säkerheten för dina data.

Organisationer använder i dag en rad olika verktyg. Det finns en grupp utvecklare som använder gruppchatt, cheferna som skickar e-post och hela organisationen som ansluter via företagets sociala nätverk. Flera samarbetsverktyg används eftersom varje grupp är unik och har sina egna funktionella behov och arbetsstil. Vissa använder endast e-post medan andra främst finns i chatten.

Om användarna anser att de VERKTYG som tillhandahålls av IT inte passar deras behov kommer de antagligen att ladda ned sin favoritapp som stöder deras scenarier. Även om den här processen gör att användarna snabbt kan komma igång, ger det en frustrerande användarupplevelse i hela organisationen med flera inloggningar, problem med att dela och ingen enda plats för att visa innehåll. Det här begreppet kallas "Skuggning IT" och utgör en betydande risk för organisationer. Det minskar möjligheten att hantera användarnas åtkomst, säkerställa säkerhet och tjänstefterlevnad.

Tjänster som Microsoft 365 grupper, Teams och Yammer ger användarna möjlighet och minskar risken för skuggad IT genom att tillhandahålla de verktyg som krävs för att samarbeta. Microsoft 365 finns en omfattande uppsättning verktyg för att implementera alla hanteringsfunktioner som din organisation kan behöva.

Den här serien med artiklar hjälper dig att förstå hur grupper, grupper och SharePoint-inställningar interagerar, vilka hanteringsfunktioner som är tillgängliga och hur du skapar och implementerar ett hanteringsramverk för samarbetsfunktionerna i Microsoft 365.

Skapa säkert samarbete med Microsoft 365

Det finns många alternativ för att Microsoft 365 grupper och Teams för säkert samarbete i organisationen. Vi rekommenderar att du använder det här styrningsinnehållet tillsammans med Konfigurera säker fildelning och samarbete med Microsoft Teams och tillhörande artiklar för att skapa den bästa samarbetslösningen för din organisation.

Styrning av datalagring

Om din organisation är multinationell och du har krav för datalagring för olika platser, ska du ta med Microsoft 365 Multi-Geo som en del av din plan för samarbete.

Varför Microsoft 365 grupper är viktiga i styrning av samarbete

Microsoft 365 grupper kan du välja en grupp personer som du vill samarbeta med och enkelt skapa en samling med resurser som personerna kan dela. När medlemmar läggs till i gruppen tilldelas automatiskt nödvändiga behörigheter till alla tillgångar som tillhandahålls av gruppen. Både Teams och Yammer använda Microsoft 365 grupper för att hantera sina medlemskap.

Microsoft 365 innehåller en uppsättning länkade resurser som användarna kan använda för kommunikation och samarbete. Grupper innehåller alltid en SharePoint webbplats, Planner, en Power BI arbetsyta, en postlåda och kalender samt Stream. Beroende på hur du skapar gruppen kan du lägga till andra tjänster, till exempel Teams, Yammer och Project.

Microsoft 365-grupper innehåller en mängd olika hanteringskontroller, till exempel en förfalloprincip, namnkonventioner och en princip för blockerade ord som hjälper dig att hantera grupper i organisationen. Eftersom grupper styr medlemskapet och åtkomsten till den här resurssviten är hanteringen av grupper en viktig del av samarbetet i Microsoft 365.

Definiera metodtips för samarbetsstyrning för din organisation

Det finns flera platser där ni kan samarbeta och föra konversationer Microsoft 365. Att förstå var användare kan starta konversationer kan hjälpa dig att definiera en strategi för kommunikation.

Det finns tre huvudsakliga kommunikationsmetoder som stöds av Microsoft 365:

• Outlook: samarbete via e-post med en delad gruppinkorg och kalender
• Microsoft Teams: en beständig chattbaserad arbetsyta där du kan ha informella konversationer i realtid om olika ämnen, ordnade efter specifika undergrupper
• Yammer: företagets sociala nätverk för samarbete

• Teams: chattbaserad arbetsyta (samarbete med hög hastighet) – inre slinga

  • Skapat för samarbete med de personer som dina användare arbetar med varje dag
  • Gör att information är lättillgänglig för alla användare på ett och samma sätt
  • Lägga till flikar, kopplingar och robotar
  • Livechatt, ljud-/videokonferens, inspelade möten

• Yammer: ansluta i hela organisationen (företagets sociala nätverk) – yttre slinga

  • Användargrupper – Tvärfunktionella grupper med personer som delar ett gemensamt intresse eller expertis, men som inte nödvändigtvis arbetar tillsammans i det dagliga arbetet
  • Ledningsanslutning, utbildningsgemenskaper, rollbaserade communities

• Postlåda och kalender (e-postbaserat samarbete)

  • Används för riktad kommunikation med en grupp personer
  • Delad kalender för möten med andra gruppmedlemmar

När du bestämmer hur du vill använda samarbetsfunktionerna i Microsoft 365 kan du fundera på de här kommunikationsmetoderna och vilka användare som troligen kommer att använda dem i olika scenarier.

Checklista för bästa praxis för styrning av samarbete

När du börjar din planeringsprocess för styrning bör du tänka på följande metodtips:

• Prata med dina användare – identifiera dina största användare av samarbetsfunktioner och träffa dem för att förstå deras grundläggande affärskrav och använda fallscenarier.

• Balansera risker och fördelar – granska dina affärs-, regel-, juridiska och efterlevnadsbehov och planera en lösning som optimerar för alla resultat.

• Anpassa till olika organisationer och olika typer av innehåll och scenarier – ta hänsyn till olika behov för olika grupper eller avdelningar och olika typer av innehåll, t.ex. intranätinnehåll eller en användares OneDrive innehåll.

• Justera affärsprioriteringar – affärsmål hjälper dig att definiera hur mycket tid och energi du behöver för att investera i styrning.

• Bädda in styrningsbeslut direkt i de lösningar du skapar – många styrningsbeslut kan implementeras genom att aktivera eller inaktivera funktioner i Microsoft 365.

• Använd en fasad metod – Först distribuerar du samarbetsfunktionerna till en liten grupp användare. Få feedback från dem, titta efter supportärenden och uppdatera alla nödvändiga inställningar eller processer innan du går vidare till en större grupp.

• Förstärker med utbildning – anpassa lösningar som Microsoft 365 utbildningsvägar för att se till att dina organisationsspecifika förväntningar förstärks med utbildning från Microsoft.

• Ha en strategi för att förmedla styrningsprinciper och riktlinjer i din organisation – skapa ett Microsoft 365 Adoption Center i en SharePoint-kommunikationswebbplats för att kommunicera principer och procedurer.

• Definiera roller och ansvarsområden – identifiera ditt huvudteam för styrning och arbeta med viktiga styrningsbeslut om etablering och namngivning och extern åtkomst först, och sedan gå igenom de återstående besluten.

• Gå tillbaka till dina beslut när företaget och tekniken förändras – möte regelbundet för att granska nya funktioner och nya affärsförväntningar.

Om du vill titta närmare på de här metoderna kan du läsa Skapa en plan för samarbetsstyrning.

Slutanvändareffekter och ändringshantering

Eftersom grupper och team kan skapas på flera sätt rekommenderar vi att du utbildar användarna för att använda den metod som passar din organisation bäst:

• Om din organisation kommunicerar mest via e-post, instruerar du användarna att skapa grupper i Outlook.
• Om organisationen använder mycket SharePoint eller migrerar från en lokal SharePoint, instruerar du användarna att skapa SharePoint gruppwebbplatser för samarbete.
• Om din organisation har distribuerat Teams be användarna att skapa ett team när de behöver ett samarbetsutrymme.

På så sätt undviker du förvirring om användarna inte känner till hur grupper relaterar till sina relaterade tjänster. Mer information om hur du talar om grupper för användarna finns i Förklara Microsoft 365 grupper för användarna.

Viktiga funktioner för styrning av samarbete och licenskrav

Hanteringsfunktioner för samarbete i Microsoft 365 omfattar funktioner i Microsoft 365, Teams, SharePoint och Azure Active Directory.

Rekommendationer om planering av samarbetsstyrning

Följ de här grundläggande stegen för att skapa en styrningsplan:

1. Överväg viktiga affärsmål och -processer – skapa en styrningsplan för att uppfylla behoven i din verksamhet.
2. Förstå inställningar i tjänster – inställningar i grupper och SharePoint kommunicerar med varandra, liksom inställningar i grupper, SharePoint och Teams och andra tjänster. Se till att förstå dessa interaktioner när du planerar din strategi för styrning.
3. Planera att hantera användaråtkomst – planera åtkomstnivån som du vill bevilja användare i grupper, SharePoint och Teams.
4. Planera att hantera inställningar för efterlevnad – granska tillgängliga efterlevnadsalternativ för Microsoft 365, Teams och SharePoint samarbete.
5. Planera för hantering av kommunikation – granska tillgängliga alternativ för kommunikationsstyrning för samarbetsscenarier.
6. Planera för styrning av organisation och livscykel – välj vilka principer du vill använda för att skapa grupper och team, namn, förfallotid och arkivering. Förstå även slutet av livscykelalternativen för grupper, grupper och Yammer

Utbildning för administratörer

Dessa utbildningsmoduler från Microsoft Learn kan hjälpa dig att lära dig mer om styrningsfunktioner i Microsoft 365.

Informationsskydd

Utbildning:

Hantera informationsskydd och styrning

Mängden data som skapas i dag ökar snabbare än någonsin, anställda vill få jobbet gjort överallt och liggande regelverken förändras hela tiden. Microsofts lösningar för informationsskydd och styrning hjälper organisationer att skapa rätt balans mellan att skydda sina data och deras personer produktivt. Den här utbildningsvägen kan hjälpa dig att förbereda för Microsoft 365 Certified: Security Administrator Associate och Microsoft 365 Certified: Enterprise Administration Expert-certifieringar. 5 t 13 min - Learning bana - 7 moduler

Utbildning:

Skydda företagsinformation med Microsoft 365

Det är svårare än någonsin att skydda och skydda organisationens information. I utbildningsvägen Skydda företagsinformation med Microsoft 365 diskuteras hur du skyddar känslig information från att oavsiktligt skriva över eller felaktigt använda data, hur du identifierar och klassificerar data, hur du skyddar dem med känslighetsetiketter och hur du både övervakar och analyserar din känsliga information för att skydda mot förlust. Den här utbildningsvägen kan hjälpa dig att förbereda för Microsoft 365 Certified: Security Administrator Associate och Microsoft 365 Certified: Enterprise Administration Expert-certifieringar. 1 t - Learning sökväg - 5 moduler

Säkerhet och efterlevnad

Utbildning:	Visa grundläggande kunskap om Microsoft 365 funktioner för säkerhet och efterlevnad
	Läs mer om Microsoft 365 för säkerhets- och efterlevnadslösningar och vilka funktioner som finns tillgängliga för att hjälpa företag att skydda sitt företag och uppfylla efterlevnadskrav. Om du inte är bekant med grundläggande molnberäkningskoncept rekommenderar vi att du använder molnbegreppen – principer för molnbaserad databehandling. 3 t 11 min - Learning bana - 8 moduler

Illustrationer

De här illustrationerna hjälper dig att förstå hur grupper och team interagerar med andra tjänster i Microsoft 365 och vilka styrnings- och efterlevnadsfunktioner som är tillgängliga för att hjälpa dig att hantera de här tjänsterna i organisationen.

Grupper i Microsoft 365 för IT-arkitekter

Det IT-arkitekter behöver veta om grupper i Microsoft 365

Objekt	Beskrivning
PDF | Visio Uppdaterad i juni 2019	De här illustrationerna beskriver de olika typerna av grupper, hur de skapas och hanteras samt några rekommendationer för styrning.

Microsoft Teams och relaterade produktivitetstjänster i Microsoft 365 för IT-arkitekter

Den logiska arkitekturen för produktivitetstjänster i Microsoft 365, med Microsoft Teams i spetsen.

Objekt	Beskrivning
PDF | Visio Uppdaterad i april 2019	Microsoft erbjuder ett utbud av produktivitetstjänster som samverkar för att tillhandahålla samarbetsupplevelser med funktioner för datastyrning, säkerhet och efterlevnad. Den här serien med illustrationer ger en översikt över produktivitetstjänsternas logiska arkitektur för företagsarkitekter, med Microsoft Teams i spetsen.

Microsoft 365 funktioner för informationsskydd och efterlevnad

Microsoft 365 innehåller en omfattande uppsättning funktioner för informationsskydd och efterlevnad. Tillsammans med Microsofts produktivitetsverktyg är dessa funktioner utformade för att hjälpa organisationer att samarbeta i realtid samtidigt som de följer strikt reglerande ramverk för efterlevnad.

I den här uppsättningen illustrationer används en av de mest reglerade branscherna och finansiella tjänsterna för att visa hur dessa funktioner kan tillämpas för att uppfylla vanliga regleringskrav. Du kan anpassa illustrationerna för eget bruk.

Objekt	Beskrivning
Engelska:Ladda ned som PDF| Hämta som Visio JapanskaLadda ned som PDF| Hämta som Visio Uppdaterad i november 2020	Innehåller: Microsoft Informationsskydd och dataförlustskydd Kvarhållningsprinciper och -etiketter Informationsbarriärer Kommunikationsefterlevnad Intern risk Datainmatning för tredje part

Konferenssessioner

Titta på de här konferenssessionerna om du vill veta mer om Microsoft 365 för grupper och Teams.

Grunderna

Lär dig grunderna och nya innovationer i Microsoft 365-grupper, inklusive hantering och styrning på skala, metodtips för att driva användningen och införandet och självbetjäning.

• Ta Microsoft 365 grupper

Styrning

Läs om hur du ställer in livscykeln för grupper, namnprinciper, klassificeringsetiketter, samarbete med externa gäster och hur du hanterar behörigheter för att skapa grupper.

• Transformera samarbete och arbeta med skugg-IT med Office 365 grupper

Kundexempel

Se ett exempel bakom kulisserna på hur grupper, Microsoft 365, SharePoint, Teams och Yammer samarbetar för att skapa en global samarbetsplattform.

• Hitta ditt samarbete nära till punkt Office 365 grupper, SharePoint, Teams och Yammer

Se även

Dokumentation för Microsoft 365 Säkerhetscenter

Dokumentation för Microsoft 365 Efterlevnadscenter