Så här fungerar Tabellanalysguiden
Anteckning
Office 365 ProPlus byter namn till Microsoft 365-appar för företag. Mer information om den här ändringen finns i det här blogginlägget.
Nybörjare: Kräver kunskap om användargränssnittet på enanvändardatorer.
Den här artikeln gäller endast en Microsoft Access-databas (.mdb) eller en Microsoft Office Access 2007-databas (.accdb).
Sammanfattning
Tabellanalysguiden kan hjälpa dig att skapa en relationsdatabas från en uppsättning data. När du använder Tabellanalysguiden behöver du inte känna till principer för relationsdatabasdesign. I den här artikeln förklaras hur Tabellanalysguiden dechiffrera en databas med en tabell och föreslår ett sätt att dela upp den ursprungliga tabellen i en uppsättning relaterade tabeller.
Mer information
Tabellanalysguiden kan automatiskt analysera en ickerelationsdatabas och "normalisera" den åt dig. Normalisering är processen med att ta en databas med en tabell och dela upp den i en uppsättning mindre, relaterade tabeller, med varje tabell fokuserad på ett enda ämne eller gruppering av information.
En normaliserad relationsdatabas har flera fördelar jämfört med en ickerelationsdatabas. För det första går det snabbare och är enklare att uppdatera information eftersom det krävs färre dataändringar. För det andra är det bara den minsta informationen som lagras. därför är databasen mindre. Slutligen ser en relationsdatabas till att data blir konsekventa automatiskt eftersom data lagras en gång.
Även om tabellanalysguiden kan hjälpa dig att skapa en relationsdatabas, kan du i Tabellanalysguiden ändra eventuella förslag som skapas i Tabellanalysguiden. Du kan dela upp tabeller, ordna om fält i tabeller och skapa relationer mellan tabeller. Du kan ändra beslut i Tabellanalysguiden i varje steg av processen för att skapa databasen.
Så här kör du tabellanalysguiden
Kör Tabellanalysguiden genom att följa de här stegen:
I Microsoft Office Access 2003 eller Microsoft Access 2002 pekar du på Analysera på Verktyg-menyn och klickar sedan på Tabell.
I Microsoft Office Access 2007 eller en senare version klickar du på fliken Databasverktyg och sedan på Analysera tabell i gruppen Analysera.
Följ anvisningarna i dialogrutorna i Tabellanalysguiden. Observera att de två första dialogrutorna förklarar vad normalisering är och varför det är praktiskt. Den tredje dialogrutan frågar om du vill dela upp en databas manuellt eller om du vill låta guiden göra det åt dig.
Så här fungerar Tabellanalysguiden
Om du väljer att låta Tabellanalysguiden dela upp en databas går Tabellanalysguiden igenom följande process:
- Tabellanalysguiden börjar med en databas med en tabell, som kan vara alla data som skapats med, eller importerats till, Microsoft Access. Guiden delar sedan upp tabellen i en uppsättning mindre tabeller. Var och en av de här mindre tabellerna innehåller den minsta uppsättningen information som är grupperad.
- Guiden söker efter unika värden som kan identifiera gruppering av data. De här unika värdena kallas för primärnycklar för var och en av grupperna. Om inget unikt värde identifieras skapar guiden en primärnyckel med hjälp av ett fält som automatiskt ökar långt heltal. Dessutom skapas en foreign key i relaterade tabeller i guiden.
- Guiden skapar relationer som styr hur de nya tabellerna fungerar tillsammans. I de här relationerna används referensintegritet (datakonsekvens) med sammanhängande uppdateringar. Guiden lägger inte automatiskt till sammanhängande borttagningar i relationerna på grund av risken att du kan råka ta bort stora delar av data av misstag.
- Guiden skapar ett första förslag och ber dig bekräfta eller ändra det.
- Om du bekräftar förslaget söker guiden sedan igenom de nya tabellerna efter inkonsekventa data (till exempel samma kund med två olika telefonnummer) och visar en lista över poster som du kan ändra eller acceptera.
- Slutligen kan du välja att skapa en fråga som simulerar den ursprungliga databasen med en tabell. Guiden backar först upp den ursprungliga tabellen och byter namn på den genom att lägga till "_OLD" efter namnet. Guiden skapar sedan en fråga med det ursprungliga tabellnamnet. På så sätt försäkrar du dig om att alla befintliga formulär eller rapporter baserade på den ursprungliga tabellen fungerar med den nya tabellstrukturen.