Så här rensar du en Excel arbetsbok så att mindre minne används

Anteckning

Office 365 ProPlus byter namn till Microsoft 365-appar för företag. Mer information om den här ändringen finns i det här blogginlägget.

Symptom

När du har uppgraderat till Microsoft Office 2013/2016/Office 365, upplever du en eller flera av följande symptom:

  • Datorn använder mer minne när du öppnar flera arbetsböcker Microsoft Excel 2013, sparar Excel eller gör beräkningar i Excel arbetsböcker.

  • Du kan inte längre öppna så Excel arbetsböcker i samma instans som innan du uppgraderade till Excel 2013/2016.

  • När du infogar kolumner i Excel arbetsbok får du ett felmeddelande om tillgängligt minne.

  • När du arbetar med Excel kalkylblad får du följande felmeddelande:

    There isn't enough memory to complete this action.
    Try using less data or closing other applications.
    To increase memory availability, consider:
       - Using a 64-bit version of Microsoft Excel.
       - Adding memory to your device.
    

Information om felet om att det inte finns tillräckligt med minne för att slutföra åtgärden som inträffar när du använder en Excel arbetsbok.

Orsak

Från och med Excel 2013 har förbättringar gjorts som kräver fler systemresurser än tidigare versioner krävs. I den här artikeln beskrivs områden Excel arbetsböcker som använder mycket minne och hur du kan få dina arbetsboksfiler att arbeta mer effektivt.

Mer information om de ändringar vi gjorde i Excel 2013 finns i Minnesanvändning i 32-bitarsversionen av Excel 2013.

Lösning

Lös problemet genom att använda följande metoder i den ordning som de presenteras. Om någon av de här metoderna inte hjälper kan du gå vidare till nästa metod.

Anteckning

Många Excel arbetsböcker har flera problem som kan orsaka problem. När du har eliminerat dessa problem fungerar arbetsboken smidigare.

Att tänka på när du formaterar

Formatering kan göra Excel att arbetsböcker blir så stora att de inte fungerar som de ska. Ofta hänger Excel kraschar på grund av formateringsproblem.

Metod 1: Ta bort överflödig formatering

Överflödig formatering i en Excel arbetsbok kan orsaka att filen växer och kan orsaka dåliga prestanda. Formatering skulle anses vara överflödig om du har formaterat hela kolumner eller rader med färg eller kantlinjer. Det här problemet inträffar också när formatering kräver att data kopieras eller importeras från webbsidor eller databaser. Om du vill ta bort överflödig formatering använder du det renare tillägg som finns tillgängligt i Ta bort överflödig cellformatering på ett kalkylblad.

Om du fortfarande har problem efter att du tar bort överflödig formatering går du vidare till metod 2.

Metod 2: Ta bort oanvända formatmallar

Du kan använda formatmallar för att standardisera formaten som du använder i alla arbetsböcker. När celler kopieras från en arbetsbok till en annan kopieras även deras formatmallar. De här formatmallarna fortsätter att göra så att filen växer och kan så småningom orsaka felmeddelandet "För många olika cellformat" i Excel när du sparar tillbaka till äldre filversioner.

Det finns många verktyg för att ta bort format som inte används. Så länge du använder en XML-baserad Excel (d.v.s. en .xlsx eller en. xlsm-fil) kan du använda verktyget format renare. Du hittar det här verktyget här.

Om du fortfarande har problem efter att du har tagit bort oanvända formatmallar går du vidare till metod 3.

Metod 3: Ta bort former

Det krävs dessutom mycket minne för att lägga till många former i ett kalkylblad. En form definieras som ett objekt som finns på Excel rutnät. Här följer några exempel:

  • Diagram
  • Rita former
  • Kommentarer
  • ClipArt
  • SmartArt
  • Bilder
  • WordArt

Ofta kopieras dessa objekt från webbsidor eller andra kalkylblad och döljs eller sitter på varandra. Ofta är användaren inte medveten om att de finns.

Så här söker du efter former:

  1. I menyfliksområdet Start klickar du på Sök och markera och sedan på Markeringsfönster.
  2. Klicka på Formerna på det här bladet. Former visas i listan.
  3. Ta bort eventuella oönskade former. (Ögonikonen anger om formen är synlig.)
  4. Upprepa steg 1 till 3 för varje kalkylblad.

Om du fortfarande har problem när du tar bort figurer bör du undersöka överväganden som inte är relaterade till formatering.

Metod 4: Ta bort villkorsstyrd formatering

Villkorsstyrd formatering kan göra att filen växer. Detta inträffar när den villkorsstyrda formateringen i filen är skadad. Du kan ta bort den villkorsstyrda formateringen som ett test för att se om problemet är för skadad i formateringen. Gör så här om du vill ta bort villkorsstyrd formatering:

  1. Spara en säkerhetskopia av filen.
  2. Klicka på Villkorsstyrd formatering i menyfliksområdet Start.
  3. Ta bort regler från hela kalkylbladet.
  4. Följ steg 2 och 3 för varje kalkylblad i arbetsboken.
  5. Spara arbetsboken med ett annat namn.
  6. Se om problemet är löst.

Om du tar bort villkorsstyrd formatering kan du öppna den ursprungliga arbetsboken, ta bort villkorsstyrd formatering och sedan tillämpa den igen.

Finns problemet kvar?

Om ingen av de här metoderna fungerar kan du överväga att gå över till en 64-bitarsversion av Excel, dela upp den problem arbetsboken i olika arbetsböcker eller kontakta supporten för ytterligare felsökning.

Att tänka på vid beräkningar

Förutom formatering kan beräkningar också orsaka att kraschar eller hänger sig i Excel.

Metod 1: Öppna arbetsboken i den senaste versionen av Excel

Det kan ta Excel lång tid att öppna Excel arbetsboken för första gången i en ny version av Excel om arbetsboken innehåller många beräkningar. Om du vill öppna arbetsboken för Excel du beräkna om arbetsboken och kontrollera värdena i arbetsboken. Mer information finns i följande artiklar:

Om filen fortsätter att öppnas långsamt efter Excel beräknas filen helt och du sparar filen går du vidare till metod 2.

Metod 2: Formler

Titta igenom arbetsboken och undersök vilka typer av formler du använder. Vissa formler tar upp mycket minne. Detta inkluderar följande matrisformel:

  • LETAUPP
  • INDIREKT
  • FÖRSKJUTNINGAR
  • INDEX
  • MATCH

Det är bra att använda dem. Tänk dock på vilka områden du refererar till.

Formler som refererar till hela kolumner kan orsaka dålig prestanda .xlsx filer. Rutnätsstorleken från 65 536 rader till 1 048 576 rader och från 256 (IV) kolumner till 16 384 kolumner (XFD). Ett populärt sätt att skapa formler var, även om det inte är en bra metod, att referera till hela kolumner. Om du refererar till bara en kolumn i den gamla versionen tar du bara med 65 536 celler. I den nya versionen refererar du till fler än en miljon kolumner.

Anta att du har följande LETARAD:

=VLOOKUP(A1,$D:$M,2,FALSE) 

I Excel 2003 och tidigare versioner refererade LETARAD till en hel rad som endast inkluderade 655 560 celler (10 kolumner x 65 536 rader). I det nya större rutnätet refererar dock samma formel till nästan 10,5 miljoner celler (10 kolumner x 1 048 576 rader = 10 485 760).

Detta är åtgärdat i Office 2016/365 version 1708 16.0.8431.2079 och senare. Information om hur du uppdaterar Office finns i Installera Office uppdateringar.

För tidigare versioner av Office kanske du behöver återskapa formlerna för att endast referera till de celler som behövs för dina formler.

Anteckning

Kontrollera dina definierade namn för att se till att du inte har andra formler som refererar till hela kolumner eller rader.

Anteckning

Det här scenariot inträffar även om du använder hela rader.

Om du fortfarande har problem när du har ändrat formlerna så att de endast refererar till celler som används går du vidare till metod 3.

Metod 3: Beräkna över alla arbetsböcker

Begränsa de formler som utför beräkningarna i olika arbetsböcker. Det här är viktigt av två anledningar:

  • Du försöker öppna filen via nätverket.
  • Excel försöker beräkna stora mängder data.

I stället för att utföra beräkningar över flera nätverk innehåller du formeln i en arbetsbok och skapar sedan en enkel länk från en arbetsbok till en annan.

Om problemet fortfarande uppstår när du har ändrat formlerna så att de endast refererar till celler i stället för att beräkna i flera arbetsböcker går du vidare till metod 4.

Metod 4: Beständiga funktioner

Begränsa användningen av de beständiga funktionerna i en arbetsbok. Du behöver inte ha hundratals celler som använder funktionen IDAG eller NU. Om du måste ha dagens datum och aktuellt tid i kalkylbladet använder du funktionen en gång och refererar sedan till funktionen via ett definierat namn på en länk.

Om problemet fortfarande uppstår efter att du har begränsat de beräkningsbeständiga formlerna går du vidare till metod 5.

Metod 5: Matrisformel

Matrisformel är kraftfulla. Men de måste användas på rätt sätt. Det är viktigt att inte lägga till fler celler i matrisen än vad som måste göras. När en cell i matrisen innehåller en formel som kräver beräkning, görs beräkningar för alla celler som refereras till i formeln.

Mer information om hur matriser fungerar finns i prestanda Excel 2010: Tips optimera prestandahinder.

Om problemet fortfarande uppstår när du har uppdaterat matrisformelerna går du vidare till metod 6.

Metod 6: Definierade namn

Definierade namn används för att referera till celler och formler i hela arbetsboken för att lägga till ett "eget namn" i formlerna. Du bör söka efter alla definierade namn som länkar till andra arbetsböcker eller tillfälliga Internetfiler. Vanligtvis är dessa länkar onödiga och gör det långsammare att öppna en Excel arbetsbok.

Du kan använda verktyget Namnhanteraren för att visa dolda definierade namn som du inte kan se Excel gränssnittet. Med det här verktyget kan du visa och ta bort de definierade namn som du inte behöver.

Om Excel kraschar och hänger sig när du tar bort onödiga definierade namn går du vidare till metod 7.

Excel möjlighet att hämta livedata från andra kalkylblad. Inventera filen och de externa filerna som den länkar till. Excel finns det ingen gräns för hur många arbetsböcker Excel kan länkas, men det finns flera problem som kan uppstå. Testa filen utan länkarna för att avgöra om problemet finns i den här filen eller i någon av de länkade filerna.

Går vidare

Det här är de vanligaste problemen som orsakar att programmet hänger sig och kraschar i Excel. Om du fortfarande upplever att programmet kraschar eller hänger sig i Excel bör du överväga att öppna ett support ärende med Microsoft.

Mer information

Om ingen av de här metoderna gör någon skillnad bör du överväga att antingen flytta till en 64-bitarsversion av Excel eller dela in den problem arbetsboken i olika arbetsböcker.

Felsöka "tillgängliga resurser"-fel i Excel

Excel: Felsöka problem med att kraschar och "inte svarar" i en Excel arbetsbok