Beskrivning av Office-funktioner som är avsedda att möjliggöra samarbete och som inte är avsedda att öka säkerheten

Anteckning

Office 365 ProPlus byter namn till Microsoft 365-appar för företag. Mer information om den här ändringen finns i det här blogginlägget.

Sammanfattning

Microsoft Office-produkter innehåller funktioner som möjliggör specifika samarbetsscenarier och funktioner som är utformade för att göra dina dokument och filer säkrare. Funktioner som gör att samarbetsscenarier fungerar korrekt i samarbetsmiljöer som inte inkluderar användare som har för avsikt att göra skada.

När du använder en funktion som har utformats för att möjliggöra samarbete men inte har utformats för att göra dokumentet eller filen säkrare, till exempel om du använder funktionen Lösenord för att ändra, fungerar funktionen som avsett även när en användare med skadligt uppsåt kringgår funktionen. Detta inträffar eftersom funktionen aldrig har utformats för att skydda dokumentet eller filen från en användare med skadligt uppsåt.

Fliken Säkerhet i dialogrutan Alternativ i Office-program innehåller båda typerna av funktioner. Alla funktioner som finns på fliken Säkerhet är inte utformade för att göra dina dokument och filer säkrare.

Följande är exempel på Office-funktioner som möjliggör specifika samarbetsscenarier:

  • Lösenord att ändra När du inte vill att andra ska kunna ändra formateringen av ett Microsoft Word-dokument, Microsoft Excel-dokument eller en Microsoft PowerPoint-presentation kan du välja att använda funktionen Lösenord för att ändra.

    Obs! När du använder funktionen Lösenord för att ändra anger du bara riktlinje så att andra kan följa den. När du använder funktionen Lösenord för att ändra kanske någon annan kan få ditt lösenord.

  • Dolda celler och låsta celler När du har en cell som du inte vill att andra ska kunna se eller ändra kan du dölja eller låsa cellen. Du kan använda dolda eller låsta celler i Excel om du vill presentera data tydligare. Du kan välja att dölja en cell som innehåller en formel när du tror att den förväxlar andra, eller så kan du välja att låsa en cell när du inte vill att andra ska kunna ändra cellen.

    Obs! När du döljer eller låser en cell kan du bara ange en riktlinje som andra ska följa. Dolda celler och låsta celler är inte utformade för att göra dina filer säkrare. Dolda celler kan tas fram av andra användare.

Följande är exempel på Office-funktioner som är utformade för att göra dina dokument och filer säkrare:

  • Lösenord för att öppna (med avancerad kryptering på RC4-nivå)

    Du kan använda ett starkt lösenord med funktionen Lösenord för att öppna tillsammans med avancerad kryptering på RC4-nivå för att kräva att en användare anger ett lösenord för att öppna en Office-fil.

    Obs! Funktionen Lösenord för att öppna använder avancerad kryptering. Kryptering är en standardmetod för att skydda innehållet i en fil. Det finns flera krypteringsmetoder som är tillgängliga för användning med Word-filer, Excel-filer eller PowerPoint-presentationer. Microsoft Office Outlook 2003 tillåter kryptering också, men implementerar det också med olika metoder.

    Mer information om starka lösenord finns i avsnittet "Information om starka lösenord" i den här artikeln.

  • Digitalt signerade VBA-makroprojekt Du kan använda digitalt signerade Microsoft Office Visual Basic for Applications-makroprojekt (VBA). När du lägger till en digital signatur i ett VBA-makroprojekt tillhandahåller du en verifierbar signatur som kan garantera äktheten och integriteten för VBA-makroprojektet.

    Mer information om digitalt signerade makron finns i Kodsignering av makroprojekt i Office XP Visual Basic for Applications.

Avsnittet "Mer information" innehåller ytterligare information om Office-funktioner som är avsedda att aktivera specifika samarbetsscenarier.

Mer information

Följande tabell innehåller en beskrivning av Office-funktioner som är avsedda att möjliggöra specifika samarbetsscenarier men som inte är avsedda att göra dina dokument och filer säkrare:

Beskrivning av funktioner som möjliggör samarbete Gäller för
Lösenord att ändra: Använd funktionen Lösenord för att ändra så att andra användare måste ange ett lösenord för att ändra ett Microsoft-dokument. Om du vill komma åt funktionen Lösenord för att ändra i Word klickar du på Alternativ och sedan på fliken Säkerhet. Varning När du använder funktionen Lösenord för att ändra kan det hända att illvilliga användare fortfarande kan komma åt ditt lösenord. Om du till exempel sparar en word-fil (.doc) med hjälp av funktionen Lösenord för att ändra som är aktiverad i Rich Tech Format (.rtf) kan en illvillig användare få åtkomst till ditt lösenord. Excel, Word, PowerPoint
Skydda dokument: Använd funktionen Skydda dokument när du vill förhindra användare från att göra obehöriga ändringar av vissa element i ett dokument. Om du vill skydda ett Word-dokument klickar du på Verktyg och sedan på Skydda dokument. Varning Den här metoden är inte den mest effektiva metoden för att skydda hela dokumentet eftersom Word inte använder kryptering när du bara skyddar vissa element. Fältkoder kan till exempel visas i en textredigerare som Anteckningar även om formulär och avsnitt i ett dokument är skyddade. Word
Skydda arbetsbok eller Skydda och dela arbetsbok: Använd funktionen Skydda arbetsbok eller Skydda och dela arbetsbok om du vill förhindra att användare gör obehöriga ändringar av specifika element i en arbetsbok. Om du vill skydda ett dokument klickar du på Verktyg och sedan på Skydd. Klicka Skydda arbetsbok eller Skydda och dela arbetsbok under Skydd. Varning Den här metoden är inte den mest effektiva metoden för att skydda hela dokumentet eftersom Excel inte använder kryptering när du bara skyddar vissa element. Excel
Dolda celler och Låsta celler (används med funktionen Skydda blad): Använd funktionen dolda celler eller funktionen Låsta celler tillsammans med funktionen Skydda blad för att dölja eller låsa celler i ett Excel-kalkylblad. Om du vill använda den här funktionen klickar du på Format i ett skyddat kalkylblad, klickar på Celler, på fliken Skydd och sedan på Låst eller Dold . Varning Den här metoden är inte den mest effektiva metoden för att skydda en arbetsbok eftersom Excel inte använder kryptering när du bara skyddar vissa element i en arbetsbok. Till exempel kan dolda celler i ett skyddat kalkylblad visas om en användare kopierar i ett område i det skyddade kalkylbladet som innehåller de dolda cellerna, öppnar en ny arbetsbok, klistrar in och sedan använder kommandot Ta fram för att visa cellerna. Excel
Skydda formulär (i Microsoft Word): Använd funktionen Skydda formulär för att skydda ett Word-formulär med ett lösenord. Den här funktionen förhindrar att betrodda användare gör ändringar i ett formulär. Om du vill skydda ett Word-formulär klickar du på Verktyg och sedanSkydda dokument. Klicka sedan på Formulär och ange ett lösenord. Varning Den här metoden är inte den mest effektiva metoden för att skydda hela dokumentet eftersom Word inte använder kryptering när du bara skyddar vissa element i ett dokument. När du använder funktionen Skydda formulär med ett lösenord kan det hända att illvilliga användare fortfarande kan komma åt lösenordet. Word
Skydda formulär (i Microsoft Outlook): Använd funktionen Skydda formulär för att skydda ett Outlook-formulär med ett lösenord. Den här funktionen förhindrar att betrodda användare gör ändringar i ett formulär. Om du vill skydda ett Outlook-formulär öppnar du formuläret och klickar på
Verktyg, klicka på Design det här formuläret , klicka på Skydda formulärdesign på sidan Egenskaper och ange sedan ett lösenord. Varning Den här metoden är inte den mest effektiva metoden för att skydda formulärinnehållet eftersom Outlook inte använder kryptering när du skyddar ett formulär. När du använder funktionen Skydda formulärdesign med ett lösenord kan en illvillig användare fortfarande få åtkomst till ditt formulärinnehåll. Outlook
Ange databaslösenord: Använd den här funktionen för att kräva lösenord när du öppnar en Microsoft Access-databasfil (.mdb). Om du vill använda den här funktionen öppnar du en MDB-fil med exklusiv åtkomst till filen, klickar på Säkerhet och klickar sedan på Ange databaslösenord. Varning Den här funktionen är inte avsedd att dölja innehållet i en .mdb-fil. Den här funktionen är avsedd att säkerställa att innehållet i en fil inte ändras och hjälper till att ge riktlinjer som användarna kan följa. Illvilliga användare kan fortfarande komma åt information som finns i en .mdb-fil som har lösenordsskyddas. Åtkomst
Bädda in länkar: Använd den här funktionen genom att skapa en inbäddad länk i ett Office-dokument eller en Access-databasfil (.mdb) som länkar till en extern datakälla. Varning En länk till en extern datakälla kan lämna ett lösenord inbäddat i Office-filen. Access, Excel, Framsida
Dold text: Använd den här funktionen om du vill dölja text i ett Word-dokument utan att andra ska kunna se eller ändra texten. Om du vill använda den här funktionen klickar du på Format med texten markerad, klickar på Teckensnitt och sedan på Dold. Varning Dold text kan inte användas i Word. Word
E-postflaggor: Använd den här funktionen om du vill lägga till flaggan Vidarebefordra inte i ett e-postmeddelande i Outlook. Om du vill använda den här funktionen öppnar du ett e-postmeddelande i Outlook och klickar sedan på ikonen Meddelandeflagga. Klicka på Vidarebefordra inte i dialogrutan Flagga för uppföljning. Varning Flaggor kan inte användas i Outlook, utan är istället ett förslag för mottagaren. Mottagaren kan ignorera en Varningsflagga och vidarebefordra e-postmeddelandet. Outlook
Skapa MDE-/ADE-fil: Använd den här funktionen om du vill ta bort VBA-källkoden från en Microsoft Access-databasfil (.mdb) eller från en Microsoft Access-projektfil (.adp). Om du vill använda den här funktionen öppnar du en .mdb- eller .adp-fil i Access, klickar på Verktyg, klickar på Databasverktyg och sedan på Skapa MDE-fil. Varning Den här funktionen är inte avsedd att förhindra ändringar i .mde-filen eller .ade-filen. Den här funktionen är avsedd att skydda immateriell egendom som ingår i VBA-källkod genom att tillåta distribution av filer som inte innehåller VBA-källkoden. Illvilliga användare kan fortfarande göra designändringar i en .mde- eller .ade-fil. Åtkomst

Information om starka lösenord

Använd bara starka lösenord för att minska risken att någon gissar ditt lösenord.

Ett starkt lösenord bör uppfylla alla följande kriterier för att ett lösenord ska vara starkt:

  • Vara minst sju tecken långa. Längre lösenord är säkrare.
  • Inkludera både versaler och gemener, siffror och ett symboltecken mellan den andra och sjätte positionen.
  • Se ut ungefär som en slumpmässig teckensamling.
  • Inga upprepade tecken.
  • Ha inga tecken i följd, till exempel 1234, abcd eller qwerty.
  • Använd inte siffror eller symboler i stället för liknande bokstäver , till exempel $ för S eller 1 för l.
  • Använd inte någon del av ditt användarnamn för att logga in på Internet eller i ett nätverk.
  • Det är inte ett vanligt ord, ett vanligt namn eller ett ord som en person kan gissa som ditt eget namn. När illvilliga användare försöker kringgå ett lösenord kan de använda ett verktyg som försöker gissa vilket lösenord som du vill använda.
    Använd ett starkt lösenord som du kan komma ihåg så att du inte behöver skriva ned det. Om du måste skriva ned ett lösenord för att komma ihåg det ska du lagra lösenordet på en säker plats.

Referenser

Mer information om funktioner för specifika samarbetsscenarier och funktioner som är utformade för att göra dina dokument och filer säkrare i PowerPoint finns i Hur lösenordsskydd fungerar med PowerPoint-bildspelsfiler (*.pps).