Avgöra var du ska publicera ett anpassat Outlook-formulär

Ursprungligt KB-nummer:   290802

Sammanfattning

I den här artikeln beskrivs några av de saker du bör tänka på om du försöker bestämma var du ska publicera ett anpassat Outlook-formulär.

Mer information

I Outlook publiceras anpassade formulär vanligtvis i ett formulärbibliotek så att endast en kopia av ett formulär lagras på datorn. Enskilda element innehåller ett Meddelandeklass-fält som anger vilket formulär som ska användas för att visa data som finns i objektet. När du publicerar anpassade formulär i ett formulärbibliotek använder Microsoft Exchange Server-baserade datorer och Outlook avsevärt mindre resurser och bandbredd eftersom själva formuläret inte behöver lagras i varje enskilt objekt.

Outlook-formulärlösningar kan variera mycket, särskilt eftersom Outlook har ett antal olika typer av standardformulär. Det är ofta svårt att avgöra den bästa platsen för att publicera ett formulär och det finns många faktorer att ta hänsyn till när du ska fatta beslut.

Här kan du publicera formulär

Formulär kan publiceras på tre platser. I följande tabell beskrivs de platserna.

Plats Beskrivning
En mapp (eller Mappformulärbibliotek) För de flesta mappbaserade formulärlösningar ska du publicera formuläret i mappen så att det blir tillgängligt när någon använder mappen. Om du publicerar formuläret i en offentlig mapp är formuläret tillgängligt för alla som har åtkomst till mappen. Om du publicerar formuläret i en av dina personliga mappar är det bara tillgängligt för dig när du använder den mappen. Formulär för kontakter, inlägg, uppgifter och journaler är exempel på typer av formulär som vanligtvis associeras med en mapp. En fördel med att publicera ett formulär till en mapp är att formuläret är tillgängligt på menyn Åtgärder när du är i mappen.
Organisationsformulärbibliotek Publicera formuläret i det här biblioteket om du vill göra formuläret tillgängligt för alla i organisationen, till exempel ett formulär för att rapportera semestertid. Det här biblioteket används ofta för e-postformulär eftersom de vanligtvis inte baseras på en särskild mapp. Du kan publicera ett formulär till organisationsformulärbiblioteket när du vill använda samma anpassade formulär i mer än en mapp. När du gör det kan du endast behålla ett enda publicerat formulär. Formulär som publiceras i det här biblioteket är tillgängliga för alla i organisationen så länge de tilldelas behörighet till biblioteket av administratören. Biblioteket lagras på den Microsoft Exchange Server-baserade datorn. Administratören måste ge dig behörighet att publicera till organisationsformulärbiblioteket. Den här behörigheten ges vanligtvis endast till ett fåtal personer eller en avdelning som hanterar den Exchange Server-baserade datorn.
Personligt formulärbibliotek Formulär som sparas i det här biblioteket är endast tillgängliga för dig. När du publicerar ett formulär i det personliga formulärbiblioteket lagras formuläret som ett dolt objekt i rotmappen i din postlåda eller i personliga mappar (.pst), beroende på vilket som är standardleveransplatsen för e-post. Precis som formulär som lagras i organisationsformulärbiblioteket kan dessa formulär öppnas med kommandot Välj formulär. Spara ett formulär i det här biblioteket när du skapar ett formulär för personlig användning, till exempel ett vanligt e-postmeddelandeformulär som är föradressat till mottagarna.

Det går även att lagra ett Outlook-formulär som en fil i filsystemet eller som ett objekt i en Outlook-mapp. Microsoft rekommenderar dock att du undviker båda dessa metoder, eftersom formuläret kommer att vara ett enkelt formulär.

Du kan spara ett Outlook-formulär i filsystemet som en Outlook-mallfil (.oft). På så sätt kan du bifoga formuläret i ett e-postmeddelande och sedan skicka formuläret till någon annan. Du kan också använda OFT-filen som en säkerhetskopia av formuläret. Så här sparar du ett formulär som en OFT-fil:

  1. Välj Spara som på menyn Arkiv.
  2. Ange ett namn på formuläret i rutan Filnamn.
  3. I rutan Spara som väljer du Outlook-mall och sedan Spara.

Du kan också spara formuläret som ett objekt i den aktuella mappen. Microsoft rekommenderar dock inte att du gör det av följande anledningar:

  • Det är enkelt att ta bort formuläret av misstag.
  • Skillnaden mellan formulär och objekt blir vanligtvis oskarp, och det vanliga resultatet är en mapp som är fylld med olika objekt som innehåller olika versioner av samma formulär. Det är oftast inte en bra metod när du utformar Outlook-formulär.
  • Objekt som lagras i en mapp har vanligtvis data som är kopplade till dem och du vill vanligtvis inte att data ska kopplas till formuläret. Därför rekommenderar Microsoft att du inte öppnar ett objekt i en mapp och sedan går in i designläge. öppna en ny instans av formuläret och ange sedan designläge.
  • Formulär som lagras som objekt är engångsformulär och har oönskade sidoeffekter.

Om du vill spara ett formulär i den aktuella mappen väljer du Spara på menyn Arkiv.

Att tänka på när du bestämmer var du ska publicera ett formulär

Det finns många frågor att ta hänsyn till när du bestämmer var du ska publicera ett formulär:

  • Baseras formuläret på en mapplösning, eller är det ett e-postmeddelandeformulär som har utformats för att skickas till mottagarna?
  • Använder du en Exchange Server-baserad dator? Om du använder en Exchange Server-baserad dator, går det att publicera formuläret till organisationsformulärbiblioteket eller har din organisation placerat begränsningar för vilka typer av formulär som kan lagras där?
  • Hur många personer behöver åtkomst till formuläret?
  • Uppdateras formuläret ofta, vilket gör det viktigt att bara ha en kopia av formuläret centralt?
  • Måste formuläret vara tillgängligt offline?
  • Om det är ett e-postmeddelandeformulär, kommer det endast att användas inom organisationen eller kommer det att skickas till andra mottagare utanför organisationen?
  • Hur öppnas det nya formuläret?

Bestämma var mappbaserade formulär ska publiceras

När du skapar en mappbaserad lösning där formulärets huvudsakliga fokus är att visa objekten i en enda mapp, publicerar du vanligtvis formuläret på själva mappen. När du publicerar formuläret i mappen är mappen en fristående enhet och formuläret är tillgängligt på menyn Åtgärder.

Det finns dock situationer där du kanske inte vill publicera ett vanligt mappbaserat formulär till en mapp. Om du använder ett formulär i mer än en mapp, och varje mapp alltid använder samma version av formuläret, kan du publicera formuläret i organisationsformulärbiblioteket eller i det personliga formulärbiblioteket. När du gör det finns det bara en kopia av det publicerade formuläret och det är enklare att uppdatera om du behöver göra ändringar. Om du är den enda personen som behöver åtkomst till formuläret ska du publicera formuläret i Personal Forms Library. Om andra personer behöver åtkomst till formuläret, och formuläret är typiskt i en offentlig mapp på en Exchange Server-baserad dator, undersöker du om du kanske kan publicera formuläret i organisationsformulärbiblioteket. En möjlig nackdel med den här metoden är att formuläret inte finns tillgängligt på menyn Åtgärder om det inte är publicerat i mappen. Om det är standardformuläret för mappen, som vanligtvis är fallet, gör det här inte så stor skillnad eftersom du eller användarna kan använda en verktygsfältsknapp för att öppna nya objekt.

Bestämma var du ska publicera meddelandebaserade formulär

Om formuläret baseras på ett e-postmeddelande och det används av dig och bara ett par andra användare, ska du publicera formuläret i det personliga formulärbiblioteket för alla användare. Men om du ska skapa nya objekt baserat på det här formuläret kanske du vill publicera dem i Inkorgen så att du kan komma åt dem på menyn Åtgärder. Om formuläret ska användas av många personer inom en organisation publicerar du det i organisationsformulärbiblioteket så att det bara finns en kopia av formuläret och att alla användare har åtkomst till det. Den här metoden kan emellertid göra formuläret svårare att öppna.

Att tänka på och alternativ för att öppna formulär

I följande tabell beskrivs hur användare vanligtvis öppnar Outlook-formulär beroende på var formulären lagras:

Formulärtyp Var du ska öppna
Mappformulär Om du öppnar mappen som innehåller formulären är formulären tillgängliga på menyn Åtgärder.
Organisationsformulärbibliotek

- och-

Personligt formulärbibliotek
Formulär som lagras i organisationsformulärbiblioteket och det personliga formulärbiblioteket har utformats för åtkomst med hjälp av dialogrutan Välj formulär. Du kommer åt formulären genom att peka på Nytt Arkiv-menyn och sedan välja Välj formulär.

Du kan använda följande metoder för att göra formulär mer tillgängliga för användarna.

Lägga till kommandot Välj formulär i verktygsfältet

Outlook 2007 och Outlook 2003

Om du vill förkorta antalet steg som krävs för att komma åt kommandot Välj formulär lägger du till kommandot i verktygsfältet så att du kan visa dialogrutan med en enda markering:

  1. Visa-menyn pekar du på Verktygsfält och väljer sedan Anpassa.
  2. Välj fliken Kommandon i dialogrutan Anpassa.
  3. I rutan Kategorier kontrollerar du att Arkiv är markerat.
  4. Leta reda kommandot Välj formulär i rutan Kommandon och dra det sedan uppåt till den plats i verktygsfältet som du vill använda.
  5. Välj Stäng.

Outlook 2013 och Outlook 2010

Om du vill förkorta antalet steg som krävs för att komma åt kommandot Välj formulär lägger du till fliken Utvecklare i menyfliksområdet så att du kan visa dialogrutan Välj formulär med några val:

  1. Högerklicka på Outlook-menyfliksområdet och välj sedan Anpassa menyfliksområdet.
  2. I listan med primära flikar väljer du Utvecklare och sedan OK.

Välj formulär ska visas på fliken Utvecklare i menyfliksområdet i Outlook.

Öppna ett formulär med hjälp av Visual Basic for Applications eller ett COM-tillägg

Publicera formuläret i en mapp

Om ett formulär har publicerats i antingen personalformulärbiblioteket eller organisationsformulärbiblioteket kan det vara bra att publicera ett formulär till en mapp så att det visas på menyn Åtgärder. Men om formuläret uppdateras måste du se till att formuläret distribueras på nytt så att du inte skapar problem med Outlook-formulärcachen.

Spara en OFT-fil på Skrivbordet- eller Start-menyn

Även om Microsoft normalt inte rekommenderar att du sparar en OFT-fil på skrivbordet eller på Start-menyn kan du spara en Outlook-mallfil (OFT) på någon av platserna. Objekten som skapas genom att göra det innehåller ensidiga formulär som vanligtvis orsakar oönskade sidoeffekter beroende på formulärets design och hur det används.