Använda aktuella Power BI-tabeller i Excel-organisationsdatatyper

  • Artikel
  • 7 minuter för att läsa

Aktuella tabeller är ett sätt att länka data i Excel till data i Power BI. De gör det enklare att lägga till företagsdata i dina Excel-kalkylblad. Du hittar data från aktuella tabeller i Power BI-datamängder i galleriet Datatyper i Excel. Den här artikeln förklarar hur det går till.

Skapar du datamängder i Power BI? Läs om att ställa in aktuella tabeller i Power BI Desktop.

Anteckning

I Excel kan du också analysera data från valfri Power BI-datamängd som du har åtkomst till i Power BI. Mer information finns i avsnittet Andra sätt att komma åt Power BI-datamängder från Excel i artikeln ”Analysera i Excel för Power BI”.

Utvalda tabeller i Power BI-datauppsättningar visas som datatyper på fliken Data i galleriet Datatyper i Excel.

Skärmbild som visar galleriet Datatyper på menyfliken Data i Excel.

När du expanderar galleriet visas generiska datatyper som Stocks (Aktier) och Geography (Geografi), samt de tio främsta organisationsdatatyperna du har tillgång till – aktuella tabeller från Power BI-mängder.

Skärmbild som visar galleriet Datatyper i Excel.

När du ska söka efter data i en utvald Power BI-tabell väljer du en cell eller ett område i Excel-bladet som innehåller ett värde som matchar värdet i en utvald tabell. Välj pilen Mer bredvid galleriet Datatyper.

Skärmbild som visar ikonen Mer i galleriet Datatyper i Excel.

Om du ser tabellen du letar efter väljer du den. Annars väljer du Mer från organisationen. Excel visar alla aktuella tabeller som du har åtkomst till i fönstret.

Skärmbild som visar hur du väljer Från organisationen (förhandsversion).

Excel visar alla aktuella tabeller som du har åtkomst till. I rutan Dataväljare skriver du i rutan Filter för att begränsa alternativen. Välj det tabell som du vill använda.

Skärmbild som visar organisationsdata i Excel – tabellen för datatypen Suppliers (Leverantörer).

Om Excel hittar matchande rader med hög tillförlitlighet länkas cellerna genast till dessa rader. Ikonen för länkat objekt anger att cellerna är länkade till raderna i Power BI.

Skärmbild som visar ikonen för länkat objekt.

Om en cell har mer än en möjlig matchande rad visas ett frågetecken för cellen och fönstret Dataväljare öppnas. I följande exempel valde vi området B3:B9 och sedan den aktuella Power BI-tabellen Store. Alla rader hade matchningar utom cell B9, ”508 - Pasadena Lindseys”. Dataväljaren visar två möjliga matchningar, samma värde i två olika tabeller.

Skärmbild som visar fönstret Dataväljare i Excel.

Alternativet för organisationsdata kan returnera rader från flera utvalda tabeller. I Excel grupperas de potentiellt matchande raderna enligt den datatyp de kom från. Excel sorterar datatyperna baserat på deras starkast möjliga matchande rad. Använd piltangenterna för att komprimera och expandera datatyperna till matchande rader.

Skärmbild som visar fönstret Dataväljare i Excel, med flera möjligheter.

För varje förslag väljer du radnamnet i Dataväljare om du vill se mer information på raden så att du kan välja rätt rad. När du har hittat den trycker du på Välj för att länka raden till cellen i Excel.

Skärmbild som visar information om dataväljaren.

Nu när du har skapat anslutningen mellan värdena i Excel-arket och data i den aktuella Power BI-tabellen kan du utforska dina data. Använd dina data till att skapa bättre Excel-rapporter.

Välj ikonen Kort i cellen om du vill visa ett kort med data från fält och beräknade fält i den aktuella tabellen. Kortets rubrik visar värdet för radetikettfältet i den aktuella tabellen.

Skärmbild som visar information om länkade objekt.

Välj ikonen för infogade data och välj sedan ett fältnamn i listan med fält för att lägga till dess värde i rutnätet.

Skärmbild som visar hur du väljer ett fältnamn.

Fältvärdet eller fältvärdena placeras i intilliggande celler. Cellformeln refererar till den länkade cellen och fältnamnet så att du kan använda data i Excel-funktioner.

Skärmbild som visar en formel i en cell i Excel.

Använda cellformler

Du kan referera till den länkade tabellkolumnen i en Excel-tabell och sedan lägga till datafält med referensen . (punkt).

Skärmbild som visar en Excel-punktreferens.

På samma sätt kan du referera till cellen du står i och använda referensen . (period) till att hämta fält.

Skärmbild som visar en cellpunktsreferens.

Visa ett kort, ändra eller konvertera till text

Länkade celler har lagt till snabbmenyalternativ. Högerklicka på en cell. Förutom de vanliga alternativen finns alternativ som:

  • Visa kortet för en datatyp.
  • Datatyp > Konvertera till text.
  • Datatyp > Ändra.
  • Uppdatera.

Skärmbild som visar hur du högerklickar och konverterar till text.

Konvertera till text tar bort länken till raden i den aktuella Power BI-tabellen. Det är viktigt att texten i cellen är radetikettvärdet i den länkade cellen. Om du har länkat en cell till en rad som du inte har tänkt dig väljer du Ångra i Excel för att återställa de inledande cellvärdena.

Cachelagring av data och uppdatering

När Excel länkar en cell till en rad i en aktuell Power BI-tabell hämtas och sparas alla fältvärden i Excel-filen. Alla som du delar filen med kan referera till något av fälten utan att begära data från Power BI.

Använd knappen Uppdatera alla i menyfliksområdet Data för att uppdatera data i länkade celler.

Skärmbild som visar Uppdatera allt.

Du kan också uppdatera enskilda celler. Högerklicka på cellen och välj Datatyper > Uppdatera.

Licensiering

Galleriet för Excel-datatyper och anslutna upplevelser för aktuella Power BI-tabeller är tillgängligt för Excel-prenumeranter med en Power BI Pro-tjänstplan.

Säkerhet

Du kan bara se aktuella tabeller från datauppsättningar som du har behörighet till i Power BI. När du uppdaterar data måste du ha behörighet att komma åt datauppsättningen i Power BI för att hämta raderna. Du behöver behörigheten Skapa eller Skriva för datamängen i Power BI.

Excel cachelagrar data som returneras för hela raden. Alla som du delar Excel-filen med kan se data för alla fält i alla länkade celler.

Administrativ kontroll

Power BI-administratörer kan styra vem i organisationen som kan använda aktuella tabeller i galleriet för Excel-datatyper. Mer information finns i Tillåt anslutningar för aktuella tabeller i artikeln om administratörsportalen.

Granskning

Administrationsgranskningsloggar visar följande händelser för aktuella tabeller:

  • AnalyzedByExternalApplication: Ger administratörer insyn i vilka användare som har åtkomst till vilka aktuella tabeller.
  • UpdateFeaturedTables: Ger administratörer insyn i vilka användare som publicerar och uppdaterar aktuella tabeller.

En fullständig lista över granskningslogghändelser finns i Spåra användaraktiviteter i Power BI.

Överväganden och begränsningar

Aktuella begränsningar:

  • Integreringen är tillgänglig i Excel i den aktuella kanalen.

  • Aktuella tabeller i Power BI-datauppsättningar som använder följande funktioner visas inte i Excel:

    • DirectQuery-datauppsättningar.
    • Datauppsättningar med en live-anslutning.

  • Excel visar endast data i kolumner, beräknade kolumner och mått som definierats i den aktuella tabellen. Följande tillhandahålls inte:

    • Mått som definierats i relaterade tabeller.
    • Implicita mått som beräknats utifrån relationer.

  • Excel visar bara utvalda tabeller (datatyper) som lagras i de nya Power BI-arbetsytorna. Aktuella tabeller som lagras i de klassiska arbetsytorna visas inte som datatyper i Excel. Du kan Uppgradera klassiska arbetsytor till de nya arbetsytorna i Power BI.

  • När du Power BI aktuella tabeller i Excel kan dina Power BI-data bearbetas i en region eller ett annat geografiskt område än där dina Power BI-klientdata lagras i vila.

Datatyp-upplevelsen i Excel liknar en sökfunktion. Det tar ett cellvärde från Excel-bladet och söker efter matchande rader i aktuella Power BI-tabeller. Sökfunktionen har följande beteenden:

  • Radmatchning baseras på textkolumner i den aktuella tabellen. Den använder samma indexering som funktionen vanliga frågor och svar i Power BI som är optimerad för sökning på engelska. Att söka på andra språk kanske inte leder till exakta matchningar.

  • De flesta numeriska kolumner beaktas inte för matchning. Om radetiketten eller nyckelkolumnen är numeriska, tas de med i matchningen.

  • Matchning baseras på exakta matchningar och prefixmatchningar för enskilda sökvillkor. En cells värde delas baserat på blanksteg eller andra blankstegstecken som tabbar. Varje ord anses därefter vara en sökterm. En rads textfältvärden jämförs med varje sökterm för exakt matchning och prefix-matchning. En prefixmatchning returneras om radens textfält börjar med söktermen. Om en cell till exempel innehåller "Orange County" är "Orange" och "County" distinkta söktermer.

    • Rader med textkolumner vars värden exakt matchar "Orange" eller "County" returneras.
    • Rader med textkolumner vars värden börjar med "Orange" eller "County" returneras.
    • Det är viktigt att rader som innehåller "Orange" eller "County", men inte börjar med dem, inte returneras.

  • Power BI returnerar högst 100 radförslag för varje cell.

  • Vissa symboler stöds inte.

  • Det går inte att ställa in eller uppdatera den aktuella tabellen i XMLA-slutpunkten

  • Excel-filer med en datamodell kan användas för att publicera aktuella tabeller. Läs in data i Power BI Desktop och publicera den aktuella tabellen.

  • Om du ändrar tabellnamn, radetikett eller nyckelkolumn kan den aktuella tabellen påverka Excel-användare med länkade celler till rader i tabellen.

  • Excel visar när data hämtades från Power BI-datauppsättningen. Det här behöver inte vara tidpunkten då data uppdaterades i Power BI, eller tiden för den senaste datapunkten i datauppsättningen. Anta till exempel att en datauppsättning i Power BI uppdaterats för en vecka sedan men att underliggande källdata var en vecka gamla när uppdateringen skedde. Faktiska data är då två veckor gamla, men i Excel ser hämtningstiden ut som tidpunkten när data hämtades till Excel.

Nästa steg