Exportera de data som användes för att skapa en visualisering

GÄLLER FÖR: Power BI Desktop-Power BI-tjänst

Om du vill se de data som används för att skapa ett visuellt objekt kan du visa dessa data i Power BI eller exportera dem till Excel. Den här artikeln visar hur du exporterar till Excel. Data kan exporteras till Excel från en Power BI-instrumentpanel och från ett visuellt rapportobjekt.

Viktigt!

Alla data kan inte visas eller exporteras av alla användare. Det finns skydd som rapportdesigners och administratörer använder när du skapar instrumentpaneler och rapporter. Vissa data är begränsade, dolda eller konfidentiella och kan inte ses eller exporteras utan särskilda behörigheter. Om du är designer eller administratör väljer du fliken för administratörs- och designerkontroller för export.

Vem kan exportera data

Om du har behörighet till data kan du se och exportera de data som Power BI använder för att skapa en visualisering.

Om du inte har behörighet till data kan du inte exportera eller öppna i Excel. Data är ofta konfidentiella eller begränsade till specifika användare. Mer information finns i avsnittet Överväganden och begränsningar i slutet av det här dokumentet. Om du arbetar i Power BI-tjänst kan du kontakta Power BI-administratören eller söka efter kontaktinformationen för instrumentpanelens ägare för att begära exportbehörigheter. Om du vill hitta ägaren väljer du listrutan bredvid rapportrubriken.

Video: Visa och exportera data

Se Hur Will exporterar data från en av visualiseringarna i en rapport, sparar dem som en .xlsx fil och öppnar dem i Excel. Följ de stegvisa anvisningarna för att prova själv.

Kommentar

Den här videon kan använda tidigare versioner av Power BI Desktop eller Power BI-tjänst.

Data skyddas när de exporteras från Power BI

Rapportägare kan klassificera och märka rapporter med hjälp av känslighetsetiketter från Microsoft Purview Information Protection. Om känslighetsetiketten har skyddsinställningar tillämpar Power BI dessa skyddsinställningar när du exporterar rapportdata till Excel-, PowerPoint- eller PDF-filer. Endast behöriga användare kan öppna skyddade filer.

Säkerhets- och Power BI-administratörer kan använda Microsoft Defender för molnet-appar för att övervaka användaråtkomst och aktivitet, utföra riskanalys i realtid och ange etikettspecifika kontroller. Organisationer kan till exempel använda Microsoft Defender för molnet Apps för att konfigurera en princip som hindrar användare från att ladda ned känsliga data från Power BI till ohanterade enheter.

Exportera data från en Power BI-instrumentpanel

1. Öppna en instrumentpanel i Power BI-tjänst och välj en panel med ett visuellt objekt.

2. Öppna listrutan Fler alternativ (...) i det övre högra hörnet på panelen och välj Exportera för att .csv.

   

3. Om panelen har fästs från en rapport med en känslighetsetikett visas den här varningen. Tänk på innehållets känslighet innan du bestämmer dig för om du vill exportera eller inte. Om du vill exportera data med en känslighetsetikett öppnar du rapportsidan som innehåller det ursprungliga visuella objektet och exporterar data därifrån i stället.

   

4. Power BI exporterar data till en .csv fil. Om du filtrerade visualiseringen filtreras även .csv export. I webbläsaren uppmanas du att spara eller öppna filen. Som standard sparas exporten i den lokala mappen Nedladdningar.

5. Öppna filen .csv i Excel.

   

Exportera data från en rapport

Power BI Desktop

Det är enkelt att exportera data från ett visuellt rapportobjekt i Power BI Desktop. När du exporterar data skapar Power BI en .csv fil med data.

1. Välj det visuella objektet, välj Fler alternativ (...)>Exportera data.
2. I dialogrutan Spara som väljer du en plats för filen .csv och redigerar filnamnet om du vill.
3. Välj Spara.

Power BI-tjänst

Du har många fler alternativ när du exporterar data från ett visuellt rapportobjekt i Power BI-tjänst. Om du vill illustrera de olika alternativen skapar du ett staplat stapeldiagram som innehåller:

• En hierarki som består av Land/Region och Stad. Med den hierarkin kan vi öka detaljnivån från Land/region till Stad och säkerhetskopiera igen.
• Ett filter för Stad.
• Ett aggregerat för rabattprocent (antalet ändrades till medelvärde).

Nu är vi redo att prova två olika alternativ för att exportera data. Välj Fler alternativ (...) i det övre högra hörnet av det visuella objektet och välj sedan Exportera data.

Med Power BI kan du exportera sammanfattade data eller underliggande data. Eftersom visualiseringen har en aggregering (du har ändrat antalet till medelvärdet) har du två alternativ:

• Sammanfattade data
• Underliggande data

Exportera sammanfattade data

Välj alternativet sammanfattade data om du vill exportera data för det du ser i det visuella objektet. Den här typen av export visar endast de data (kolumner och mått) som används för att skapa det visuella objektet. Eftersom det här visuella objektet har en hierarki innehåller exporten aggregerade data för den fullständiga hierarkin. Så även om den aktuella vyn av diagrammet visar två kolumner (två land/regioner) visar dina sammanfattade data fyra rader – en för varje stad i hierarkin.

Om det visuella objektet har filter filtreras även de data som du exporterar. Om ditt visuella objekt har aggregeringar (summa, medelvärde och så vidare) aggregeras exporten också.

Välj filformatet för exporten. Du har tre alternativ. De två första stöder känslighetsetiketter. Det tredje alternativet, som exporteras till .csv, stöder inte känslighetsetiketter.

• Excel .xlsx fil med liveanslutningar (högst 500 000 rader)
• Excel .xlsx fil (upp till 150 000 rader max)
• .csv fil (högst 30 000 rader)

Mer information om aggregeringar finns i Aggregeringar i Power BI.

Kommentar

I Power BI Desktop har du bara möjlighet att exportera sammanfattade data som en .csv fil. När du väljer Exportera uppmanas du att spara filen i webbläsaren. När du har sparat filen öppnar du filen i Excel. Om du använder Power BI-appen i Microsoft Teams kanske du inte får samma frågor. Den exporterade filen sparas i den lokala mappen Nedladdningar eller i en mapp som du anger.

I det här exemplet visar vår Excel-export en summa för varje stad. Eftersom vi filtrerade bort Atlanta ingår det inte i resultaten. Den första raden i kalkylbladet visar de filter som Power BI använde när data extraheras.

• Alla data som används av hierarkin exporteras, inte bara de data som används för den aktuella detaljnivån för det visuella objektet. Vi har till exempel ännu inte detaljgranskat till stadsnivå, men vår export innehåller både stadsdata och lands-/regiondata.

• Våra exporterade data aggregeras. Vi får en total procentandel, en rad, för varje stad.

• Eftersom vi har tillämpat filter på visualiseringen filtreras de exporterade dataexporterna. Observera att den första raden visar Tillämpade filter: Stad är inte Atlanta, GA.

Exportera underliggande data

Välj det här alternativet om du vill se data i det visuella objektet och andra data från den semantiska modellen (mer information finns i diagrammet senare i den här artikeln). Om visualiseringen har en aggregering tar du bort aggregeringen genom att välja Underliggande data . I det här exemplet visar Excel-exporten en rad för varje enskild stad-rad i vår semantiska modell och rabattprocenten för den enskilda posten. Power BI plattar ut data som inte aggregerar dem.

För vissa data är underliggande inaktiverad. Byggbehörigheter kan krävas för att se mer data än vad som för närvarande visas i det visuella objektet (underliggande data). Dessa behörigheter skyddar data från att visas på ett olämpligt sätt, återanvändas eller delas med någon annan än den avsedda målgruppen.

När du väljer Exportera uppmanas du att spara filen i webbläsaren. När du har sparat filen öppnar du filen i Excel. Om du använder Power BI-appen i Microsoft Teams kanske du inte får samma frågor. Den exporterade filen sparas i den lokala mappen Nedladdningar eller i en mapp som du anger.

• Den här skärmbilden visar bara en liten del av Excel-filen. den har mer än 100 000 rader.

• Alla data som används av hierarkin exporteras, inte bara de data som används för den aktuella detaljnivån för det visuella objektet. Vi har till exempel ännu inte detaljgranskat till stadsnivå, men vår export innehåller både data om stad och land/region.

• Eftersom vi har tillämpat filter på det visuella objektet exporteras de exporterade data som filtrerade. Observera att den första raden visar Tillämpade filter: Stad är inte Atlanta, GA. Observera att i vissa specifika fall kan den första raden visa ett filter som inte tillämpas i följande data. Mer information finns i nästa avsnitt.

Exportera underliggande datainformation

Det du ser när du väljer Underliggande data kan variera. Att förstå den här informationen kan kräva hjälp av din administratör eller IT-avdelning. I Power BI Desktop eller Power BI-tjänst visas ett mått i listan Fält med en kalkylatorikon i rapportvyn. . Mått kan skapas i Power BI Desktop.

Visuellt objekt innehåller	Det här ser du under export
Aggregeringar	den första aggregerade och icke-hämtade data från hela tabellen för den aggregerade
Aggregeringar	relaterade data – om det visuella objektet använder data från andra datatabeller som är relaterade till den datatabell som innehåller aggregeringen (så länge relationen är *:1 eller 1:1)
Mått	alla mått i det visuella objektet och alla mått från en datatabell som innehåller ett mått som används i det visuella objektet
Mått	alla icke-hämtade data från tabeller som innehåller måttet (så länge relationen är *:1 eller 1:1)
Endast mått	alla icke-hidden-kolumner från alla relaterade tabeller (för att expandera måttet)
Endast mått	sammanfattade data för dubblettrader för modellmått

Viktigt!

Exportera underliggande data inkluderar inte datetime/variantkolumner eller inkluderar numeriska kolumner om det finns en aggregering.

Administratörs- och designerkontroller för export

Power BI-rapportdesigners styr vilka typer av dataexportalternativ som är tillgängliga för deras konsumenter. Alternativen är:

• Tillåt slutanvändare att exportera sammanfattade data från Power BI-tjänst eller Power BI-rapportserver.

• Tillåt slutanvändare att exportera både sammanfattade och underliggande data från tjänsten eller rapportservern.

• Tillåt inte att slutanvändarna exporterar data från tjänsten eller rapportservern.

  Viktigt!

  Vi rekommenderar att rapportdesigners går tillbaka till gamla rapporter och återställer exportalternativet manuellt efter behov.

Så här anger du följande alternativ:

1. Starta i Power BI Desktop.

2. I det övre vänstra hörnet väljer du Filalternativ>och Inställningar> Alternativ.

3. Under AKTUELL FIL väljer du Rapportinställningar.

   

4. Gör ditt val från avsnittet Exportera data .

Du kan också uppdatera den här inställningen i Power BI-tjänst.

Observera att om inställningarna för Power BI-administratörsportalen står i konflikt med rapportinställningarna för exportdata åsidosätter administratörsinställningarna inställningarna för exportdata.

Beaktanden och begränsningar

Dessa överväganden och begränsningar gäller för Power BI Desktop och Power BI-tjänst, inklusive Power BI Pro och Premium.

Det finns många saker att tänka på när du exporterar till Excel. Export är en av de funktioner som rapportdesigners och Power BI-administratörer kan inaktivera för enskilda användare eller till och med för en hel organisation. De inaktiverar det för att säkerställa att privata data inte exponeras för fel målgrupp.

Om du upptäcker att du inte kan använda den här funktionen kontaktar du rapportägaren och administratören. De kan förklara varför du inte kan exportera data från ett visst visuellt objekt eller från alla visuella objekt. Det kan vara så att den här funktionen är avsiktligt inaktiverad och kanske kan de aktivera den åt dig. Andra gånger kan det finnas särskilda orsaker till att en export inte fungerar. Det kan vara relaterat till behörigheter, datainnehåll, datatyp, visuell typ, hur designern namngav fälten med mera. När du kontaktar rapportens ägare eller administratör kan du läsa följande artiklar: Inställningar för administratörsklientorganisation, säkerhet på radnivå och Dataskydd.

• När du exporterar data till Excel kan nedladdningshastigheten för den genererade arbetsboken variera beroende på nätverksbandbredd.

• Det maximala antalet rader som Power BI Desktop och Power BI-tjänst kan exportera till en .csv fil är 30 000.

• Det maximala antalet rader som programmen kan exportera till en .xlsx fil är 150 000. Det faktiska antalet kan vara lägre än 150 000 beroende på frågegränser och visuella typer.

  Exportgränsen är 150 000 datakorsningar för export från matrisvisualiseringar med data med aktuell layout. För ett visuellt tabellobjekt har varje rad en dataskärningspunkt. För ett visuellt matrisobjekt kan varje rad ha 1 eller fleradataskärningar, så antalet exporterade rader kan vara mindre än 150 000. (Om ett visuellt matrisobjekt till exempel har tre dataskärningar per rad är det maximala antalet rader 150 000 /3 = 50 000 rader.) Meddelandet "Exporterade data överskred den tillåtna volymen. Vissa data kan ha utelämnats." läggs till i sidfoten för Excel-filen när gränsen uppnås. Undvik det här scenariot genom att överväga att begränsa dimensionerna eller filtrera data.

• Export med underliggande data fungerar inte om:

  • versionen är äldre än 2016.

  • tabellerna i modellen har ingen unik nyckel.

  • en administratör eller rapportdesigner har inaktiverat den här funktionen.

  • du aktiverar alternativet Visa objekt utan data för den visualisering som Power BI exporterar.

• Tänk på följande för export från matrisvisualiseringar med data med aktuell layout.

  • Matriser med kolumner och/eller värden men inga rader exporteras som rader och/eller värden men inga kolumner.

  • Matriser med endast en rad och/eller värden men inga kolumner exporteras som tabell (ingen höger kantlinjeavgränsare).

  • Om alternativet Växla värden till rader formatering är inställt på "På" i Power BI för en tabell eller matris, bevaras inte det visuella formatet när data exporteras till Excel

  • Om växlingsknappen Radundersummor är inställd på "Av" i Power BI Desktop för ett visuellt matrisobjekt, men det visuella matrisobjektet har expanderat och komprimerat avsnitt, innehåller exporterade data delsummor för rader. Om du vill kringgå det här problemet använder du Expandera | Alla kommandon från det visuella objektets snabbmeny.

• När du använder DirectQuery är den maximala mängden data som Power BI kan exportera 16 MB okomprimerade data. Ett oavsiktligt resultat kan vara att du exporterar mindre än det maximala antalet rader på 150 000. Det här resultatet kan inträffa om:

  • Det finns för många kolumner. Försök att minska antalet kolumner och exportera igen.

  • Det finns data som är svåra att komprimera.

  • Andra faktorer spelar in som ökar filstorleken och minskar antalet rader som Power BI kan exportera.

• Om visualiseringen använder data från mer än en datatabell och det inte finns någon aktiv relation för dessa tabeller i datamodellen exporterar Power BI endast data för den första tabellen.

• Kornigheten för data som exporteras till Excel med hjälp av data med aktuell layout och sammanfattade dataalternativ är identiska och den enda skillnaden mellan alternativen är formen på data i Excel. I ett visuellt matrisobjekt bevarar data med aktuell layout till exempel formen på det visuella objektet som visas i Power BI när data exporteras till Excel medan alternativet Sammanfattade data exporterar samma data men som en platt tabell med rader och kolumner.

• När du exporterar datetime-data från Power BI ändras formatet för datetime så att det matchar datetime-formatet för den lokala datorn. Anta till exempel att rapportdesignern formaterat datetime som DDMMYYYYY, vilket är standard regionalt format för deras nationella inställningar. När du öppnar rapporten på datorn och exporterar data till Excel visas datetime som MMDDYY, vilket är standardformatet för regional datetime.

• Anpassade visuella Power BI-objekt och visuella R-objekt stöds inte för närvarande.

• I Power BI kan du byta namn på ett fält (kolumn) genom att dubbelklicka på fältet och skriva ett nytt namn. Power BI refererar till det nya namnet som ett alias. Det är möjligt att en Power BI-rapport kan få duplicerade fältnamn, men Excel tillåter inte dubbletter. När Power BI exporterar data till Excel återgår fältaliasen till sina ursprungliga fältnamn (kolumnnamn).

• Om det finns Unicode-tecken i .csv-filen kanske texten i Excel inte visas korrekt. Exempel på Unicode-tecken är valutasymboler och främmande ord. Du kan öppna filen i Anteckningar och Unicode visas korrekt. Om du vill öppna filen i Excel är lösningen att importera .csv. Så här importerar du filen till Excel:

  1. Öppna Excel.

  2. Gå till fliken Data .

  3. Välj Hämta externa data>Från text.

  4. Gå till den lokala mapp där filen lagras och välj .csv.

• När du exporterar till .csv ignoreras vissa tecken med inledande för att förhindra skriptkörning när de öppnas i Excel. Detta händer när:

  • Kolumnen definieras som typ "text" i datamodellen och
  • Det första tecknet i texten är något av följande: =, @, +, -

• Power BI-administratörer kan inaktivera dataexport.

• Om en sträng i dynamiskt format tillämpas på ett mått bevarar inte exporterade data den här formateringen i Excel. Dessutom bevaras inte visuell formatering, till exempel procent av totalsumman för ett mått, i Excel.

Har du fler frågor? Prova att fråga Power BI Community.